computerized

ManualAccountingVersusComputerizedAccounting

ProceedingsofInternationalConferenceonAccountingEducationReformand

DevelopmentConference—James

Asmanyprofessionalaccountantsandauditorsstate—accountingisa

languageofbusinesswhichisacceptedinalldevelopedanddeveloping

countries。Everycompanyappliesaccountingbecauitisgenerallyaccepted

thatcompanieshavetorevealcertainfinancialandmanagementinformationto

thegovernmentandpublicursandofcourbecauaccountingis

indispensabletoolinbusinessdecision—edevelopment

ofinformationtechnologiesthereweredevelopedmanycomputerproducts

(software)thatmakeaccountingaasyasABCforthowhousthem。From

thispointaccountingcanbedividedintotwobasiccategories:thowhichapply

manualaccountingandthowhichprefercomputerizedaccountingsystems。This

paperistargetsthemainfeaturesofmanualandcomputerizedaccounting,their

benefitsandshortcomings，andtheircomparison。

Fromtheaccountingtheoryitisknownthataccountingcycleincludesthe

followingsteps：journalizingthetransactions，postingthemtoledger

accounts，preparingtrialbalance,makingadjustmententries，preparing

adjustedtoend-of—periodtrialbalance,preparingfinancialstatementsand

appropriatedisclosures，journalizingandpostingtheclosingentries,and

preparingafter—closingtrialbalanceatlast。Fromthefirstlookitisnot

verydifficultanditissoindeed,butwhentherearethousandsormillions

transactionsthat

mustbeprocesdintheaccountingcyclemakethisprocessroutineandeven

alittlemistakeorinaccuracycancauallthecyclefromtheverybeginning

shedsomelightonthematter

letxamineaccountingcyclemorethoroughly。Everytransaction（eventthat

changethefinancialresourcesorobligationsofthecompany）mustbe

recognized，classifiedanddocumented;inadditiontheremustbecorresponding

accountsidentifiedandchanged。Thetransactionsarerecordedinappropriate

journals（generaljournal,salesjournaletc）withtransactiondata,affected

accounts？titles，debitandcreditofeachaffectedaccountandexplanation

specifiedinthejournalrecord。Theaboveprocedureisudforeach

journalrecordsmustbepostedtotheledgeronaperiodic

basis(dailyorweekly），whichisagroupofaccountsputtogetherandclassified

（asts，liabilities,revenue，expensandequity）?inotherwordsgeneral

ledgersummarizesallthetransactionswithinaperiodoftime。Inaddition

thereisasubsidiaryledgercanbeud,whichisamoredetailedsource,where

individualitemscomprid（inventory,accountspayableandaccounts

receivable).Generalledgercontainscontrollingaccountswhichsummarizethe

ndofaccountingperiodwiththehelpof

generalledgerthereisatrialbalancecalculatedtomakesurethatdebitand

creditareinbalance（iftheyarenotequalitmeansthatthereisanerror

somewhere）.Thentheremustbeappropriateadjustmentsmadelikedepreciation

andincometaxexpens，adjustedrecordspostedtotheledgerandadjusted

histherearefinancialstatementsshouldbe

prepared,whichincludebalancesheet,incomestatement，statementofretained

urnalentriesoftemporaryaccounts

areclodtopermanentaccountsandpostedtotheledger，andatlast

after—closingtrialbalancecanprepared。

Inordertostayontopcompanieshavetoanalyzetheperformanceofall

organizationalcells(startingfromunskilledworkersandoperatingpersonnel,

andfinishingwithtopmanagersandotherkeypersonnel)anddiscoverallthe

deviationsfromtheplan，theircaus,andfinallycompanies?managementhas

proceduresarecalledinternalcontrolsandincludethefollowingfiveelements:

controlenvironment，riskasssment,monitoring,informationand

communication,whichareassdparatelyandputtogetherasinglerateof

organization'sperformance。Controlenvironmentmeansthewayof

organization'sinternalcontrol?whichmanagercontrolstheemployees,howand

asssmentimpliesmeasurestodetermineallthepotentialrisksinadvance，

theircaus,probabilitiesandcounter—measurestoavoidandmanagethem;how

canthorisksinfluencecompany’sperformanceandfinancialstate；howto

minimizethecostsoffacingfinancialrisktc。Monitoringimpliesquality

controlofcompany'soperationsandpersonnel。Informationandcommunication

elementmeansthecontrolovercommunicationflowandthequalityofinformation

flowwithintheorganizationinordertominimizethetimeofcommunicationand

alcontrolproceduresallowtokeepcompanies?asts

fromdissipationandcontrolproductivityandufulnessofalldepartments。

Let’accountingimplies

thatemployeesperformthewholeaccountingcyclemanuallyonaperiodicbasis:

theycalculatetrialbalances,journalizetransactions,preparefinancial

ittakesmuchtime，resources

erizedaccountingimpliesthattheonly

thingthatemployeesdoisrecordingtransactionsintothecomputerwhich

processtheotherstepsofaccountingcycleautomaticallyorbyarequest.

Butthisisaverysimplifiedviewonthecomputerizedaccountingbecau

transactionisacomplexcategorywhichincludesnotonlysalesoracquisitions，

butdepreciation，premiumsandwagescalculation,uters

provideaccuratecalculationsandsmartreportsbutittakesmuchtime，

resourcesandefforttooandit’sdifficulttoassswhichaccountingtype

ismorefastandeconomic。Ifmanualaccountingrequiresqualifiedaccountants

tokeeparecordofbusinesstransactions，computerizedrequiresaccountants

whichcanuspecificsoftwareandthustheycostmore。Computersoftware

calculatesfasterbutitdoesnotknowwhatyouneeduntilyoucanclearlyexplain

whatexactlyyouneed。Inadditiongoodcomputerizedaccountingsystemcancost

thousandsandevenmillionsdollars，dependingonthecomplexityandthesize

erizedaccountingprovidesbetterinternalcontrol

reportsystemforanygivenperiodoftime（computercancontrolthousands

indicatorssimultaneouslyandcreatenotificationstotheappropriate

departmentsorworkersifsomeindicatorsdonotcorrespondtothenormalstate），

whilemanualcontroltakesmoretime.

