发票系统

普通发票防伪开具系统

用户手册

1

目 录

第一章 系统概述 ............................................................................................................... 4

1.1系统功能结构 ............................................................................................................ 4

1.2软件使用流程 ........................................................................................................... 4

1.3业务操作流程 ........................................................................................................... 5

第二章 系统的安装、注册与登录 ................................................................................... 6

2.1系统运行环境 ........................................................................................................... 6

2.2系统安装 .................................................................................................................... 6

2.3系统注册 .................................................................................................................... 6

2.4系统登录 .................................................................................................................... 8

第三章 系统设置................................................................................................................ 11

3.1系统初始化 .............................................................................................................. 12

3.2企业税务信息 ........................................................................................................ 13

3.3网络参数设置 ......................................................................................................... 14

3.4编码设置 .................................................................................................................. 15

第四章 发票管理................................................................................................................ 18

4.1发票领用管理 ......................................................................................................... 18

4.2发票填开 .................................................................................................................. 21

4.3发票查询 .................................................................................................................. 27

4.4发票作废 .................................................................................................................. 28

4.5普通发票打印格式 .............................................................................................. 29

4.6报送处理 .................................................................................................................. 30

4.6.1 .......................................................................................................... 30

介质报送

2

4.6.2 .......................................................................................................... 31

网络报送

4.7期间结转 ................................................................................................................ 32

第五章 发票统计 ................................................................................................................ 34

5.1发票库月度资料统计 ............................................................................................ 36

5.2发票库年度资料统计 ............................................................................................ 37

5.3普通发票领用开具作废信息 ............................................................................... 38

第六章 系统维护 ................................................................................................................ 39

6.1数据文件整理 ......................................................................................................... 39

6.2数据备份 .................................................................................................................. 40

6.3数据恢复 .................................................................................................................. 41

6.4软盘备份 .................................................................................................................. 42

6.5软盘恢复 .................................................................................................................. 44

6.6查询备份数据 ......................................................................................................... 45

6.7操作员管理 ............................................................................................................. 46

6.8菜单信息管理 ......................................................................................................... 49

6.9运行日志查询 ......................................................................................................... 50

附录 主分机操作说明 ....................................................................................................... 51

主机 ................................................................................................................................... 52

分机 ................................................................................................................................... 56

3

第一章 系统概述

1.1 系统功能结构

威海市普通发票防伪开具系统

系统设置 发票管理 系统维护

系

统

初

始

化

参客客

数户户

设编编

置码码

网发

络

参开

数

设

置

发

票数

领

用整

管

具

理

发

票

票

期

报

间

统计查询

结

送

转

发

票

统

计

月

度

统

计

年

度

统

计

据

理

数

据

备

份

操

作

员

管

理

1.2 软件使用流程

安装软件

图1-2 软件使用流程

4

图1-1 普通发票防伪开具系统软件结构

系统注册

系统初次登录

（由管理员设置口令）

系统初始化

相关参数设置

编码设置

可进入正常业务操作

1.3 业务操作流程

发票开具及打印

发票信息报送

图1-3 业务操作流程

从税务局领购纸质发票

从网络或介质下载票源信息

期间结转

5

第二章 系统的安装、注册与登录

2.1 系统运行环境

2.1.1 硬件设备

计算机：PentiumII512以上PC兼容机、内存空间不小于

512MB、可用硬盘空间不小于2GB、光驱1个、鼠标1个；

针式打印机：用于打印所填开的普通发票以及销货清单。

2.1.2 软件运行环境

Windows9x/2000/XP简体中文版操作系统。

2.2 系统安装

将“威海市普通发票防伪开具系统”安装盘放入光盘驱动器，

安装程序便自动运行或者通过双击安装程序图标

（）

——打开安装向导。

初次安装本系统的用户选择“完全安装”的方式；已经使用

本系统、需要进行系统升级的用户，则选择“版本升级”安装方

式。完全安装将覆盖已有的程序文件和数据文件，而版本升级则

只覆盖程序文件，不覆盖数据文件，即保留现存的用户数据。

2.3 系统注册

双击桌面上的“网络发票管理系统客户端”图标，或单击“开

始/程序/发票管控/网络发票管理系统客户端”菜单便启动系统

而打开“系统封面”，如下图所示。

6

图2-1 系统封面

单击“系统管理”按钮，便弹出“系统管理”对话框 ；输

入口令后按“回车”键，若口令核对正确则“系统注册”等功能

按钮被激活，如下图所示。登录口令应该由管理员设置并掌握。

图2-2 系统管理对话框

单击“系统注册”按钮，便弹出“系统注册——基本信息”

