普通发票怎么开

纳税人普通发票管理系统操作说明

纳税人普通发票管理系统使用说明...........................................................................3

一、系统介绍............................................................................................................3

二、程序的安装........................................................................................................3

三、系统结构............................................................................................................4

四、系统使用流程图.................................................................................................5

五、开始使用发票管理程序......................................................................................6

1、程序的启动...................................................................................................6

2、第一次登陆系统............................................................................................6

3、操作员设置（操作员即用户）.......................................................................6

4、纳税人资料设置............................................................................................8

5、用户密码修改（当前使用者密码的修改）.....................................................9

6、小提示..........................................................................................................9

六、购进发票录入.....................................................................................................9

操作说明..........................................................................................................10

小提示..........................................................................................................11

七、发票数据录入...................................................................................................12

1、一次录入.....................................................................................................12

2、二次录入.....................................................................................................15

3、两次录入对碰..............................................................................................15

八、发票录入数据的导出........................................................................................16

发票数据导出模块各按钮功能说明....................................................................17

小提示..........................................................................................................21

导出文件合并...................................................................................................21

九、普通发票电脑版开票模块.................................................................................24

1、开票..........................................................................................................24

2、作废..........................................................................................................27

3、打印格式调整..............................................................................................27

4、商品代码维护..............................................................................................28

5、客户代码维护..............................................................................................29

6、设置常用开票备注.......................................................................................29

十、查询统计模块...................................................................................................30

1、查询..........................................................................................................30

2、统计..........................................................................................................32

九、发票种类数据导入...........................................................................................32

十、数据库管理......................................................................................................32

1、初始化数据..................................................................................................33

2、数据库备份..................................................................................................33

3、数据库还原..................................................................................................34

十一、版本信息查看...............................................................................................34

附录一：问题解答...................................................................................................34

附录二：本系统的一般使用流程：..........................................................................39

纳税人普通发票管理系统使用说明

一、系统介绍

本普通发票管理系统为供纳税人使用的单机单企业版普通发票管理系统，提供了打

印电脑版普通发票，普通发票数据录入和导出，普通发票数据查询统计等功能。系统运

行环境：windows98或以上。另如需使用电脑版普通发票开票程序，还需安装有Office

Excel。

二、程序的安装

1）双击进入安装界面

2）一直点击下一步，直至完成安装

[注]：程序的默认安装路径为：C:ProgramFiles普通发票管理系统。升级程序补丁的

时候，请选回程序的安装路径。

三、系统结构

四、系统使用流程图

设置操作员和权限

(第一次使用系统才需设置，可以不设，直接使用sa)

输入纳税人基本资

料（第一次使用系统

才需输入）

导入税务机关提供的

ID文件（第一次使用

系统才需导入）

进入“购进发票录

入”模块录入购进

的发票记录

客户代码维护、商品代

码维护进入、调整发票

的打印格式，进入电脑

票开票模块进行开票

和打印

进入发票数据的一次录

入和二次录入。录入后进

行两次录入对碰

进入发票数据导出模

块导出发票数据提交

税务机关

使用电脑票开票系统非使用电脑票开票系统

使用电脑票开票系统非使用电脑票开票系统

五、开始使用发票管理程序

1、程序的启动

双击桌面的“普通发票管理系统”图标（图3-1）启动程序。

（图3-1）

或者选择“开始-〉程序-〉普通发票管理系统-〉普通发票管理系统”启动程序。

或者直接进入安装目录，双击文件启动程序。

2、第一次登陆系统

使用用户名sa，密码123456登陆。

3、操作员设置（操作员即用户）

1）进入系统后，选择菜单“系统设置”-〉“操作员设置”进入操作员管理界面，

如图3-2所示。

（图3-2）

2）操作员管理界面如图3-3所示：

（图3-3）

3）修改用户信息：用鼠标选中需要修改的用户，点击“编辑”按钮，进入操作员

设置界面（如图3-4所示）。在此界面可修改用户的姓名和权限。权限的设置只

需在需要拥有的权限前打勾即可。修改好后按“保存”按钮进行保存。保存成

功后，按“返回”按钮返回操作员管理界面。

（图3-4）

4）新增用户：在操作员管理界面（图3-3）点击“新增”按钮，进入操作员设置

界面（图3-5），输入用户名、姓名、密码（需输入两次），选择相应的权限后

按“保存”按钮进行保存。按“返回”按钮返回操作员管理界面。

（图3-5）

5）删除用户：在操作员管理界面（图3-3），选中需要删除的用户后点击“删除”

按钮进行删除。

6）退出操作员管理界面：在操作员管理界面（图3-3）点击“退出”按钮

[注]：sa用户不能删除。可以修改sa用户的密码。

4、纳税人资料设置

1）进入系统后，选择菜单“系统设置”-〉“纳税人资料设置”进入纳税人信息修

改界面，如图3-6所示。纳税人信息修改界面如图3-7所示。

（图3-6）

(图3-7)

