合同管理规定

XX公司

合同管理规定

第一章 总 则

第一条 为适应市场经济法制化建设的要求，进一步规范依

法经营行为,促进公司健康发展,根据国家有关法律法规和政策，按

照总公司合同管理规定的要求,结合公司实际情况，制定本规定.

第二条 公司应认真遵守国家的法律法规,教育全体员工不断

增强法制观念，不断提高公司依法经营管理的水平,使公司的各项

经营活动受到法律的保护。

第三条 公司对外签订合同时，应依照总公司的有关政策法

规，加强制度化管理和程序性监督，努力提高资金使用效益，坚

决制止逃避监督和违规操作的行为，预防可能发生的经营风险和

损失。

第四条 公司应认真维护总公司的整体利益，所有对外签订

的合同均须按照先申请批准、后签订合同的程序办理。凡违反本

条，按严重违反公司制度和纪律处理。

第二章 法定代表人的职责与授权

第五条 根据国家法律法规和公司章程，公司法定代表人代

表本公司对外行使民事权利，履行民事义务，承担民事责任。公

司法定代表人对公司内部的合同管理承担领导责任。

第六条 公司法定代表人依法行使职权，可以亲自签订合同

（协议），也可以授权他人代签合同（协议）.公司的其他人员和

机构未经法定代表人书面授权不得擅自代表公司对外签订合同。

第七条 公司法定代表人授权委托代理人对外签订合同（协

议）时，应出具书面的授权委托书.授权委托书要写明授权的范

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围、权限和授权委托书的有效期限等法定内容，并由法定代表人

签字。

如因书面授权不明确而对公司造成不利后果的，由公司法定

代表人承担责任。

第八条 委托代理人应在授权范围内行使职权，不得滥用代

理权、超越代理权或未经授权擅自进行代理活动。法定代表人发

现委托代理人有上述行为的，若不予承认，应及时书面通知交易

相对方，宣布代理人的代理行为无效，并及时通知本公司法监审

部门采取补救措施。造成经济损失等严重后果的，须追究委托代

理人的违法违纪责任和经济赔偿责任。

第九条 公司各业务部门应依据本规定建立健全相应的合同

管理制度，遵循公司的印章管理程序、合同审核程序和整理存档

制度，积极防范因管理疏漏可能造成的经济损失.

第三章 合同的签订

第十条 公司对外经济活动均须签订书面合同，使用统一的

合同范本.

第十一条 签订合同必须符合下列程序：

（一）依国家法律法规，或总公司或本公司的章程或相关规

定,必须进行招投标的，须遵循招标程序。确定中标结果后，不得

再以私下商谈的方式更换中标单位。

（二）非通过招投标程序确定缔约方的，须对缔约方进行资

信调查，审查其资产负债表、有年检印章的营业执照副本、组织

机构代码证和税务登记证。必要时还须缔约方提供：

（1)开户银行出具的资信证明；

（2）注册会计师验资报告；

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(3）企业法定代表人的身份证明或授权委托书；

（4）需提供担保的合同，还必须查明担保人的担保资格和担

保能力。

（三）依本规定第四章提交相关部门作法律审查.

（四）经合同审批流程审查无异议后，提交办公室完成签章。

（五）根据法律规定或实际需要，合同须呈报上级主管部门

批准或工商行政管理部门鉴证、公证处公证的，还须办理有关手

续。

第四章 合同的审查与管理

第一节 一般合同的审查与管理

第十二条 公司拟对外签订技术发明、实用新型、外观设计

等专利使用许可合同，或拟签订商品商标、服务商标、企业名称、

服务标记、原产地证明等使用许可合同,应请熟悉此类业务的监审

部门工作人员或专职律师协助起草和洽谈合同.涉及他人知识产权

的，应事先获得权属人许可。

第十三条 未使用合同范本的合同签约前须进行法律审查，

未经法律审查不得签订合同。

公司拟对外签订的五年以上长期合同，以及标的额达到或相

当于人民币1000万元（壹千万元）及其以上的合同,须经总公司

法律部门审核；针对同一标的同一事项签订的数份合同，其金额

和期间应累积计算，达到上述标准者须送交总公司法律部门审核.

公司监审部门负责审查本公司签订的合同。公司因特殊情况

要求自行审查超出规定限额的合同，应征得总公司法律部门书面

同意和授权.审查标的额达到或相当于人民币1000万元（壹千万

元）及其以上的合同,须征得总公司法律部门书面同意和授权。

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第十四条 合同审查的程序与内容：

（一）公司各业务部门对合同审查负主要责任，其中要重点

加强对交易价格、付款条件、质量保证等商务条款的审查。

销售合同的回款时间必须控制在60天之内；禁止接受有空白背

书或过多前手的承兑汇票付款。

(二)监审部门对合同主体资格、委托代理人资格、合同主要条

款是否齐全严密、是否符合国家法律法规、合同主体的资信状况、

违约责任、责任限制和免责条款、解决纠纷机制等法律条款进行

审核。

（三)遇有涉外的、重大的、复杂的、技术性强的合同,应由

项目组织单位召集相关人员参与合同的谈判和评审。

第十五条 审查合同使用协同办公系统中的合同审批流程，

以提高合同审查的质量和效率.

