received

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收货流程

Receiving

2010.11

目录(Contents)

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1．目的(Target)

2．资产(Asts)

3．一般收货(NormalMerchandi)

3.1流程图(FlowChart)

3.2前期准备(Preparation)

3.3收货过程(Operations)

3.4后续工作(OtherTasks)

4．赠品、礼品和补损品(Freegoods,freegiftsand

refundgoods)

5．特殊情况(SpecialOccasions)

6．资产、耗材(AstsandConsumableMaterials)

7．各部门职责(Responsibilities)

8．附件(Attachments)

1．目的(Targets)

规范收货流程，实现科学管理；确保收货的准确性；为对账作业的顺利进行打好

基础

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Tostandardizethereceivingprocessandensureaccuracywheninvoicematching

2．资产(Asts)

•收货办公室(ReceivingYardOffice)

•1台打印机(1Printer)

•2根电话线(2telephone)

•对讲机(walkie-talkie)

•手提扫描机(RFscanner)

•地秤(Scale)

•带皂盒，热水，分配器的水池或高压水枪。(Soapbox,hotwater,highpressure

watergun)

•足够的垫仓板和篮筐(生鲜处只能用塑料垫仓板)。熟食仓板必须是专用，每

日须清洗、消毒。(Palletsandbaskets)

•足够的液压手推车用编号区分部门使用。(Pallettrolleys)

•文件柜：存放收货部内部文件。(Filecabinet)

•收货区信息栏(InformationBoard)

•农产品安全质量检测制度(Primaryproductsqualitycontrolregulation)

•商品质量进货验货制度(ReceiveandQualityCheckprocedure)

•生鲜收货色带表(ColorcardforFresh)

•送货时间告示(Timetable)

•送货须知(othernotice)

3．一般收货(NormalMerchandi)

3.1流程图(FlowChart)

非生鲜20－24(withoutfresh20-24Dept)

生鲜20－24(fresh20-24Dept)

APD

供应商防损

收货区

送货到门店

确认订货日、频率、到货期限

预检，核对

订单和送货

单价格

营运部门

单据是

否有效

盲收、检查质

量、清点数量

100％扫描录入

打印收货报告

双方（收货区和供应商）签字确认收货报告，核对收货数量

检查送货车内

登记离开时间

登记到达时间

确认收货报告

是

否

确认是否

需要收货

离开

后续工作

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3.2前期准备(Preparations)

供应商(Supplier)

确认订单信息：单价、税率、条码等

Confirmtheinformationonordersheets:unitpurchaprice,taxrate,barcode

etc.

对订单有疑问，及时联系部门

Contactthesalesdeptifanyquestions

安排能够确认收货数量的送货人员。

TrainthepersonsinchargeofdeliveryLHCM’sreceivingprocedure

各营运部门(SalesDept)

检查商品信息（价格、税率等）

Checktheiteminformation(unitpurchaprice,taxrate,etc)

维护供应商参数（订货日、到货期限等）

Wellmaintaintheorderparameters(orderdateandleadtime)

根据销售需要订货

Placeorderaccordingtosales

安排员工工作时间

Wellarrangetheworkingshiftofemployees

整理仓库，固定仓位

Wellarrangethestorage,fixedthelocationbysub-families

与收货区确认是否有补损品

InformtheRYiftheremightberefundgoodsdeliverythatday

收货区(RY)

在收货区入口处的醒目位置张贴“收货时间表”(主要针对生鲜供货商，不包

括第三方物流)、“供应商送货须知”；各门店的收货时间可按实际情况自行决

定。

Makeaninformationboardonreceivingtimetableanddeliverynoticeat

APD

供应商防损

收货区

送货到门店

确认订货日、频率、到货期限

预检，核对

订单和送货

单价格，打

印预检单

营运部门

单据是

否有效

检查质量、称

重、清点数

量，填写预检

报告

录入系统，打

印收货报告

双方（收货区和供应商）签字确认收货报告，核对收货数量

检查送货车内

登记离开时间

登记车辆到

达时间

确认收货报告

是

否

确认是否

需要收货

离开

后续工作

100％检查

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eye-catchingplaceofRY.

前后卷帘门是否运转正常，是否处于关闭状态

Checkiftheshutter-rollersareworkingproperly,andcloallofthembefore

receiving.

