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政府行政管理信息化及其办公自动化系统
张云山
（中共云南省委党校、云南行政学院计算机网络中心６５０１１１）
摘要现代信息化网络技术．在我国政府行政管理信息化和办公自动化工程中已逐步得到应用。但是．不少政府部门领导．对于行政管理工作信息化必然性和必要性，认识不尼，或存在偏差。随着我国行政机构改革的深化和政府机关宏观管理职能的加强，政府机构面临的信息源、信息量和数据处理量都在迅速增长。改革开放的社会对政府行政机构曲工作救率和反应速度也提出了更高的要求。原有的办公模式已不能满足日益增长的事务处理、信息处理和决策支持等方面的要求。为保证政府机关决策的科学化和准确化，充分利用先进的信息网络技术和设备．多渠道、垒方位地乖ｊ用现有的信息网络基础设施及技术进行加工、检索、预测掌握利用信息资源，并服务于社台，已成为当务之急。
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关键词政府管理信息化办公自动化系统
１６
中共中央“十五”规划建议中，明确把我国的国民经济和社会信息化建设提高到一个史无前例的高度，人大会议通过的“十五”规划更明确了这一建设目标。国家计委、信息产业部正在翩订“关于信息化发展的单项‘十五’发展计划”，各地、各省也正在结合当地实际情况，将信息化建设列入“十五”规划的重中之重。至此。社会各界对我国信息化建设重要性的认识，到各行、各业信息化建设项目的启动，都将预示着一场信息化建设大戏的上演。回顾我国信息化建设及发展的历史，即从“六五”开始的信息技术的推广应用，到９０年代的金系列工程、政府上网工程、企业上网工程都取得ｒ喜人的成就。当今．众
多的各项信息系统工程和基础网络工程推动着社会经济的发展和社会生活的转变。特别是在金融、电信等领域，越来越依赖于现代信息技术。放眼全球，形势逼人：各国都有在大力发展推动经济与社会生活的信息化进程．且发达国家已远远走在我们的前面．印度、爱尔兰这样的发展中国家．也迅速崛起。我们的信息化建设和普及水平．与国际水平比较，差距越来越明显，数字鸿沟不仅没有填齐补平．反而越来越深。同时，在我国的各行各业信息化建设中，还存在许多问题亟待解决。如协调管理问题；税收和投资政策问题；重复建设与浪费问题；软、硬件不配套问题；人才难求以及信息安全技术方面选择最优方案的问题等等。每个问题都是至关重要的，应予以高度重视，并以新的思想、方法去探求解决。
国家信息产业部吴基传部长。曾在２０００年４月指出，今后五年中，中国信息产业预计仍将以高于２０％的速度增长，市场规模比２０００年翻一番。以此．我国固定电话网和移动电话网的规模容量将居世界第一位。而我国固定电话和移动电话用户截至２０００年９月止．已突破２亿户．网络规模位于世界第二位，Ｉｍｅｒｎｅｔ用户到２０００年１２月３１日止已达２２５０万余用户。电子商务、网络媒体、远程教育、远程医疗等网络信息应用与服务得到了较’陕的发展。仅２０００年第三季度ＰＣ销量达２００余万台，预计“十五”期间销量达２亿台。这些都为我国实现政府信息化办公管理打下了良好基础。
朱镕基总理曾指出：“现在已到了下决心抓信息工作的时候了。我们手里没有什么直接管理手段，只有
靠政策的、法律的间接手段管理，这样对信息的依赖性就越来越大，要求信息迅速及时．预测准确，要把信息工作作为生命攸关的一件事情来对待。第一把手要重视信息工作。”加强政府信息资源管理，必须提高认识，加强领导，增强其信息意识和信息能力。朱镕基总理的指示具有极强的针对性，深刻地揭示了目前我国对于政府信息资源管理的现状和问题。据调查．目前，不少政府部门对于信．息工作的认识与总理要求还有相当大的距离。具体表现在以下几个方面：一是有些对信息工作说起来重要．实际工作中不重视，忙起来就不重要；二是不少人处理决策事项，仍习惯于传统工作方式，只听汇报、拍脑袋．不会或不善于利用现代信息技术获取信息、处理信息，将决策建立在可靠的信息基础上；三是在信息化建设中重硬件、轻软件、更轻视政府信息资源的建设；四是一些部门没有全局观念．