外贸跟单流程

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外贸业务跟单员详细工作流程

进货物的基本程序

业务主要就是进行货物的进交易。我们分别来了解一下货物跟单和货

物跟单的基本程序及跟单员所要做的工作。

货物的交易有二种形式，一种通过公司，另一种是自营。跟单员对货

物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。

一．接单：接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不

限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数

量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成

交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。

1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax,Email或书面合

同等方式。

2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我

们的，等等。

3．接单的形式：在中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：

（1）合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALESCONTRACT）

和购货合同（PURCHASECONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由

买方草拟。

（2）确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲

裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES

CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASECONFIRMATION）。

这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日

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用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕的进。

还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直

接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则

算默认。

4．接单的程序：接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个

环节。

（1）询盘：（INQUIRY）又叫询价。

（2）发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交

易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。

在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。

（3）还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。

（4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的

各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的

表示。

二．审单：即审核合同

1．审单内容：确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条

款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。

2．审单：

（1）产品名称，规格：审查时产品代码是不是自身的产品？与我们

的产品资料能否对上号？有很多公司和企业产品名称的代码同时也

代表了规格。

（2）质量：也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国

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际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进

行审单的首要条件。

（3）数量：应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，

重量以及约数有何规定。约数：如合同数量前加“约”，可使交货数

量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，

有的认为是5%。按《跟单统一惯例》，上如规定约字，应允许有不

超过10%的增减幅度。

（4）单价，总额的审查：

1、客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否

对？总额有没有加错？新客户下单，要查看我们给他的报价。

2、通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是

要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）

（5）价格条款的审查：货物的单价条款，也称价格，常用的有：

FOB船上交货价（指装运港的价格条件），C&F（FreightorCarriage

Paidto…..）运费付至指定目地的交货，CIF成本+费+运费（指目的

港）价格。常用的FOBCFRCIF几种价格的换算及公式如下：

（1）FOB价格换算为其它价：

CFR价=FOB价+运费

FOB价+运费

CIF价=--------------------------------

1-费率X投保加成

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（2）CFR价格换算为其它价：

FOB价=CFR价–运费

CFR价

CIF价=---------------------------------

1–费率X投保加成

（3）CIF价格换算为其它价：

FOB价=CIF价X（1–投保加成X费率）-运费

CFR价=CIF价X（1–投保加成X费率）

（6）付款方式审查：

1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。

2.支付的货币能否接受？

（7）包装要求的审查：

1．工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？

2．客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？

3．客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说

明书）

内包装：普合，白合，彩合，吸塑

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外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。