是否有足够的垫仓板和篮筐待用

Makesurethere’reenoughpalletsandbasketsforreceiving

液压车是否能够正常使用

Makesureallthepallettrolleysareworking.

系统和手提扫描枪是否处于正常待命状态

MakesurethesystemandallRFscannerareworkingproperly

秤重器具的精确性（要考虑皮重）

Checktheaccuracyofthescale

3.3收货过程(Operations)

3.3.1卸货前(Beforedischarging)

防损(Security)

检查送货单和订单的有效性

Checkthevalidationofdeliverysheetandordersheet

监控和记录送货车辆的进出时间

Registerthedeliverytimeofthetruck

调度供应商送货车辆的停靠位置

Arrangeaparkingplaceforthedeliverytrucks.

注意卸货前收货笼必须清空，无任何商品

Makesurethereceivingboxesareemptybeforeeachreceiving.

禁止同时打开两扇收货卷帘门

It’sforbiddentoopenthe2shutter-rollersatthesametime.

收货笼内不得同时有多个供应商，或者同时有供应商（非20－24部门）的

人员和我们的员工

It’sforbiddentohaveneithermorethan1supplierinonereceivingbox,nor

thesupplier(exceptfor20-24dept)norouremployeeintheboxatthesame

time.

商品部指定的供应商可以在送货时得到优先待遇

SpecialsuppliersappointedbytheMDcangetpriorityforreceiving.

APD预检(APDpre-checking)

勾选到货商品

Clickandlecttheitemstobereceivedaccordingtothedeliverysheet

APD收取有效订单、送货单核对价格，采取孰低原则

Comparethepurchapriceoftheordersheetagainstthedeliverysheetand

makesuretoputtheloweroneasthereceivingprcie

生成预检单

Generatethepre-checkinglist

将没有订货数量的订单交给收货区员工

Givetheordersheet(withoutorderquantity)togetherwiththepre-checking

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numbertoRYemployeeforreceiving.

3.3.2卸货(Discharging)

送货人(Supplier)

在指定地点卸货，按送货单顺序摆放、开箱待检

Dischargeaccordingtotheguideofcurityguard,opentheboxandtakeouta

sampleofitemforscanning

3.3.3扫描及验收(Scanning&Receiving)

收货区员工(RYemployees)

收货前不能知道商品的订货数量，即所谓的盲收；除了福山店、嘉盛店（没

有手持终端）外，必须用手持终端扫描商品收货；

Theemployeeconductsthereceivingshouldnotbeinformedwiththeorder

forFushan&JiashengStore,normallyallreceivingshouldbe

conductedwithRFscanner.

检查商品的外观品相和质量。凡是受损商品、外包装破损、商品破损、三

无商品、无相关标志的商品，都要予以拒收；确保商品的品质没有问题；

mswithbroken

packages,noproductionorigins,nonecessarysigns,nowarranteesdays,should

berefud.

开箱检查商品实际的包装数和外包装上的是否一致，避免收货数量出现差

错；每种商品开箱抽检10％的箱子，察看是否整箱；对于有二次封箱的商品

应该100％开箱检查，清点数量，避免送货人员浑水摸鱼，造成门店的损失；

10%

ofthecamakessurethere’100%if

there’sanysignindicatethecawasre-packed.

抽查完毕，取一个商品样品，扫描条码，检查手持终端显示的品名和规格（或

型号）是否与商品一致；如果扫描条码失败，可以手工录入被扫描商品的实

际条码；如果终端显示系统内无此条码的商品应该予以拒收；如果商品的品

名、规格或型号与实际商品不一致，应该暂缓收货，并向收货课长报告，联

系营运部门课长前来确认；

Scanthebarcodeofthesampleitem,checkiftheitemnameshowedonthe

fails,al

keyinfails,tooandscreenshowsbarcodenotrecognized,RYshouldrefuthis

apacity,packageornamesofitemsarenotthesameasshowedon

screen,stopthereceivingandinformthesalesdept.

确认完商品后输入实际到货商品的总数量；如果到货数量和订单数量一致，

就可以直接确认收下一个商品

ldrefuallquantitymorethanthe

orderedone.