2）如需使用普通发票电脑版开票功能，需从税务机关获得纳税人ID文件，获得

ID文件后，在纳税人信息修改界面（图3-7）点击“导入(ID)”按钮，在弹出来的

文件选择对话框（图3-8）选择你的ID文件后按“打开”，系统会自动将纳税人的

信息填入纳税人信息修改界面（图3-7），导入成功后，按“存盘”按钮进行存盘。

按“返回”按钮返回系统主界面

（图3-8）

3）如不需使用普通发票电脑版开票功能，直接在图3-7的界面输入纳税人的各项

信息后按“存盘”按钮进行存盘。按“返回”按钮返回系统主界面。注意，一定要

确认输入如的信息正确无误。纳税人编码指12位码，如。

4）[注意]如果已经录入有发票信息，则进入此纳税人信息修改模块时会有“已录

入有发票数据，不能修改纳税人编码和税务登记号！”的提示（图3-9）(但可以重

新导入ID文件)，此时如要修改纳税人编码，则必须先进入“系统设置-〉数据库管

理-〉初始化数据”模块进行数据初始化，数据初始化会清空所有的数据。详见“初

始化数据”模块的说明。纳税人资料设置中填入的资料（特别是纳税人编码）必须

正确，否则不能正常开电脑票或导出来的数据是错误的。

（图3-9）

5、用户密码修改（当前使用者密码的修改）

进入系统后，选择菜单“系统设置”-〉“修改密码”进入修改密码界面（图3-10）。

输入旧密码和两次新密码后按“确认”按钮进行存盘。

（图3-10）

6、小提示

通常使用Tab键或Enter键可以移动光标

由于sa用户权限较大，所以建议第一次使用sa用户登录后修改密码

纳税人资料设置中填入的资料（特别是纳税人编码）必须正确，否则不能正常开电

脑票或导出来的数据是错误的。

六、购进发票录入

当从税务机关购买发票后，要首先到购进发票录入模块录入发票购买信息。

操作说明

1）点击菜单上的“购进发票录入”菜单进入购进发票录入界面。界面如图4-1所

示：

（图4-1）

2）点击“新增”按钮后在上面的列表中进行购进发票的录入。录入完一项后，按

回车（Enter）键系统会自动将光标移至下一项。购买日期默认为数据录入的当天，

可修改。发票名称和份数这两项不需录入，系统会自动填入。录入完毕后，按“保

存”按钮进行保存。提示保存成功后，系统会清空上面的录入表格。在新增的录入

过程中，可以用“删除”按钮删除刚刚新增加的行。

[注]：录入时发票号码起必须为一本发票的第一张，发票号码止必须为一本发票的

最后一张（但发票号码起止号之间可以有连续的几本发票，电脑版普通发票无此限

制），并且发票号码起止的位数必须一致，否则不能保存。

3）如要查找删除修改以前录入的发票购买数据，请先点击“查找”按钮。点击“查

找”按钮，弹出的窗口如图4-2所示：

（图4-2）

如需按日期范围查找发票，请在“日期范围”前面的框上打勾；如需按发票代码查

找，请在“发票代码”前面的框上打勾（可两者都选）。

输入查找条件后，点击“检索”按钮。系统将会检索出符合条件的购买发票数据。

如需查询全部购买发票记录，请点击“全部”按钮。

在查找之后，如需删除，请先在上面的列表选中要删除的记录，然后点击“删除”

按钮，最后再按“保存”按钮，保存此次的删除操作。（如果不按“保存”按钮，数据

将没有真正被删除）。注意，如果要删除的记录包含已经进行了开票或发票录入的发票

号码，将不能被删除（会有提示告诉不能删除）。

在查找之后，如需修改记录，请先在上面的列表中选中要修改的记录，然后点击

“修改”按钮，修改购买发票记录的窗口如图4-3所示：

（图4-3）

直接在要修改的地方修改数据，修改之后按“保存”按钮即可。注意，如果要修改

的记录包含已经进行了开票或发票录入的发票号码，将不能被修改（会有提示告诉不能

修改）。

小提示

新增或删除数据后，如没有按“保存”按钮，则新增或删除数据无效。

不一定每录入完一条数据后都按“保存”按钮进行存盘，可以在新增几条

记录后再按保存按钮。

七、发票数据录入

发票数据录入模块主要功能为录入发票数据（如果已用此系统的开票模块开票的电

脑版普通发票则不需在此发票数据录入模块录入数据）。为提高数据录入的准确性，系

统采用了一次录入、二次录入，两次录入对碰的方式。即发票数据需分别在“一次录入”