对话框，如下图所示。单击“注册信息”标签页，点击页面中的

“安装注册文件”按钮，选择注册文件进行注册，如下图所示。

7

图2-3系统注册——安装注册文件

2.4 系统登录

系统登录是系统管理的一种形式。凡是合法操作人员，应按

其操作权限级别与身份录入到本系统操作员数据库中，且每个操

作员都设有自己的登录口令。只有身份合法且口令核对正确时才

可以登录本系统。

启动系统而进入系统封面后，单击“进入系统”按钮，便弹

出“选择操作员”窗口，如下图所示。

8

图2-4操作员选择窗口

在“选择操作员”窗口中，直接选择操作员，输入正确密码即

登录到“系统主界面” ，如下图所示。

菜单栏

工具栏

状态栏

图2-5 系统主界面

9

系统主界面由菜单栏、工具栏、子窗口显示平台和状态栏四

部分组成。“文件”菜单中包含四个功能模块：系统设置、发票

管理、发票统计和系统维护，各菜单项所对应的快捷按钮显示在

工具栏中。用户可从“文件”菜单或工具栏中选择相应的功能模

块，系统便打开相应的子窗口,则该模块的功能菜单列于主窗口

菜单栏上。

10

第三章 系统设置

本模块主要用于对系统进行初始化和初始数据录入、设置企

业基本税务信息，这是初次使用本系统时必须首先进行的操作。

另外，还可以设置各种编码数据，为填开或录入发票等业务处理

做好准备。

通过点击系统主界面工具条上的“系统设置”按钮或“文件”

主菜单中的“系统设置”菜单项，便可以打开“系统设置”子窗

口。该模块的功能菜单列于主窗口菜单栏上，其常用的菜单功能

及基本流程则以导航图的形式显示于子窗口上，如下图所示。

图3-1 系统设置模块

本模块的菜单结构如下图所示：

11

系统设置

图3-2 系统设置模块菜单结构

系统初始化 编码设置

系

统

参

息息初

数

设

置

开

始

初

始

化

网

络

参

数

设

置

结

束

始

化

客

户

商

品

编

编

3.1系统初始化

主要功能： 建立本系统使用的全套数据库，清空所有业务数据

（保留各种编码数据）；录入系统主管姓名，使系统处于“初始

设置”状态。

在“系统初始化”对话框中，按提示输入如下信息：

①．主管姓名：直接输入姓名，最大长度为4个汉字；

12

码

码

图3-2 系统初始化对话框

②．初始税务年份和初始税务月份：由用户输入具体的开帐年份

()和月份；

须为四位

③．结帐日：由系统自动生成，‘0’表示月末结账。



说明：

①．初次安装本软件后，必须首先使用本功能；而使用本软件

进行了一定时间的业务处理之后，切勿轻易使用本功能。只有

当原来的业务数据有误且无法通过备份数据恢复时才能使用

本功能。

②. 因本功能涉及到数据安全性问题，故只能由系统主管操

作。

系统在进行了“开始初始化”操作后，只能进行初始设置及系

统维护工作，不能进行发票管理等业务处理。当初始数据设置完毕，

可以通过“结束初始化”菜单功能使系统进入“正常处理”状态。

3.2企业税务信息

用于录入本单位基本税务信息、开票机信息。

图3-3 企业税务信息对话框——基本信息

13

图3-4 企业税务信息对话框——开票机信息



说明

①．“企业名称”、“纳税登记号”与“开票机号码”已在系统

注册时填写，其余各项信息按提示直接填写即可。

②．发票填开界面上的“销方信息”便取自此处录入的基本信

息数据，须认真正确地填写。

③．对于主开票机，需要在此处设定分开票机的数量。

3.3网络参数设置

用于录入连接税局网络地址。

图3-5 网络参数设置窗口

14

3.4编码设置

该主菜单包含二个子菜单：“客户编码”和“商品编码”，

可以在这里设置编码信息，在填开发票页面系统也可以自动保存

编码信息。从而省去了重复录入的麻烦。

“客户编码”和“商品编码”为变长分级编码，用树状结

构表示和管理编码族，编码设置以及其它信息的录入方法都相

似；“增值税税目编码”为定长（）分级编码，而且在软件

四位

安装时，已经带有标准的编码数据，用户只需在此基础上进行增、

删或稍加修改即可；“普通发票类别编码”为定长（）无级

十位

编码。

下面仅以“客户编码”，说明编码信息的录入方法。

图3-6 客户编码设置窗口

窗口左侧为“编码族管理器”，以树状结构表示编码级别，

并可以通过其左上角的弹出菜单对编码族进行整族管理；窗口右

侧为数据表格，显示客户信息，即在此处增加客户或修改客户数

据。

增加新客户——例如增加一个海口市的客户：可以首先在左侧

选择“海口”一族，则右侧只显示海口的客户，然后把焦点移至右

15

侧，利用工具条上的“”按钮或键盘上的“↓”方向键增加一条新

+

记录，该记录的“编码”自动生成为‘0001003’（

用户可以自行修

改输入要求及方法可以查看联机

），其它各项数据由用户直接填写（

帮助

）。

删除客户——例如删除海口地区的‘0001003’客户：可以

首先在左侧选择“海口”一族，然后在右侧选中‘0001003’这

条记录，利用工具条上的“”按钮即可将其删除。注：在右侧

-

数据表格中只能删除末级编码。

编码族管理——利用编码族管理器（）可以对任

如下图所示

一编码族进行如下操作：首先选中一个编码族（海口），

例如‘’

然后点击编码族功能菜单，利用“编码族增位”菜单项可以将海

口一族的所有客户编码增加一位（

例如，‘0001001’变为

‘00010001’