协同办公系统暂未覆盖的部门,审查合同应使用《合同审批

表》，签署书面审查意见，并存档备查.

第十六条 公司对外签订合同必须以书面形式,交办公室加

盖合同专用章后才能生效履行。

合同加盖公司印章之前,须经业务部门、财务部门、监审部门、

主管领导审核签字，总经理批准。

由于私自加盖合同印章给公司造成损失的，由印章管理人员

及其所在部门负责人承担经济赔偿责任,并解除直接责任人的劳

动合同关系

第十七条 公司对外签订合同，原则上应先让对方签章，后

由我方签章。

对于对方提交的签章文本，应同时要求其提交营业执照复印

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件;如果签字人不是对方法定代表人，应请对方提交其法定代表人

签字并加盖公章的授权委托书。该营业执照复印件和授权委托书

应与合同一起存档保留。

特殊情况下，须我方先行签章的，公司办公室在盖章时须登记备

案,并追踪后续文本返回情况。

第十八条 合同签订完成后，须在档案管理部门留存一份原

件归档保存。

第十九条 对履约时间跨度较长或对方有可能失信的合同业

务，以及可能丧失的书面资料、视听材料等，公司应事先到公证

机关办理办理防范性的法律公证，并在合同中明确表述经公证后

生效,使合同业务从开始实施到结束都能得到法律的保护。

第二十条 公司应严格控制盖有公章的空白购销合同和其他

各类合同的使用。因特殊需要携带空白合同外出签约的,须由公司

监审部门、财务部门负责人会同法定代表人签署授权委托书，授

权委托书应明确交易对方的名称、交易内容和交易金额的上限，

并在公司经营部门登记编号后方可取出。

盖有公章的空白合同如未使用，经办人应及时交回经营部门

核销；已在外签订合同的，经办人应在合同签订后五日内送交档

案管理部门存档。

第二十一条 公司实行合同履行的归口管理制度。负责合同

洽谈与签订的业务部门，在合同签订后应指定一名经办人员负责

合同履行的全过程。

在合同履行过程中，经办人员应将合同履行相关情况,特别

是发生与合同约定内容不一致的情况，及时告知财务部门和监审

部门。对由于各种原因未能履行或未能及时履行的合同，经办人

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员应及时向公司领导汇报，并通知监审部门，共同研究防范风险

的措施.

合同履行完毕或者终止时，经办人员应准备一份书面总结，

报送本部门负责人，并抄送公司主管领导、财务部门和监审部

门。

经办人员应妥善保管合同及合同履行中的各种文件资料。合

同履行完毕后，将上述资料交由本部门存档保管。

在合同履行过程中，如经办人员发生变化，所在业务部门应

及时将经办人员变动情况书面通报给客户。经办人员须向接替人

员办理交接手续、衔接好工作关系后方可离职。无故不办理交接

手续或延误履行合同造成损失的，由相关责任人承担经济赔偿责

任。

第二十二条 财务部门对外付款时，应严格按照合同条款和

公司内部的审核批准程序办理。

公司监审部门应对合同履行情况进行监督检查,协助解决合

同履行中的有关法律问题，防止发生超过诉讼时效等问题。

第二节 特殊合同的审查与管理

第二十三条 公司无权自行处置所管理的国有土地、房屋和

重要设备。确因经营需要处置土地、房屋和重要设备的，必须事

先报总公司批准（正式行文）；双方协商的合同内容，必须经总

公司审核同意后，方可签订合同。

第二十四条 公司与外单位合资、合作新设立公司,或与其他

公司合并,或投资其他公司企业，或出资设立下属公司和分支机构,

或发行股票和债券，或进行增减资等重大资产重组行为，须经总

公司审批同意后，方可签订合同.

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第二十五条 公司严格禁止对外提供各种形式的担保。经总

公司特别批准的对外担保事项,签约前必须严格履行上报审核、审

批合同的手续.未经总公司批准，公司法定代表人不得对外签订任

何形式的担保合同.

