电子邮件地址

电子邮件的格式

一、商务英语电子邮件的格式

常见的商务英语电子邮件包括以下五部份：

①写信人email地址、收信人email地址、抄送收信

人email地址、密送收信人email地址。②题目。③称号、

开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信

人职务及所属部门、地址、号码、等。

其中邮件主题应表现邮件主旨，要引人注目、意思明确，

最好为名词或动名词短语；称号礼貌得体，符合商务英语写

作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用dear+title作为

称号，如只知对方姓名不知性别，可用dear+全名，如邮件

为一封通函，则用dearall作为邮件称号；正文应结构清楚，

便于阅读，如正文内容较长，可利用小题目、小段落，或利

用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目

了然。

二、商务英语电子邮件写作应遵循的五c原则

商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五c原则，即

correctness、conciness、complete、clarity和

courtesy原则。

准确原则

由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动两边的权利、

义务关系，其准确性对商务治理与沟通相当重要。具体而言，

不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，

电子邮件内容还要叙述准确，以避免引发误解纠纷。

简练原则

简练原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完

整性和礼貌性的前提下，尽可能利用简单句子和简短词语。

一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会

给阅读者带来没必要要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简

明扼要为第一要务。

在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是

句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。其辞汇特征

是用语简练，语言简明扼要。

另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可利用缩略语，

如u表示you，pls表示plea，info表示information，

qty表示quantity，p“c表示piece，l“c表示letterofcredit，

fob表示freeonboard。

例1itisverydifficulttollmanholecoversin

productmusthavethequalitycertificateissuedin

france.

例2price：fobshanghaiusd96“pc.

例3hopeyoucanacceptit.

例1中的两个单句具有明显的因果关系，但写并非利用

表达因果关系的连接词如since、becau，这种舍长句、

复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商

务英语电子邮件写作中十分常见。例2中缩略语的利用，例

3中不完整句的选择，反映了与普通商务信函相较，商务电

子邮件更偏向于非正式文体，更为口语化。

完整原则

商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者

所需要的信息，尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子

邮件，更需要清楚完整，因为只有包括具体信息的邮件，才

能达到良好的沟通效果。邮件是不是完整，可以用5w1h来

查验，即who，when，where，what，why和how。

清楚原则

商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。

具体表此刻：

例1wewilldeliveryourgoodssoon.

例2中significant一词意为明显的、不小的，语义模

糊，故可以用具体数字替换。例2中soon表示不久、很快，

语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改成具体的年月

日。(1)(2)

礼貌原则

商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于

电子邮件直接影响到整个交易的成败，生意两边应十分注重

措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写作电子邮

件时，可以通过利用虚拟语气、委婉语气等方式迂回地表达

观点，提出要求。

例1ifitisnotforthelargerorderswereceive

fromanumberofourregularcustomers，wecould

nothavequotedforsupplievenatthatprice.

例2iwouldappreciateitifyoucouldgiveme

yourbestquotationsfor65，000pieces.

例1中虚拟语气和例2中委婉语气的利用，缓和了商务

谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的体面免于受

损，语气自然诚恳，礼貌得体，很轻易为对方接受。

三、结语

随着国际商务活动的不断扩展，商务英语电子邮件的重

要性也日趋明显。同时，电子商务的普及，往往会让写轻忽

商务英语电子邮件应有的规范和格式，不免会出现这样或那

样的问题。但是准确规范的英文邮件，不仅能反映写信人的

英语及业务水平，还可以表现写信人为人处事的态度和风格，

有助于成立良好的商务关系，最终对达到贸易起到重要的作

用。因此，有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式，

遵循邮件的写作原则。