），相反，“编码族减位”则将编码减少一位；利用“编

码族删除”菜单项可以将本族客户信息全部删除。另外，利用“显

示编码”和“显示名称”菜单项可以切换整个树状结构的显示内

容。

弹出菜单

关闭管理器

编编码族重建码族重

16

图3-7 编码族管理器

保存编辑结果：当客户信息编辑完毕，点击图3-6工具条上

的“退出”按钮，便弹出“是否保存数据修改结果”的提示，此

时选择“是”，便保存数据。

 说明

①．建立客户编码库，不仅可以方便地管理客户信息，而且还

可以在开票时作为“购方信息”的录入参照，从而提高效率且

避免错误。

②．客户编码信息可以不在此维护，在发票填开时系统可以自

动保存客户信息。

17

第四章 发票管理

本模块用于管理普通发票的领用存信息、开具和打印普通发

票；查询、作废所开发票、发票报送以及期间结转等功能。是本

软件的核心业务。

通过点击系统主界面工具条上的“发票管理”按钮或选择“文

件”主菜单中的“发票管理”菜单项，便可以打开“发票管理”

子窗口。该模块的功能菜单列于主窗口菜单栏上，其常用的菜单

功能及基本流程则以导航图的形式显示于子窗口上，如下图所

示 ：

图4-1 发票管理模块

4.1发票领用管理

主要功能：用户将每次从税务局已领购的普通发票卷信息以介质

或网络方式读取到本系统，而后由系统自动记录发票库存情况；

可以对整卷未开发票进行作废或退回的处理。

4.1.1 网络读取

当使用网络方式时首先要设置网络参数。

切换到“系统设置”模块，点击菜单“系统初始化-网络参数设

置”，打开网络参数设置窗口，输入从税局获取的登录网址即可。

18

单击“发票管理/领用管理/普通发票领用”菜单项，首先选取

“网络票源请求”，用于发送下载票源信息请求，然后选取“下

载票源结果”获取普通发票票源信息。

图4-2 发送票源下载请求

图4-3 网络方式获取票源信息

4.1.2 介质读取

单击单击“发票管理/领用管理/普通发票领用”菜单项，选取

“从介质读取”，或者直接点子窗口上的“介质读取”快捷按钮，

便打开选择文件对话框，选择从税局获取的票源文件，便将票源信

息读取到系统中。

19

图4-4 从介质读取发票

4.1.3 普通发票库存查询

首先在“发票类别”页面选择一个所要登记的类别，然后切换

到“发票卷”页面，便可以查询发票库存。如图4-5、图4-6。

图4-5 普通发票库存查询—发票类别

20

图4-6 普通发票库存查询—发票卷

在“发票卷”页面，可以将已有的发票卷作整卷退回或作废处

理（注：未填开过的发票卷可以整卷退回，而已填开过的只能作废

处理）：则首先选中某发票卷，然后点击本窗口工具条上的“退回”

或“作废”按钮，系统便给该卷发票加上相应的标志并且其“剩余

份数”将重置为零。此操作可以逆转。对于已做过退回或作废处理

的发票卷，当被选中时，“退回”或“作废”按钮处于“下沉”状态，

若要取消退回或作废操作，只要再次点击该按钮使其恢复原状态即

可。点击“号码”按钮还可以重新设置发票卷的未用起始号码。

4.2发票填开

下面通过一个例子来说明怎样填开一张正数发票。

单击“发票管理/发票开具/普通发票填开”菜单项或子窗口上

的“发票填开”快捷按钮，首先弹出‘普通发票类别选择’窗口，

如下图所示。

21

图4-7 选择发票类别

选择“威海市商品销售统一发票（电脑版）”，点击“下一步”

按钮，弹出‘选择发票卷号’窗口，如下图所示。

图4-8 选择发票卷号

选择好之后点击“下一步”按钮出现‘发票号码确认’对话

框。

22

图4-9发票号码确认对话框

用户应首先核对打印机上实际发票号码是否与该提示框所给出

的发票号码一致，只有二者一致才可以点击“确认”按钮而打开

“普通发票填开”界面，该窗口的格式与实际票面格式基本相同，

如下图所示。其中，发票类别、发票号码、开票日期以及销方信息

由系统产生，用户只需填写购方名称和商品信息。

图4-10 普通发票填开界面

 填写客户名称：点击该编辑框中的“”按钮打开“客户编

码表”，从中选择客户编码所要的客户信息不存在，则可

。如果

以在发票的“客户名称”编辑框中直接填写，当发票保存后，系

统会同时保存客户资料（纳税人识别号可以不填）。

23

图4-11 选择购方名称—客户编码选择

图4-12 填写购方名称

 填写商品信息：通过点击“商品名称”栏目中的“”按

钮而打开“商品编码表”，从中选择所需要的商品并双击之或点

击工具条上的“选择”按钮，则该商品的基本信息便自动写入发

票界面，用户只需填写“数量”或修改“单价”，系统自动计算

“金额”及“合计金额”。可以利用工具条上的“”按钮或键盘

+

上的“↓”方向键增加多个商品

。

24

图4-13 选择商品信息—商品编码选择

图4-14 填写商品信息

25

这样，一张发票就填开好了。

 保存和打印发票：当发票填开完毕，点击工具条上的“打印”

