电算化

会计电算化其基本知识

一、会计电算化的含义

(一)会计电算化概念

会计电算化是在会计工作中应用计算机技术的简称，是指由专业人员编制会计软件，由会

计人员及有关的操作人员操作会计软件，指挥计算机替代人工来完成会计工作的活动。

会计电算化的过程，就是一个用计算机替代人工的记账、算账、报账，以及部分由人脑完

成的对会计信息进行分析、判断和利用的过程。

1954年，美国通用电气公司率先将计算机应用到会计领域。1981年，财政部在长春第一汽

车制造厂召开了学术讨论会，正式提出会计电算化的概念。1989年12月，财政部颁布了第一

个会计电算化的法规《财务软件管理的几项规定（实行）》。从此，我国会计电算化事业进入了

有组织、有计划、快速发展阶段。

(二)会计电算化的作用

(1)提高会计数据处理的时效性和准确性，提高会计核算的水平和质量，减轻会计人员的劳

动强度。手工会计条件下，会计数据处理主要靠人工操作，会计数据处理的效率低、错误多、

工作量大。会计电算化也在一定程度上提高了会计核算的水平和质量。

(2)提高经营管理水平，使财务会计管理由事后管理向事先预测、事中控制转变，为管理信

息化打下基础。会计的基本职能包括核算和监督。手工条件下，会计把更多的时间和精力放在

了会计核算上。会计电算化以后，会计工作效率提高了，会计人员可以腾出更多时间和精力参

与经营管理。

(3)推动会计技术、方法、理论创新和观念更新，促使会计工作进一步发展。会计数据处理

技术经历了手工方式、机械式方式和电子计算机方式。计算机会计的产生，使得会计数据处理

技术有了质的更新。

(三)电算化会计核算和手工会计核算流程的区别

(1)数据处理的起点和终点不同。在手工方式下，会计业务的处理起点为原始会计凭证；而

电算化会计核算可以以记账凭证、原始凭证、机制凭证为处理起点。手工方式下会计期间的会

计业务以财会人员编制并上报财务报表为工作终点；在会计电算化核算中，则以计算机自动输

出账薄和输出固定报表为终点，将各种格式变动的内部及外部报表的编制与输出工作，交由单

独的报表模块来完成。

(2)数据处理方式不同。在手工方式下，会计数据是通过将记账凭证由不同的财会人员分别

登记到不同的账簿中，完成数据处理；而电算化会计核算系统进行数据处理时，记账只是一个

数据处理的过程，不需要每个人执行一遍账薄登记工作，数据间的运作与归集由计算机自动完

成，大大减轻了财会人员的记账工作量。

(3)数据存储方式不同。在手工方式下，会计数据存储在凭证、日记账、总账、明细账等纸

张中，而在电算化会计核算系统中的数据存储在凭证文件、汇总文件等数据库文件中，在需要

时，通过打印机输出。

(4)不需要账账核对。在手工方式下，按照复式记账的原则，总分类账、明细分类账必须采

用平行登记的方法，根据每张记账凭证登记明细账，而利用汇总数据登记总分类账，然后财会

人员定期将总分类账与日记账、明细账进行核对，当明细账和总账的数据不相符时，说明必然

有一方或双方有记账错误。从一定的意义上可以说，这是手工方式下一种有效的查错方法。而

电算化会计核算采用预先编制好的记账程序自动、准确、高速地完成记账过程，明细与汇总数

据同时产生。只要预先编制好的程序正确，计算错误完全可以避免，这样就没有必要进行总分

类账、日记账、明细分类账的核对了。

(5)会计资料的查询统计方式发生了改变。在手工方式下财会人员为编制一张急需的数据统

计表，或查找急需的会计数据，要付出很大很多劳动；而在电算化会计核算中，由于计算机具

有高速数据处理能力，财会人员只需通过选择各种查询功能，就可以用最快的速度完成数据的

查询统计工作。

二、会计电算化工作的主要内容

从会计电算化的发展过程来看，主要分为三个基本的阶段。即会计核算电算化、会计管理

电算化和会计决策电算化三个阶段。

目前，多数已开展会计电算化的单位基本上处于会计核算电算化的层次。

(一)会计核算电算化

会计核算电算化是会计电算化的第一个阶段，在这一阶段完成的任务主要包括：设置会计

科目、填制会计凭证、登记会计账簿、进行成本计算、编制会计报表等。

(二)会计管理电算化

会计管理电算化的主要工作是：进行会计预测、编制财务计划、进行会计控制、开展会计