模块、“二次录入”模块分别录入之后，在“两次录入对碰模块”对碰，找出两次录入

中录错的数据并修改错误数据。发票数据录入模块的菜单如图5-1所示：

（图5-1）

1、一次录入

一次录入的界面如图5-2所示

（图5-2）

录入发票属定额票，请在定额发票的选择框中选中，如（图5-3）所示

（图5-3）

在弹出的对话框中录入定额票的金额、开具所属期，确定后，系统会自动在发票录入窗口录

入发票金额、所属期、发票代码、发票号码等信息：

一次录入操作步骤

1）录入发票代码，按回车（Enter）键。如输入的发票代码正确，敲入回车键后在发

票代码旁边将会显示发票名称（图5-1-3）。如敲入回车后，提示“无此类发票信息”，

则请检查录入的发票代码是否正确，重新录入后再按回车键。

（图5-1-3）

2）录入发票号码起，回车，录入发票号码止，回车或按旁边的“确定”按钮。如果提

示没有“此发票的购买记录”，则请检查录入的发票

3）按顺序录入每张发票的金额和日期。输入完一项记录后，敲入回车键，光标会自动

转到下一项。

录入发票属定额发票的，输入发票代码、起止号、定额发票选项后点击确定按钮，

弹出对话框，录入定额发票开具年份、定额发票开票月份，选择定额发票的票面金额，

如图5-1-4所示：

（图5-1-4）

4）输入的中途可以按“保存”按钮进行保存，已保存的数据将从录入列表中移走，亦

可在所有数据录入完之后按“保存”按钮保存。

属定额发票的金额及开票日期自动带出，不需逐一录入。

[注]系统判断如果发票金额和开票日期为空，则认为是尚未录入，按保存按钮进行保存

的时候是不保存发票金额和开票日期为空的记录的

5）录入之后，按“清空”按钮将清空录入列表中的数据。

[注]如果需整本发票作废，请点击“整本作废”按钮，系统会自动在发票金额中填入零，

日期中填入当天日期。然后按保存按钮进行保存

一次录入、二次录入发票数据的修改

类似于一次录入，1）进入一次录入（二次录入）界面，输入发票代码，回车；2）输

入发票号码起和发票号码止，按确定；3）如果发票已经一次录入（二次录入），则会在下面

的列表中列出发票数据，可以直接在列表中进行修改；4）修改后要按保存按钮保存修改。

[注]对于已由开票系统开出的票，在一次录入和二次录入的窗口中可以列出来，但不能

修改保存

小提示

作废票，金额请输0，如果作废票票面上有日期，则请输入票面上的日期，如

作废票票面上没有日期，则请输入上一张发票的日期。

日期的格式采用了“日/月/年”的方式，是因为考虑到发票的日期日的改动最

大，月次之，年的改动最少。在输入完一行记录之后按回车键，光标自动移到

下一行时，日期会默认使用回上一张发票的日期。

2、二次录入

二次录入的界面跟方法步骤与一次录入类似，请参考一次录入的操作方法。

3、两次录入对碰

两次录入对碰模块的功能是将一次录入和二次录入的数据进行对碰，列出对碰

不相符的数据，检查数据后，将错误的数据修改过来，减少在发票数据录入中录错

数的情况。两次录入对碰模块的界面如图5-4所示。

(图5-4)

对碰操作步骤

b、点击“对碰”按钮。如无对碰不符记录，则提示无对碰不符记录

c、如有对碰不符记录，将在下面的两个分别列出对碰不符的记录，左边的列

表显示一次录入中的数据，右边的列表显示二次录入中的数据。在左边列

表选中一条记录，在右边列表亦会选中对应的记录（即同发票代码，同发

票号码）；在右边列表选中一条记录，在左边列表亦会选中对应的记录如图

5-1-5所示。

（图5-5）

d、检查开票日期和发票金额，修改错误的记录。修改后按“保存”按钮（不

一定修改一条保存一次）。

e、如发现该记录的发票代码、发票号码是不存在的，是错误的，可以选中该

记录后，点击“删除”按钮将之删除，如有需要，到回一次录入和二次录

入模块录入正确的数据。

f、修改错误数据，直到对碰后提示没有对碰不符记录。

小提示

发票代码和发票号码是标识一张发票的，所以发票代码和发票号码是不能

修改的

如果存在一次录入有录，二次录入没有录入；或者二次录入有录入，一次

录入没有录入的数据，此时对碰，将会在列表中出现如图5-6类似的情形。

（图5-6）

碰到这种情况，可以在没有录入数据的那一边直接录入数据，亦可到回一次

录入界面或二次录入界面的将没有录入的这段记录补录进来。

八、发票录入数据的导出

发票录入数据导出功能主要是导出发票数据送税务机关查验，并提供查询统计打印

等功能，方便管理发票数据。

进入系统后，选择菜单“查询统计和数据导出”-〉“发票数据导出”进入修改发票录入

数据导出界面（图6-1）。

(图6-1)

发票数据导出模块界面如图6-2所示：

（图6-2）

发票数据导出模块各按钮功能说明

1）未导出部分（图6-3）

（图6-3）

A：“未导出清单”

查询尚未导出的发票数据清单（排除尚未对碰或对碰有不符的发票、未满一本

的非电脑票），查询出来的清单按照购买日期、发票代码、发票号码的顺序排列。

B：“未满一本的非电脑票清单”

查询未满一本的非电脑票清单（通常是25份发票为一本）。该部分发票不能导

出。

C：“导出”

