（一）对写作者的要求
行政公文有鲜明的政治性，鲜明的政治性决定了公文写作的庄重性。因此，撰写者要以认真严肃的态度对待公文写作，必须正确理解、掌握党和国家的方针政策，能审时度势，所制发的公文符合国情国策，发生偏差；同时，必须熟悉部门工作，有较强的业务能力，懂得公文的运作机制和写作格式，所制发的公文符合有关规定、规则，符合格式要求。
（二）文种要求
每种公文都有自己的名称，如命令、公告、报告、请示等，它们统称为文种。这些公文名称，是经过长期实践总结出来的，各有各的用途。不同的公文名称，体现了发文机关的权限范围和行文机关之间的关系，反映了不同的办文目的和要求。因此，在拟写公文时，应报据本机关的职权、所处的地位与发文的内容和目的，以及与受文机关之间的关系，恰当选择文种．不能乱用。否则．就会妨碍收文机关对公文意图的准确理解，影响对公文及时、妥善的处理。
（三）格式要求
公文格式是在长期使用过程中形成的一套比较稳定的规格式样，又叫“程式”。公文的格式是公文的形式标志．它不仅可以区别于其他文体，而且也表示出公文的法规性。公文的格式可分为文面格式和写作格式两类。《办法》规定了公文的文面格式为：文头（眉首）部分、行文部分、文尾（版记）部分，一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、主题词等部分组成，秘密等级、紧急程度、附件、抄送机关则视具体情况而定。公文的格式是规范化的，它们都有相应的规定，如文面格式中文头的制作、界栏线的使用、印章的盖法等等，都是不能随意的；写作格式也有多项内容，如写作中必须由事由写到事项，再由事项写到执行要求，而不能像其他文体一样，事由正叙倒叙或先写后写都无一定的具体要求；又如题目中标点符号的使用，内文中数字的用法，批转和转发两术语的使用等等，也都是不能随意的。总之，行政公文写作必须严格符合公文的格式要求。
（四）语体要求
公文主要是用于公务活动，注重办事效率和可操作性，这就决定了公文语体的相对独立性。能否运用好公文的语体，对写好公文有举足轻重的作用，因为“一字人公文，九牛拔不出”。这种语体，强调对客观事实作如实的说明，表达意图不追求艺术化，不允许任何的夸张和想像，也不需要激发人的情感；在用词炼句时，力求准确贴切、朴实明白、简洁精练、固定规范，因而在写作要求上限制颇多。另外，公文术语的运用也极其讲究。公文术语是指那些在公文中出现次数较多、使用频率较高、具有相对固定位置的词语。它们是在长期的公文写作实践中逐渐形成的专门用语，如称谓语、起首语、引述语、经办语、祈请语等等，在使用时都有严格的规定和要求。
（五）行文要求
行文即公文的运转。从行文关系分，公文分上行文、平行文、下行文。行文关系是指机关之间文件的授受关系，它是根据机关各自的隶属关系和职权范围来确定的。
上行文指下级被领导机关向上级机关的发文，如请示、报告等；下行文指上级机关向所属下级机关的发文，如命令、决定、公告、通告、通知、批复等；平行文指平级机关或不相隶属机关之间的发文，如函等。
不同的行文关系要用相应的行文语气。行文语气是指组织文字、表达意思时用的语气。上行文体现本机关请求和接受上级机关的领导，要用请求的语气；平行文体现平行机关之间的互相协商与工作联系，语气要谦虚；下行文休现本机关对下属机关的领导，可用比较严肃、庄重的语气，但也不能盛气凌人。