按钮，系统首先将发票数据保存到发票库，如果软件采集方式为

实时采集，系统会将发票信息上传到税局系统中，然后弹出‘打

印发票’对话框，如下图所示。在此处，可以首先调整打印边距、

预览打印效果，然后点击“打印”按钮实施打印；也可以选择“不

打印”，待以后在做发票查询时批量打印。

图4-15 发票打印对话框



说明

①. 在票面信息填写完成之后，系统会自动根据票面信息在发票

的税控码栏目处生成一个20位的校验码。在向网际查验系统报

送了发票信息之后，就可以通过输入校验码验证发票的真伪。

②. 如果当前所填开的发票内容与以前填开的某张发票内容相

同或相近，则可以利用图4-5工具条上的‚复制‛按钮而打开‘发

票选择’窗口，从中选择所要复制的发票并双击之或点击该窗口

上的‚选择‛按钮，系统便将所选发票的购方信息及商品信息复

制到当前发票界面上，用户只在此基础上稍加修改，便可以进行

保存和打印。

③. 如果要填写‚红字发票‛（即负数发票），则可以利用图4-5

工具条上的‚负数‛按钮而打开‘正数发票选择’窗口，从中选

择所对应的正数发票并双击之或点击该窗口上的‚选择‛按钮，

系统便根据所选正数发票生成负数发票并写入当前发票界面上。

④. 所填开的发票一经保存便无法修改。因此，在填写数据时应

尽量避免错误。若出现问题，只好将该发票作废，然后重新填开。

26

4.3发票查询

图4-16 选择发票查询月份对话框

首先在在上述对话框的月份下拉列表中选择所要查询的月

份，然后点击“确认”按钮，便打开“发票信息查询”窗口，如

下图所示。

图4-17 发票信息查询窗口

在上面的窗口中，可以进行如下操作：

⑴．查看某张发票的明细信息：选中所要查看的发票并双击之或

点击窗口工具条上的“选择”按钮或点击窗口下端的“查看明细”

按钮，便打开发票明细界面。在此处，可以查看发票及销货清单

明细信息，并可以进行打印。操作完毕，点击工具条上的“退出”

按钮，便回到图4-17所示的窗口。

⑵．条件查询：利用工具条上的“查”按钮，可以进行各种条

件查询，其操作方法请参阅“附件二 数据操作专题”。

27

⑶．分类统计：利用工具条上的“统计”按钮，可以对发票数据

进行分类统计，其操作方法请参阅“附件二 数据操作专题”。

⑷．打印发票列表：点击工具条上的“打印”按钮，便出现下拉

菜单，选择“发票列表”菜单项便可以打印发票列表。

⑸．连续打印发票：首先选中所要打印的发票（一张或多张），

然后点击工具条上的“打印”按钮，在其下拉菜单中选择“发票”

菜单项便可连续打印发票。

操作完毕，点击窗口下端的“取消”按钮即结束。

图4-17

4.4发票作废

图4-18普通发票作废窗口

在上面的窗口中选中待作废的发票，可以通过 “查看明细”

按钮或工具条上的“选择”按钮而打开“普通发票明细查询作废”