对合作单位向我方提供的担保，公司监审部门要依照《物权

法》、《担保法》等有关法律法规认真鉴别其合法性，同时注意了

解其担保是否可行，以及担保方的实际履约能力。

第二十六条 公司要增强企业名称和商标保护意识，制止滥

用公司名称和商标的不正当竞争行为。一旦发现仿冒本公司商标、

商号的侵权行为，要及时搜集情况，向公司监审部门和公司领导

反映,并向工商行政管理部门举报。公司监审部门应及时向总公司

法律部门汇报。

第二十七条 公司应按总公司的统一要求，结合实际制定保

护商业秘密规则，与全部员工签订《禁止同业竞争、保守商业秘

密协议》，禁止公司员工兼职从事与本公司相同或相近的竞争性业

务，禁止公司员工投资参股从事与本公司相同或相近的竞争性业

务的公司。凡因在外从事上述兼职、投资参股或泄露公司商业秘

密而损害公司利益的，要依法追究其责任。

第二十八条 公司应及时与员工签订劳动合同，按照《劳动

合同法》以及当地劳动和社会保障部门制定的劳动合同规定,制定

本公司的《劳动合同制实施办法》，规范劳动用工管理，做好劳动

合同的签订、续签、解除、中止，以及与劳动合同有关的索赔等

工作。注意保存与劳动合同有关的各种资料，避免因证据不足造

成的劳动纠纷败诉.

第二十九条 公司在与员工签订劳动合同时,应在合同中明确

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解除劳动合同的情况和条件。需对违纪员工做出开除、除名、辞

退、解除劳动合同、减少劳动报酬等处罚的,要遵循已签订的劳动

合同,履行解除劳动合同的程序,并耐心做好说服教育工作，防止发

生劳动争议。

第三十条 未经批准擅自从事第二十三条、第二十四条、第

二十五条所述活动的，由直接责任人和公司负责人承担违纪违法

责任并赔偿因此给公司造成的全部损失;触犯刑事法律规定的，依

法追究刑事责任。

第五章 合同的变更和解除

第三十一条 公司需要变更或解除已签订的合同,应首先听取

本公司监审部门的意见.

变更合同须遵照本规定设置的签约程序，重新订立合同。

解除合同须将解约决定以书面形式及时告知利益相关主体；

对于利益相关主体作出的请求赔偿或放弃赔偿的决定，公司要做

好书面备案工作。

第三十二条 合同承办人在收到对方要求解除合同的正式文

件、传真、信函、电报后，必须及时请示领导，征求监审部门意

见，做好索赔的评估与准备工作。

第三十三条 合同的变更、解除应注意以下事项:

（一） 主体的变更，应征得合同各方同意；

（二） 担保条款的变更，应征得原担保单位的同意并在变更

协议上加盖担保单位的印章；

(三）经上级主管部门或国家机关批准的合同，变更、解除协

议，应报原批准机关批准;

（四）经公证、鉴证的合同,所达成的变更、解除协议，应报

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原公证、鉴证机关批准；

(五)联营、承包经营、涉外等合同的变更或解除，法律有特别

第三十四条 变更、解除合同的协议在尚未达成或获批以前，

原合同继续有效,仍应履行。

第六章 合同纠纷的解决

第三十五条 公司在经营中与外单位发生合同纠纷后，应采

取“依靠协商,注重调解，不放弃诉讼”的原则，认真选择好解决

纠纷的方式.

第三十六条 为有利于合同纠纷的处理，在不违反相关法律

规定的情况下，对外签订合同原则上应以我方签约主体所在地为

管辖法院地（产品销售合同除外）。

选择其他地域作为诉讼管辖地，须征得公司监审部门同意。

第三十七条 公司在经营中与外单位发生合同纠纷，应立即

向公司领导书面报告，并在有关报表中向总公司说明情况。需要

总公司代理仲裁或诉讼的，可向总公司法律部门提出申请。

第三十八条 集团内部法人之间、法人与个人之间发生的合

同纠纷，原则上先由争议双方协商解决,或由有关部门进行调解。

协商调解不成的，可向总公司法律部门提出内部仲裁申请。

第三十九条 凡是准备通过诉讼或外部仲裁方式解决集团内

各单位之间合同纠纷的，必须事先向总公司法律部门说明情况，

并报总公司批准。

第七章 附 则

第四十条 本规定中的法律工作者，是指具有企业法律顾问

执业资格或法律职业资格的法律事务专职工作人员。

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规定的,应依特别规定办理.

第四十一条 本规定中的监审部门合同审查权，仅指对合同

中的法律条款的审查；对于商务条款，监审部门原则上不予审查.

但是,当商务条款影响到合同的合法性、公平时，或不符合一般实

践时，监审部门可以提出修改建议，或要求业务部门进行相应的

修改。

第四十二条 总公司对国有资产（包括房地产）管理、人事

劳动管理、知识产权管理等已有专项制度或专门规定的，仍按照

其规定执行；原有管理规定与本规定不一致的，按本规定执行。

第四十三条 本规定自XXXX年XX月XX日起实施，由公司

监审部门负责解释.

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