在查询出未导出清单后，选中将要导出的记录（在该记录前打勾），然后用此

按钮将选中的记录导出。按“导出”按钮，将弹出选择文件的保存对话框（图

6-4）。选择一个文件夹来保存导出的文件，然后按保存按钮。导出的默认目录

（图6-4）

是“A:”，导出的时候会自动在你所选择的文件夹里生成一个以“dc”开头，

导出的日期加编号为结尾的文件夹（例如：dc2004-05-01(01)，如果该目录已经

存在，系统会自动进行递加编号，例如dc2004-05-01(02)、dc2004-05-01(03)等）。

导出的文件存放于该文件夹中，共有两个，一个是明细文件，一个是主表文件，

命名规则分别为：纳税人编码后六位+和纳税人编码后六位码+，请

不要改变文件的名字。将导出数据交税务机关查验时，请将这两个文件都带上。

保存成功后会有保存成功的提示。

[注]尚未对碰或对碰有不符的发票、未满一本的非电脑票是不能导出的。

[提示]为减轻税务机关普通发票验旧压力，加快税务机关普通发票验旧速度，

如果需要导出的发票本数较多时，请按发票种类和一定数量分批导出。

2）已导出部分（图6-5）

（图6-5）

A：“全部清单”

查询已经做过导出操作的全部发票数据的清单。

B：“导出批次选择”

按导出批次来选择已经做过导出操作得发票数据的清单。

点击此按钮，就会出现“导出批次选择”的窗口（图6-6），

(图6-6)

在窗口列表中双击相应的批次，则会列出相应批次的发票数据清单（图6-7）。

“导出批次选择”窗口可以自由移动，如果不需要，也可以按右上角的关闭按

钮关闭。

(图6-7)

[注]“导出批次”的概念：为方便大家查找一整批某时间一起导出的发票数据，

系统中设置了导出批次。每次导出的时候，系统自动生成一个批次号，并且在

发票数据记录中添加导出批次号。在导出批次选择窗口中选择相应的批次，系

统会列出相应的属于该批次的发票数据。一张发票只能有一个导出批次，所以

如果发票作废导出后再重新导出，则该发票的批次为新一次导出时生成的批

次。

C：“作废导出”

在用“全部清单”按钮或“导出批次选择”按钮查询出已导出清单后，选中将

要作废导出的记录（在该记录前打勾），然后用此按钮作废选中记录的导出。

[注]“作废导出”的概念：在系统中，发票的导出状态分为两种：已导出和未

导出。发票进行过导出之后，其状态会由未导出状态变为已导出状态。而已导

出状态的发票是不能直接导出的，如需对状态为已导出的发票进行重新导出，

则需作废其导出，即作废导出。做过作废导出之后，发票的状态会由已导出变

为未导出。

3）打印部分（图6-8）

(图6-8)

A：“打印列表”

在查询出已导出清单或未导出清单后，选中需要打印的记录，单击“打印列表”

按钮，将打印出选中记录的列表，如图6-9所示。该打印使用A4横向打印。：

（图6-9）

B：“打印发票详细清单”

在查询出已导出清单或未导出清单后，选中需要打印的记录，单击“打印发票

详细清单”，将打印选中记录的发票详细清单，如图6-10。该打印使用A4纵向

打印

（图6-10）

小提示

可以在“全部选中”()前打勾，将选中（打勾）或取消（不打勾）上面

列表中的全部记录

记录是按本列出的

如果数据库中存在未经对碰或对碰不正常的发票数据，在点击“查询未导出清单”

按钮时，将会提示存在未经对碰或对碰不正常的记录的提示，且未对碰或对碰不

正常的数据不会在这个模块的列表中显示出来，所以未经对碰或对碰不正常的数

据是不能导出的。请进入“发票数据录入->两次录入对碰”模块进行对碰和修改录

入错误的数据。

导出文件合并

1)菜单“查询统计和数据导出导出文件合并”进入“导出文件合并”模块。(图6-11)

图6-11

2)点击“读入导出文件”按钮，将读入由发票数据导出模块导出的文件（详见发票数

据导出模块的说明）

3)选择总表文件(名称类似******的文本文件)（图6-12）

图6-12

4)接着选择明细文件（名称类似******的DBF文件）（图6-13）

图6-13

5)如果选择的发票导出文件在此次合并中还没有读入过，则会显示出已经读入的发票

数据(图6-14)

图6-14

否则将会提示发票记录已导入的导入失败提示(图6-15)。

图6-15

6)继续点击“读入导出文件”按钮读入其他的导出文件

7)需要合并的导出文件全部读入之后（如果数量太多，也可分批合并），按“导出”

按钮进行发票数据的导出。导出时会提示选择保存路径（默认为a:即软盘）。保存的时

候系统会在你选择的路径（文件夹）中新建一个名称类似为“hb2004-06-01(01)”的文件

夹，里面有两个文件，即为导出的文件。[注：系统新建的文件夹会自动编号，如

hb2004-06-01(02),hb2004-06-01(03)等].(图6-16)