界面，以查看发票票面详细信息、决定是否作废此发票。若决定

作废，请点击窗口下端的“作废”按钮，系统便给出是否确认作

废的提示，点击“确认”按钮则发票作废成功。

 说明：

①．只能用于作废本月已开具、未报送的普通发票。已经报送

的发票不能作废，只能填开负数发票冲销。

②．已作废的发票无法取消其作废标志，因此要慎重使用‚作

废‛功能。

③．系统限定：管理员以下级别的操作员只能作废本人开具的

28

发票。

4.5普通发票打印格式

由用户根据实际要求自行设计打印格式，在系统提供的缺省

打印模板基础上、根据实际需要进行格式修改，或进行恢复模板、

复制模板、更新模板等操作。

点击“发票管理/打印格式/普通发票打印格式”菜单项，便

弹出‘普通发票打印格式列表’窗口，如下图所示。

图4-19 普通发票打印格式列表

此处列出了可以编辑的打印模板，可以进行如下操作：

⑴．修改打印格式名称：直接在“表格名称”栏目中修改即可。

⑵．用缺省模板覆盖当前格式：先选中一格式名称，然后点击

工具条上的“模板”按钮即可。

⑶．用新格式覆盖当前格式：先选中一格式名称，然后点击工

具条上的“更新”按钮，便弹出确认提示框，点击“确认”按

钮则出现“新格式文件路径输入”对话框，在此处输入文件路

径后，点击“更新”按钮即可。

选中要编辑的模板，然后点击工具条中的“设计”按钮，便

打开打印格式设计窗口，如下图所示。

29

图4-20 销货清单打印格式设计窗口

可以自行调节打印模式，格式设计需要反复试用、调整，成功

之后方能一劳永逸。

格式设计完毕，点击“保存”按钮以保存设计结果，然后点

击“退出”按钮而返回打印模板列表页面。

4.6报送处理

有介质报送和网络报送两种方式。

4.6.1 介质报送

单击“报送处理/发票文本报送/由介质报送”菜单项或子窗口

上的“介质补报”快捷按钮，弹出介质报送窗口，如下图所示。

30

图4-21介质报送窗口

选择报送月份，点击“介质报送”之后，系统弹出“浏览文件

夹”对话框，在“浏览文件夹”窗口中选择好发票保存的路径即可

将发票文本信息保存到介质中。用户可携带其介质到税务机关进行

报税。

4.6.2 网络报送

单击“报送处理/发票文本报送/网络报送请求”菜单项，弹出网

络报送窗口，如下图所示。

图4-22网络报送窗口

点击“网络报送”按钮，即可将发票信息报送到税务机关。

图4-23报送成功窗口

然后单击“报送处理/发票文本报送/下载报送结果”菜单项。完成

报送。

31

4.7 期间结转

4.7.1 期间状态查询

利用本功能可以获得系统当前运行状态信息和期间状态信息，

以便进行适当的处理。

点击“报送处理/期间结转/期间状态查询”菜单项，便弹出‘系

统状态信息’对话框，如下图所示。

图4-21 系统状态信息—未作结转

其中：

 系统状态——有四种可能的取值：“正常处理”、“初始设置”、

“年末结转”和“备份查询”。系统所处的状态不同，各菜

单的禁用状况亦不同。

 系统日期——即本次登录时所确认的日期。

 结账日——指每个帐务月份的结账日，是每个月的最后一

天。

 账务月份——指当前账务月份。

 开账月份——指本账务年份中的第一个账务月份。



说明：当帐务年月小于系统年月时,应进行报送期间结转。

4.7.2 报送期间结转

32

对所处理的帐务进行月度结转和年度结转，以使之进入新的

月份。

点击“查询统计/期间结转/报送期间结转”菜单项或子窗口

上的“期间结转”快捷按钮，则系统将根据不同的情形而给出不同

的提示信息：

⑴． 系统首先检查是否已到结账日，若未到结账日则给出相应的提

示信息，如下图。

图4-22 未到结账日提示对话框

⑵． 若已到结账日，则系统会先提示报送发票信息,即不管报没报

送，系统都会强制再报送一次，以防止未报送就结转的错误。

图4-23 发票信息报送提示对话框

当完成报送之后，系统才会给出“期间结转”对话框，如下图。

图4-24 期间结转对话框

33

此时点“确定”按钮则完成结转。系统的帐务月份转为下一个

月。



说明：

①．必须在结账日到来之后，且本帐务月份的发票报送工作完

成之后，才能做期间结转。

②．如果延期结转，当延迟一个月时，系统日期将停滞——无

法进行新月份的业务处理，此时必须执行结转功能才能正常使

用系统。

③．特例：当年末做了月度结转之后，即会自动进行年度结转

——清空上年度业务数据，将帐务年份转化为新的一年。此时，

系统执行自动备份功能，将上一年的业务数据备份到“自动备

份目录”中。

第五章 发票统计

本模块包括普通发票领用开具作废信息、发票库月度资料统

计和发票库年度资料统计。

通过点击系统主界面工具条上的“发票统计”按钮或选择“文

件”主菜单中的“发票统计”菜单项，便可以打开“发票资料统

计”子窗口。该模块的功能菜单列于主窗口菜单栏上，其常用的

菜单功能及基本流程则以导航图的形式显示于子窗口上，如下图

所示。

34

图5-1

发票资料统计模块

本模块的菜单结构如下图所示

发票资料统计

分

户

购

台

帐

发收发

票购票

库价库

月格年

度日度

资登资

料记料

统表统

普

通

发

票

领

用

开

具

作

废

信

息

35

图5-2发票资料统计模块菜单结构

5.1发票库月度资料统计

对发票的金额与税额按税率进行分类汇总统计。

图5-3 发票库月度资料统计——月份选择对话框

图5-4 发票库月度资料统计

当点击任意一个统计栏目时，便可以打开发票信息窗口以查看相应

36

的发票明细数据。若要对资料统计结果进行打印，则点击工具条中

的“打印“按钮。

5.2发票库年度资料统计

对发票的金额与税额按税率进行分类汇总统计。

图5-5 发票库年度资料统计——选择范围对话框

图5-6 发票库年度资料统计

当点击任意一个统计栏目时，便可以打开发票信息窗口以查看相应

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的发票明细数据。若要对资料统计结果进行打印，则点击工具条中

