商务信函组成
letterhead（信头）
reference(参考编号) date(日期) inside name and address (封内行名和地址)bab
attention (经办人)
salutation(称呼)
subject（事由/标题）
body (正文)
***************************************************************
complimentary (结尾敬词)
signature (签名)
cc to XX (抄送)
portfolio是什么意思
enclosure (附件)
p.s. (附言)
必有：
1.The Letterhead 信头
（外贸(公司)商号的信笺，一般都印有信头，包括写信人的公司名称、地址、电话号码、传真号及E-mail等，有些会将经营项目，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。如需打印，则信头位于信笺上中央或右上方。地址的排列应由小到大。）
2. The Date 日期
2002年1月3日中
2003年2月1日美
2003年1月2日英
以日开头，无逗号：15 January 2008
以月开头有逗号：December 1, 2007
不可以缩写：2011, not 11 September, not Sept.
日期可用基数词序数词：
3rd November 2010 3 November 2010
(British English) day/month/year
November 3rd, 2003 November 3, 2003
(American English) month/day/year
3. The Inside address 封内地址
kyp日期下空两行写封内地址。封内地址信息与信封正面的信息应一致。
例如：
Mr. Douglas Cowles英语单词音标查询
General Manager
Cowles Engineering Co Ltd
12 Bracken Hill
Manchester
M68 8AS
注意：
a. Courtesy（礼貌）titles are ud in business correspondence（信函）, such as Mr., Mrs. and Miss.
b. If you do not know whether a lady is married or not, u Ms. All the are followed by family names.
c. If you do not know whether the recipient is a man or a woman, u Dear Madam or Sir. They are not followed by family names.
d. If you know the appropriate departmental head, you’d better address the letter to him or her, by his official title not by his or her nam
e. Thus a letter concerning purchasing should be addresd to:
The Sales Manager,
the recipient’s（收信人）address.
e. When the recipient holds a special title, such as Doctor, Professor, address him/her by this title:
Prof. Smith.
Dr. James White
4.The salutation 称呼
①Dear Sir (or Dear Madam for both single and married women) is ud for addressing one person, and
②Dear Sirs or Gentlemen (or Mesdames) for addressing two or more, as where a letter is addres
d to a firm.
③If the receiver is known to the writer personally, a warmer greeting “Dear Mr. Sb.” is then preferred.
④Salutation is usually typed two spaces below the inside address（封内地址）or the attention line（注意项下）, and followed by a comma for “Dear Sir”, “Dear Sirs”, and a colon（冒号）for “ Gentlemen”. ( never write “Gentleman”) Dear Sir 和Dear Sirs 后面用逗号(，) Gentlemen后面用冒号(:)
其位置是在封内地址下面的两行，并于封内地址平头。
目前外贸书信中一般通用的称呼语有：Dear sir , Dear Madam, Dear sirs, Dear Mesdames, Dear Madam or Sir, Dear Sir or Madam ,Gentlemen （中文译为“敬启者”“执事先生”），Dear Mr. xxx 。
5.The body of the letter 正文
6.Complimentary clo 结束语
相当于中文结尾的“谨上”、“谨呈”，一般位于信的正文之下略偏右下方。
7.Signature 签名default
Never sign a letter with a rubber stamp（橡皮图章）.不可以盖章
. Yours truly,
for The Overas Co. Ltd.公司名称
(signature)手写
James Smith印刷
Manager 职位
如信件是负责人口授，由秘书或速记员打印的，可以在签名前用‘pp’ or ‘per pro’, or ‘for’来表明是授权来写此信的。
可有可无：
8. The References 参考编号
为便于存档分类而编的号。
包含文件号、部门代码、签发人的姓名大写字母。几种形式：
在信头印上
Your ref: JBD/WM
Our ref: WDW/LP
9.The Special Markings 特殊标记
维语机密信件CONFIDENTIAL
10.The Subject Line 标题、事由
事由就是信的主题。它位于称呼和信文之间。齐头式信中打印从左边线开始，其它格式的信中，打印在信文的中上部, 它能引起收信人对信文主题的注意.
如需要注明对方经办人，希望收信商号迅速交给经办人办理，可以在收信人名称地址下面加Attention (Attention of)字句。（也可加粗体，加下划线，或者删除Re：or subject 等字眼）
< : Richard Thomas & Baidwins Ltd.
151 Cower Street
London, SC7 6DY, Englandsket
Attention: Mr. Cave
or Attention of Purchasing Manager
or For the Attention of Mr. Cave
11.The Carbon Copy Notation 抄送（位于签名的左下角）
显示出抄送给第三方CC:
不显示抄送给第三方BCC:
Yours faithfully
for The Overas Co. Ltd
energy profile
(Signature)
accuracy是什么意思W. Black
Marketing director
< Mr. J. Cooper
12.The Enclosure 附件
（若随信附有附件，须在签署下注明, 通常注明附件的内容及份(件)数）
注明随信所附的样品、样品本、价目单等。在签名下注明Encl.或Enc.。一个附件是自成一体的一件物品。如附件不止一件应注明2 Encls. or 3 Enc.，或详细列明。
cc Mr. J. Cooper
2 Invoices enclod or
3 Enc./Encls. 3 or
Enclosure: 1 B/Lading or
Encl. As stated
13.The Postscript 附言，再启
（附言有可能产生对写信人在下笔之前计划不周之嫌, 所以应尽量避免使用）
dreamworld
Eg：P.S. The samples will be mailed to you tomorrow.
一、缩行式(Indented style)
封内地址和其他需要分行的地方的后一行，都比前一行缩进二格或三格。
信的正文，每一段的开始一行都缩进若干格。
信头和封内地址每逢换行时，下一行要比上一行往右缩进2－3个字母的位置；日期放在信纸的右上端，签名放在中间偏右下方；每一段的第一行都从左边空白边缘往右缩进3－5个字母的位置。
二、齐头式：
每一行都是从左边开始取齐，成一垂直线
每一行，包括日期和签名等都从左边的空白边缘开始，每行取齐，成一直线；除信的正文外，信的其余部分都采用开放式标点。