Amongtheadvantagesofmanualaccountingthereare：comparativelycheap

workforceandresources,reliability,independencefrommachines,skilled

workersavailability；thedisadvantagesinclude:reducedspeed,incread

effortofaccountants，relativelyslowerinternalcontrolreporting,routine

hemainadvantagesofcomputerizedaccountingthere

are：highspeedandmobilityofreporting，reliability,noroutinework,

increadaccuracy，internalcontrolsystemofincreadproductivity,easy

backupandrestorationofrecords；thedisadvantagesinclude:extremelyhigh

costsondeveloping，introducingandusingthesystem,specialtrainingsfor

personnel,increadpersonnelcosts,dependenceonmachinetc。Obviouslyboth

computerizedandmanualaccountinghaveadvantagesanddisadvantagesbutthey

performthesametask,andthefinalresultisthesame。Themaindifferences

betweenthemarethecosts,allandmediumbusiness

usuallyprefermanualaccountingwithoutdetrimenttoqualitywhilelarge

corporationsapplycomplexaccountingsystemswhichcostmillionsdollarsbut

theeffectfromtheirapplicationexceedsalltheexpectations。

手工会计与电算化会计

会计教育改革与发展—第四届会计与财务问题国际研讨会论文集

2004年詹姆斯

就像很多专业的会计师和审计师的国家—在所有发达国家和发展中国家，会

计是被接受的一种商业语言.大家普遍认同,公司向政府和公众用户已披露的某些财

务和管理信息,是每家公司所适用的会计。而且当然,在业务上的决策过程中会计是不可

缺少的工具.随着信息技术的发展，有很多发达的计算机产品（软件)，就像美国广播公

司那样使用它们，使会计变得简单.从这点会计可分为两个基本类别:手工会计和电算化

会计系统。本文的主要目标,手工会计和会计电算化，其好处和缺点，以及它们的比

较。

根据会计理论，众所周知的会计周期包括以下步骤：分录交易过程中，分类账户，

准备试算表以调整作品，准备调整，以期末试算表,编制财务报表，并适当披露,结束后

关闭试验的平衡.从第一次看它确实不是很困难,不过当有数千或是以百万计的交易时

形势急剧变化。大量的交易，必须进行处理，在会计周期,使这一进程例行甚至有点错

误或不准确就会造成一切周期从头开始寻找和纠正错误。从而一些线索让审查会计周期

更加彻底。每一笔交易（改变了财政资源或义务的公司）必须承认，分类以及证明；

除此之外一定有符合识别而且改变的账户.交易记录在适当的期刊（一般杂志，销售

日报等)的交易数据，被受影响的账户所记录.名称，借方和贷方的每一个受影响的账户

和解释，指明在日记中纪录。上述程序是用于每笔交易。所有的日记记录必须定期（每

天或每周）张贴到总分类账，它是一组整理和分类（资产，负债，收入，费用和所有

者权益）的帐目，或者换句话说总分类账总结了在一段时间内所有的交易。此外,

还有一个附属总账可以用，这是一个更详细的资料来源,如个别项目包括（存货，

应付账款和应收账款）.在年底的会计期间与帮助的总分类账中有一个试算表计

算，以确保借方和贷方的平衡（如果它们不是相等的，它意味着某处有错误)。那

么，必须有适当的调整，如折旧及所得税费用，调整后的记录张贴到总账并且

用试算表计算出来的。经过这之后准备财务报表,其中包括资产负债表,利润表及

现金流量报表。然后日常记录的临时帐户张贴到总帐，最后关闭试算平衡表。

为了保持公司有效运作，对所有的组织（由非技术工人和经营人员，高层管理

者和其他关键人员)的表现进行分析，发现有偏离计划，其原因是否在于公司。管

理部门也采取相应措施以避免这种偏差，这些程序就是所谓的内部控制，主要包括以

下5个要素：控制环境,风险评估,监测，信息和沟通，这些都是另行评估,除此之外

提出了一个单一税率的组织。控制环境指的组织管理方法，在内部控制中，经理

如何管理员工以及对明年的计划工作表现等进行风险评估，意味着措施，以确定所有

潜在的风险。如何避免风险使之不影响公司?如何减低成本来应对所面临的金融风

险等方面的监管，意味着公司对内部管理的控制.信息和通信单元是指控制通讯流量

和质量，信息流在本组织内，以最大限度减少时间的沟通和信息的损失。内部控制程

序能够保持公司的有效运作吗？

手工会计意味着会计人员以周期的方式用手运行整个的会计周期:他们计算，试

算表,日记交易，编制财务报表和其他套路.当然,在大的范畴内，这需要更多的时

间,资源和精力。但是利用电算化会计在会计周期内就只有一件事，员工做的是记录交

易纳入计算机程序中其他步骤的会计周期自动或由请求.不过，这是一个非常简化的

看法，电算化会计，因为交易是一个复杂的类别，其中不仅包括销售或收购，还有折

旧，保险费和工资的计算方法，分红等，让计算机提供准确的计算和智能报告,但需要

花多少时间，资源和精力，它又有何困难,从而判定哪一种会计制度类型更为快捷和经

济。如果手工会计规定，合资格的会计师,只要求保存记录的商业交易就可以了。但在

电算化会计中，计算机不仅需要会计师,而且必须使用特定的软件,因此他们的成本更

多。计算机软件,计算快、效率高，但它不知道你的需要,直到你能解释清楚，究竟你需

要的是人还是软件时，再来决策你需要用手工会计还是电算化会计。会计电算化系统提

供了整个公司的运作，但是成本却要数千甚至数百万美元,复杂程度和规模的组织。电

算化会计提供更好的内部控制报告制度，对于任何给定的时间内(电脑就可以控制成千

上万的指标同时进行,即使有些指标并不对应到正常状态,电脑也可以创造通知给适当

的部门或工人），而手动控制却需较多时间。

其中手工会计的好处有：相对廉价的劳动力和资源,可靠性,从独立的机器,熟练

的技术工人可用性；其弊端包括：效率低，相对较慢的内部控制报告，日常工作等。电

算化会计的主要优势有:高速和机动性的报告，可信性高，准确性高，内部控制制度提

高了生产力，便于备份和恢复记录；弊端包括:极高的成本,对发展，引进和使用

这套系统以及培训人员都增加人事费用,并且使之依赖机器等。显然，电脑与手

工会计都有优势和劣势，但他们的表现同样的任务，最终的结果是一样的.主要

区别是成本，速度和机动性。因此,小型企业通常倾向于手工会计而不危害质量，同时

也是大公司，申请复杂的会计系统,成本几百万美元，但究竟成效如何,从他们的申请超

过了所有的期望。