工资条制作方法

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其实用Excel打印工资条，归根结底就是让Excel制作的工资表格中，一行工资

细目数据，一行员工的记录。如果在每一个员工数据的上面插入一行工资细目数

据显然我们的要求也就完成了，当然纯手工的一行一行插入显然是个“不可能完

成的任务”，这里需要有点小技巧。

第一步：在工资细目的右侧两列中，交叉输入任意数字（主要是为了后面的

“空位”空值，所以数字可任意输），然后选中交叉的四个单元格，双击右下角

的“填充柄”，使这种格式一直填充至工资表的结束行（如图 5）。

图5 填充数据

第二步：执行“编辑”→“定位”命令，在打开的“定位”对话框中单击“定

位条件”按钮，在打开的“定位条件”对话框中，选择“空值”，然后单击“确

定”按钮（如图 6）。

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图6 定位空行

第三步：执行“插入”→“行”命令，这时便会从第三行开始，每一行的前

面插入了一个空行。

第四步：复制表头的工资细目数据，选中工资表A列的数据区域，执行“编

辑”→“定位”命令，在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮，在打

开的“定位条件”对话框中，选择“空值”，然后单击“确定”按钮，这时会选

中刚插入的空行，执行“编辑”→“粘贴”命令，这时工资条就算制作完成了（如

图 7）。

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图7 最终效果

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1. 此文介绍了如何使用Excel进行工资条的制作，也许有些网友使用已经很长时间了，

如何更快更好的做出漂亮的工资条，看看作者的方法吧。

“小问题难倒老财务”，也许你已经在财务口上工作多年，也许你天天都要面对

Excel那张老脸，也许你已经习惯了用工资明细表做员工工资统计并向上级汇报，

把表中的条目一条条复制粘贴后打印发给每个员工。可你是否想过，一个更简单

更有效率的方法？看起来这似乎有些困难：在工资明细表中，工资的项目（即表头）

一般只出现在表格开头的某一行，而在工资条中，为了便于阅读则要求每个人的工

资都有表头，那么如何巧妙地把工资明细表制作成便于打印的工资条呢？如图所示，

这就是我们要完成的工作（原工资表见图1，转换成工资条后的效果见图2）：

图1 原工资表

图2 转换后效果

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“条条大路通罗马”，不过路有远近之分，方法也有难易之别，这里给大家提供

三种最简单易用的方法。

方法一：宏命令控制法

对于Office家族的宏功能，大家或许早有耳闻，但由于需要使用VBA进行编程，

所以宏一直让许多人望而却步，不过要使用一个现成的宏就简单多了。首先打开要

处理的Excel表，选择“工具→宏→Visual Basic 编辑器”，在编辑器左边的窗口中

用鼠标双击Sheet1，会出现代码编辑窗口，在代码编辑窗口输入如下代码（为了不

破坏原有的工资表，所以这里采用了将 Sheet1的内容复制到Sheet2的方法，所以

最后的生成结果是在Sheet2中显示）：

Sub MakeSalaryList()

Dim i As Integer

Dim endrow As Integer

'测出数据的最后一行

endrow = ("a65536").End(xlUp).Row - 1

'把标题贴过去

Worksheets(1).Range("1:1").Copy (Worksheets(2).Cells(1, 1))

For i = 3 To endrow

'把每条数据抬头贴过去

Worksheets(1).Range("2:2").Copy (Worksheets(2).Cells(3 * i - 7, 1))

'把数据贴过去

Worksheets(1).Range(Cells(i, 1), Cells(i, 256)).Copy

(Worksheets(2).Cells(3 * i - 6, 1))

ext i

End Sub

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关闭编辑器，将自动返回到刚才的Excel表，选择“工具→宏→宏”，将弹出如

