看守所在押犯人财务管理系统概要设计

看守所在押犯人财务管

理系统概要设计

WTD standardization office【WTD 5AB- WTDK 08- WTD 2C】

看守所在押犯人财务管理系

统概要设计

编写：XX

公司：XXX公司

1引言

编写目的

看守所现有在押人员财务系统是四年前开发的一套单机版系统，独立于现有

的在押人员信息系统，由于财务系统需要共享在押人员的信息，只能通过每天

手工导入的方式完成；对于在押人员购物，售货员推着装满商品的小车到每个

监室去售货，根据每个在押人员手持的小票来消费商品，售货员手工记录并计

算在押人员需要购买的商品，对于大中型看守所，这种作业方式费时、费力，

结算不透明，且容易出错。

通过对现有系统的分析，总结目前看守所在押人员财务及消费管理存在的

问题：

 现有财务系统早以无法满足目前基于网络作业模式的需要，必须依照看

守所应用系统建设总体规划的要求，同现有应用系统有机的整合在一

起。

 对于在押人员的消费购物，目前还是属于纯手工方式，不仅费时、费

力、容易出错，而且由于结算的不透明容易导致工作人员违规行为。

 以在押人员手头的小票作为消费依据，缺乏有效的身份认证机制，不能

杜绝牢头狱霸的行为。

 在押人员消费物品的进、出货以及库存的管理属纯手工作业，对于大中

型所，迫切需要上信息系统来管理，以实现信息共享，提高工作效率。

鉴于目前看守所在押人员财务管理及消费作业模式所存在的问题，分局主管

领导及看守所领导高度重视在押人员财务管理的信息化建设，希望制定有效的

技术方案解决目前所存在的问题，增强在押人员财务管理的透明度。

背景

系统名称：看守所财务管理系统技术方案

项目提出者：看守所

项目开发者：XXX公司

1. 3定义

计划成本法：企业对存货平时按计划价格计算收入和发出的成本，月末再将计

划成本调整为实际成本的方法。

入库单：指合格物料办理入库的单据

出库单：指销售出库的单句。

参考资料

《存货会计》 单秀林 中国审计出版

2总体设计

需求规定

系统主要要解决以下几个问题：

1．在押人员的信息（包括指纹，筒号调换）

2．在押人员资金的流入，流出，结算

3．看守所超市的进货，出货，以及仓库存货

4．对终端售货的控制（包括指纹识别身份，终端售货机的压货统计）

5．对整个看守所的存款情况，销售情况进行控制

运行环境

前台：windows98,dows2000

服务器端：WindowsT，Sql Server2000

微机配置必须能运行以上系统。

基本设计概念和处理流程

本系统主要为一个资金和物流的管理系统，资金流以指纹来控制在押犯人

的存款金额，购买情况，物流则控制购买物品的采购，库存和销售。整个应用

系统应该很好的解决这两个流程的接口问题。

大体流程如图1：

前台出仓库 终端售货 在押人员 财务

图1

家属存款

3.详细设计

在押人员管理系统

金额 接收

对筒和房间号进行系统管理，选中一个筒可以查看其下所包含的房间信

入库登记

出库

上报

接收

金额

审核

息和总在押人数，选中一个房间，可以查看本房间的在押人数和在押人员详细

增加库存

增加终端

情况,但为了保证数据的完整性，不能在次对在押人员的基本信息做修改。

大体界面如下：

出库登记

犯人

加上犯人

➢ 筒信息编辑

传递购买物品

增加筒：增加一个新的筒号，包括编码，描述，备注

可用

离所人

员确认

出库

删除筒：删除一个已存在的筒，注意：如筒下还包含有房间号则不能删

除。

减少库存

减少犯人

犯人离

在押人

