河南科技学院教务管理系统

河南科技大学学生档案代管证明

河南科技学院学生档案管理暂行办法

第一章总则

第一条为了做好学生档案管理工作，使我院学生档案

管理更加规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档

案法》，结合我院具体情况，制定本办法。

第二条学生档案管理工作要贯彻“为学生服务，为社

会服务”的基本原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，

实行统一管理，严密保管。

第三条学生处负责管理我院全日制普通本科学生的档

案，各学院及有关职能部门协助学生处做好学生档案材料收集

工作。各学院在学生处的统一指导下整理新生档案和毕业生档

案。

第二章材料的收集

第四条学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案

的完整性和学生的切身利益。为了使学生档案适应国家人事工

作的需要，学校要坚持不断完善丰富学生档案材料。

1．接收并完善新生入学档案。新生入校后填写的《河南

科技学院新生入学登记表》、新生入学体检表、新生军训鉴定

表以及新生资格复查材料等；

2．教务处提供的主修、选修、辅修的各科类成绩单；

3．学生的休学、退学、转学、留级、延迟毕业等证明材

料；

4．高等学校毕业生登记表、成绩卡、学历证明及毕业生

就业报到证(副本)以及毕业身体体检表；

5．学生在校学习期间获得的国家、省部级或者校级表彰

奖励活动中形成的各种表彰材料（如三好学生、模范学生干

部、优秀团干部、优秀毕业生、专项奖学金等评审证明材

料）；

6．学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成

的各类处分材料及处分解除材料；

7．学生在校期间加入中国共产党、共青团的材料，党团

组织建设中形成的材料；

8.大学生参军入伍在部队形成的材料。

9．可供组织参考的其它材料。

第三章归档要求

第五条必须是办理完毕的正式文件材料（相关部门确

认）。

第六条材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，注

明承办单位及时间。

第七条手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章

的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字。

第八条各类材料必须使用A4幅面的办公用纸，用碳素墨水

或者蓝黑墨水书写。

第四章档案的借阅

第九条查看、借阅档案者按查、借阅规定予以登记，

未经学校批准不得私自查看、借阅学生档案。

第十条任何学生不得查看或者借阅本人或者他人档

案。

第十一条档案一般不外借。确需借出使用时，要由借

阅单位填写《档案借阅申请表》，说明理由，注明归还时间，

经主管负责人批准后办理借阅手续。

第五章档案的转递

第十二条学生毕业、转学、退学或者死亡后，应及时

将档案转给新的主管单位。

第十三条学生档案必须经严格密封通过机要交通转

递，必要时可派专人送取，一般不准本人自带。

第十四条转出转入的学生档案材料必须完整齐全，并

按规定经过认真的整理装订，严禁扣留材料或者分批转出转

入。

第十五条转出的学生档案，要认真填写《档案转递

单》，逾期一个月未收到回执者，要及时催问，以防丢失。对

转入的学生档案，经核对无误后要及时将回执签名盖章后退

回。

第十六条转递要求：学生学籍变动后，应及时将档案

转给新的单位。

1.已落实就业单位并签订就业协议书的毕业生，档案按就

业报到证上签发的单位地址由招生就业处统一寄送；考取研究

生、专升本等继续深造的，档案按考取学校要求由招生就业处

统一寄送。

2．退学、死亡的学生，其档案从办理学籍变动起，

其档案转回家庭所在地；

3．未按时到用人单位报到，被用人单位退回学校的毕

业生档案转回家庭所在地；

4.毕业生在择业期内办理了档案托管手续的，由招生就

业处将其档案转递至档案托管机构，择业期满未办理档案托管

手续的，由招生就业处按规定将其档案寄送至生源所在地人事

或教育部门代管。

5.毕业生到就业单位报到后，应立即向报到单位查询本

人档案是否收到。如未收到，应及时向学校招生就业处反映，

由学校招生就业处负责查询处理。

第六章纪律要求

第十七条查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和

阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。未

经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。

第十八条查阅者不得泄露或者擅自向外公布档案内

容，因工作需要须摘记档案内容时，应经主管部门同意。摘记

材料要妥善保管，不得私自存放。

第十九条查阅档案要在档案室，因特殊情况需借出

时，应严格履行相关手续，并按规定日期归还。

第二十条任何单位或者个人无权截留或者扣发按国家

要求就业的毕业生档案。

第二十一条对利用职权违反档案管理工作要求的人

员，由其主管部门责令改正，情节严重构成犯罪的，依法追究

其刑事责任。

第二十二条本办法自2017年9月1日开始执行。