的“打印“按钮。

5.3普通发票领用开具作废信息

对普通发票的领用、开具和作废信息进行统计。

图5-7普通发票领用开具作废信息

38

第六章 系统维护

6.1 数据文件整理

● 主要功能：由于一些意外操作和其它异常情况，可能出现系统数

据库索引文件与数据库内容不符的情况。该菜单项用于创建或重建

系统数据库所有索引文件，同时删除不必要的临时文件以及系统数

据库中的冗余数据。

● 操作步骤：点击“系统维护/数据整理/数据文件整理”菜单项，

系统便进行数据整理工作，利用进度条动态显示正在创建或重建的

39

数据文件，当进度条达到100%时，即整理完毕。



说明：

①．在系统异常退出后重新进入系统或系统运行异

常时应使用本功能，以保证能够正常访问数据库。

②．若系统硬盘空间较紧张且业务数据量大，可经

常使用本功能以增加硬盘的自由空间。

③.若发现有数据文件丢失或不完整现象，应使用本

功能。

6.2 数据备份

● 主要功能：将当前工作目录中的所有用户数据复制到某个指定的

备份目录中。

● 操作步骤：

【第一步】点击“系统维护/数据备份/数据备份”菜单项或子窗口

上的“数据备份”快捷按钮，便弹出‘备份目录选择’窗口，如图

7-1所示。

图6-1 备份目录选择窗口

【第二步】在上面的窗口中选定一个备份目录，双击之或点击工具

条上的“选择”按钮，系统便进行数据备份。



说明：

①．在进行数据备份之前，应首先设置备份目录。

40

②．‚备份目录选择‛窗口中仅显示本年度的备份目录以供

选择。

③.可以选择已有备份数据的目录，但会将已有数据覆盖。

④．可以选择自动备份目录，但以后进行自动备份时有可能

将本次备份数据覆盖掉。

6.3 数据恢复

● 主要功能：将某个备份目录中的所有数据文件复制到当前工作目

录，并重建所有索引文件。

● 操作步骤：

【第一步】点击“系统维护/数据备份/数据恢复”菜单项，便弹出

‘备份目录选择’窗口（请参阅图7-1）。

【第二步】在上面的窗口中根据实际需要选择一个备份目录，双击

之或点击工具条上的“选择”按钮，系统将对所选目录中备份数据

的完整性进行检查。若数据完整便进行数据恢复和数据重建并给出

进度信息；若数据不完整或目录已删除则给出提示信息而不作数据

恢复。

【第三步】当数据恢复和数据重建工作结束后，系统便回到‘选择

操作员’窗口， 要求用户重新登录系统。



说明：

①．由于执行此功能后，将以备份数据覆盖现有数

据，而且不可逆转，所以必须在判明系统当前数据库确

实被损坏、或者在上次数据备份之后输入了大量错误数

据、或者误做了‚开始初始化‛等，才可以考虑使用此

功能。

②．若欲恢复的数据已经备份到软盘（或其它位置）

且已在硬盘上删除，或硬盘上的数据不完整，则应首先

使用‚软盘恢复‛菜单功能，然后再使用本功能。

③. 要查询备份目录中的数据则不需要进行数据恢

41

复，而应该使用‚查询备份数据‛菜单功能。 而且在

做数据恢复之前，最好先做备份数据查询以确认应该恢

复哪一个备份目录中的数据。

6.4 软盘备份

● 主要功能：将硬盘上某个备份目录中的数据经过压缩/打包后备

份到软盘上。

● 操作步骤：

【第一步】点击“系统维护/数据备份/软盘备份”菜单项或子窗口

上的“软盘备份”快捷按钮，便弹出‘选择备份信息’对话框，如

图7-2所示。

图6-2 选择备份信息对话框

【第二步】在上面的对话框中按照提示输入以下信息：

存档路径：即软盘驱动器号，其默认值为‘A：’。 可以直接写入，

亦可以点击其编辑框中的按钮而打开“文件夹浏览器”，从中选择一

个文件夹。

备份年份：系统会将所有硬盘备份目录的所属年份值列于该栏目的

下拉框中，用户可从中选择某一年份。

备份目录：即硬盘上的备份目录。该栏目的下拉框中列出了指定年

份的所有目录以供用户选择。

42

【第三步】上述信息输入完毕，点击该对话框中的“确定”按钮，

系统便检查所选硬盘备份目录中的数据是否完整，若不完整则给出

相应的提示信息并结束操作；若完整则进行打包并给出“接收口令

设置”对话框，如图7-3所示。

图6-3接收口令设置对话框

【第四步】在上面的对话框中直接输入口令，然后点击 “备份”按

钮，系统便提示插入软盘，而后检查软盘状况并给出“软盘状态信

息”对话框，该对话框给出软盘上已有文件个数、所占磁盘空间和

剩余磁盘空间等状态信息，如图7-4所示。

图6-4软盘状态信息对话框

【第五步】对该软盘及其文件的处理：

⑴．若想更换软盘，请点击“换盘”按钮，系统便提示您另插入软

盘并检查该软盘状况。

⑵．若想将该软盘上的文件删除，请点击“删除文件”按钮，便弹

43

出“删除软盘文件”窗口，在此处可以有选择地删除软盘文件，也

可以全部删除。

⑶．若想使用该软盘进行备份，请点击“不换”按钮，则系统便进

行软盘备份并给出“软盘备份成功”之提示。

⑷．若要放弃软盘备份操作，请点击“放弃”按钮。



说明：

①．软盘备份是为了更安全、更持久地保存用户数

据，因此请选用质量较好的刚格式化过的空软盘。

②．由于同一年份的数据作软盘备份后，其压缩文

件的名称都相同，因此不要将两套数据备份到同一张软

盘上，以免发生文件名冲突。

③. 在备份同一套数据时，若一张软盘空间不足，

则系统会提示插入第二张、第三张软盘...。 请将各备

份软盘编号并在标签上写明编号、备份时间和备份人员

等。

④. 若设置了恢复口令（即备份软盘时设置的接收

口令）则应牢记住，否则无法进行软盘恢复。

6.5 软盘恢复

● 主要功能：将软盘上的备份数据解压缩并恢复到硬盘备份目录

中，即是“软盘备份”的逆过程。

● 操作步骤：

【第一步】点击“系统维护/数据备份/软盘恢复”菜单项，便弹出

‘选择备份信息’对话框（请参阅图7-2）。

【第二步】在该对话框中按照提示输入有关信息之后，点击“确定”

