档案管理系统需求分析

档案管理系统需求分析

档案管理系统的功能要求

档案管理系统的总目标是：在计算机网络，数据库和先进的开发平台上，利用现有

的软件，配置一定的硬件，开发一个具有开放体系结构的、易扩充的、易维护的、具有

良好人机交互界面的档案管理系统，实现机关、企业、事业等单位档案的自动化的计算

机管理系统，为各单位的提供准确、精细、迅速的档案信息。

根据可行性研究的结果和客户的要求，分析现有情况及问题，采用Client/Server

结构，将档案管理系统划分为三个子系统：客户端子系统，服务器端子系统，WEB发

布系统，客户端与服务器端采用同一应用程序，其中数据库所在系统确定为服务器端子

系统。

档案处理流程图：

单位信息

内部职工

浏览查询

综合分析处理

2．2

借阅

1．1

登记员

决策、评估

建立单位信息

档案详细信息

档案分类

2．1

1．2

录入档案

建立目录分类

目录信息

社会公众

档案局

下面分析各个子系统的功能需求：

1．服务器端子系统：

在客户端系统的功能实现上，可以分为以下几个部分：

[1]单位信息的设置

本系统要求同时管理多个单位的档案信息，因此设置本单位基本信息及其下属或者

相关单位信息是本系统最基本的信息，这部分要求对输入数据比较少操作频度小，供使

用者了解管理单位基本信息外，更重要的是当本系统数据被档案局采集后能进行按单位

识别和掌握该单位基本信息

[2]目录分类：

不同单位的档案类别不尽相同，但相同行业目录却基本相似，所以，系统应根据

行业设置当量的默认档案分类。档案管理员根据自己行业的默认分类结合本单位具体情

况进行修改，生成自己单位的档案目录系统，以在各个分类目录中存放相应的档案文件，

这部分是整个系统进行后续操作的基础。

[3]档案录入整理：

将本单位收录的所有档案按目录分类进行录入存储。

[3]借阅管理：

借阅的登记查询与核销。

[4]报表生成和打印：

把已存储的档案信息等生成报表并打印出来。

[5]上报和发布

把本单位档案信息按档案局的要求进行上报。并通过局域网或者Internet发布，不

同用户根据自己权限进行查看。

档案管理系统的性能需求

为了保证系统能够长期、安全、稳定、可靠、高效的运行，档案管理系统应该满足

以下的性能需求：

1． 系统处理的准确性和及时性

系统处理的准确性和及时性是系统的必要性能。在系统设计和开发过程中，要

充分考虑系统当前和将来可能承受的工作量，使系统的处理能力和响应时间能

够满足企业对信息处理的需求。

由于档案管理系统的数据录入功能对于整个系统的功能和性能完成举足轻

重。作为系统的很多数据来源，而档案的采集录入又影响企业的决策活动，其

准确性很大程度上决定了查询与决策的成败。在系统开发过程中，必须采用一

定的方法保证系统的准确性。

2． 系统的开放性和系统的可扩充性

档案管理系统在开发过程中，应该充分考虑以后的可扩充性。例如用户查

询的需求也会不断的更新和完善。所有这些，都要求系统提供足够的手段进行

功能的调整和扩充。而要实现这一点，应通过系统的开放性来完成，既系统应

是一个开放系统，只要符合一定的规范，可以简单的加入和减少系统的模块，

配置系统的硬件。通过软件的修补、替换完成系统的升级和更新换代。

3． 系统的易用性和易维护性

档案管理系统是直接面对使用人员的，而使用人员往往对计算机并不时非

常熟悉。这就要求系统能够提供良好的用户接口，易用的人机交互界面。要实

现这一点，就要求系统应该尽量使用用户熟悉的术语和中文信息的界面；针对

用户可能出现的使用问题，要提供足够的在线帮助，缩短用户对系统熟悉的过

程。

档案管理系统中涉及到的数据是相当重要的信息，系统要提供方便的手段

供系统维护人员进行数据的备份，日常的安全管理，系统意外崩溃时数据的恢

复等工作。

4． 系统的标准性

系统在设计开发使用过程中都要涉及到很多计算机硬件、软件。所有这些都要

符合主流国际、国家和行业标准。例如在开发中使用的操作系统、网络系统、

开发工具都必须符合通用标准。如规范的数据库操纵界面、作为业界标准的

TCP/IP网络协议及ISO9002标准所要求的质量规范等；同时，在自主开发本系

统时，要进行良好的设计工作，制订行之有效的软件工程规范，保证代码的易

读性、可操作性和可移植性。

5．系统的先进性

目前计算系统的技术发展相当快，做为档案管理系统工程，在系统的生命

周期尽量做到系统的先进，充分完成企业信息处理的要求而不至于落后。这一

方面通过系统的开放性和可扩充性，不断改善系统的功能完成。另一方面，在

系统设计和开发的过程中，应在考虑成本的基础上尽量采用当前主流并先进且

有良好发展前途的产品。

6．系统的响应速度

档案管理系统系统在日常处理中的响应速度为秒级，达到实时要求，以及时

反馈信息。在进行统计分析时，根据所需数据量的不同而从秒级到分钟级，

原则是保证操作人员不会因为速度问题而影响工作效率。

档案管理系统的数据需求

档案管理系统的数据需求包括如下几点：

1． 数据录入和处理的准确性和实时性

数据的输入是否准确是数据处理的前提，错误的输入会导致系统输出的不

正确和不可用，从而使系统的工作失去意义。数据的输入来源是手工输入。手

工输入要通过系统界面上的安排系统具有容错性，并且对操作人员要进行系统

的培训。

在系统中，数据的输入往往是大量的，因此系统要有一定的处理能力，以

保证迅速的处理数据。

2．