图6-16

九、普通发票电脑版开票模块

普通发票电脑版开票模块的菜单如图7-1所示。

（图7-1）

该模块包括如下几个功能：“开票”、“作废”、“打印格式调整”、“商品代码维护”、

“客户代码维护”、“设置常用开票备注”。其中“打印格式调整”、“商品代码维护”、“客

户代码维护”、“设置常用开票备注”为开票模块的辅助功能模块，非开票必需功能。

1、开票

欲要使用此功能，必须先在“系统设置-〉纳税人资料设置”模块中倒入正确的ID，

否则将提示你先导入ID而不能进入此模块。开票模块功能的界面如图7-2所示

（图7-2）

普通发票开票模块的使用操作步骤

a、录入发票代码，按回车（Enter）键。如输入的发票代码正确，敲入回车键后在发

票代码旁边将会显示发票名称。如敲入回车后，提示“无此类发票信息”，则请检

查录入的发票代码是否正确，重新录入后再按回车键。

b、发票代码系统会自动根据购进发票记录的数据自动填入（取相应发票代码中号码

最小的发票号码）

c、在“顾客名称”处输入顾客的名称，在“及地址”处输入地址，亦可点击“选择

顾客”按钮来选择顾客后自动填入顾客名称和地址。（通过“选择顾客”按钮来选

择填入可降低手工输入的麻烦，顾客资料的录入在“客户代码维护”模块。详见

下面“客户代码维护”的说明。

d、确定鼠标光标在地址的输入框内，按回车（Enter）键。

e、在中间的发票详细项目列表中会增加一行。

f、选择或输入“品名规格”。（通过“选择顾客”按钮来选择填入可降低手工输入的

麻烦，通过选择来输入商品名称，商品的单价、单位亦会自动填入。商品资料的

录入在“商品代码维护”模块。详见下面“商品代码维护”的说明。）

g、输入商品单位，按回车（Enter）键。

h、输入商品数量，按回车（Enter）键。

i、输入商品单价，按回车（Enter）键。

j、此时会新增一行（最多增加5行），如需继续录入商品信息，重复f至i的步骤；

如不需再录入，转至步骤k

k、录入发票备注（可不录入），上面一行是用来选择常用发票备注的（常用发票备注

的录入详见“设置常用开票备注”的说明），亦可不通过上面一行的选择来填入，

直接在下面的大框中录入发票备注。

l、开票人和收款人默认是登陆系统的操作员姓名，可以更改。

m、按保存按钮进行保存。

n、保存成功后，按打印按钮进行发票的打印。如果发现打印的格式位置不对，请通

过“打印格式调整”模块进行打印格式的调整。（详见“打印格式调整”说明）如

果想先保存，不立即打印，可通过“查询统计和数据导出-〉查询”模块查询出该

发票的详细信息后再打印。（详见“查询统计和数据导出-〉查询”说明）

[注]打印完毕会有“打印是否成功”的提示，如果成功，则选是，如果打印出错，

则选择否（图7-3）。选了否之后，继续会有提示，此时可选择重打、作废、取消

（图7-4）。

（图7-3）

（图7-4）

o、输入保存打印完一张后，按清空按钮将清空所有录入的信息；按下一张按钮则不

清空发票代码，顾客信息，发票号码自动递增，开始下一张发票的录入打印。

小提示

客户（顾客）信息、商品名称（规格）、发票备注都是可以直接录入的。如

果不希望维护客户信息、商品信息、发票备注信息，可采用直接录入的方式。

发票详细项目列表中如果有空行（即没有录入数据的行），可不用理会，保

存的时候，会自动将空行删除。

打印功能需要系统装有MicrosoftOfficeExcel2000以上（Excel97未作测

试）。

[注]如果打印有问题可尝试用安装目录下backup文件夹里的文件替换安

装目录下的文件,替换后可能需要重新调整打印格式。

2、作废

如果一张电脑票已开出保存或不再使用需作废，请使用该模块。作废模块的

界面如图7-5所示。

（图7-5）

作废模块的使用、操作步骤如下：

a、录入发票代码，按回车（Enter）键。如输入的发票代码正确，敲入回车键后

在发票代码旁边将会显示发票名称。如敲入回车后，提示“无此类发票信息”，

则请检查录入的发票代码是否正确，重新录入后再按回车键。

b、输入发票号码，。按回车键或点击“确定”按钮后，将会在下面的空白中显

示该发票的详细信息。如果在“购进发票录入模块”中没有录入该发票的购

买记录，请先在“购进发票录入模块”录入发票的购买记录。详见“购进发

票录入”的说明。如果该发票已经做过导出，将会有提示告诉该发票已经做

过导出，不能作废。按回车键或点击“确定”按钮后，将会在下面的空白中

显示该发票的详细信息。

c、点击作废按钮。作废的处理方式是：日期取系统时间（即当天），金额变为0。

d、作废成功后，点击清空按钮可以开始下一张发票的作废。

3、打印格式调整

该模块将调用Excel程序。（图7-6）

（图7-6）

调整打印格式主要调整如图24红箭头所示的两条线的位置。请不要合并或删除

单元格。调整好后，保存该Excel表即可（不用另存为）。

[注]调整时，可以对格宽、格内文字的字体、Excel的页面设置等进行调整，但不

要合并或删除单元格，也不要添加删除行和列，否则将不能正确打印。

4、商品代码维护。

商品代码维护的界面如图7-7所示。

（图7-7）

点击“新增”按钮后在上面的列表中进行商品记录的录入。录入完一项后，按回车

