电子发票报销的六大痛点和管控指南

电子发票报销的六大痛点和管控指南

还在担心员工报销时，发票种类繁多真假难辨？还在担心员工报

销时，重复打印电子发票报销？

这些都是经常处理发票的会计们所头疼的！

这里面既体现了传统发票的时候盛行，财务人天天查发票

的不可开交，也体现了电子发票时代，重复报销等问题给财务管理工

作带来的新挑战！

今天就来谈谈电子发票时代，财务人的管控之道！

痛点一、不得不给报销！

根据《国家税务总局关于推行通过增值税电子发票系统开具的增

值税电子普通发票有关问题的公告》（国家税务总局公告 2015 年第 84

号），该公告自 2015 年 12 月 1 日起施行。

国家推出了增值税电子发票，目前只有增值税电子普通发票，没

有增值税电子专用发票，增值税电子普通发票的开票方和受票方需要

纸质发票的，可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件，其法律

效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票

相同。

增值税电子普通发票长这样：

也就是说，企业如果收到增值税电子普通发票，可以自行打印版

式文件纸质发票做原始凭证，其版式文件已经按规定盖发票专用章，

不需要打印后再另加盖发票专用章。

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现在很多电子商务公司如京东商城等，大型餐饮公司必胜客等，

三大电信公司都推出了电子发票，而且国家税务局也在大力推广，这

是大势，作为企业财务会计不能逆势而为，所以公司人员的电子发票

还必须得给报销！

痛点二、担心重复报销

目前电子发票的报销确实存在监管上的漏洞，因为目前电子发票

的打印次数不受限制，可以无限次的打印。正因为可以自行打印，又

不需要额外再加盖专用章，这就给手工报销带来重复报销的风险。

痛点三、修改发票基本信息报销

现在国人技能可谓人人皆会，在企业做会计防不胜防！现在

PS 功能很强大，任何只要稍微有些想法人，都可通过修改电子发票

金额或者抬头，这种方法其实很聪明，有点让人始料未及的感觉，因

为此时它的发票编码没有动，如果你去校验发票的话，是不会出现问

题的。如果会计不仔细检查，是很难发票问题的！如果你可能反驳说

了，那我仔细检查不就好了吗？一张发票你能查询 10 分钟，1000 张

发票你查询多久，你还干其他工作吗？

支招一、电子发票如何报销？

第一种办法。接收开票方通过增值税电子开票系统开出的增值税

电子普通发票的开票信息，打印成增值税电子普通发票的版式文件作

为报销附件，用传统办法黏贴报销。

第二种办法。接收开票方通过增值税电子开票系统开出的增值税

电子普通发票的开票信息，将电子发票信息保存在适当的媒介中，报

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销凭证上注明电子发票存放的地点及进入的路径。这是最新的一个规

定，所以需要你们好好斟酌一下是否采用这一种方法！2016 年财政

部、国家档案局联合公布的《会计档案管理办法》中已明确了电子会

计档案的法律地位，只要满足该办法规定的条件，电子发票的开票方

或受票方，可仅以电子形式对发票进行归档保存。开票方或受票方需

要纸质发票的，可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件。

支招二、怎么保证不出现重复报销呢？

1、财务部可以对电子发票进行统计，以发票号码作为标识，这

样就能避免重复报销，还有个简易方法，在我们报销系统增加电子发

票号码字段。

2、就是通过 Excel 表格做台账。把所有的电子发票，发票编码

统一在 Excel 表格中，从中筛选排除相同的发票编码，可防范电子发

票重复报销。也可以再增加电子发票校验和鉴伪功能，如输入发票编

码，即可判断发票的真假和是否为重复发票。

3、电子发票在报销系统中应用中外，还可以结合企业内部的

ERP、CRM 等系统，到时发票资料全部电子化集中处理，发票的管理

也将变得简单，将大大提高企业运转效率。

4、也可以一刀切！凡是涉及电子发票报销，不允许以纸质发票

报销，以防篡改发票信息。这样也可以从根源上规避和重复！

支招三、电子发票报销指南

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1、请报销经手人自行打印电子发票作为报销的原始票据，电子

发票有相关明细及附件的，请随电子发票一并附上作为报销的原始凭

据；

2、请报销经手人在网报系统中准确录入电子发票的 12 位发票代

码及 8 位发票号码，未录入电子发票号或错误录入电子发票号将不能

正常报销；

3、请报销经手人自行在税务局网站查验电子发票真伪信息，并

承诺没有重复报销电子发票，报销经手人及经费负责人对经济业务及

电子发票的真实性负责。

4、员工每个月底递交上个月发票，最迟不能超过两个月报销时

间。

公司相关部门将对报销的电子发票进行抽查核实，并自动记录已

报销过的电子发票号，对报销虚假电子发票及重复报销电子发票的情

况，一经发现，将依规追究有关人员责任。

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