把园公务活动获取的信息当作的‘私有财产’，该在部门间交流的不交流，该共享的不共享；五是第一把手对于信息工作重视不够．指导不力；六是政府专用信息网和部分政府机构的内部信息网尚未建成，而有些部门和地区网络又重复建设；七是信息资源的开发质量不高，更缺深层次加工：如此等等。之所以出现这种现象，一个重要原因就在于一些对信息的重要性、对政府信息资源开发建设和信息资源共享的意义缺乏应有的正确认识，缺乏科学的方法。我们要深刻认识拥有丰富管理信息资源的重要性，信息资源同物质资源、能量资源一样，是当今时代经济和社会发展不可或缺的重要战略资源。综合利用信息、物质、能量三大资源的能力和水平是衡量一个国家综合国力的重要标志。在国民经济和社会发展中广逆采用信息技术，并利用信息网络收集、处理、加工信息．将适用的信息传送给社会各界用于教育、科研、管理、生产、工作、学习和生活，加快实现社会主义现代化，是我国信息化的根本目的。
一、什么是政府办公自动化系统
随着机构改革的深化和政府机关宏观管理职能的加强．政府机构面临的信息来源、信息量和处理要求都在迅速增长．改革开放的社会对政府机构的效率和反应速度也提出了更高的要求。原有的办公模式已不能满足日益增长的事务处理、信息处理和决策支持等方面的要求。为保证政府机关决策的科学化和准确化，充分利用先进的高新技术和设备，多渠道、全方位地利用电子信息技术进行加工、检
开幕式发言稿１７
索、预测掌握利用信息资源，已成为当务之急。
政府办公自动化支持服务系统是建立在现代化的信息技术基础上，为行政首脑机关、领导的办公、决策提供服务和支持的综台信息系统。政府办公自动化支持服务系统的任务是：为政府领导的日常办公服务，帮助领导垒面及时地掌握各方面的信息和动态．为领导提供高效安全灵便的指挥调度手段。（摘自国务院办公厅“国办发（１９９２）２５号”文件）。
１，政府办公自动化系统建设的目标
·信息资源的充分共享
·为领导决策提供最大的支持
·用电子流程再现人工流程，逐步实现无纸办公．文档一体化
·．极大地提高工作人员的工作效率
·保证信息的上行下达
政府办公自动化建设应以分类组织数据为核心，以工作流、协同办公方式为手段，目的是信息共享、信息利用、为辅助决策提供最大的支持。
２、办公自动化系统工作流技术
办公自动化建设的一个突出点就是不但重视信息的充分共享，同时更强调各方面相互之间的协作，而这种协作是靠工作流技术来实现的，因此工作流技术在办公自动化建设中就显得格外重要丁。
通俗地讲，所谓的工作流是指某对象按照某种规则在网上进行流动。这有点象工业上的自动化流水生产线，原料经过流水线各个环节的加工处理，出来的就是我们所需要的成品，只不过在工作流中流水线是以网络作为载体的。
从形式角度定义．所谓的工作流程是指各种对象（文件、图像、音频／概频信号，或者只是数据信息）按照既定的流程规则在系统环境中进行有方向性的（ｏｒｉｅｎｔｅｄ）、可控制的（Ｃｏｎｔｒｏｌｌａｂｌｅ）流动。
从功能角度定义．完整的工作流程系统是一种有效设计、管理、并执行业务流程的简单图像化工具。它鼓励用户协作起来，在恰当的流程阶段．由特定的用户，提供正确的信息：通过对工作过程的高度的、可控制的自动化，使信息的共享、传递、权限认证都变得极为便利．从而使日常的业务流程运作得更加顺畅。工作流程系统不但有效地降低了信息处理过程的时间，而且保证了信息的保密性，节省了大量宝贵人力、物力资源。
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从技术角度定义，工作流程技术就是使用网络资源、Ｉｎｔｅｒｎｅｌ：／Ｉｎｔｒａｎｅｔ、或者ＬＡＮ链接部门组织中的各个环节，有救提供工作效率的一种集成应用技术。其中涉及了网络通讯、信息组织、数据库系统、数据安全、系统集成、以及Ｉｎｔｅｒｎｅｔ／Ｉｎｔｒａｎｅｔ等多项技术。
二、现阶段政府办公自动化系统对工作流技术的要求
安排英文工作流所包含的要素实际上有三个：过程、逻辑实体、点。以政府办公的公文处理流程为例，过程指的是收文、分发、办理、拟文等处理步骤，逻辑实体与部门相对应，而点则与具体的人员相对应。
在工作流技术的具体应用中．如果只管理到过程则显得比较宏观，同时还管理到逻辑实体则进一步，在兼顾过程和逻辑实体的同时还最终管理到点则是工作流技术使用的最高境界，只有达到此境界才可完全实现无纸办公。