按钮便弹出‘输入接收口令’对话框（请参阅图7-3）。

【第三步】在‘输入接收口令’对话框中输入接收口令，然后点击

“恢复”按钮，若口令核对正确则进行软盘恢复并给出“软盘恢复

成功”之提示信息。

44



说明：

①．执行此功能后，硬盘目录中的原有数据将被软盘上的数

据所覆盖，因此，最好选择与此软盘备份数据相同的硬盘目录或

新建空目录。

②．若备份软盘为多张，则在恢复时应按其编号顺序依次进

行。

③. 在做完软盘恢复后，可以通过“查询备份数据” 来检查恢

复到硬盘上的数据是否为所需要的数据。

6.6 查询备份数据

● 主要功能：使系统从当前工作目录转入硬盘备份目录，同时从“正

常处理”状态转为“备份查询”状态，以进行备份数据查询。

● 操作步骤：

【第一步】点击“系统维护/数据备份/查询备份数据”菜单项或子

窗口上的“查询备份”快捷按钮，便弹出‘备份目录选择’窗口（请

参阅图7-1）。

【第二步】在上面的窗口中选择一个所要查询的备份目录，双击之

或点击工具条上的“选择”按钮，系统首先对该目录中的数据文件

重建索引，然后回到‘选择操作员’ 窗口，要求用户重新登录系统。

【第三步】重新登录后，系统便进入“备份查询”状态。此时可以

对备份目录中的各种数据进行查询，其方法与在“正常处理”状态

下的查询方法相同。

【第四步】备份数据查询完毕，需要通过“恢复业务操作”菜单项

而退出“备份查询”状态，并通过重新登录而回到当前工作目录，

恢复“正常处理”状态。



说明：

①．若所要查询的备份数据不完整则无法查询，系

统给出相应的提示。

②．进入‚备份查询‛状态后，只能进行查询和打

45

印，无法进行数据编辑以及系统初始化、期间结转等操

作。

③. 本菜单项在‚备份查询‛状态下被禁用，只有

在‚正常处理‛状态下才可以使用。也就是说，一次只

能查询一个备份目录，若要查询另一个则先利用‚恢复

业务操作‛功能使系统回到当前工作目录和‚正常处理‛

状态，然后再利用本功能查询另一个备份目录。

6.7 操作员管理

● 主要功能：用于管理操作员信息——增加或删除操作员、设定其

操作权限等。

● 操作步骤：

【第一步】点击“系统维护/操作员管理/操作员管理”菜单项或子

窗口上的“操作员”快捷按钮，便弹出‘操作员身份及操作员管理’

窗口，如图7-5所示。

该窗口分为上、下两部分，上面的数据表格中列出操作员身份信息，

可在此处对操作身份进行增﹑删﹑改操作；下面的数据表格中则显

示与上面的某一种身份相对应的操作员信息，可在此处对操作员进

行增﹑删﹑改操作。

【第二步】设置操作员身份：将焦点移至‘操作员身份’列表中，

利用工具条上的“”按钮或键盘上的“↓”方向键增加一条记录，

+

则系统自动产生“身份代码”且不允许用户修改，其余各项则由用

户自行设定。“名称”和“描述”两项内容直接填写；“菜单权限”

的设置方法如下：

点击“菜单权限”栏目中的“”按钮，便出现信息提示框，确认

便进入‘权限设置’状态。此时，凡菜单项名称前带有“”标志

的，表示有权使用该菜单功能，否则表示无权使用。

u对各菜单项操作权限的设置方法：点击某菜单项，便弹出“权限

设置”对话框，在此可以设置权限也可以取消权限。另外，对于那

些涉及数据操作的菜单项，若设置了权限，还要进一步细致地设置

46

对有关数据的操作权限。

权限设置完毕，点击主窗口中的“文件/退出”菜单项或主窗口工具

条上的“退出”按钮，便退出“权限设置”状态而回到‘操作身份

及操作员管理’窗口。

图6-5 操作身份及操作员管理窗口

【第三步】设置操作员：首先在上面的身份列表中指定操作员身份，

然后将焦点移至下面的操作员列表中，同样利用工具条上的“”

+

按钮或键盘上的“↓”方向键增加一条记录，则系统自动将该身份

的缺省图标赋给该操作员，用户可以更换图标，方法如下：

点击“图标”栏目中的“”按钮，便弹出“图像字段浏览器”，此

处显示出现有图标，如图7-6所示。

47

图6-6 图像字段浏览器

点击上图中的“装入”按钮，便打开“文件夹浏览器”，从中指定图

标文件及所在目录并确认，系统便将新图标显示于图像字段浏览器

中。

点击上图中的“存盘”按钮，则图标更换成功。

至于操作员“名称”和“口令”两项内容直接填写即可。

【第四步】当数据编辑完毕，点击工具条上的“退出”按钮，便

弹出“是否保存数据修改结果”的提示，此时选择“是”，便保

存编辑结果。



说明：

①．系统默认一位最高级别的‚系统主管‛，让其拥

有对系统所有功能的操作权力，其身份不设代码，其姓

名则在初次使用本系统而作系统初始化时录入（请参阅

本文‚4．1开始初始化‛）。

②．级别规定：‚系统主管‛为最高级，其下依次为

第一级、第二级......，最低到第五级。

③．管理权限规定：逐级向下管理，不能越级和跨

级。即每个操作员只能管理其下一级操作身份及操作

员，而不能管理其上一级、同级（包括自身）和下下级。

④．管理内容规定：每个操作员在其管理权限范围

之内，可以定义操作身份、授予其对菜单功能的使用权

限，并负责引进或删除操作员或修改其有关信息。

⑤．操作员对菜单功能的使用权限：下一级使用权

限只能小于或等于上一级使用权限。

⑥．若在此处为操作员设置了口令，则须牢记之并告知该操作

员，否则该操作员无法登录系统。

⑦．在此处对操作员的增、删操作将反映到系统登录时的‘操

作员选择’窗口。

48

6.8 菜单信息管理

● 主要功能：允许用户对系统菜单信息进行编辑，包括按照自

己容易理解的方式或习惯用语来修改“菜单描述”与“菜单提示”