编辑筒：编辑筒的描述，备注，以及其下所包含的房间信息，筒号不能

修改

库存

减少终端

终端

存货

存货核

➢ 号信息编辑：

增加房号：在所选筒下新增一个房间号，内容包括房间编码，房间描

述，备注，在押人员缺省为0

编辑房间号：修改房间的描述，备注等，房间号和在押人员不能修改

删除房间号：删除已存在的房间号，如房间内的在押人数不为0则不能

删除

在押人员基本信息为对在押人员的一个基本管理，我们可以通过本功能录

入修改在押人员的基本信息

➢ 增加在押人员

增加一个在押人员的信息，包括在押人员所在的筒，房间，编码，指

纹，姓名，身高，年龄，体重，性别，特征，身份证号，入所日期等。

用二进制保存在押人员的照片，以便将来用于辨认。编码为在押人员在

看守所内的唯一标识，不能重复。用

指纹仪活体采集指纹并用二进制保存起来，以便将来能够正确识别在押

人员身份，在押人员帐户金额缺省为0

➢ 修改在押人员信息

修改在押人员除编码，筒，号，指纹之外，帐户金额的其它所有信息

➢ 在押人员房间调换

更换在押人员所在的筒和房间号

➢ 在押人员查询

提供姓名，筒号，房间号，性别，编号，年龄等查询条件，并允许自定

义查询条件，自定义出来的查询条件可以进行保存，以便将来可以方便

的调用。查询条件包括模糊查询，同音查询等。查询出来的在押人员以

列表的形式显示，双击可以查看详细的在押人员信息,包括在押人员帐

户剩余金额

此处不能删除在押人员

家属通过前台出纳采用现金支付的方式将钱存入在押人员的帐户，因为家

属可能记不住在押人员的编码，所以在此可以调用在押人员基本信息管理中的

在押人员查询系统进行查询,让家属通过照片进行确认。

➢ 在押人员查询

参看在押人员基本信息管理中的查询功能

➢ 存款登记

家属确认后对存入现金，前台出纳按照存款凭证格式录入存款金额并打

印凭证（一式两份），计算机自动生成存款凭证号（状态为未确认）

财务上通过网络调出状态为位确认的存款凭证，以列表的形式显示，列

表显示的内容为，在押人员编号，姓名，性别，存款金额，双击可显示详细信

息。对每一条信息进行确认，确认后的存款凭证状态为已确认。确认之后计算

机自动增加在押人员的帐户金额

财务上调用在押人员基本信息管理中的在押人员查询系统，确定需要结算的在

押人员，根据其所剩余的帐户余额打印结算单，家属确认后进行在押人员结算

处理，并将在押人员状态改为已离所，录入结算时间和离所时间。

终端售货管理

将终端售货机当作一个小型的周转仓库进行处理，对每一个终端售货机都

定义编码

➢ 增加终端售货机

新增加一个终端售货机，录入其编号，描述，所属仓库，备注

➢ 编辑终端售货机

修改一个终端售货机的描述和备注，编号不能修改

➢ 删除终端售货机

删除一个已存在的终端售货机的信息，还有存货的不能删除

通过在押人员的指纹确定身份后，查出该在押人员的帐户可用余额，由

条码机扫描或者手工录入在押人员所购入的物品，并算出金额，打印销售

凭据，自动生成凭据号。

录入数据包括物品信息（可用条码机扫描获得），数量，金额（单价乘数

量），应收款额，实收款额，零（实收款 - 应收款）

在售货完成后按照售出物品数量和金额自动减少终端存货数量，存货金

额，和购买物品的在押人员的帐户余额

提供日期范围，筒，号，在押人员，物品，销售凭据号等查询条件，并允

许自定义查询条件，可保存自定义的查询条件，以便日后可以方便的调出。查

出符合条件的销售记录。

提供日期范围，筒，号，在押人员，物品，销售凭据号等查询条件，对

同一种物品的销售情况给予汇总。可对筒，号，在押犯人进行分组汇总

对每一种物品根据上月存数量+本月入数量 – 本月销售数量得出本月囤积数量

