南华大学教务在线

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高教研究与评估

一尧新建本科院校教务管理系统现状渊一冤选择与应用不当

教务管理系统的选择袁往往与系统推销商的讲解情

况尧系统是否刚好解决原来遇到的问题或部分问题尧参

与选购系统的人员等主观因素有关遥比如袁桂林航天工

业学院在决定更换教务管理系统后袁通过到兄弟院校调

研袁锁定了两家公司的教务管理系统袁最终根据两家系

统的推销业务员的演示学校选择了其中之一遥

在最终选择的教务管理系统测试使用过程中袁根据

软件公司系统推介过程中的人员分工袁这个阶段我们接

触的主要是该公司的技术人员遥该系统由于整合性较

强袁与学校教务管理模式进行融合遇到了困难遥而且袁该

系统的优势是完善的教材管理功能袁而学校当前的教材

管理采取外包形式袁突然要改变原有教材管理模式袁存

在较大的阻碍袁所以这一优势功能至今没有得到应用遥渊二冤软硬件与网络基础配置不高

高校作为教育信息化的引导者袁校园的计算机和网

络基础设施建设处于领先水平遥但随着计算机及网络更

新换代速度的加快袁新升本科院校由于经费和人员等方

面原因袁不能及时对学校的软硬件设备进行更新与升

级袁导致需要依托稳定尧先进的计算机及网络基础环境

的教务管理系统得不到有效的支持遥教务管理系统能否

正常运行并发挥其预期目标袁能否有效尧规范尧稳定地使

其各项功能得到最大化的利用袁能否准确科学地实现教

务管理信息的存储与共享袁最为关键的就是网络基础配

置和软硬件设置是否能够得到有效的保障遥渊三冤建设经费短缺袁后期维护不力

高校教务管理系统是一个涉及硬件尧软件尧人员的

系统工程袁需要大量的经费支持遥硬件主要包括校园网

络基础设施建设尧教室监控设备尧计算机设备等曰软件建

设包括教务管理信息化系统建设尧办公软件系统及与之

相配套的软件系统如学生缴费系统尧新生入学报到系统

等等曰人员主要包括管理人员的业务培训尧进修学习和

劳务报酬等费用遥不仅在建设前期需要大笔资金的投

入袁在建设后期由于设备的维修和更新升级袁更是需要

大笔持续的资金投入遥新升本科院校绝大部分都存在着

不同程度的经费不足袁在一定程度上制约了高校教务管

理系统的建设遥

二尧新建本科院校教务管理系统建设存在的问

题要要要以桂林航天工业学院为例渊一冤系统培训不足

系统初始化完成后袁需要对系统使用人员进行系统

应用培训遥大部分高校的教务管理人员并非专业技术人

员袁计算机应用水平较低袁信息技术水平有待提高遥而教

务管理系统功能复杂袁操作难度较大袁需要管理人员具

备较强的管理信息系统知识袁而系统提供商出于时间成

本考虑袁一旦签订购买意向袁都想尽快完成系统的验收袁

在系统培训方面所花时间远远不足袁对于一个全新的教

务管理系统袁要求管理人员在极短的时间内完全掌握非

常不现实袁这就造成在使用初期袁经常发生操作错误尧数

据不规范等严重问题袁影响使用效能和用户满意度遥渊二冤系统更新较慢

购买引进的教务管理系统袁一般各项功能模块都比

较成熟袁但各新建本科院校的教务管理需求不一袁需要

通过后期的修改与完善来解决遥桂林航天工业学院引进

的教务管理系统袁在使用过程中出现与现有教务管理模

式不兼容的问题时袁主要是采取版本控制与更新包技术

来实现新的教务管理需求遥采用更新包技术在一定程度

上能够满足用户个性化需求袁但每个更新需求都需要通

过拟写问题描述尧网络提交更新申请尧软件公司测试反

2016

年第

3

期渊总第

1167

期冤No.3

袁

2016

SerialNo.1167

黑龙江教育渊高教研究与评估冤

HEILONGJIANGEDUCATION

渊

HigherEducationRearch&Appraisal

冤

摘要院建设规范化尧信息化尧网络化的教务管理系统是当前新建本科院校教学管理的必然选择遥文章从新建本

科院校教务管理系统建设现状出发袁以桂林航天工业学院引进教务管理系统建设中存在的问题为例袁提出了优

化新建本科院校教务管理系统的对策遥

关键词院教务管理系统曰新建本科院校曰对策

中图分类号院

G640

文献标识码院

A

文章编号院

1002-4107

渊

2016

冤

03-0058-02

收稿日期院

2015-07-26

作者简介院吴玉萍渊

1983

要冤袁女袁湖北黄冈人袁桂林航天工业学院人事处馆员袁主要从事图书情报尧高等教育研究遥

基金项目院桂林航天工业学院

2013

年度教学改革研究项目野新建本科院校转型期教务管理系统优化升级研究冶渊

2013JB32

冤

阶段性成果

新建本科院校教务管理系统

现状及对策研究

吴玉萍

渊桂林航天工业学院袁广西桂林

541004

冤

58

.htsRerved.