（Enter）键系统会自动将光标移至下一项。录入完毕后，按“保存”按钮进行保存。

删除商品记录。新增了商品记录，如发现录入错误或不再需要该商品信息，可以先

在上面的列表中选中该条记录，然后点击“删除”按钮。删除之后按“保存”按钮进行

保存。

小提示：

新增或删除数据后，如没有按“保存”按钮，则新增或删除数据无效。

不一定每录入完一条数据后都按“保存”按钮进行存盘，可以在新增几条记录

后再按保存按钮。

5、客户代码维护

客户代码维护的界面如图7-8所示。

（图7-8）

客户代码的维护与商品代码的维护类似，请参照商品代码维护的说明。

6、设置常用开票备注

设置常用开票备注的界面如图7-9所示：

（图7-9）

设置常用开票备注与商品代码的维护类似，请参照商品代码维护的说明。

十、查询统计模块。

查询统计模块包括查询和统计两个部分。另在发票数据导出模块亦有查询统功能，详细

请参见“发票数据导出”的说明。

1、查询。

查询模块的界面如图8-1所示。

（图8-1）

发票概要标签页列出发票的概要信息（发票包括通过发票录入模块录入的数据和通

过电脑票开票模块录入的电脑普通发票，绿色表示作废票，红色表示红字票，其他颜色

的表示正常票）。可点击“查找”按钮查找发票。可通过日期范围、发票代码、发票号

码范围来查找（图8-2）。

（图8-2）

在需要选择的查找方式前打勾即可（可多选），设定好查找条件后，按“确定”按

钮返回图29的界面，并在概要列表中显示查找出来的结果。

在发票查询界面，点击“全部”按钮将查询所有的发票信息

在发票查询界面，选中一条记录后点击“删除”所选中的发票记录。

在概要法票列表中选择一条发票记录后，点击发票明细标签页，如果为开票模块所

开的电脑票，将显示该发票的详细信息（如图8-3）。可通过详细信息标签页内的“电

脑版普通发票补打印”按钮补打印电脑版普通发票。如果发现打印的格式位置不对，请

通过“打印格式调整”模块进行打印格式的调整。（详见“打印格式调整”说明）。

（图8-3）

2、统计

统计的操作界面如图8-4所示。

（图8-4）

在输入开票时间范围后，按统计按钮即可统计该段时间内的发票统计数据。

如需按本统计发票，可使用发票数据导出模块。详细请参见“发票数据导出”的说

明。

九、发票种类数据导入。

安装系统时，数据库里已有发票种类数据，但是在以后的使用过程中，如果新出有

发票种类，则需从税务机关获得发票种类数据文件，然后用此“发票种类数据导入”模

块导入发票种类数据。进入系统后，选择菜单“系统设置-〉发票种类数据导入”进入

“发票种类数据导入”界面，界面如图9-1所示。

（图9-1）

点击导入按钮，将会出现选择文件对话框，选择从税务机关获得的发票种类数据文

件，按确定即可导入。

十、数据库管理

数据库管理包括数据库的备份，数据库的恢复，初始化数据三个功能。数据库管理

的菜单如图10-1所示

（图10-1）

1、初始化数据

初始化数据的界面如图10-2所示：

（图10-2）

初始化数据将清空数据库里的除了发票种类数据之外的所有数据，并对用户进行初始化

（只保留sa用户，密码123456）。所以在初始化数据时，为防止和降低由于误操作而删除

了所有数据，在初始化数据界面中，必须在框内先输入“123456789”然后再点

击确定按钮，在确定要初始化数据后，系统才会做初始化数据。初始化成功后，会有初始化

成功的提示。

2、数据库备份。

界面如图10-3所示

(图10-3)

点击按钮，选择备份路径（系统或默认使用回上次备份用的路径），然后点击“确

定”按钮，备份成功后，会有备份成功的提示。（备份时，系统会在你选择的备份路径

下新建一用当天日期命名的文件夹，在该用日期命名的文件夹内存有备份文件）

3、数据库还原。

点击菜单“系统设置－〉数据库管理－〉数据库还原”，将会提示选择备份文件，

选择备份文件后（）文件后，按确定，系统将开始系统地还原，完成后会有

“操作完成的提示”。如果备份时出错（假如提示dll错误等，也可自己手动进行还原

的方法如下：关闭此系统，复制备份文件（），将其拷贝粘贴到系统的安装

目录[默认为：C:ProgramFiles普通发票管理系统]下）

十一、版本信息查看

在菜单中选择“关于”将显示版本信息（图11-1）

(图11-1)

附录一：问题解答

（一）系统设置

一、纳税人资料设置

问：导入ID时，提示“导入失败，请检查后重新导入!”是什么原因？

答：请检查选择文件时是否选择了正确的ID文件。

问：导入ID时，提示“校验不正确，导入失败，请检查后重新导入！”是什么

原因？

答：ID文件里的内容是不能修改的，如果修改，导入时就不能通过校验。如果

出现此提示，请检查是否修改过此文件，如确定选择了正确的ID文件且没有修

改过ID文件仍然不能成功导入ＩＤ文件，请与税务机关联系重新获取ID文件。

问：是否使用此系统的都必须从税务机关获取ID文件？

答：如果不需要使用此系统开出电脑票，则无需导入ＩＤ文件。但也必须在纳

税人资料设置中手工收入纳税人的各项资料信息，输入时请仔细检查输入信息

是否正确，否则以后导出发票数据文件时，将不能通过校验。

纳税人编码是指哪一个编码？

答：纳税人编码指12位码，如。

为什么不能修改纳税人编码?