数据的一致性与完整性

由于系统的数据是共享的，在不同的客户端中，档案文件是共享数据，所

以如何保证这些数据的一致性，是系统必须解决的问题。要解决这一问题，要

有一定的人员维护数据的一致性，在数据录入处控制数据的去向，并且要求对

数据库的数据完整性进行严格的约束。

对于输入的数据，要为其定义完整性规则，如果不能符合完整性约束，系

统应该拒绝该数据。

3．

数据的共享与独立性

整个档案管理系统的数据是共享的。然而，从系统开发的角度上看，共享

会给设计和调试带来困难。因此，应该提供灵活的配置，使各个分系统能够独

立运行，而通过人工干预的手段进行系统数据的交换。这样，也能提供系统的

强壮性。

档案管理系统的数据字典

系统中的数据元素：

名字：单位信息

别名：

描述：单位的基本信息，是对外数据交换的接口

定义：单位信息=单位编码+单位名称+全宗号+档案业务主管部门+档

案业务主管部门编码+负责人+登记员+地址++简介

位置：存储到服务器数据库

名字：目录分类信息

别名：

描述：本单位的目录分类，可以分为多级别

定义：目录分类信息=行业+目录级别+上级目录+目录名称

位置：存储到服务器数据库

名字：目录分类信息

别名：

描述：本单位的目录分类，可以分为多级别

定义：目录分类信息=行业+目录级别+上级目录+目录名称

位置：存储到服务器数据库

名字：用户信息

别名：

描述：本系统的使用用户

定义：用户信息=用户代码+登录名称+密码+权限

位置：存储到服务器数据库

名字：盒/卷信息

别名：

描述：用于装文件的一个逻辑容器，将相同的文件装在一个盒中或者

一个卷中。

定义：档案文件信息=

行业+目录级别+上级目录+ 目录名称+全宗号+盒

卷号+目录号+正题名+年度+责任者+ 起时间+止时间+文件密级+盒顺序

号+保管期限+文件页数+卷顺序号+提要备注+主题词+分类号+档号+案卷

类别+所属子类+本卷册数+照片规格+张数+数量及单位+设计单位+建设

单位+工程地点+ 建筑面积+结构类型+施工单位+地上层数+地下层数+

总高+造价+工程基础+工程主体+楼地面概况+工程装饰+工程装修+工程

屋面+页数+文字蓝图+底图+图号+副标题+规格+载体类型+丛编附件+页

号+ 其他责任者+ 件数+载体数量+载体单位+载体规格+附注带(盘)编号

+摄制者+摄制时间+制式+语别+件号+文件编号 +成文时间+文件种类+承

办机构+卷内序号+照片号+底片好+参见号+摄影者+ 摄影时间+组内张数

名字：档案文件信息

别名：

描述：所有档案的详细信息

定义：档案文件信息==

盒/卷号+行业+目录级别+上级目录+ 目录名

称+全宗号+盒卷号+目录号+正题名+年度+责任者+ 起时间+止时间+文件

密级+盒顺序号+保管期限+文件页数+卷顺序号+提要备注+主题词+分类

号+档号+案卷类别+所属子类+本卷册数+照片规格+张数+数量及单位+设

计单位+建设单位+工程地点+ 建筑面积+结构类型+施工单位+地上层

数+地下层数+总高+造价+工程基础+工程主体+楼地面概况+工程装饰+工

程装修+工程屋面+页数+文字蓝图+底图+图号+副标题+规格+载体类型+

丛编附件+页号+ 其他责任者+ 件数+载体数量+载体单位+载体规格+附

注带(盘)编号+摄制者+摄制时间+制式+语别+件号+文件编号 +成文时间

+文件种类+承办机构+卷内序号+照片号+底片好+参见号+摄影者+ 摄影

时间+组内张数

位置：存储到服务器数据库

档案管理系统的逻辑模型

档案管理系统的逻辑模型如下图所示：

单位名称 全宗号 地址 负责人

单位编码 登记员

单位

用户信息

1

目录树

建立目录

访问人员

1

目录

目录信息 卷信息 盒信息

文件

文件信息

档案管理系统的运行要求

档案管理

系统中的各个子系统的硬件和软件的配置如下：

1．服务器端子系统的运行要求：

系统软件： Window T/2000/2003 Server

数据库管理系统：SQL Server 2000

硬件要求：Pentium III 800以上, 256M RAM, 40G HD

2.客户端子系统的运行要求：

系统软件： Window T Workstation

数据库管理系统：SQL Server

硬件要求：Pentium 450以上, 128M RAM, 10G HD

建立档案管理系统的约束

1. Client/Server结构总体设计方案对它的约束：

档案管理系统做为Client/Server 结构的一个应用系统，不可避免的要受到

Client/Server结构的约束。在其实施的各个阶段都要服从它的一些规划，包括

功能设计、系统配置和计划。同时，由于信息的共享，档案管理系统还受到其

它系统的信息约束。

2．人力、资金、时间的约束

档案管理工程实施的目标就是要带给各使用单位看得出见的效益，其开发

过程中也要考虑到人力、资金和时间的约束。因此，在设计中，重点是采集系

统中的方便快捷，能提供给档案管理者以优质高效的服务，并提高录入、统计、

分析、借阅、发布的效率和便捷，为使用单位带来良好的效益。

3． 目录分类不确定的约束

档案管理方法和技术的发展日新月异，将会给档案信息处理带来更多的手

段，同时也会带来更加丰富的信息表达形式。例如图象和语音档案技术的进步，

多媒体档案技术的发展，这些都要求系统在设计时考虑技术变化的可能性，为

可能的变化预留一定的系统处理能力。