馈尧修改更新申请尧软件公司技术解决尧用户下载更新包

进行更新等一系列反复的沟通与交流才能完成袁导致从

系统引入到适应本校教务需求的过程漫长而曲折遥渊三冤帮助系统不完善

帮助系统是完整应用系统的必要组成部分遥一个好

的帮助系统袁能够帮助用户在没有技术人员的情况下袁

自我解决

80%

以上的问题袁通过帮助系统加深对系统的

熟悉程度遥但是袁很多教务管理系统在这方面还有待加

强袁帮助系统仅仅只是对某一个模块能够实现的功能进

行简单表述袁缺乏详细具体的操作步骤袁更谈不上包含

应用过程中出现问题的解决方案遥渊四冤局限性大袁不灵活

通过购买引进的教务管理系统袁与学校现有各系统

之间袁由于相互之间数据结构和标准的不相同袁相互兼

容存在较大麻烦袁降低了教务管理信息系统的整合度袁

并给实际工作造成困难遥相互之间的不兼容给数据的整

合也带来麻烦袁需要通过手工方式进行各种数据结构和

格式之间的相互转换袁造成了时间和人力的大量浪费袁

并且容易出现转换错误袁给工作造成不必要的损失遥渊五冤缺少安全性与服务支持

教务管理系统是一个信息化开放性资源共享平台袁

这一特点也导致其安全性保障存在一定的挑战遥安全性

包括网络基础设施的安全和数据的安全袁且数据的安全

贯穿教务管理系统建设的全过程遥目前袁各高校教务管

理系统数据资源开放共享普遍存在缺乏统筹有力的管

理和安全保障的问题袁数据资源的开放共享与安全保护

的矛盾日益凸显遥

教务管理系统在使用过程中袁也存在着获取服务支

持困难的问题遥遇到问题只能通过

QQ

软件等聊天工

具袁求助于系统提供商的在线客服袁然后由公司客服人

员联系技术人员袁一个问题的解决往往需要大量的时间

沟通与协调袁非常不利于问题及时有效地解决遥

三尧优化新建本科院校教务管理系统的对策渊一冤注重系统本地化测试

在决定更新升级教务管理系统后袁通过调研兄弟院

校的教务管理系统建设的经验袁结合本校教学和管理的

具体需求袁以及以往教务管理系统建设的经验教训袁展

开充分的调研[1]遥

根据调研意向袁对决定采用的教务管理系统进行试

用遥在有限的三个月或更长的试用阶段袁尽最大可能对

学校的数据加以实际操作袁甚至还可以在系统提供商的

帮助下袁迁移一部分原有教务管理系统的历史数据进行

测试袁发现问题后逐一解决遥有些系统提供商也提供测

试数据袁使用测试数据进行测试的优点是数据符合系统

要求的标准袁测试进展会较为顺利袁缺点是不利于本地

数据导入过程中问题的发现遥推荐使用经过本校教务流

程中产生的数据进行系统调试袁否则在应用过程中容易

出现难以解决的问题遥渊二冤加强人员培训与规章制度建设

教务管理工作性质特殊袁业务性较强袁必须要建立

一支专兼结合尧有较高业务素质尧稳定的教学管理队伍袁

加强教学管理人员的基本业务素质培训遥同时袁在教务

管理系统引进后袁加强对教务管理人员的系统培训遥

随着升格为本科院校以及新的教务管理系统的更

换袁原有的教务管理规章制度已经不能与现行的教务管

理流程相适应袁急需在现有教务管理流程的基础上袁完

善补充一系列的教务管理规章制度遥目前桂林航天工业

学院制订了叶本科课程教学大纲管理规定曳叶教学管理工

作规程曳等

50

多个教学管理文件遥管理制度的完备与工

作流程的清晰保证了教务管理工作和正常课程教学的

规范化尧科学化运行遥渊三冤健全数据迁移方案

能否实现原有系统内数据的有效迁移成为选购教

务管理系统必须考虑的重要环节遥通过对新教务管理系

统的综合分析袁针对其核心模块袁制定切实可行的各模

块内数据迁移方案袁实现相应的数据迁移遥

根据各功能模块涉及的数据袁与相关模块负责人员

进行积极沟通袁梳理出数据对象的迁移属性袁包括数据

是否需要迁移尧迁移范围等袁整理出新旧系统数据的对

应规则袁提出详细的模块内数据迁移方案袁详细建立各

模块数据的迁移场景遥确定各模块预期场景下的历史数

据迁移方式袁将旧系统中的数据导出袁按照新系统要求

的编码规则进行统一对应编码袁由于教务管理系统涉及

的数据量大且关系错综复杂袁须由教务管理人员对新旧

系统编码的对应关系表进行确认袁再进行细致的数据转

换袁然后利用新教务管理系统的数据导入工具袁批量导

入袁实现新旧系统数据的顺利迁移遥渊四冤考虑与其他系统间的体系结构及其接口设计

教务管理工作与学校其他部门的相关业务有非常

多的交集袁如人事管理系统尧招生系统尧学生管理系统尧

财务管理系统尧科研系统等等袁都需要实现数据对接与

共享遥充分考虑各系统之间的数据接口袁完成无缝集成袁

可以大大提高教务管理系统的应用整合度遥尤其是学校

如果实行多校区办学袁教学活动往往需要在多个校区之

间协调进行袁教学管理内容及管理幅度大幅度延伸袁势

必对系统功能模块的可扩展性提出更高的要求遥渊五冤规范技术跟踪服务

教务管理系统完成新旧系统的更新交替后袁应与系

统提供商确定教务系统在使用过程中的后期服务方式遥

教务管理系统在使用过程中一旦发现问题袁系统提供商

需要给出最优解决方案袁学校也要指定系统管理员袁随

时跟踪问题的解决情况袁保证出现问题能够及时得到响

应和解决[2]遥而且袁由于教务管理系统与计算机技术和网

络技术的发展紧密相关袁因此系统的更新换代速度也很

快袁需要及时对一些软件和系统进行定期的维护和升

级袁才能确保其正常的使用遥

学校教务管理系统更换后袁应用已经一年有余袁各

功能模块运行情况良好遥随着系统功能的逐步应用与加

强袁系统优势将更加明显遥在引入新的教务管理系统过

程中遇到的这些问题袁供同类本科院校借鉴与参考遥

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大学袁

2014.

新建本科院校教务管理系统现状及对策研究

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