分析。

(三)会计决策电算化

会计决策电算化是会计电算化的最高阶段。

会计软件的功能结构

一、会计软件的概念

会计软件是完成从凭证到账簿到报表的日常核算工作，完成资金、成本、销售和利润等的

核算、分析和控制工作，完成量本利分析、投资分析等工作的应用软件。

二、会计软件的分类

二、财务软件的分类

财务软件的分类方法很多，主要有：

1、按使用范围划分。财务软件按使用范围可分为通用财务软件和专用财务软件两种。通

用财务软件就是由专业软件公司研制，公开在市场上销售，能适应不同行业、不同单位会计核

算与管理基本需要的财务软件；专用财务软件一般是指由使用单位自行开发或委托其他单位开

发，供本单位使用的财务软件。目前，我国通用财务软件以商品化财务软件为主。。

2、按行业划分。财务软件按适用的行业可分为：企业版财务软件、行政事业版财务软件

等。企业版又分为工业企业、商品流通企业版本。

3、按会计信息共享性划分。按照会计信息是否可共享的功能划分，财务软件可分为单用

户财务软件和网络与多用户财务软件。单用户财务软件生成的资料不能在计算机之间进行交换

和共享。网络和多用户财务软件是指不同工作站或终端上的会计人员可以共享会计信息，通过

各用户之问资料共享能够保证资料的一致性的软件。

三、会计软件功能模块的构成

一个完整的电算化会计核算系统由几个子系统组成，根据会计核算各个部分的相对独立

性电算化会计核算系统通常由下列几个子系统(或称功能模块)组成：账务处理子系统、工资核

算子系统、固定资产核算子系统、采购与应付账款核算子系统、存货核算子系统、成本核算子

系统销售与应收账款核算子系统、会计报表子系统和财务分析子系统。

财务软件的功能模块．是指财务软件中有相对独立的会计数据输入、处理和输出功能的各

个组成部分。

财务软件一般分为总账系统模块、往来管理、工资管理、固定资产、采购核算、存货核算、

销售核算、项目核算、财务报表生成与汇总、财务分析等功能模块。其中，总账系统模块是财

务软件的核心模块，该模块以记账凭证为接口与其他功能模块有机地连接在一起，构成完整的

会计核算系统。

财务软件各模块功能描述

1．总账系统模块。总账系统模块是以凭证为原始数据，通过凭证输入和处理．完成记账

和结账、银行对账、账簿查询及打印输出，以及系统服务和数据管理等工作。总账系统模块是

所有模块的核心，其他模块以它作为数据交换和传递的桥梁。

近年来，随着用户对财务软件需求的不断提高和软件开发公司对总账系统模块的不断完

善，许多商品化总账系统模块还增加了个人往来款核算和管理、部门核算和管理、项目核算和

管理及现金银行管理等功能。

2．工资管理模块。工资模块是以职工个人的原始工资数据为基础，完成职工工资的计算；

工资费用的汇总和分配；计算个人所得税；查询、统计和打印各种工资表；自动编制工资费用

分配转账凭证传递给总账系统模块。工资模块实现对企业人力资源部分的管理。

3．固定资产模块。固定资产模块主要完成对设备进行管理，即存储和管理固定资产卡片，

灵活地进行增加、删除、修改、查询、打印、统计与汇总；进行固定资产的变动核算，输入固

定资产增减变动或项目内容变化的原始资料后，自动登记固定资产明细账，更新固定资产卡片；

完成折旧的计提和分配，产生“折旧提取及分配明细表”、“固定资产清单”等，费用分配转账

凭证可自动转入总账系统模块；可灵活地查询、统汁和打印各种账表。

4．往来款管理模块。往来款管理模块完成对各种应收、应付账款的登记、冲销工作；提

供客户催款单和供应商对账单；对往来款项进行账龄分析；提供详细的客户和产品的统计分析

以及供应商和原材料的统计分析，帮助财会人员有效地管理各种往来款项。

5．采购管理模块。采购管理模块是根据企业的采购业务管理和采购成本核算的实际需要，

制定采购计划，对采购订单、采购入库进行管理，为采购部门和财务部门提供准确、及时的有

用信息，辅助管理决策。

6．销售管理模块，销售管理模块以销售业务为主线，实现对销售收入、销售货用、销售

税金，销售利润的核算；自动生成产品收、发、存汇总表以及产品销售明细表，自动生成有关

凭证传递给总账系统模块、

7．库存管理模块。库存管理模块主要功能是审核采购入库单、生成并审核销售出库单，

