时须注意的问题有哪些

时须注意的问题有哪些

电话不仅仅是一个传递信息的工具，还在很大程度上体现通话者

个人的修养和素质。下面是店铺给大家搜集整理的时须注意

的问题文章内容。希望可以帮助到大家!

时须注意的问题

择时通话。通话时机的选择看似平常，实际上很重要。有的人只

以自己的情况为判断标准，选择自己方便的时候，这实际上

是对通话对象不够重视、尊重的表现。设身处地地考虑对方的情况，

是选择通话时机的基本原则。

要选择通话效率高的时间，换句话来讲，就是人家不会

厌烦的时间。比如休息时间尽量不要给他人打电话，除非万不得已。

严格地讲，晚上10点之后，早上7点之前，没有什么特别的急事不要

打电话。万一有急事打电话，要先说一句“抱歉，事关紧急，打搅你

了!”否则的话对方很可能会厌烦。再者，就餐时别打电话。现代人工

作繁忙，通常中午只有一个小时的吃饭时间，如遇电话，岂不影响食

欲?另外，倘若不是重大事情，节假日不要打电话。在现代社会里，尽

量不打扰他人的节假日休息应该成为常识。如果是拨打国际长途电话，

尤其是像美国等距离较远的国家，还要考虑到时差的问题。

除了要注意时间的选择，还要注意空间的选择。一般来

讲，私人电话是在家里打的，公务电话是在办公室打的。在工作场合，

拨打私人电话应该尽量用自己的手机。此外，切不可旁若无人地大声

吆喝，令他人厌烦。

简短通话。电话打多长好呢?在日常生活中，有多少事就

说多长时间，说清楚为止。但是，在秘书工作中，通话时间是宜短不

宜长，要遵守电话礼仪中的“3分钟原则”，即每次通话的时间应该有

效地控制在3分钟之内。当然，这里的“3分钟”并非是绝对的只能通

话3分钟，而是指要长话短说，废话少说，没话不说。不是

为了排遣寂寞，不可拿着话筒捉迷藏，一定要有时间观念。

通话内容精练有序。正确把握通话内容的一个有效方法就是要养

成重要电话列提纲的习惯。首先，要知道通话对方有几个电话号码，

第一个打不通就拨第二个。接通后要先做自我介绍。其次，要列出通

话的事项，先讲重要的事情，后讲次要的事情。

礼貌挂机。结束通话后要礼貌地挂机。首先，要了解怎样暗示对

方终止通话。其标准化的做法就是重复要点，比如：“陈部长，那我

们这次就说好了，请您下个星期一参加我们单位的专家论证会。如果

没有记错的话，我应该让司机于下周一早晨8点到您家楼下，接您过

来。”这就是重复要点的方法，以免对方记错了，或者忘记了，同时

也说明工作人员训练有素，不说废话。

要熟知挂机的顺序。不少工作人员以为通话完毕应该由对方先挂

断电话，这虽然是出于礼貌，但实际上却行不通。从礼仪角度来说，

通话完毕应该由地位高者先挂断电话。对工作人员来说，应该由上级

先挂，客人先挂。如遇特殊情况，即通话双方地位一样，性别相同，

年龄相仿，此时一般就是谁先拨打谁先挂断。

接听电话时须注意的问题

铃响不过3声。要注意“通话3分钟”原则，而接听电

话则要遵循“铃响不过3声”原则，及时接听电话，尤其是有约在先

的电话。约好通话而不接是严重的失礼行为。当然，训练有素的工作

人员应该在电话铃声响两三声后再接，如果铃声刚一响就接，很可能

电话会掉线。倘若电话铃声响到6声以上才接，接电话的人应该首先

向对方致歉：“抱歉!让您久等了。”

正确处理打错的电话。当我们接听到对方拨错的电话，首先仍然

要向对方问好，说明电话拨错了。然后要将本单位的电话号码重复一

下，让对方验证。

在日常工作中，电话中断是经常遇到的情况，尤其是手机，说着

说着就断了，可能是没电了，也可能是掉线了。遇到这种情况，秘书

人员有责任告诉对方，自己所在的位置可能网络没有覆盖，并请对方

指定一个时间，我们拨打过去。万一没有一点先兆，电话“啪”地就

断了，要马上把电话打回去，打回去的时候第一句话就要道歉，并告

知对方电话掉线了，或者说电池用完了。把电话首先打回去，这是对

他人的尊重。如欲同对方另约其他时间通话，应该说好自己将按时主

动拨打对方的电话。

接打电话要注意的细节

使用礼貌用语。要讲究礼仪，使用文明礼貌语言，表达热情友好

的态度，体现良好素质，维护机关形象。

搞清沟通对象。不论打电话还是接电话，都要首先搞清楚与自己

通话的人是谁，特别是重要电话，一定要确认对方的身份。

清晰表达意思。使用言简意赅的语言，清楚准确表达自己的意思，

不要模棱两可、含糊不清，甚至随意乱说。

作好文字记录。简单事项可以记在脑中，重要事项或后续还要办

理的事项，要作好文字记录。特别是工作繁忙时，在一边处理事情一

边不停接听电话的情况下，更要随手记下关键点，接完后及时整理写

清，防止遗忘误事。

有人正在接打电话时，同在一室的其他同志不要大声喧哗、高声

谈笑，以免造成干扰并给对方留下不良印象。有事要提示正在通话的

人时，要尽量压低声音，避免让对方听到，以免失礼。

挂电话时，要缓慢、轻轻放下听筒，避免出现很响的“啪”的一

声，让对方感到不悦。

接打电话时要有保密意识。两个人处于一室同时接打电话时，都

要压低声音，拉开距离，既可避免相互干扰，又可防止泄露工作事项。

几个电话同时响起时，要分清轻重缓急，一般先接外来电话，再

接内部电话。