印章管理的风险点及其防控

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建筑施工企业印章管理的风险点及其防控

一、与印章管理有关的重要法律法规及司法

解释梳理。

（一）对印章的刻制、使用的法律规范。

《中华人民共和国公司登记管理条例》第二十

五条规定：“依法设立的公司，由公司登记机关发

给《企业法人营业执照》。公司营业执照签发日期

为公司成立日期。公司凭公司登记机关核发的《企

业法人营业执照》刻制印章，开立银行账户，申请

纳税登记”。

《国务院关于国家行政机关和企业事业单位

社会团体印章管理的规定》“二十四、国家行政

机关和企业事业单位、社会团体的印章，如因单

位撤销、名称改变或换用新印章而停止使用时，

应及时送交印章制发机关封存或销毁，或者按公

安部会同有关部门另行制定的规定处理。”

“二十五、国家行政机关和企业事业单位、

社会团体必须建立健全印章管理制度，加强用印

管理，严格审批手续。未经本单位领导批准，不

得擅自使用单位印章。”

“二十六、对伪造印章或使用伪造印章者，

要依照国家有关法规查处。如发现伪造印章或使

用伪造印章者，应及时向公安机关或印章所刊名

称单位举报。具体的印章社会治安管理办法，由

公安部会同有关部门制定。”

《中华人民共和国治安管理处罚法》第五十

二条规定：“有下列行为之一的，处十日以上十

五日以下拘留，可以并处一千元以下罚款；情节

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较轻的，处五日以上十日以下拘留，可以并处五

百元以下罚款：（一）伪造、变造或者买卖国家

机关、人民团体、企业、事业单位或者其他组织

的公文、证件、证明文件、印章的；”《中华人

民共和国刑法》第二百八十条第二款规定：“伪

造公司、企业、事业单位、人民团体的印章的，

处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治

权利，并处罚金。”

可见，我国对公司印章刻制、备案和使用有着

严格、规范的法律规定，公司应凭登记机关核发的

《企业法人营业执照》到经由公安机关许可机构刻

制印章，且一个公司仅应刻制一套行政公章、财务

专用章和法定代表人（负责人）名章，如需换用新

印章则须及时将旧印章送交印章制发机关封存或

销毁，方可按规定另行刻制。虽然2017年7月15

日起，刻制公司公章已无须经公安机关审核，但仍

需按要求提供资料并按规定报公安机关备案。

（二）九民纪要中对盖章行为法律效力的裁判

要旨规定

“司法实践中，有些公司有意刻制两套甚至多

套公章，有的法定代表人或者代理人甚至私刻公

章，订立合同时恶意加盖非备案的公章或者假公

章，发生纠纷后法人以加盖的是假公章为由否定合

同效力的情形并不鲜见。人民法院在审理案件时，

应当主要审查签约人于盖章之时有无代表权或者

代理权，从而根据代表或者代理的相关规则来确定

合同的效力。

法定代表人或者其授权之人在合同上加盖法

人公章的行为，表明其是以法人名义签订合同，除

《公司法》第16条等法律对其职权有特别规定的

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情形外，应当由法人承担相应的法律后果。法人以

法定代表人事后已无代表权、加盖的是假章、所盖

之章与备案公章不一致等为由否定合同效力的，人

民法院不予支持。

代理人以被代理人名义签订合同，要取得合法

授权。代理人取得合法授权后，以被代理人名义签

订的合同，应当由被代理人承担责任。被代理人以

代理人事后已无代理权、加盖的是假章、所盖之章

与备案公章不一致等为由否定合同效力的，人民法

院不予支持。”