（8）交货期的审查：跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及

时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某

个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，

一个季度或更长。

（9）交货方式的审查：主要有，陆运，，邮寄等等。

注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用。

如报的价是连同价，而客户要求（赶），我们可要求客户承担多出部

分的费用。

关于样品：要获取订单，备好样品是很重要的一步。

1．寄目录，样本：

2．准备样品。

（1）工厂现有的款式（2）新款（3）

客户来样。

要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。

特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样

品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际中，凭样品成交的比重

很大。作为跟单员，我们要做到：

A：有完整的产品资料，主动进行宣传。

B：新品的成本，价格要进行核算。

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C：新品的制作要留有实样。

D：客户的来样要保存好原样。

三．形式发票：PROFORMAINVOICE

买方为了向其本国当局申请许可证或核批，在未成交前要求方将拟出

售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种

发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了

区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。形式发票上一

般要显示订单的相关信息。（收货人，合同号，形式发票号，开出日

期）。产品信息（品名，数量，价格，交货期）。合同条款（价格

条款，付款）。此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。

注意几点：

1.单价条款要明确（FOB,CFR,CIF）

2.交期要明确

3.付款条件要明确（LC,TT）

四．货物跟单的基本程序：货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。

它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(，

报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：

(1).筹备货物：按订单及的要求，按时，按质，按量地备好货物。

(2).催审：大多数的支付方式是L/C。对安全有保障，因它是银行信

用。只要所装运货物与条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C

为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。

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催证：货物快完成时，要催证。

审证：审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。

银行从面上审，如开证的国家有无往来，开证行的资信等等。公司则

审开证人和受益人是否正确，L/C的货物和金额与合同是否相同，装

期，特别条款等。

改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错

误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，

一次性修改。

(3).订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，

租船订仓和装船的阶段。按CFR和CIF成交的，我们负责租船订仓

和装船的手续。

首先：出货装柜：（P。28）跟单员在出货前三四天就要联系出货装

柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。

A．货柜选择：（P。29）根据货物的不同而选择不同的货柜。常用

的有：20’29–30立方/吨40’58–61立方/吨40’H68–71立方/吨

B．制作装箱单：（P。30）装箱单着重表现货物的包装情况。应包

括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，

唛头等。

C．跟踪装柜：（P。31）出货前一天通知有关人员并确定出货数量

的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监

装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一

二箱放于货柜尾部用于海关查货用。

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(4).制单结汇：是货物跟单的最后一个环节。

A.制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容

制作各种单据。要在L/C的有效期内将单据送交银行。单据主要有：

汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，单等。

B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可

及时收到货款了。单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁。

五．货物跟单的基本程序：

（1）就是跟进合同的履行。其程序为：租船订仓，申请开证，催交

装运，办理，商检及接货验收等。

第一讲物料及物料进仓跟踪

这一章里，我们要掌握：物料跟单的基本要求

物料跟单的原因

物料跟单的流程

物料跟单的策略

物料跟单是指跟单员按订单所载明的物料，品名，规格，数量及交期

更进行跟踪。目的：满足企业生产活动对物料的需求，在必要的时候，

获得必要的物料，避免停工待料。

一．跟单的基本要求：适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交

货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。（适时，适质，适地，

适量，适价）

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二．物料跟单的原因：以下原因造成我们要对物料进行跟催：

1、供应商方面的原因：由于供应商方面的原因造成交货不及时，而

使我们必须跟单的原因有：超过产能的接单和超过技术水准的接单。

制程不良，质量不充分而造成不良品的增多。来自低工资的员工工作

效率低，完不成。等原因。

2、企业方面的原因：供应商的选定有误，对他的产能和技术调查不

足。所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的掌握和督促

不力。下订单到过远的地方。

3、方面的原因：信息交换不及时。

三.物料跟单流程：

1、制作订购单:跟单员接到所需部门的请购单，要制成订购单传给

供应商。制订购单时注意：审查请购单。熟悉订购的物料，价格确认，

确认质量标准。确认物料需求量，制定订单说明书，发出订购单。（制

作单P。26），将要的物料名称，规格型号，数量，价格。交期等要

求表达清楚。单经审核无误后发给供应商，并要求供应商签字回传。

2、订单跟踪：对长期合作的，信誉好的供应商可以不进行跟踪。跟

踪工艺，跟踪原材料，跟踪过程，跟踪组装总测，跟踪包装入库。

3、物料检验：确定检验日期，通知检验人员，进行物料检验，处理

检验问题。

4、物料进仓：协调送货，协调接受，通知送货，物料入库，处理接

受问题。

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四．物料跟单的策略：催单的目的是使供应商在必要的时候送达所的

物料，使企业的成本降低。

1．催单的：

（1）按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。

有：

联单法：将订购单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催。

统计法：将订购单统计成报表，提前一定时间进行跟催。

跟催箱：制作一个31格的跟催箱，将订购单依照日期顺序放入跟催

箱，每天跟催相应的订单。

（2）定期跟催。于每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成

报表定期统一跟催。

第二讲生产跟踪：（生产过程跟单）

本章要掌握：生产过程跟单的基本要求

生产过程跟单的流程

生产过程跟单主要是了解企业的生产进度能否满足定单的交货期，产

品是否按订单生产，因此跟单员要深入企业的生产车间查验产品的质

量与生产进度，发现问题要及时处理。因为生产过程跟单的基本要求

是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货。所以我们要深

入到生产线，查看进度，查看质量。

一．生产过程跟单的基本要求：

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1、按时交货：要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前也不

