PMP：项⽬沟通管理
本⽂将介绍项⽬沟通管理知识领域在规划过程组、执⾏过程组、监控过程组的三个管理过程：10.1规划沟通管理、10.2管理沟通、10.3控制沟通的输⼊、⼯具与技术、输出。
关于新年的手抄报内容项⽬沟通管理概述
项⽬沟通管理包括为确保项⽬信息及时且恰当地规划、收集、⽣成、发布、存储、检索、管理、控制、监督和最终处置所需的各个过程。
项⽬经理的⼤多数时间都⽤在与团队成员和其他⼲系⼈的沟通上。【85%】
有效的沟通能在各种各样的项⽬⼲系⼈之间架起⼀座桥梁，把各类⼲系⼈联系起来。
X3.4沟通
沟通是决定项⽬成败的最重要原因之⼀。项⽬团队内部以及项⽬经理、团队成员与外部⼲系⼈之间的有效沟通，都⾄关重要。开诚布公地沟通，是达到团队协作和⾼绩效的有效途径。它可以改进项⽬团队成员之间的关系，建⽴相互信任。
为实现有效沟通，项⽬经理应了解其他⼈的沟通风格，还应了解⽂化背景、关系、性格以及总体形势等。对这些因素的了解可促使相互理解，进⽽实现有效沟通。项⽬经理应识别各种沟通渠道，了解⾃⼰需要提供哪些⼈际关系技能来与诸多项⽬⼲系⼈进⾏有效沟通。应该通过团队建设活动来了解团队成员的沟通风格，以便项⽬经理在规划沟通时合理考虑关系和⽂化差异。
倾听是沟通⼀个重要部分。倾听技术（包括主动与被动）有助于洞察问题所在、谈判与冲突管理策略、决策⽅法和问题解决⽅法
通⽤沟通技能
主动倾听与有效倾听
=》有效倾听的关键在于移情式聆听
=》把⾃⼰设想为他⼈的位置，设⾝处地，将⼼⽐⼼
通过提问、探询意见和了解情况，来确保理解到位
开展教育，增加团队的知识，以便更有效地沟通
寻求事实，以识别或确认信息
设定和管理期望
说明个⼈、团队或组织采取⾏动
通过激励来⿎舞⼠⽓或重塑信⼼
通过训练来改进绩效和取得期望结果
通过协商来达成各⽅都能接受的协议
解决冲突、防⽌破坏性影响
概述，重述，并确定后续步骤
10.1规划沟通管理（Plan Communications Management）
定义：根据⼲系⼈的信息需要和要求及组织的可⽤资产情况，制定合适的项⽬沟通⽅式和计划过程。
作⽤：识别和记录⼲系⼈的最有效率且最有效果的沟通⽅式。
过程：
有效果和有效率的沟通
有效果的沟通：沟通使对⽅能正确理解的信息
=》发送⽅应该仔细编码，决定沟通⽅式，并确认所发送的信息能够被理解
=》语⽓表达：语⾔和语调对于传播信也有帮助
=》为确保信息被理解，发送⽅应该得到反馈
有效率的沟通：只沟通必要的信息
10.1.2规划沟通管理：⼯具与技术
字和号10.1.2.1沟通需求分析（Communication Requirements Analysis）
确定项⽬⼲系⼈的信息需求，包括所需信息的类型和格式，以及信息对⼲系⼈的价值项⽬资源只能⽤来沟通有利于成功的信息，或者那些因缺少沟通会造成失败的信息常⽤于识别和确定项⽬沟通需求的信息包括：
=》组织结构图
=》项⽬组织与⼲系⼈之间的责任关系
=》项⽬所涉及的学科、部门和专业
=》有多少⼈在什么地点参与项⽬
=》内部信息需求（如何在组织内部沟通）
=》外部信息需求（如何与媒体、公众或承包商沟通）
=》来⾃⼲系⼈登记册的⼲系⼈信息和沟通需求
沟通渠道（Communication Channels）
沟通渠道反映了项⽬沟通的复杂程度
全通道沟通模式下，沟通渠道计算公式：
=》沟通渠道数 = N*（N-1）/2
10.1.2.2沟通技术（Communication Technology）
可以采⽤各种技术在项⽬⼲系⼈之间传递信息
影响沟通技术选择的因素包括：
=》信息需求的紧迫性
=》技术的可⽤性
酸豆汁=》易⽤性
=》项⽬环境
=》信息的敏感性和保密性
当今时代影响最⼤的沟通技术是互联⽹技术
10.1.2.3沟通模型（Communication Models）
编码：发送⽅把思想或观点转发（编码）为语⾔
传递信息：发送⽅通过沟通媒介发送信息
解码：接收⽅把信息还原成有意义的思想或观点
告知收悉：接收⽅需告知对⽅已收到信息，但并不⼀定意味或理解信息的内容。