二、建筑施工企业印章管理的风险点

施工企业在印章管理方面主要存在的问题总结

1.印章刻制业务流程不规范。有些单位只要业务需

要，就随便刻制印章，刻制后又没有下发正式启用的文件，

也没有明确印章使用范围和使用时间。

2.印章刻制不在公安部门指定的刻制点进行，也不在

公安机关备案，刻完即用，这就为以后发生印章使用风险

埋下了隐患。

3.违反用章制度，印章被滥用，更有甚者在空白介绍

信或空白纸张上用印。印章保管者让印章离开自已的视线

或因自己没时间让他人代为盖章，在没有监管人的情况下

允许他人携带印章外出。

4.印章使用过程没有原始的留痕记录，很多企业用章

采用一纸请示，请示完成后，领导审批用印的签批单没有

统一存档（包括电子化存档处理），时间长了很容易丢失，

无法追溯，形成法律风险。

5.有的企业未设专人保管，印章丢失或被盗后也不及

时报告，不及时报案，也不主动在报纸上发布公告声明作

废，从而留下了潜在的用印风险。

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6.允许不具备资质的企业挂靠且容许其使用印章，一

旦挂靠单位出现问题，企业就要承担相应责任。

7.项目部被撤销和关闭后，没有及时收回和销毁印

章，造成印章的流失，形成了潜在的法律风险。

三、施工企业在印章使用管理方面可采取的措施

1.企业要建立岗位法律风险防控体系。对印章管理岗

位人员要明确印章管理岗位的法律风险防控职责，增强印

章风险管理的敏感度和使命感，不断提升印章管理的技能

和法律风险防范意识。

2.企业印章监管部门要落实好制定印章管理规定。要

指定刻制印章管理的专门部门，明晰印章刻制、使用的业

务流程，做到印章从刻制，到使用，再到废除都有管理依

据，明确用印单位或项目对印章管理的岗位职责。

3.项目部印章的刻制必须由印章监督管理部门统一刻

制。坚持刻制单位与使用单位分离的原则进行管理，用印

单位提出刻制申请，刻制单位主要领导审批后，由印章监

督管理部门统一到公安机关指定的单位刻制并备案。印章

监督管理部门在印章交付使用前，应下发印章启用文件通

告，未经启用的印章不能使用。

4.加强用印过程管理。企业应当建立统一的印章使用

台账，并作存档留痕处理，同时扫面存档，以方便调阅。

印章的使用必须建立申请审批制度，申请人和盖章人禁止

为同一人。用印时必须由印章保管人员亲自用印，不能让

他人代为用印，同时不能让印章离开印章保管人员的控

制，原则上用印时应在监控录像下进行，监控录像在用印

当天由监管部门核实是否存在违规情况，监控录像至少保

存五年。

5.不准随意携带印章外出。印章保管人员必须加强对

印章的保管，未经企业主要领导批准，不允许将印章携带

外出，特殊情况下需携带外出时，必须指定监印人随同。

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印章遗失必须在第一时间向公安机关报案，并取得报案证

明，同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明。

6.禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文

件上盖公章。如遇特殊情况时，必须经总经理同意，而且

公章使用人应在《公章使用登记表》上写明文件份数，在

文件内容实施后，应再次进行核准登记。

7.企业必须定期检查印章使用情况。企业印章管理部

门应按照印章管理规定组织法律、纪检等部门对所属单位

印章使用情况进行检查，发现问题及时采取相应措施。

8.企业应限定项目部印章用途和使用审批程序。严格

按建筑施工企业行政公章的使用程序要求各级印章保管

和使用单位。项目部印章和部门印章要严格限定使用范

围，不能用于对外签订合同，不能在对外承诺、证明等材

料上使用，必要时要将使用权限通知业主、原材料供应商

等利益相关方，并要求材料供应商或服务提供商提供确认

书。

9.及时处理冒用公司印章的行为。企业在遇到仿冒本

单位或项目部印章的情况时，企业印章管理部门要及时将

有关情况通报法律管理部门，由法律管理部门按法律规定

