费用报销制度及报销流程

费用报销制度及报销流程

总则

一、为了加强公司内部管理,规范公司财务报销行为,合理控制费用支出,特制定本制度;

二、本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况,分别说明报销相关的借款流程及各项支出具

体的财务报销制度和报销流程;

三、本制度适用公司全体员工;

第一条：借支管理规定

一、出差借款：出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款,出差返回5个工作日内办

理报销还款手续;

二、其他临时借款,如业务费、辅助材料费、办公费、周转金等,借款人员应及时报帐,除周转金

外其他借款原则上不允许跨月借支;

三、各项借款金额超过5000元应提前3—5天通知财务部备款;

四、借款销账规定：1借款销帐时应以借款申请单为依据,据实报销,超出申请单范围使用的,须

经主管领导批准,否则财务人员有权拒绝销帐；2借领支票者原则上应在5个工作日内办理

销帐手续;

五、借款实行“前款不清,后款不借”原则,员工在财务部有借款余额或上次借款尚未归还或核

销的,除非有特殊情况,否则不允许再次借款；费用报销时,应先归还借款,当年12月31前

的借款尚未核销的,如无特殊情况,一律从工资或奖金中扣回;

第二条：借支流程

一、借款人按规定填写借款单,注明借款事由、借款金额大小写须完全一致,不得涂改、支票或

现金;

二、审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批;

三、财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续;

第三条：报销的要求

一、发票的基本要求

② 票必须合法、真实、有效,且发票背面或单据背面必须有经办人签名;

②发票不得涂改、挖补、大小写金额必须相符,字迹清楚;发现发票有误,应当退回重开或更

正,更正处应加盖开票单位公章;

③ 票用胶水分类、整齐地粘贴在报销粘贴单上,防止原始凭证在传递过程中丢失;

④ 票抬头与公司名称应一致,并具有规定印章公章或财务专用章或发票专用章等;

⑤ 财务部门有权拒收不合法不合规的票据,应当扣留虚假票据,并及时通报相关责任人;

二、报销凭证的填写要求

三、①必须按费用报销单要求填写相关内容;

四、②报销事项的内容、用途说明必须清晰准确,并注明费用归属属于哪个单位或项目,便于分

类核算或转账,必要时附清单详细说明,另报销业务招待费如送红包,购烟,好处费之类需事

先征得单位经理的批准,否则财务部有权不予报销,将自行承担费用,如无法取得发票,经办

人应填写招待费事项证明单,并归属哪个工程项目,签字证明后交单位经理审核后交财务部

方能取得报销款;

五、③凡是费用需要在公司和各单位之间分摊或工程项目之间分摊的,报销人应该根据原始凭

证抬头与费用归属关系,分别归集后,填写相应的报销凭证,确不能归集应给予适当分配比

例;

六、④施工或生产过程中需要的辅助材料,需事先按实际需要情况报告项目负责人并递交材料

申请单交采购部核实后统一购买,特殊情况可自行先垫资购买,但自行购买无报告无申请单

的,财务部有权不予报销;购买后的材料申请单应留底一份财务部,以便核实;

七、⑤原则上不允许报销项目负责人与工人的就餐费用,需经得总经理批准方能办理报销手续;

八、⑥报销金额大小写必须一致,不得涂改,不得使用铅笔、圆珠笔、红墨水笔填写;

九、⑦财务在审核时按相关制度规定有权去除不符合要求的票据如白条、不符合要求的发票等,

可以核小报销金额；但审核金额超过原报销金额时,应退回经办人重填或按申报金额报销;

十、⑧费用报销单分差旅费报销单、招待费用报销单和费用报销单,差旅费报销填差旅费报销单,

其他所有费用填费用报销单；

十一、 其他报销附件要求

十二、 ①除发票外,其他附件、报表必须合法、合规,有相关责任人的签字审批,业务招待费的

报销报销人对应说明的事项根据管理需要要求填写费用说明清单,但费用说明清单不做为

原始入帐凭证;

十三、 ②差旅费报销除当天往返等特殊情况外应当附出差审批单,汽车费用报销应当附派车

单;

十四、 报销的时效要求

十五、 ①当月费用必须当月25日前报销处理完毕;

十六、 ②当年费用应在当年12月31日前报销处理完毕;部分费用的发票如当年无法取得,只

能在次年1月取得的,应在1月取得时立即办理报销；财务部门如果账务处理允许,应进入

当年费用;

十七、 ③申请先由公司预付支票的,经办人应在5个工作日内拿回相应发票按此报销流程办

理签字核销手续,否则视同个人借款按相关规定处理;

第四条：报销审批付款流程

一、经办人：根据本单位实际业务需要,在费用事项发生后,按照报销流程管理要求分类粘贴原

始凭证,填写报销单,交部门负责任审核;经办人对其发生费用的真实、合理、合法、完整性

负责,严禁虚报、假公济私;

二、部门负责人：按管理及责任权限对本部门发生费用的真实性、合理性负责审核并签字,对费

用是否符合部门计划、预算承担责任；部门负责人可以根据事项、金额的重要性,让部门业

务主管先行审核签字,并落实责任;对审核不通过的予以退回;

三、财务部门负责人：财务部门负责人或授权主办会计对报销凭证的相关内容,根据财务制度要

求、标准进行审核；并复核报销的金额、是否有备用金或其他借款,是否从报销款中扣回相

关借款；根据本单位的各项具体管理制度对票据的合法、合规性负责审核签字,对审核不通

过的予以退回;

四、单位经理、公司总经理：对授权范围内所有费用予以审批,并对费用的真实性、合理性承担

责任；对审批、审核不通过的予以退回;经理、总经理的费用,由财务负责人审核后,交由董

事长审批;

五、董事长公司相关规定或授权,对费用具有最终审批权,并以法人代表身份对所有费用的真实、

合理、合法合规性承担责任;董事长的费用由财务负责人审核;

六、出纳：审核报销单是否完成上述签字流程,是否本人签字,对审批签字手续不全的坚决予以

退回;对报销金额再次复核,复核金额付款金额只能小于等于报销人申报金额,对复核金额

大于申报金额的,予以退回给经办人重新办理或按申报金额办理;报销费用冲抵借款的部份,

出纳应开具收据；收回多余的现金,收据中的一联应作为凭证附件;

第五条：报销时间的具体规定

为了协调公司对内、对外的业务工作安排,方便员工费用报销,财务部将报销时间具体安排如下：

财务报销：公司财务部每周四为财务报销日;若当月的最后一个报销日在该月的28日以后,为了

便于财务部集中时间月末结账,该报销日停止财务报销;

第六条 代办及其它

一、若员工为本单位其他职员代为办理报销或借款手续,报销人应填被代办人,并按被代办人的

职别进行审批,同时在报销单上注明由代办人代办;员工借款在领款时必须由本人亲笔签字

确认领款;

二、本规定自发布之日起执行;