浅析学籍档案电子化管理系统的优劣性

浅析学籍档案电子化管理系统的优劣性

作者：张曙丽

来源：《办公室业务》2018年第02期

【摘要】学籍档案是记录学生在校期间学习、生活及社会实践等多方面客观、真实的记

录，反映了每一个学生不同阶段的具体情况，是学生成长历程的见证资料。随着计算机和互联

网技术在学籍管理中的广泛应用，学籍档案资料及管理工作逐步走向了电子化，合理、正确地

运用学籍档案电子化管理系统进行管理和应用学籍电子档案，是学籍档案管理工作发展的新趋

势。

【关键词】学籍档案；电子化；管理系统；优劣性

学籍电子档案管理系统是基于传统文本学籍管理经验，融合计算机技术和互联网技术，贯

穿建立电子档案、档案更新、合理管理到充分利用，信息共享全流程的电子化管理。它帮助实

现学籍档案管理从传统的纸质管理转向计算机网络化管理，管理效率显著提高。

一、学籍档案电子化管理的必要性

当代世界的竞争归根结底是人才的竞争，而学校是人才培养的摇篮，学籍档案是学校招

生、教学、管理、学位授予以及就业企业选择人才的依据，完整的学生学籍档案、优秀的内容

表现，是学生今后就业，国家各级组织选拔、任用、考核的一项重要凭证，有着不可替代的作

用。

随着计算机技术和互联网技术的飞速进步，“互联网+”成为了新的发展动力，在学籍档案

管理工作上也不例外，从中央文件到教育部牵头落实，再到各地高校的执行，学籍档案电子化

革新的大浪潮已经来临。教育部提供网络平台和相关系统的管理运营费用，要求学校在指定的

网络平台或学籍管理系统上，完成每一个学生的电子学籍注册和管理，这样可使学籍电子信息

后期查询更加便捷，管理和分类更为科学化，信息能通过网络针对特定需要进行公开化、透明

化。

二、学籍档案电子化管理的优点

（一）减小了学籍管理人员的工作量，管理更为高效。档案系统研发和组建时期比较费心

费神，学籍电子化管理系统应用后，可快速实现学籍电子文本的编辑、保存和更新，管理人员

从分类、查、增添等方面的档案管理工作量大大减少，管理更加科学、高效。

（二）易于保存，便于查询。档案会跟随一个人一辈子，传统的纸质档案会因为年数太

久，引起纸张的泛黄、字迹模糊甚至因为一些外力因素，如虫子的撕咬、人为的管理不当等造

成档案损伤。电子学籍档案则不需要面临以上问题，改变了信息的承载介质，可保存在网络空

间内或选定的光盘、硬盘中，且可快速多次备份，提高了资料保存的安全性，同时更加易于保