解决。基本做法如下：首先，及时向公安机关报案，追究

仿冒人的法律责任;其次，在相关报纸上发布澄清声明，

及时知会潜在客户;再次，及时通知仿冒合同的相对人，

陈述相关事实，及时撤销相关合同，如果相对人不予配合，

要及时向当地法院申请撤销，通过法律途径进行撤销。

四、司法实践中关于“虚假印章”认定的案例分析

1.企业法定代表人或代理人使用“虚假印章”，或同

时经法定代表人或代理人签署，一般应认定合同成立并生

效。

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企业法定代表人使用“虚假印章“的文件、合同，或

者同时经法定代表人签字的文件、合同，企业法定代表人

在履行职务行为时的签字或盖章均可使合同成立，此时印

章真实与否已不再重要。

(2016)最高法民申206号“阳朔一尺水

实业投资开发有限公司、王杰与阳朔一尺水实业投资开发

有限公司、王杰等民间借贷纠纷案”中认为，虽然一尺水

公司的印章与一尺水公司现在使用的印章样本不一致，但

其法定代表人丁磊的签字是真实的，丁磊时任该公司的法

定代表人的身份是真实的，王杰有理由相信作为一尺水公

司法定代表人的丁磊履行职务行为的真实性，丁磊的行为

代表了一尺水公司的行为。

2.公司法定代表人私刻公章，从事明显属于违反法定

忠实义务的无权代表行为，具有明显的超越代表权的外

观，相对方不构成善意，代表行为无效。

（2012）民提字第208号“宁波绣丰彩

印实业有限公司、浙江杭州湾汽配机电市场经营服务有限

公司、慈溪逍新投资咨询有限公司、慈溪逍新汽配贸易有

限公司等合同纠纷案”，认定本案所涉的协议条款使机电

公司只承担巨额债务而不能获得任何对价，不属于公司正

常的经营活动，且孙跃生同时代表公司和个人签约，行为

后果是将公司利益转移给个人，具有明显的超越代表权的

外观。在孙跃生不能提供股东会同意证明的情形下，绣丰

公司根据协议内容理应知道孙跃生的行为不是为机电公

司经营活动所从事的职务行为，而是违反公司法强制性规

定的侵占公司财产行为。绣丰公司以协议和委托书加盖了

机电公司公章为由主张善意信赖孙跃生代表权的理由不

能成立。

3.无权代理人使用“虚假印章”，如构成表见代理，

亦应认定所涉文件、合同成立有效。

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在审理的“合肥鑫丰建筑安装工程有限

公司、青海华瑞物资有限公司与合肥鑫丰建筑安装工程有

限公司、青海华瑞物资有限公司等买卖合同纠纷案”

[(2015)民申字第1620号]中认定：鑫丰公司承包民和县保

障性住房和棚户区改造工程安置房工程后，与刘建民签订

《幢号承包责任制合同》，刘建民实际负责鑫丰公司该项

目6号楼、7号楼、8号楼的施工。对此节事实，鑫丰公

司无异议。鑫丰公司虽称其与刘建民之间是分包关系，但

刘建民个人并无工程建筑的施工资质，鑫丰公司应当知晓

刘建民只能以鑫丰公司的名义进行施工。而对华瑞公司而

言，到工商管理部门核实签章的真实性并非签订合同的必

要环节。华瑞公司根据“合同、付款协议、以及现场勘查”，

已有理由相信刘建民具有鑫丰公司的授权，华瑞公司已尽

到谨慎的审查义务。根据《中华人民共和国合同法》第四

十九条的规定，刘建民以鑫丰公司6号楼、7号楼、8号

楼项目部的名义签订合同的行为构成表见代理，由此产生

的法律后果应由鑫丰公司承担。

4.主张争议印章真实一方证明印章所属单位知晓该印

章而未作否认，即使争议公章与备案公章不一致，也应认

可其效力，即我们常说的“弄假成真”。

在(2016)最高法民申255号，“汪天雄与重庆洲实

业(集团)、朱惠德建设工程施工合同纠纷案”中，虽然已

有生效刑事判决书认定合同公章是伪造，但是最高法院认

为，重庆洲公司对假公章的存在、使用是知晓的，由于

其明知该公章存在并使用而未采取措施防止相对人的利

益损害，因此，使用该公章签订的合同应认定为重庆洲

公司的行为。

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