答：如果有录入发票信息,是不允许再修改纳税人编码的。但如果有录入发票信

息，而又无录入纳税人编码等纳税人资料，系统是允许对纳税人编码等资料进

行补录的。

二、操作员设置

问：编辑操作员时，不能修改该操作员的用户名和密码，如何才能修改该操作

员的用户名和密码？

答：因为用户名是用来登陆系统和唯一标识操作员的，所以系统设置了不能对

操作员的用户名和密码进行修改。如要修改，可以采用先删除原先的，再增加

的方法。

三、修改密码

四、数据库管理

１、数据库备份

问：数据库备份文件存放在哪里？

答：备份时，在选择的备份路径下，会新建一个以当天日期为名的文件夹，数

据库备份文件就存放在该文件夹里

问：是否需要每日备份？

答：系统的备份采用的是完整备份，可以根据需要进行备份，并不一定每天要

备份。如果系统使用正常，可以将较久前的备份文件删除。

２、数据库恢复

３、初始化数据

问：初始化数据做些什么数据的初始化？

答：初始化数据将清空数据库里的除了发票种类数据之外的所有数据，并对用

户进行初始化（只保留sa用户，密码123456）。

五、发票种类数据导入

问：导入发票种类数据时，提示“导入失败，请检查后重新导入!”是什么原

因？

答：请检查选择文件时是否正确选择了税务机关提供的发票种类数据文件。

问：导入发票种类数据时，提示“校验不正确，导入失败，请检查后重新导入！”

是什么原因？

答：税务机关提供的发票种类数据文件里的内容是不能修改的，如果修改，导

入时就不能通过校验。如果出现此提示，请检查是否修改过此文件，如确定选

择了正确的发票种类数据文件且没有修改过该文件仍然不能成功导入，请与税

务机关联系重新获取发票种类数据文件。

（二）购进发票录入

问：如何删除或修改购买发票记录？

答：进入购进发票录入模块后，点击“查找”按钮，输入后检索条件后，按“检

索”按钮，然后在列表中选中要删除或修改的记录，点击下面的“删除”或“修

改”按钮进行删除和修改。如果要删除、修改的记录包含已经进行了开票或发

票录入的发票号码，将不能被删除、修改（会有提示告诉不能删除、修改）

问：查找记录时，为什么输入检索条件后，按“检索”按钮检索不到记录？

答：首先确认有没有在“日期范围”或“发票代码”的框中打勾，如果确认有

打勾，则是在你输入的检索范围内未找到有记录。

问：为什么我已经录入发票购买记录，但在进行开票或发票数据录入时，仍提

示没有该发票的购买记录？

答：首先请确认输入的发票购买记录数据是否正确。点击“查找”按钮，查看

发票购买记录是否已真正保存，如果查找不到，请重新录入发票购买记录。在

录入时，按“增加”按钮新增一条记录，输入相应信息后，应按“保存”按钮，

数据才能真正保存。仅按“新增”不按“保存”按钮，数据是没有真正保存的。

问：为什么进入购进发票录入模块时提示“请先录入纳税人基本资料!”而不能

进入购进发票录入模块?