反馈/反应：对收到的信息理解之后，再反馈给发送⽅
沟通障碍（Blockers）
延误或曲解信息的原因：噪⾳、距离、不合适的编码、负⾯表述、敌意、语⾔、⽂化
过滤（Filtering）
过滤是指⼤量信息在⾃上⽽下或⾃下⽽上的沟通过程中损失掉的现象
=》主要的决定因素是组织结构中的层级数⽬
=》起因是语⾔、⽂化、信息内容、智⼒、可信度、历史因素等
=》应该尽可能地限制信息的过滤
10.1.2.4沟通⽅法（Communication Methods）
交互式沟通 Interactive
=》在两⽅或多⽅之间进⾏多向信息交换
=》确保全体参与者对特定话题达成共识的最有效⽅法：会议、电话、即时通信、视频会议等推式沟通 Push
=》把信息发送给需要接受这些信息的特定接收⽅
=》可确保信息的发送，不确保信息被理解
拉式沟通 Pull
绘本课程
=》接收者⾃主⾃⾏地访问信息内容：企业内⽹、电⼦在线课程、经验教训
数据库、知识库等
选择沟通⽅法时需考虑：
=》沟通需求、成本和时间限制、相关⼯具和资源的可⽤性和熟悉程度
10.1.2.5会议
10.1.3规划沟通管理：输出
10.1.3.1沟通管理计划
项⽬管理⼦计划之⼀
描述如何对项⽬沟通进⾏规划，结构化和监控
会徽征集包括如下信息：
=》各种⼲系⼈沟通需求
=》需要沟通的信息，包括语⾔格式、内容、详细程度等
=》发布信息的原因
=》发布信息及告知收悉或做出回应的时限和频率
=》负责沟通相关信息的⼈员
=》负责授权保密信息发布的⼈员
=》将要接收信息的个⼈或⼩组
=》传递信息的技术或⽅法
=》为沟通活动分配的资源
=》问题升级程序，在下层员⼯⽆法解决问题时⽤于规定问题上报时限和上报路径
=》随项⽬进展，对沟通管理计划进⾏更新和优化的⽅法
=》通⽤术语表
=》项⽬信息流向图、⼯作流程、报告清单、会议计划等
=》沟通制约因素
=》指南和模板及软件的使⽤说明等
5W1H⽅法
5W1H是⼀种科学的⼯作分析⽅法，常常被运⽤到制定计划草案上和对⼯作的分析与规划中，能使⼯作更有效率和效果地执⾏
5W1H对6个关键事项进⾏书⾯描述，并按此描述进⾏操作，以达到完成任务的⽬标
=》⼯作内容 What
=》为何这样做 Why
=》责任⼈ Who
=》⼯作时间 When
=》⼯作地点 where
=》怎样操作 How
沟通管理计划包含了如何满⾜⼲系⼈沟通需求的5W1H⽅法，若沟通有问题通常应先检查沟通计划
10.2管理沟通（Manage Communications）
定义：根据沟通管理计划，⽣成、收集、分发、储存、检索及最终处置项⽬信息的过程
作⽤：促进⼲系⼈之间实现有效率且有效果的沟通
要点：本过程不局限于发布相关信息，还要设法确保信息被正确地⽣成、接收和理解，并为⼲系⼈获得更多信息、展开澄清和讨论创造机会
有效的沟通包括：
=》发送-接收模型
摸鱼儿元好问=》媒介的选择
=》写作风格
阿胶烊化
=》会议管理技术
=》演⽰技术
=》引导技术
=》倾听技术
过程：
10.2.2管理沟通：⼯具与技术
10.2.2.4信息管理系统（Information Management Systems）
⽤来管理和分发项⽬信息的⼯具，包括：
=》纸质⽂件管理：信件、报告等
=》电⼦通信：电⼦邮件、传真等
=》项⽬管理电⼦⼯具：如基于⽹页界⾯的进度管理⼯具和项⽬管理软件
10.2.2.5报告绩效（Performance Reporting）
报告绩效是收集并发布绩效信息，包括状态报告、进展测量结果和预测情况
应定期收集基准数据与实际数据，进⾏对⽐分析，以便了解和沟通项⽬进展与绩效，并对项⽬结果进⾏预测
需要向每位受众适度地提供信息，可以是：简单的状态报告、详尽的报告、定期编制的报告、异常情况报告
详尽的绩效报告内容
积极心态对过去绩效的分析
=》完成百分⽐的绩效信息
=》每个领域（范围-进度-成本-质量）的状态信息图
本期完成的⼯作
本报告期被批准的变更的汇总
当前的风险和问题状态
下个报告期需要完成的⼯作