下对话框：

（见图３）

图3 添加宏

点击“执行”，将在Sheet2生成如Gz-2所示的转换成工资条，怎样，不复杂吧。

当然，如果你的表总Sheet2已经输入了别的内容，就可以将他复制到Sheet3来生

成，代码修改也很简单，把其中的Sheet2修改成Sheet3就可以了，其它代码不变。

方法二：公式填充法

相比宏命令，公式填充法更便于理解，不过需要手工操作的步骤稍微多一些，“鱼

和熊掌不可得兼”，要用哪种方法就看你的爱好了。

首先打开要操作的Excel工资表，为了不破坏原表（Sheet1）结构，我们仍然

采用在Sheet2中进行操作的方法。由于这个工资表一共有L列，18行，要复制的

表头项目在第二行，所以在第一个单元格中输入如下公式：

=IF(MOD(ROW(),2)=0,IDEX(sheet1!$A:

$L,IT(((ROW()+1)/2))+2,COLUM()),sheet1!A$2)

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接下来的工作就简单了，我们只要使用填充柄将此公式填充到其它单元格，列

向填充到L列，行填充到18行就大功告成。 因为在不同的表格中这个公式需要

修改的地方比较多，所以这里做一下解释：

由于工资条中的奇数行都是表头，偶数行是数据，所以在这个公式中首先进行

奇偶行判断，若是奇数行，直接取工资表的A2单元格数据（即公式中的 sheet1!A$2，

如果表头数据在第4行第三列则修改为sheet1!C$4）。若是偶数行，则用IDEX()

函数来取数。该函数的第一个参数是指定工资表中的一个取数区域（即sheet1!$A:

$L，如果不是从A到L列，那么可以修改这个参数，如修改为sheet1!$B$P ，就表

示在B到P列之间取数）。当然，如果你想把转换后的数据放在Sheet3而不是Sheet2

中，那么，只要在Sheet3中执行以上操作就可以了，并不需要修改公式的内容（见

图４）。

图4 公式填充法

采用这种方法不能自动插入空行，给打印后的裁减带来了一定的麻烦，所以，

建议在做完后在全选所有单元格，通过调整行高和列宽来解决这个问题。

方法三：Word邮件合并法

对于宏和公式运用不太熟练的朋友别着急，这里还有一招等着你。

首先我们确定好主文档（工资条表格）和数据源（Excel或Access格式的记录

表），然后通过“邮件合并”向导把数据源中的的字段信息合并进来。

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点击“工具→信函与邮件→邮件合并”，然后在屏幕右侧进入“邮件合并”向导。

第一步：选择文档类型。选择“信函”。

第二步：选择开始文档。选择默认的“使用当前文档”。

第三步：选取收件人。单击“使用现有列表”区的“浏览”按钮，通过“选择数据源”

对话框，定位格式数据源的存放位置，选中并打开。接着弹出“邮件合并收件人”对

话框，在这里可以指定参与邮件合并的记录，选择默认的“全部”，确定返回Word编

辑窗口。

第四步：撰写信函。将插入点定位于表格的第二行第一格内，单击“邮件合并”

工具栏上“插入Word域”左边的“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框，选中“域”下

方列表框中的“序号”字段，并单击“插入”按钮，即可把“序号”字段合并到主文档中。

然后用同样的方法把其余字段插入到主文档表格中对应的位置即可。

第五步：预览信函。在这里我们可以浏览一下工资条的大致效果，还可以调整“姓

名”表格的宽度，让姓名在一行内显示。然后选中“姓名”后的表格区域，单击鼠标右

键在弹出的菜单中选择“平均分布各列”，让这些列具有相同的宽度，使工资条更美

观。如果这样直接进入打印操作，一页纸只能打印一个工资条，所以选中整个工资

条表格，复制，粘贴到原表格下方空一行后的地方，把插入点定位于主文档中第一

和第二个表格之间的空行处，单击“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”按钮，在弹

出的菜单中选择“下一记录”命令，以此类推，就可以在一页纸上多排几个工资表，

充分利用资源了。

最后进入第六步：完成合并。然后把工资条打印出来，就制作完成了（见图５）。

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图5 完成

OK，再也不用费力地重复劳动专门制作工资条数据表了，通过简单的转化一个

数据表就实现了两项完全不同的功能，赶快操练一下吧。

后记：这三个方法看完，还是没完全搞懂。

5楼有发一个简单点的，希望对大家有帮助。

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