信息化系统

一、概况

企业信息化是指企业以业务流程的优化和重构为基础，在一定的深度和广度

上利用计算机技术、网络技术和数据库技术，控制和集成化管理企业生产经营活

动中的各种信息,实现企业内外部信息的共享和有效利用，以提高企业的经济效

益和市场竞争力，这将涉及到对企业管理理念的创新，管理流程的优化，管理团

队的重组和管理手段的创新。

如果从动态的角度来看，企业信息化就是企业应用信息技术及产品的过程，

或者更确切地说，企业信息化是信息技术由局部到全局，由战术层次到战略层次

向企业全面渗透,运用于流程管理、支持企业经营管理的过程.这个过程表明，信

息技术在企业的应用，在空间上是一个由无到有、由点到面的过程；在时间上具

有阶段性和渐进性；信息化的核心和本质是企业运用信息技术,进行隐含知识的

挖掘和编码化,进行业务流程的管理。

目前我公司信息化应用建设刚刚起步，现在建立了文件服务器，部门重要文

档存储有了一定的保障,也方便了部门与部门间文件流通.公司拥有集团公司推行

的ERP系统，目前应用不是很多.ERP是企业资源计划的简称，ERP是针对物资

资源管理（物流）、人力资源管理（人流）、财务资源管理(财流）、信息资源管理

(信息流）集成一体化的企业管理软件。我公司是EPC总承包型企业,不包含生产

供应链等信息,因此ERP系统对公司管理不是很实用.EPC承包企业拥有以下几个

特点：一个工程、采购和建造（EPC）项目通常是一个满足客户需求的交钥匙设

施和工厂；EPC行业覆盖业务拓展、勘查、概算、概念设计、详细设计、采购、

建造、启动、维护和服务的完整过程；EPC项目常由不同的承包商在不同的地

方来设计和采购。由于公司性质的不同，造成了信息化管理方式不同，在总承包

施工企业存在的普遍问题包括以下几点１、工程项目管理的实现手段落后2、企

业的标准化、规范化管理与项目管理整合存在严重困难3、工程企业对项目的约

束能力弱，对项目的监控和协调难度较大４、工程集团和分子公司以及项目参见

方之间的业务流程无法互动，沟通效率低5、工程项目管理中对成本控制非常滞

后，经常出现超支、超审现象。这些现象也正是现在困扰我们的。

目前我公司员工间沟通还是以QQ和邮件为主，商务往来仅有邮件是不够的，

这样邮件多了就可能会遗漏一些事情，事务的整体推行就会得到延误，并且有时

候目的不明确的邮件让人无从下手，容易出现扯皮的现象.并且事务的计划性不

够强，这是对工作没有足够的预见性，容易出现很多突发状况，让人难于应对。

并且公司管理层对员工工作职能的管控不是很清楚，没有一个良好的手段来监督

工作.