（可能需要增加盘点功能）并得出金额

调用在押人员基本信息管理中的查询系统，查出在押人员的详细信息和

帐户余额，支持指纹辨认

库存管理系统

➢ 增加物品类

增加一个物品类别，包括编码，类别名称，备注等信息

➢ 编辑物品类

修改物品类别的类别名称，备注等信息

➢ 删除物品类

删除所选的物品类别，如物品类别下还有物品则不能删除

➢ 增加物品

增加一个物品，包括编码，所属类别，规格型号，保质期，主计量单

位，备注等信息

➢ 编辑物品

修改物品的除了编码，计量单位之外的信息

➢ 物品停用

物品一旦产生业务则不能删除，只能采用逻辑删除方法，使其作废

➢ 增加物品类

增加一个仓库，包括编码，名称，备注等信息

➢ 编辑仓库

修改仓库的名称，备注等信息

➢ 删除物品类

删除所选的仓库，如仓库还有存货则不能删除

确定每一个仓库所管理的物品，包括物品在这个仓库的最大存货量，最

小存货量

确定物品在大于最大存货量，小于最小存货量的时候给予什么样的处理

方式

1．警告，但可以继续业务

2．警告，拒绝一切发生业务

3．无警告，继续业务

如不输入最大存货量和最小存货量则表示无存货限制

供应物品的超市信息，并加上供应商可供物品清单，既某供应商供应什么

物品，这种物品在他那里的进货价格为多少

➢ 增加供应商

增加一个供应商，包括编码，名称，电话，备注等基本信息

➢ 编辑供应商

修改供应商的名称，电话，备注等信息，编码不能改变

➢ 供应商停用

供应商一旦产生业务则不能删除，只能采用逻辑删除方法，使其作废

➢ 供应商可供物品清单

编辑供应商的可供应物品，包含其供应价格

某一物品的单位换算比例，如方便面1X20为一箱兑换20袋，以后在进行出入

库处理的时候可以自动根据此进行单位数量换算

登记入库信息，包括供应商，物品，数量等（单价由供应商可供物品清单

中的数量自动带出）并修改库存数量。当物品在入库仓库中的数量超过最大存

货量的时候要给予提示。并按照仓库存货维护中的设置进行下一步操作

➢

入库：当供应商供应物品入库时需要填写入库单，入库单的基本信息

包括入库仓库，物品编码，供应商、物品名称、数量、批号，入库日

期、送货人，库管员，备注等。

➢

入库单查询：查询条件包括供应商、物品、入库日期、送货人等，为

明细查询，查询出后以列表的形式显示，双击可以查看所选行所在的

入库单的详细信息。

➢

入库单修改：对查出来的入库单进行修改（盘点期间和已结帐月份

不能修改）

盘点期间和已结帐月份不能录入入库单

登记出库信息，包括领货的终端售货机，物品，数量等，并修改库存数

量，增加对应的终端售货机上的暂存数量。当物品在出库仓库中的数量低于最

小存货量的时候要给予提示。并按照仓库存货维护中的设置进行下一步操作。

可以查询领货终端机上的存货数量，判断是否给予出货

➢

出库登记：出库登记是把物品出库到终端售货机上，内容主要包括仓

库，终端售货机，物品、数量、批号，出库日期、经手人、库管员，

备注等。

➢ 出库单查询：查询条件包括终端售货机、物品、出库日期等，为明细查

询，查询出后以列表的形式显示，双击可以查看所选行所在的出库单的

详细信息。

➢

出库单修改：对查出来的出库单进行修改（盘点期间和已结帐月份

不能修改）

盘点期间和已结帐月份不能录入出库单

对在存物品的损耗进行统计，包括过期，破损等原因，减少对应的库存数

量

➢

损耗登记：内容主要包括仓库，物品、数量、批号，损耗日期、损耗

原因，经手人、库管员，备注等。

➢ 损耗查询：查询条件包括物品、损耗日期，损耗原因等，为明细查询，