推迟。按时交货跟单的要点：

2、按质交货：生产出来的产品符合订单的质量要求。

二．生产过程跟单的流程：

1、下达生产通知书。跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产

通知单。通知单要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装

要求，交货期等。

2、分析生产能力。生产通知单下达后，要分析企业的生产能力。

能否按期，按质地交货。如不能应采取什么措施？要不要外包？

3、制定生产计划：生产计划的制定及实施关系着生产及交货的成

败。跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。

4、跟踪生产进度

（1）生产进度控制流程：

（2）生产进度控制作业程序

（3）生产进度控制重点：实际进度与计划进度发生差异，要找原

因。通常有下列原因：

1．原计划错误

2．机器设备有故障

3．材料没跟上。

4．不良率和报废率过高

5．临时工作或特急订单的影响。

6．前制程延误的累积

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7．员工工作情绪低落，缺勤或流动率高

（4）跟踪生产进度的表单：生产日报表，生产进度差异分析表，生

产进度控制表，生产异常处理表，生产线进度跟踪表。

5.交期延误：如是工厂原因，要通知客户，取得同意后方可出货。

如不同意，一是协商，我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消

订单了。

6.我们再提一下有关订单的更改问题：客户对已下的订单因变化会

有更改，有数量上的，（或增加，或减少）。有包装上的。（彩印，或

白合）。有交期的变更。（或提前，或推迟）。接到客户要求变更，首

先要看改什么？能否接收？如我们的货已生产的差不多了，已收尾，

就不可能再更改了。如还没按排，问题不大。如已按排了部份，要进

行协商。比如数量要减，我们已按原数量了材料，通用的问题不大。

但如是专用的，客户要承担部份费用。对交期：如要提前，我们要根

据实际情况说。如要推迟，时间短，问题不大，但如要延迟很长，那

仓储费，损耗费要承担。

第三讲货物跟单

本章要点：货物的跟单流程

货物的跟单流程

货物的跟单流程

的缮制

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货物的与

货物主要有，，铁路，，陆运，。货物使用最广泛的是和运输。跟单员

的主要工作是制作单据，协助员进行货物的与。

货物跟单流程：跟单流程随货物方式的不同而有所区别。我国进货物

的方式大多采用，并用为承载容器。这里我们讲三种货物的跟单流程：

1、货物的跟单流程：视条件的不同而不同，FOB成交，方不要租

船订仓。CNF=CFR方不要办。CIF出口方要租船订仓还要办。我们

都希望用CIF成交。

（1）报验：收到LC或货款，审核无误后，货也备好，向商检机构

申报。

（2）租船订仓：与船公司或货代联系。

（3）办：CIF价，我们要投保

（4）货物集港：单位要在船公司通知的时间内将货物发运到港区内

的指定货场或仓库。

（5）：货物集港后，我们应在装船前24小时向海关办理申报手续。

（6）装船：凭盖有海关放行章的装货单，货物可装船。

（7）发装船通知：货物装船后，即向收货人发装船通知。内容包括：

LC或SC号，品名，数量，金额，船名，开航日期等。

（8）支付运费：

（9）退关：已完成手续放行的货物，因特别情况，如无舱位，货短

少。不能装船，要向海关申报退回，退关货物应在工具结关之前或自

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退运之日起三天内办理手续。

2、货物的跟单流程：也视条件不同而有不同。CIFCFR条件，由方

租船订舱。我们货物大都按FOB贸易条件。我们自已安排船。跟单

程序如下：

（1）租船订舱：

（2）发派船通知：船位订下后，将船名，船期通知方，使其按期备

好货，装船。

（3）办：我们收到国外卖方装船通知后，即向公司办理投保。

（4）汇集：各种是办理，报验，接交等不可缺少的凭证。

（5）办理商品登记：凡法检商品货到后，我们要凭货物通知单向口

岸商检机构登记。而后海关才受理。

（6）：所有进货物都需向海关申报。货物在经海关查验与申报内容

一致才可放行。

（7）监卸和交接：船到港卸货前一般有理货公司理货。他代表船方

将货物按提单，标记，唛头清点件数，验看包装后拨交给方。（核对

标记对否？是不是应接的货。对破损的货物内外包装要有记录，作现

场拍照。查清损失的具体数量，查明残缺的原因和责任人，索要证明

以进行索赔。

3．运输货物的跟单流程：跟单流程：

（1）订舱（订箱）。按货的体积订箱。20’29–30

40’58–61

40’H68-71

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（2）接受托运,发送空箱

（3）整箱货的装箱与交货：装箱前（不得晚于装箱前24小时）向

海关办理。

（4）拼箱货的装箱与交货：货送站。该站人员清点接收。

（5）货物进港：在船吊装前24小时截止货进港。

（6）换取提单：货进场的收据是换取提单的凭证。

（7）装船：

（8）寄送资料：

：

（1）寄送资料（起运港的船公司在货船到港前〈近洋24小

时，远洋7天〉用传真或邮寄向卸货港提供提单副本，舱单，装箱单

等货物清单。

（2）分发：船公司或其代理应及时地将起运港寄来的有关单

据分别送给有关的货代或收货人。以使货到港前做好准备。

（3）发到货通知：船公司预告到港日，船到港后发正式到货

通知。

（4）换取提货单：收货人持正本提单向船公司换取提货单。

（5）卸船提货：办理。

（6）提货时发现铅封损坏，或箱子破损，要与站共同签认，

以便向船公司索赔。

4．单据的制作：

（1）单据：装船通知(ShippingAdvice)，主要内容：L/C号或S/C

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号，品名，数量，箱数，金额，船名，开航日，到港日等。

（2）航单（AirwayBill）是单据，而不是提货的凭证。

（3）货运单据：托运单（9联单）和装箱单。

5．货物的与流程及操作

（1）货物的程序及流程：接受申报——审核——查验货物——办

理征税——放行。

（2）货物的则包括：进申报——查验——交税——提货或装货。