秤重(Weigh)

生鲜20－24部门商品和散装商品APD需要打印预检单(ForFresh20-24

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DeptandBulkitems,apre-checkinglistshouldbeprintedbyAPD)

检查数量和质量，遵循以下原则(checkthequantityandweight,andabideby

thefollowingrules)

秤重（扣除皮重）(takeouttheweightoftare)

生鲜(20-24Dept)：实际净重≤订单重量的120％actual<=120%ordered

散装商品(Bulkitem)：实际净重≤订单重量actual<=ordered

经供应商、防损确认后，把商品重量填入预检单。

Writedowntheactualweightreceivedontothepre-checkingformafter

confirmationwithbothsupplierandcurity.

这个时候防损部有权对收货商品进行2次验货。

Thecuritycanspotcheckthereceivingquantity(orweight).

高单价商品（香烟名酒、化妆用品、营养品、日用家电、高档皮制品及服装

等贵重商品等）防损要100%进行二次验货。

Allhighvalueitems(suchascigarettes,cosmetics,nourishfood,appliance,

leatherproducts,etc)need100%doublecounting.

全部商品扫描录入完毕后，收货区员工可以在扫描枪浏览界面检查录入数量

与实际收货的数量是否相同：

Afterreceivingallitemsfromthesupplier,theRYemployeeshouldcheckagain

thekeyedindatatomakesurenomistakesaremade.

如果相同，直接确认存盘，并打印2份收货报告；

Ifthere’snodifferencebetweenthequantityinthescreenandtheactualone,

print2receivingreports.

如果不同，重新清单数量是否录入有误。

Ifthereisdifference,count(orweigh)againtheactualone

双方人员必须在2张收货报告上签字。

BothRYandsuppliershouldsignonthe2receivingreportsforconfirmation.

注：大供应商如果需要在回单上签字，收货区员工必须确认送货单跟订单一

致方可签字。

IfthesupplieraskRYemployeetosignonthedeliverysheet,theemployee

shouldmakesuretheinformationonthedeliverysheetissameastheoneonthe

receivingreportbeforesigning.

订单打印出来后，如果发生疑问，而且确实是我们收货错误的话，收货区应

该通知相应营运部门并遵循以下原则操作：

Shouldtherebeanydisputeontheinformationofreceivingreport,bothparties

istake

comesfromRY,thesalesdeptshouldbeinformedandRYshouldactaccording

thefollowingrules:

收货数量大于实际数量：收货课长有进行修改的权限：只能将数量改小。将

修改过的收货报告打印件交双方签字确认。

Whenthereceivedquantityisovertheactualone,theRYchiefhastherightto

adjustthequantityinsystem.2reportswithadjustedinformationshouldbe

printedforbothparties’signatures.

收货数量小于实际数量：收货部做二次收货作业，将少收的部分再做一张收

货报告。

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Whenthereceivedquantityislessthantheactualone,RYconductacond

receivingtomakeupthemissingpart,andprint2receivingreportsonthe

missingpartforbothparties’signatures.

双方签字确认的收货报告将作为本次收货对账的依据，未经双方同意，不得

任意修改。

Thereceivingreportwithbothparties’signaturewillbethefutureevidence

forinvoicematchingandit’sforbiddentochangethereportwithoutboth

partiespermission.

一笔收货完成后，收货区员工和防损必须清空收货笼才能开始下一笔收货。

Afterfinishreceivingofonesupplier,theRYandcurityshouldmakesurethe

receivingboxisclearedbeforestartingtheoneforthenextsupplier.

3.3.4入库(DataTransfer)

双方签字确认完成后，APD凭借有双方签字的收货报告在SCS系统中进行

“确认”操作。双方签过字的收货报告不能再进行任何修改或删除。

APDshouldconductthedatatransferofreceivingreportsbadonthesignatures

’sforbiddentomakeanychangesafterthe2partiessignedthe

reports.

APD在下班前必须检查“已收货未确认”收货报告清单。如果发现清单中还

有未确认过的报告，APD须检查是否有遗漏的单据，进行核对；保证当天系

统中没有“已收货未确认”的收货报告，以免影响当天日结工作。

Beforetheendoftheday,APDshouldcheckall“reportsreceivedbutdatanot

transferredlist”tomakesurenomissinginformationinthesystem.