二、实例介绍

针对施工企业的信息化管理软件也应运而生。下面是一个比较有代表性的建

筑施工型企业管理软件（和谐万维建筑工程项目管理软件）的功能介绍,系统包

括以下几个模块。

系统管理：包含各类基础性设置,如组织架构定义，流程定义，项目分类、

合同分类等,以及各类资源档案的创建，角色和操作人员的创建、权限的分配等。

项目管理：包含项目的创建及审批，创建项目时除填写相关信息外,还可以

上传相关文档。

任务管理:项目创建并通过审批后，就可以进行任务分配了，同一个任务可

以分配给一个人或多个人。分配任务时须指定任务计划开始和结束日期.任务可

以是小时，可以是工作日，每个任务的单位可以不一样，如工时、百分比、个、

件等。任务分配时,任务接收人员可以选择接受，也可以输入理由后选择拒绝，

提醒管理者重新进行任务分配.任务接收人对于接收的任务，还可以进行下级的

任务分配。

进度管理：任务分配结束后，管理者很希望能及时了解到每个任务的进度，

对于和谐万维建筑施工管理软件而言,这个需求很方便的就可以实现，管理者可

以很直观的了解到所有项目、某个项目、某个任务的进度信息。当然，要看到这

些信息，需要任务的执行者进行报量(汇报进度）工作，当任务完成或部分完成

时，任务执行者可以通过软件进行报量，报量单会根据预先在建筑工程管理软件

中的设置，启动审批流,向相关人员发出审批的消息。当然，也可以不设置任务

报量的审批,只要报量就刷新进度。

资源管理：通过和谐万维建筑工程项目管理软件的资源管理,可以很方便的

了解到每个相关人员目前的任务情况,如有多少未完成的任务，有多少新任务，

有哪些延期未完成的任务，哪个时间段有空闲等，方便管理者更好的安排工作。

文档管理：项目开展过程中的各类Word、Excel、Pdf及图片等文档，都可

以按照项目的关系，分门别类的进行归档，并执行相应的文档授权管理。

问题管理:在和谐万维建筑工程项目管理软件中，可以很好的进行问题的相

关管理，包含问题发布、问题回答、问题统计与查询等。可以利用软件的协同功

能,将问题在最短时间内进行解决，并将处理后的精彩问题答案转化为公司的知

识管理。

物资管理:包含物资有关的采购订单、采购收退货、各种领用、盘点等管理。

客户管理：有些工程公司,除了服务于老客户外，还在不断的开发新客户,如

果你有这方面的需求,软件也可以帮你实现,从线索到方案、报价、跟进纪录、投

标等客户跟进过程全部进行管理,以提高潜在客户的成功率。

质量管理：在建筑工程管理软件中，可以进行质量有关的管理，可以先将

质量有关的文档上传，相关人员在工作时可以依照相关标准进行,工程结束后还

可以对进行质量评估检验，并将评估结果在系统中进行记录和考核。

合同管理:包含合同的创建、审批、调整、结案、往来款等，合同与项目也

可以建立关联，方便后期按项目、按合同进行统计分析。

行政办公：基本包含了目前市场上行政办公常见的主要功能,如公文收发、

通知、日程、工作计划、工作日志、通讯簿、BBS、会议管理、固定资产、车辆

管理等。

人力资源：包含人员档案、培训管理、病事假管理、电脑考勤、绩效考评、

薪资计算、出差外出以及相关报表。

财务管理：包含各种费用预算编制及费用报帐、应收款、应付款、成本核算

的管理与相应财务分析.

领导查询:包含与项目、客户、合同、财务等有关的综合性分析。

现在大部分软件都实现了模块化应用，我们公司可以按照现在需求选择对应

模块进行使用.目前许多公司都是有简单的OA系统，主要对行政办公、财务管

理等方面进行管理。通过软件可以对办事流程进行管控，可以轻易查询到事务进

展，对业务的整体管控比较方便。通过系统可以让公司管理流程化，办事规范化.

事务走向按照规定好的流程，这样工作不会找不到人，也不会混乱。并且可以规

定每个工作节点所花费的时间，督促大家及时有效的完成任务。通过工作任务与

计划管理可以有效的提高员工工作规范，确保有事可做,有据可查.