同时完成材料出库、产成品入库以及盘点、调拨、组装拆卸、形态转换等业务。

8．核算管理模块。核算管理模块主要针对企业存货的收、发、行业务进行核算，动态掌

握存货的耗用情况，及时、准确地把各类存货成本归集到各成本项目和成本对象上，为企业成

本核算提供基础数据；动态反映存货资金的增减变动，提供存货资金周转和占用分析，为降低

库存，减少积压，加速资金周转提供决策依据。

9．财务报表。财务报表主要根据会计核算数据(如总账系统模块产生的总账及明细账等数

据)完成各种财务报表的编制与汇总工作，生成各种内部报表、外部报表及汇总报表，根据报表

数据生成各种分析图等。

10．财务分忻和领导查询模块。财务分析模块完成利用会计核算提供的结果，进行会计管

理和财务分析的功能。一般来说，可以完成比率分析、结构分析、趋势分析。领导查询模块是

企业管理人员科学、实用、有效地进行企业管理和决策的一个重要帮手。它可以从各摸块中提

取数据，并将数据进一步加工、整理、分析和研究，按照领导的要求提取有用信息，并以最直

观的表格和图形显示。在网络会计条件下，领导还可以通过自己办公室的计算机及时、全面了

解企业的财务状况和经营成果。

会计软件的整体功能通过各个模块的局部功能加以实现，各模块之间的相互关系主要表现

为数据传递关系，账务处理模块处于核心地位。

财务软件中，各模块之间的数据传递关系大致有三种情况：

1、单向接收型。属于这种类型的模块只接收来自其他模块的数据，而不向外部传递数据。

如财务报表模块即属于此种类型。

2、单向发送型。属于这种类型的模块只向其他模块传递数据，而不接收其他模块的数据。

如工资模块、固定资产模块等。

3、双向传递型。属于这种类型的模块既向其他模块传递数据，又接收来自其他模块的数

据。如总账系统模块等。

一个完整的财务软件内各模块之问不存在数据传递关系的情况很少，在处理它们相互之问

数据的传递关系上，可以有三种不同的方式：

1．集中传递式。是指各模块之问的数掂传递关系，通过一个专门的自动转账模块来实现。

在这种方式下，需要专门建立一个自动转账模块，它一般具有数据接收、转账凭证格式定义、

赞用汇总模式定义、生成汇总转账数据、数批发送以及转账数据的查询、打印等功能。

2．总账系统模块中心式。是指各业务模块存对原始凭证汇总、处理后，编制出记账凭证

直接传递到总账系统模块。

3．直接传递式。是指各业务模块首先对原始凭证汇总、处理后，编制出记账凭证传递到

总账系统模块进行核算。

四、会计电算化数据处理的基本、流程

实现电算化后，日常工作的主要内容变为输入记账凭证，输入的凭证经检查无误后，写入

临时凭证文件：对临时凭证文件中未审核的凭证审核后方可记账，同时更新汇总数据、历史凭

证文件等，并且将临时凭证文件中已记账的凭证删除。

五、替代手工记账

计算机替代手工记账是会计电算化的目标之一。

从广义上讲，替代手工记账是将各种会计数据输入计算机，由计算机和会计软件对输入的

会计数据进行处理，生成会计信息并存储在磁性或光盘等介质上，并根据需要输出各种会计凭

证、会计账簿、会计报表的过程，即通常所说的“甩账”。

根据财政部颁布的《会计电算化工作规范》，替代手工记账的单位，应具备三个方面的条

件：

(1)配备了计算机硬件设备和适用的会计软件。

(2)配备了相应的会计电算化工作人员。

(3)建立了严格的内部管理制度。

甩账前的准备工作

(一)熟悉甩账流程

各单位甩账大致要经历以下几个过程：第一步，购买软件并从软件销售单位获取软件评审

合格证书；第二步，建立会计电算化各项理制度；第三步，手工账和计算机账并行至少三个月；

第四步，填写计算机替代手工记账自查表；第五步，财政部门组织人员进行审查指导；第六步，

存货核算采购与应付

销售与应收核

账务处理

会计报表

成本核算工资核算固定资产核算财务分析

记

账

凭

证

凭证临

时文件

日记账

输入审核记账结账输出

明细帐

总账

正式甩账。

(二)操作人员要持证明上岗

会计电算化是一门融会计学、管理学、计算机学和信息学于一体的边缘学科。因此对从事

电算化工作的会计人员，既要掌握计算机的基本操作方法，又要了解会计电算化的一些基本理