答：出此提示是因为未录入有纳税人基本资料,请进入菜单“系统设置-〉纳税

人资料设置模块填入纳税人基本资料。

（三）电脑普通发票开票处理

一、开票

问：为什么进入此模块时会提示“请先在纳税人资料设置中导入正确的ＩＤ”？

答：欲要使用电脑票开票功能，必须先在“系统设置-〉纳税人资料设置”模

块中倒入正确的ID，否则将提示你先导入ID而不能进入此模块。ＩＤ文件由

税务机关提供。

问：录入完顾客名称地址后，为什么不能再下面的明细列表中输入具体的商品

信息？

答：将鼠标光标放到顾客地址的输入框内，然后按回车（“Ｅｎｔｅｒ”）键，

就可以在明细列表中输入商品信息了。

问：顾客、商品、备注信息能否自己手工录入？

答：可以自己手工录入，也可通过选择来录入。要通过选择来录入，就须先在

“客户代码维护”、“商品代码维护”、“设置常用开票备注”模块中录入顾客、

商品、备注信息。

问：保存时，提示开票金额不能高于限位是什么意思？

答：这表示该张发票的金额高于税务机关对该纳税人普通发票电脑票的限位要

求。例如，如果税务机关限制该纳税人只能开万位以下的电脑版普通发票，则

用此系统开出电脑版普通发票时，倘若金额高于万位，就会有此提示。此时不

能保存，亦不能打印。

问：打印电脑版普通发票时发现格式不对，如何调整？

答：进入“电脑普通发票开票处理－〉打印格式调整”模块进行调整。调整方

详见操作说明书。

问：录入商品明细信息时，多增加了一行记录怎么删除？

答：发票详细项目列表中如果有空行（即没有录入数据的行），可不用理会，

保存的时候，会自动将空行删除。

问：为什么不能正常打印？

答：请检查打印机的设置是否正常，其次检查是否有安装MicrosoftOfficeExcel

2000以上（Excel97未作测试）。

问：如果打印时打印机出现故障或由于其他原因不能打印，如何补打印？

答：可通过“查询统计和数据导出-〉查询”模块查询出该发票的详细信息后

再打印。

二、作废

问：为什么作废发票时提示“该发票已经做过导出，不能作废”？

答：这是系统设定，所以要作废发票需在发票数据尚未导出之前作废。

三、打印格式调整

问：为什么不能进入该模块？

答：请检查是否有安装MicrosoftOfficeExcel2000以上（Excel97未作测试）。

问：如果格式被调整乱了，能不能恢复最初的打印格式？

答：在系统的安装目录下，由一个名为“backup”的文件夹，里面有一个

文件，用该文件替换安装目录下的文件。

四、商品代码维护

问：导入文件的格式要求？

答：分四个字段，按顺序分别为：商品编码、商品名称、单位、单价，如果是

用文本文件格式，每个字段的数据间用“ＴＡＢ”键隔开，不带表头。目前只

能使用txt和dbf的导入文件。

问：该模块是否一定要录入？

答：不一定，只有开票模块可能需使用商品信息，而且在开票模块中，也可直

接手工录入商品信息。

五、客户代码维护

问：导入文件的格式要求？

答：分三个字段，按顺序分别为：客户编码、客户名称、客户地址，如果是用

文本文件格式，每个字段的数据间用“ＴＡＢ”键隔开，不带表头。目前只能

使用txt和dbf的导入文件。

问：该模块是否一定要录入？

答：不一定，只有开票模块可能需使用客户信息，而且在开票模块中，也可直

接手工录入客户信息。

六、设置常用开票备注

问：该模块是否一定要录入？

答：不一定，只有开票模块可能需使用开票备注，而且在开票模块中，也可直

接手工录入开票备注。

（四）发票数据录入

一、一次录入、二次录入

问：作废票应如何录入？

答：作废票的金额请输入０，如果票面上有日期，则日期输入为票面上的日期，

如果票面上没有日期，则请输入上一张发票的日期。

二、二次录入对碰

问：如何修改对碰不符的错误数据？

答：可以在二次录入对碰界面直接修改后保存。如果存在一次录入有录，二次

录入没有录入；或者二次录入有录入，一次录入没有录入的数据，此时对碰，

将会在列表中出现如下图的情形。碰到这种情况，可以在没有录入数据的那一

边直接录入数据，亦可到回一次录入界面或二次录入界面的将没有录入的这段

记录补录进来。

（五）查询统计和数据导出

一、查询

二、统计

问：统计功能有哪些？

答：在此模块中，统计是按日期范围进行统计的，另外在发票数据导出模块亦

有统计查询功能，在发票数据导出模块功能的统计是按是否已经导出和按本统

计的，同时在发票数据导出模块中可以打印出每一本发票的详细信息和导出与

未导出发票的统计清单列表。

三、发票数据导

问：在点击“查询未导出清单”按钮时，提示“存在未经对碰或对碰不正常的

记录”的提示应如何处理？

答：如果有这个提示，表明数据库中存在未经对碰或对碰不正常的发票数据，

这些发票数据在“查询未导出清单”时是不会显示出来的，也就不能作导出。

此时，应该进入“发票数据录入->两次录入对碰”模块进行对碰和修改录入错

误的数据。

问：导出的文件有哪些？

答：导出的文件共有两个，一个是明细文件，一个是主表文件，命名规则分别

为：纳税人编码后六位+和纳税人编码后六位码+，请不要改变文

件的名字。将导出数据交税务机关查验时，请将这两个文件都带上。

附录二：本系统的一般使用流程：

１、设置操作员和权限

２、输入纳税人基本资料（如果需使用电脑版普通发票开票，需导入税务机关提供的

ID文件）

３、从税务机关购买发票后，进入“购进发票录入”模块录入购进的发票记录

４、如果需使用电脑票开票，可进入“客户代码维护”、“商品代码维护”、“设置常用开

票备注”模块中录入顾客、商品、备注信息，可进入“打印格式调整”模块进行发

票的打印格式的调整（非必需）

５、如果需使用电脑票开票，进入电脑票开票模块进行开票和打印。

６、如果是非电脑票，进入发票数据的一次录入和二次录入。录入后进行对碰，修改不

符的录入错误的数据。

７、进入发票数据导出模块导出发票数据提交税务机关。

８、在需要的情况下做发票数据的备份和恢复。