信息，还可以为菜单操作设置快捷键。

● 操作步骤：

【第一步】点击“系统维护/操作员管理/菜单信息管理”菜单项，

便弹出‘菜单信息维护’窗口，如下图所示。

图6-7 菜单信息维护窗口

【第二步】在上面的窗口中，仅允许对某些栏目的数据进行修改，

不允许增加新记录和删除现有记录。其中，“菜单描述”与“菜单提

示”两项内容可以直接修改；而“快捷键”一项则须从该栏目的下

拉列表中选择。其余栏目则不允许用户修改。

【第三步】当数据编辑完毕，点击工具条上的“退出”按钮，便弹

出“是否保存数据修改结果”的提示，此时选择“是”，便保存编辑

结果。



说明：

①．‚菜单描述‛及‚菜单提示‛信息不可随便修改，须认真

对待，否则有可能造成被修改的菜单项意义不明，影响使用。

49

②．仅需对常用菜单项设置快捷键，且应方便记忆。否则

达不到设置目的。

③．修改并存盘后，需要退出开票系统，重新登录进入系

统后，此次修改的菜单信息才会真正生效，在系统菜单名称中

显示出来。

6.9 运行日志查询

● 主要功能：用于查看系统运行日志。

● 操作步骤：

【第一步】点击“系统维护/操作员管理/运行日志查询”菜单项或

子窗口上的“日志查询”快捷按钮，便弹出‘运行日志查询’窗口，

如图7-8所示。

图6-8 运行日志查询窗口

【第二步】运行日志查询完毕，点击工具条上的“退出”按钮便结

束该操作。



说明：

①．系统运行日志是对用户操作过程与操作状况的实时记

录，它是系统在运行过程中自动生成的。其内容以对菜单项的

50

操作为记录单元，包括操作员姓名、开始操作时刻、操作时间、

和操作是否成功等信息。另外，每次登录系统时，运行日志都

记下登录时的日期/时间以及到退出系统时的时间间隔。

②．系统运行日志的用途：

a. 用于调查操作员盗用身份和越权操作情况；

b. 当数据录入错误时，用于查看数据操作过程，分析出

错原因；

c. 用于数据维护前查看数据备份时间，以决定是否进行

数据备份或数据恢复。

d. 如果某条记录只有进入时间而没有退出时间，则可推

断系统执行该项功能时发生了软、硬件故障。

③．运行日志具有一定的容量限制，系统默认值为5000条

记录。即当记录个数将要超过5000条时，每增加一条新记录，

便自动删除一条最早的旧记录以保持总计录数不超过5000

条。 若用户自行设置日志容量值，则最小为5000，无上限。

④．当执行“系统设置/系统初始化/开始初始化”功能时，系

统运行日志将被清空。

附录 主分机操作说明

本部分重点介绍主分机结构下，主机和分机的操作步骤。

51

主机

1.设置分开票机数

通过点击系统主界面工具条上的“系统设置”按钮或选择“文

件”主菜单中的“系统设置”菜单项，便可以打开“系统设置”

子窗口。点击“参数设置”》“开票机信息”，设置分开票机数。

图7-1 分开票机数设置

2.向分机分配发票

通过点击系统主界面工具条上的“发票管理”按钮或选择“文

件”主菜单中的“发票管理”菜单项，便可以打开“发票管理”

子窗口。

52

图7-2 主机发票管理界面

点击“领用管理”》“分开票机发票管理”》“向分机分配

发票”，弹出如下窗口：

图7-3 选择发票卷

53

选择要分配的发票，点击“下一步”，弹出如下窗口：

图7-4 向分机分配发票

输入向分机分配的发票起始号码和分配份数，点击“分配”。

图7-5 保存发票分配信息

点击“保存”，保存主机向发票分配的发票信息，发票分配

完成。

54

3.接收分机传出资料

通过点击系统主界面工具条上的“发票管理”按钮或选择“文

件”主菜单中的“发票管理”菜单项，便可以打开“发票管理”

子窗口，点击“资料接收”。

图7-6 接收分机传出资料

点击“浏览”，选择分机传出资料所在的路径，点击“确定”。

图7-7 选择分机传出资料

显示接收结果，并提示主机返回文件保存路径。

55

图7-8选择分机传出资料

分机

1.读入主机分配发票

点击“发票管理”》“普通发票领用”》“从介质读取”。

图7-9 分机读入主机分配发票

选择主机传出的发票信息。

56

图7-10 选择主机分配票源

2.向主机传出资料

点击“发票管理”》“资料传出”。

图7-11 选择保存路径

显示传出资料的保存路径。

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图7-12 显示传出结果

3.读入主机返回文件

点击“发票管理”》“报送处理”》“介质报送结果读入”。

图7-13 读入主机返回文件

选择主机返回文件保存路径，点击“确定”。

58

图7-14 读入主机返回文件处理结果

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客 户 编 码