三、实施策略

信息化是一次企业管理模式变革的过程，涉及到企业的每个角落、每位员工

及运营过程的每一个环节，复杂程度非常高.企业信息化是一项长期的工作，需

要有计划有步骤的实施。凡是变革都会有阻力，要预先考虑到每个因素。

1.加强组织机构建设，增强领导信息化建设意识。目前我公司还处于发展

壮大期，部门建设趋于完善，这里要划分好部门职能与分工，防止以后

责任不明、流程不清,妨碍规范化管理。一个清晰的组织机构是企业规范

的前提。

2.深入调查研究,制订信息化发展规划。选型信息化建设团队,为公司的信

息化建设出谋划策。信息化系统建设是一个长期的工作，需要的不仅仅

是一个软件，而是一个软件应用的过程,这需要一个信息化建设公司专业

的持续的服务.信息化建设的过程是“企业自身信息化需求分析－选择合

作伙伴－系统平台建设－实施推广－需求再分析－系统完善－实现目标

"。从前期的立项咨询到实施建设，到后期的应用维护都需要投入大量的

精力。

3.以业务需求带动基础网络设施建设。有重点、有步骤针对部分项目开始

开发和推广。目前进行中的项目例如ISDEMIR电除尘项目，有许多工作

是沟通无果的，事情进行到一半就搁置了，无法推动下去。针对这种现

象，我们可以首先以办公管理软件作为突破口，规范流程运作，把握时

间节点,合理安排工作。这也是最能在局部见到应用成效的一个软件模块。

4.公司管理层要时刻推动信息化建设，领导要以身作则，积极推动。信息

化的过程少不了领导的大力支持。凡是变革都会有阵痛,凡是推陈出新都

会有阻力.公司管理层要意识到这一点积极克服出现的各种困难，把信息

化建设进行到底.

四、信息化建设的经验与可能遇到的风险

根据美国史坦迪公司的调查数据，企业信息化的成功率为26％。不成功的

因素包括：“撤项”、“降低项目目标"、“资金超出预算（平均超178％）"、“项目

周期无限拖长（平均超230％)”。由于国内后两项通常不判定为失败，因此按国

内标准美国信息化的成功率为60%左右。因此，企业实施信息化工程存在着较大

风险.

1.企业信息化的最大特点是与管理过程紧密联系，只要存在管理优化，就必然

存在信息系统的完善和优化。管理手段变化了,信息化软件自然也需要变化.

信息化是优化企业增值链过程中的主要手段，信息化水平的高低在很大程度

上影响着企业增值进程的快慢。企业信息化规划与企业管理的基础、模式、

组织和机制相关，和信息化技术自身的发展水平相关，同时也与企业的经营

状况相关.信息化搞得好的往往是经营状况好的企业，实际上经营状况不好，

就更应该注重信息化建设，以拟补在竞争中的劣势.在企业信息化建设过程

中，“技术是支撑，而管理才是核心”。因此信息化实施过程就有一定的管

理风险,管理风险包括组织结构不合理、管理思想混乱、管理职能虚化、员

工凝聚力下降等方面。管理风险存在于企业信息化实施工作的全过程，轻则

增加成本、延长进程，重则导致企业信息化实施失败.

2.软件供应商参差不齐，对工程行业认知也不一定很深,工程企业的个性化需

求多种多样，并且工程企业运作时有很多突发状况，有时不能严格按照规定

流程进行，并且存在各种规则制约，因此存在一定的实施风险，实施风险包

括软件选型、实施服务商选择、实施进度控制、实施成本控制、对工程企业

的认知、后期维护等方面.上述企业信息化实施工作不当，轻则增加成本、

延长进程，重则导致企业信息化实施失败

3.信息化建设投入是一个长期持续的投资过程，包括软件费、网络硬件费、实

施服务费(费用比大致为1：2：3)，每年为投入的设备和所要二次投入的维

护费用也是非常高的,应该有这样的思想准备.同时，这种投资是隐性的,往

往不能直接见到经济效益.这也是一定的财务风险。

五、企业信息化的其他应用

企业信息化还有其他应用，例如无纸化传真,打印控制以及安全防护等。

无纸化传真即网络传真，是可以以网页的形式，通过网站操作来实现传真，

与传统传真相比，优点在于无纸化、收发方便、可以存储记录、有选择打印.具

体的细节与对比另外有附件.

打印控制是针对公司打印量比较大的情况，可以通过软件来实现超过一定数

量的文档要授权后才能打印,节约纸张.

目前我公司的服务器还是处于一种“裸奔"的状态，即没有杀毒软件,没有防

护软件。由于服务器是windows2003rvices64bit操作系统，这种系统需要的多

是企业版的杀毒软件,企业版杀毒软件一般是一台服务器端,N台客户端，价格根

据用户数不同而不同，大概价格是每用户每年300元人民币左右（卡巴斯基、金

山),根据各个厂家产品不同差异浮动不大，50用户大概需要1.5万-2万。

如果后续公司员工数量继续增加，则还需要上网行为管理软件及防火墙等，

一般100用户以内大概2万元左右(知名品牌天融信、爱盾）。这种软件的功能是

管控员工上网,对带宽资源合理利用，并且以后如果有信息化软件，可以使软件

在公网上更方便快捷的使用同时也保证服务器的安全。