论。为此单位除应配有专用或主要用于会计核算工作的电子计算机或电子计算机终端，还应配

备熟练的专职或兼职操作人员，操作人员应持有“会计电算化培训合格证明”。但由于目前的会

计电算化培训存在着一定的滞后性和普遍性(缺少对单位个性化的考虑)，因此操作人员应及时

更新自己的计算机知识，掌握最新的电算化理论和实际操作方法。

(三)手工会计处理与计算机会计并行不少于3个月

会计电算化工作是一个系统工程，不是一朝一夕就能完成的．在这一过程中要耗费大量的

人力和物力。当一个单位硬件、软件、人员到位后，就应着手将原手工核算下已形成的各种账

簿资料输入到电脑中。为了确保计算机账和手工账的一致，单位在用计算机记账初期时，手工

账必须与计算机账同步进行至少3个月，并且两者之间的数据结果要保持一致。在这一过程中，

如发现计算机核算与手工核算有不一致和脱节的地方，应及时总结和调整。

(四)建立了相对完善的人员分工体系

关于会计电算化条件下的岗位分工，前面已经述及，并无令人信服的方案。但也不应该继

续机械地套用原来的分工模式，传统的分工模式不利于会计电算化工作的顺利开展。根据会计

电算化工作要求财务部门至少应配备以下人员：总会计师；会计主管(可兼任会计电算化主管)；

数据录入人员；数据审核员；出纳人员；系统管理员；系统维护员；档案管理员；数据稽核人

员。

此外，手工账和计算机账并行至少3个月。

没有手工账的新企业可直接使用计算机记账。

六、会计软件的选购

(一)选择通用会计软件的利弊

1．选择通用软件的优点

财务软件的选择

一般说来，配备财务软件的方式主要有选择通用商品化的财务软件，选择定点开发的财务

软件和选择通用与定点开发相结合的软件等三种方式、其中，选择通用商品化的财务软件是采

最多的一种方式．而通用商品化的财务软件在当今软件市场上以通用为代表，这里我们以通用

为例来进行介绍。

选择该财务软件主要存在以下优缺点：

(1)成本低。相对于自行开发的财务软件，选择通用财务软件的成本比较低。这主要是因

为该财务软件是批量生产的，单位成本低，因而售价相对比较低廉。

(2)见效快。对于基础会计工作较好的企事业单位，购买财务软件后很快就可以开始使用，

与手工会计并运行几个月(一般为3—6个月)后即可正式代替手工记账。

(3)维护有保障。通用财务软件生产商或销售商配有专职的软件维护人员，并且实行终身维

护；此外，当会计制度发生重大变动或财务软件版本升级时，财务软件公司会为客户的软件进

行更新换代。

(4)选择该财务软件不能一步副位地满足用户核算与管理的需要。由于商品化财务软件要提

供给尽可能多的单位使用，因此对软件的通用性要求较高，反过来就不可能满足所有单位的各

种管理要求，对某些特殊的单位也不适用。

(5)列会计人员的要求较高。首先。会计人员必须改变自己原有的工作习惯，采用新的工作

方式以适应财务软件的要求；其次，商品化财务软件为使软件通用，通常设有多种自定义功能，

如要求用户根据系统提供的语法，定义各种转账公式、数据来源公式、费用分配公式等。

(1)见效快。(2)成本低。(3)维护有保障。(4)软件使用可靠。

2．选择通用会计软件的缺点

(1)满足管理的要求不能一步到位。

(2)对会计人员要求较高。

(二)选择通用会计软件应考虑的问题

1、软件功能分析

软件功能分析主要是对软件是否满足企业特殊的核算与管理要求的功能的有关分析与评

价。

(I)企业所在行业的需要。

(2)企业会计核算与管理的特别需要。

(3)企业会计工作发展的需要。

2、软件技术指标分析

软件技术指标分析是在结合用户的运行环境与使用、开发基础上对软件功能的具体分析与

评价。

(1)硬件支撑。

(2)软件支撑。

(3)软件是否安全可靠。

(4)操作是否方便。

3、软件售后服务分析

(1)日常维护。

(2)用户培训。

(3)版本升级。

4、软件价格分析

会计电算化内部管理制度

一、会计电算化内部管理制度的基本内容

1实现会计电算化后，不仅使核算手段发生了重大变化，而且还改变了许多管理的习惯和

方法，对单位会计工作管理的方法、程序、核算体系产生了巨大的影响。

(一)建立会计电算化岗位责任制

(二)加强日常操作管理