今臣计算机在我国的整体使用水平和普及程度同国际上发达国家相比还存在着一定的差距＋再加上各种各样的因素，使得目前我们国家的办公自动化建设有着许多自己的特点，同时也对工作流技术提出了新的要求，具体来说表现在以下几个方面：
１、单驱动与双驱动
要将工作流落实到点，在实际使用和推广的过程中会遇到许多困难。现阶段，对于许多单位，～方面在机器的配置上，很难作到人手一机；另一方面强制要求所有领导都在机器上办公，在现阶段也是不现实的。另外，要将工作流落实到点，还要求每个人分工明确．许多单位在管理上还达不到相应１８
的水平，因此现阶段对大多数单位来说．办公自动化在流程方面的管理，更多的是在过程和逻辑实体方面下工夫。
尽管如此，并不是说我们在现阶段建设办公自动化系统时可降低对工作流的要求，不考虑对点的管理。否则，将来需要将工作流落实到点时，还要重新进行系统的开发，造成不必要的浪费。因此．在现阶段的办公自动化建设中．工作流一定要管理到过程、逻辑实体和点三个层次，同时还要能适应所有领导都不在机器上办公、部分领导在机器上办公、所有领导都在机器上办公三种情况，这样系统的自动化程度实际上是很高的。困此。高起点的设计才能使系统的工作流．既能符合目前的情况。又能兼顾日后的发展。要实现这点．要求工作流必须是双驱动的．而不是单驱动的。
所谓的单驱动工作流指的是在工作流中只有对象的拥有者才有对对象的控制能力，如果对象的拥有者由于种种原因未能对对象进行及时处理，那么该对象就无法沿工作流往下传递。拿公文来说．公文是对象．处理公文的领导是对象的拥有者。每个公文还有相应的办公人员专门负责对它进行处理，将它在有关领导和部门之间进行传递，办公人员就是公文对象的控制者。如果在工作流中．对象的拥有者和控制者都可对对象进行控制，那么这种工作流就是双驱动的。如果工作流是双驱动的，那么当某公文在网上传给某领导时，如果该领导（公文对象的拥有者）没在机器中办公，而是在纸上对该公文进行了批示，那么办公人员（公文对象的控制者）就可操纵该电子公文继续往下一个领导处传递，而单驱动工作流就无法做到这点，它必须要求领导在机器中对公文进行处理，否则电子公文就无法继续往下传递。
２、要求纸制办公方式和电子办公方式并存
现阶段摆脱不了纸制办公方式原田很多，除了计算机使用水平的限制外，还有一个重要的原因就是目前还没有一个具有法律效应的电子签名方式。在人们的观念中，纸制文件上的手工签名和红章才是安全和保险的，才具有法律效应。因此在现阶段纸制办公方式和电子办公方式两种办公方式并存是必然的。
那么，两种方式并存，岂不是增加了工作人员的负担，达不到提高工作效率的目的了？
解决问题的关键是要正确处理好这两种办公方式的关系，在设计电子办公方式时要使它能够最大限度地为纸制办公方式服务。要做到这点，一是要求在电子办公的任何环节都可方便地输出纸制文件；另外还要求工作流必须是双驱动的。如此设计的电子办公方式和纸制办公方式相配合时会带来如下好处：避免了重复登记；查询和统计非常方便；打印出的纸制文件比较规整；信息的利用率得到了大大提高；办公自动化辅助管理对纸制办公的管理和对信息的上行下达效率大大提高。
三、办公自动化支持服务系统的主要组成部分
政府办公自动化支持服务系统由电子办公系统、综合信息平台、通讯系统三部分组成，共包括了九个子系统。
ｌ、电子办公系统
包括公文处理子系统、政务信息子系统、档案管理子系统、事务管理子系统、会议管理子系统。
电子办公系统是办公自动化建设的基础，其作用：
（１）实现公文、政务信息、信访、电报、提案议案等日常处理工作的计算机辅助管理和网络协作办公，提高工作效率和协作办公能力；
（２）实现文档的计算机辅助管理，并将各个业务系统同档案管理系统紧密结合起来。提高文档（电子文挡、纸制档案）管理工作的效率、完整性和利用率。
２、综合信息平台
包括ｗｗｗ查询子系统、通用信息查询子系统、影像资料管理子系统。
综合信息平台是办公自动化建设的核心，为领导服务和决策奠定基础，其作用：