查询出后以列表的形式显示，双击可以查看所选行所在的损耗单的详细

信息。

➢ 损耗修改：对查出来的损耗单进行修改（盘点期间和已结帐月份不能

修改）

盘点期间和已结帐月份不能录入损耗单

结帐后对仓库数量进行手工盘点，和计算机所存储数量进行核对，产生盘

赢，盘亏并生成盘点单。盘点结果可以保存，当盘点结束并确认时根据盘赢盘

亏数量修改库存。盘点为冻结盘点，盘点期间不能发生任何业务。

注意：盘点是对仓库和所属此仓库的终端售货机的统一盘点

每月底盘点前对当月仓库所发生的业务进行结帐，结帐月份不能在进行任何业

务，包括出入库和损耗录入，在已结帐的月份中所产生的单据则一律不能进行

修改

上月存+本月入 – 本月出=本月存

以时间间隔，供应商、仓库等为查询条件对查询入库，并将相同的物品汇总到

一起，包括数量和金额

以时间间隔，终端售货机、仓库等为查询条件对查询出库，并将相同的物品汇

总到一起，包括数量和金额

以时间间隔，损耗原因、仓库等为查询条件对查询损耗记录，并将相同的物品

汇总到一起，包括数量和金额

统计分析

~ 13 ~

系统管理

4.尚未解决的问题

对包含BOM结构的物品处理

在对需要加工的物品的处理时，如何解决？如盒饭。

盒饭在进货时为原材料，米，肉，菜等，但在销售时以盒饭成品售出，在企业

中一般是一BOM结构来计算差异，但由于盒饭的原材料不固定，在次建议采

用定额，则通过平均计价

得出一盒盒饭的大体价格，由次来计算差异

对现有的核算方法是否能解决采购的物品出现价格波动的

情况

在物品有价格波动的时候，特别是跨月的时候，如第一个月进货200箱，单价

2元，卖了150箱，库存存货为100元，但是第二个月进货价格变动为又进了

100箱，那第二个月的存货金额如何核算，现有的如何解决。

建议解决方法：在核算系统中可以采用平均价的方式出库，，系统在在价格调

整的时候回自动生成一张价格调整单，算出调整前，调整后的金额差异作为凭

证，然后库存以最新价格核算。

调整日期 调整仓库 调整人

备注

物品

库存存货量 调整前价格 调整后价格 调整金额差

入库以对方单据或者发票为准还是以实物为准

在财务对仓库进行核算的时候是以进货单据为准，是否会出现进货单据和进货

不同步的情况，如有，现有的手工如何解决。

建议解决方法：是存在不同步的情况,因为两者管理的角度不一样,对库存来说,

关心的是实物,, 仓库是以实物单据为准,仓库主要管理数量帐,实时出入库,实时记

录出入库数据,对财务管理的是金额帐,财务是以发票为准。

两者之间的问题应该这样解决，在上系统后，系统分为仓库物资管理系统和物

资核算系统，物资系统主要管理实物帐，核算系统管理物资的金额帐，当发票

与入库单不同步时，在核算系统中系统回一直等发票来后，系统自动把采购的

单价反填到对应的物料上，如果在在一个月后来发票，那么本月核算系统回作

暂估处理，系统产生一张蓝字暂估单，一直等到发票到后，系统回自动产生一

张红字回冲单冲掉蓝字暂估单，这样系统就解决料库存和财务关注角度不同一

的矛盾。

对物品的编码管理

由于在终端售货机上采用条码扫描技术，所以小商品生产厂商的条码应该为唯

一标识，但由于供应商为超市，而不是生产厂商，不同的进货超市可能由于优

惠，促销等情况产生同一种条码的物品进货价格不同，造成利润计算错误

建议解决方法：在超市中由于进货价格稳定，一般不会出现波动，而终端售货

的条码扫描只能扫入物品信息，而不能扫入供应商信息，所以建议采用批号的

管理的方式，入库的时候对同一批入库的同一种物品产生一个批号，在出库的

时候录入入库批号计算出出库的金额和终端售货机上的存货金额。