(1)计算机使用系统管理。

(2)上机操作管理。

(3)会计业务处理程序的管理。

(三)日常会计业务处理

通用财务软件主要包括输入、处理、输出、利用等方面的工作．其业务处理流程如下：

1．输入：将原始数据、原始凭证或记账凭证输入计算机，生成一定格式的数据文件，存

储在计算机磁盘介质上。

2处理：对计算机磁盘介质上存储的数据文件，进行计算、分类、合并、传送等处理，生

成凭证、账簿或报表等数据文件，存储在计算机磁盘介质上。

3．输出：根据计算机磁盘介质上存储的凭证、账簿或报表数据文件，在计算机屏幕或打

印机上输出各种会计信息。

4．利用：在会计核算的基础上进一步分析利用，如：编制各种财务分析报告等。

(四)月末处理

会计期末，进行账账、账证、账实核对，并进行结转处理，最后进行结账。

1对账是指对各模块内部的会计数据进行相互核对，以及对各模块之间的会计数据进行相

互核对。

2结转是指对各模块阿部的会计数据进行结转，以及各模块之间的会计数据进行结转。

3结账实质是对各模块本月业务的终结，并初始化下月业务处理的环境。结账只能每月进

行一次，结账后不能再处理本月的业务

(三)计算机软件和硬件系统维护管理

(四)会计档案管理

二、电算化会计岗位的划分

电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位，实行会计

电算化的单位要根据计算机系统操作维护开发地特点，结合会计工作的要求，化粪电算化会计

岗位。

（1）电算主管。

①电算主管。负责协调计算机及财务软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识以

及相关的会计电算化组织管理的经验。电算化主管可由会计主管兼任，采用中小型计算机和计

算机网络财务软件的单位，应设立此岗位。

②软件操作。负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表，

进行部分会计数据处理工作，要求具备财务软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水

平。各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。

③审核记账。负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核，以保证凭

证的合法性、正确性和完整性，操作财务软件登记内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。

此岗要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训的水平，可由主管会计兼任。

④电算维护。负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗要求具备

计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。采用大型、小型计算机和计算机网络财务

软件的单位，应设立此岗位，此岗在大中型企业中应由专职人员担任。维护员一般不对实际会

计数据进行操作。

⑤电算审查。负责监督计算机及财务软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。审查人

员要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，此岗可由会计稽核人员

兼任。采用大型、小型计算机和大型财务软件的单位，可设立此岗位。

⑥数据分析。负责对计算机的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计

电算化中级知识培训的水平。采用大型、小型计算机和计算机网络财务软件的单位，可设立此

岗位，由主管会计兼任。

⑦会计档案资料保管员。负责各种电算化会计档案资料的保管工作。

（2）软件操作。

（3）审核记账。

（4）电算核算。

（5）电算审查。

（6）数据分析。

（7）会计档案资料保管员。