（１）建立统一的、基于互联网技术的信息平台，集成办公信息和用户定义的重要信息，也为集成相关机构提供的丰富信息提供了舞台和手段，以统一的方式向领导提供服务；基于互联网技术的信息平台还为将来更广泛的信息共享（如各机构问的信息共享、政府上网）莫定了坚实的基础。
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（２）影像资料的管理和点播：
（３）将各种信息利用计算机进行有效的管理，便于快速查询和利用。
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３、通讯系统
远程通讯邮件自动接收子系统。
保证信息的上行和下达。提高信息传递的实效性；确保信息库中信息的实时性。
此外，如果用户需要，还可以提供许多独立的工具软件，与政府办公自动化支持服务系统结合，对数据进行多层面、多角度的利用、观察、显示、分析，更全面地为领导服务和提供决策支持。
可以提供的独立工具辨件有：全文检索系统、地理信息系统、通用电子报表系统、大型会议代表信息及席次安排管理系统、圆桌会议代表信息及席次安排管理系统，以及一些个人办公工具。
（１）主服务器为数据库所在的服务器．是必不可少的．系统的主要数据都存储其上。它既可以是小型机，也可以是服务器。其上的操作系统既可以是Ｕｎｉｘ．也可以是ＷｉｎｄｏｗｓＮＴＳｅｒｖｅｒ；
comper（２）备份服务器是用来备份主眼务器中的数据的，和主服务器一起构成双机热备份，以确保系统的安全性。备份服务器是可选的；
（３）通讯服务器主要是供广域网上的电子邮件使用的。系统信息的上行下达主要是通过广域网上的电子邮件来实现的，因此．如果用户有在广域网上进行信息传输的要求，那么通讯服务器就必不可少；
（４）根据需要，用户可随时配备一个ｗｗｗ服务器，以便利用Ｉｎｔｅｒｎｅｔ／Ｉｎｔｒａｎｅｔ技术，将主服务器上的共享信息共享出去；
（５）远程用户可通过公共电话拨号上网和ｘ．２ｓ网、ＤＤＮ专线、无线移动等上网方式进行工作．必便实现移动办公；
（６）通讯工作站主要负责定时地将通讯服务器和主服务器中的相关数据进行双向交换。如定时地将传来的公文、政务信息等数据自动从通讯服务器中移入主服务器中的数据库中，再如定时地将主服务器中的公文处理结果移入通讯服务器中，以便传送给相应的对口单位；
（７）根据实际情况．用户可以把通讯服务器和ｗｗｗ服务器合并在一台服务器中，这样，用户在配置初期，可以仅配备二台服务器就可满足需要。今后根据需要，用户还可随时挂接其它的眼务器，以便进行系统的集成和扩展。
四、办公自动化支持服务系统的基本运行环境
·支持的网络协议：ＴＣＰ／ＩＰ、ＮｅｔＢＩＯＳ、ＩＰＸ／ＳＰＸ等。
·支持的客户机最低要求：４８６机器、３３Ｍ主频、４Ｍ内存、１００Ｍ硬盘。（实际应用时，要高出许多。）
·服务器可支持如下的操作系统：
·ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＷｉｎｄｏｗｓＮＴＳｅｒｖｅｒ中文版ＳｅｒｖｉｃｅＰａｃｋ３
·ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＳＱＬＳｅｒｖｅｒ６．５
·ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＩｎｔｅｒｎｅｔＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎＳｅｒｖｅｒ３．０（ＡＳＰ）
●ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＥｘｃｈａｎｇｅＳｅｒｖｅｒ５．０
lem·支持的软件平台：
●Ｗｉｎｄｏｗｓ３．Ｘ
·Ｗｉｎｄｏｗｓ９５１９８／２０００
·ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＩｎｔｅｒｎｅｔＥｘｐｌｏｒｅｒ中文版３．Ｏ／４．０／５．０（推荐）
●Ｎｅｔｓｃａｐｅ
五、办公自动化系统的安全性
·
借助于网络操作系统自身的安全性
·借助于数据库自身的安全性
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