APD须确保系统中所有“确认”过的收货报告与双方签字确认的打印件一一

匹配。

Thereportswithdatatransferredshouldmatchthecopiesofreceivingreports

withbothparties’signatures.

3.4后续工作(OtherTasks)

防损(Security)

检查送货车内是否有不属于该供应商的资产或商品，同时登记车辆离开的时

间

关闭卷帘门

Checkifthereareanyastsormerchandinotbelongingtothesupplierbefore

heshutter-rollers.

收货区(RY)

负责将验收完毕的商品封箱后送往相关部门的中转区；将所有手提扫描机放

回充电架上；确保所有垫仓板、铲车和起重机均停在指定的区域（电瓶车必

须充电），清理收货区。

Sealallthecasopenedandputthematthetemporaryarea;putallRFscanner

ontothebatterychargers;putbackallpallets,pallettrolleysandelectrictrolleys;

cleantheRY.

收货主管汇总收货报告修改情况(包括二次补充收货和错误)，第二天上交店

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长检查

RYchiefshouldmakeasummarizationofallthereceivingsituation(including

mistakesmade)andreporttotheStoreManagerthenextday.

APD

复核收货报告和系统数据，填写当日收退货单据汇总情况报告，在次日上午

将所有收退货文件移交APA。

Doublecheckthesystemdataagainstthereceivingreports,fillupthesummary

ofreceivinglistandgivealldocumentstoAPAthenextmorning.

发现任何差异（文件）,财务部应立即调查。

Ifthere’sanydifference,theaccountingdeptshouldcheckthereason.

营运部门(SalesDept)

及时到收货中转区将商品领回自己的库房。在领回商品时，须填写《收货区

商品交接表》，高单价商品要100％确认数量。

check

thequantity(100%forhighvalueitems)andfilluptheRYhandoverlist.

领回商品后，营运部门即可按照《仓库管理》的要求整理自己的仓库了。

Arrangethestorageaccordingtostandard.

无手持终端的门店(StoreswithoutRFscanner)

无手持终端的门店收货的基本流程和用手持终端收货是一致的。

ThebasicprocedureandprincipalsarethesamewithstoreswhohaveRF

scanner.

不同点(Thedifferenceliesin:)

记录：收货区员工凭无订货数量的订单盲收（这里强调一下必须坚持盲收），

清单完毕后将数量手工写在相应商品边上。

Record:theactuallyreceivedquantityshouldberecordedmanuallyratherthan

scannedintosystemdirectly.

APD凭借清点后有收货数量的订单在系统界面中录入收货数量，并打印收货

报告给双方签字确认；

APDshouldkeyintheactualreceivedquantitytothesystem.

4．赠品、礼品和补损品收货(FreeGoods,FreeGiftsandRefund

供应商

防损

收货区

协商赠品、礼品或补损品事宜

营运部门

订单是否

有赠品

按订单预检号

录入，先收赠

品再收商品

是

否

送货到门店

是否是

礼品

按礼品收货流程

登记入礼品库

按补损品流程收

货，录入系统

是否

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Goods)

赠品有订单，按照订单号收货，只是在收货时先得满足赠品数量，再收正常商品；

Freegiftsarelistedinorders,andshouldbereceivedbeforenormalmerchandi

补损品和礼品的收货请参考相关流程

Forthereceivingoffreegiftsandrefundgoods,refertotherelatedprocedures.

5．特殊情况收货(SpecialOccasions)

5.1应急收货(Emergency)

当收货区处于运作状态，但是电脑系统不能使用，可采用手工收货的方法。

emoments,manual

receivingprocedurecanbeud.

手工收货的基本流程和手持终端收货是一致的。

ThebasicprocessissameasreceivingwithRFscanner.

收货区员工须填写《手工收货报告》，然后双方确认。

A“manualreceivingreport”shouldbefilledandsignedbybothparties.

APD确保《手工收货报告》是联号的。待系统能够使用之后，再由APD录入系

统。

APDshouldmakesurethere’snomissing“manualreceivingreport”andkeyinthe

receivinginformationassoonasthesystemisbacktou.

5.2夜间收货(NightReceiving)

停电、电脑故障、

电脑病毒或其他原因

电脑无法正常打开、

夜间收货时

故障一旦排除，

立即回复电脑收货，

及时把手工收货资料

输入电脑系统。

采用手工收货，

手工收货单必须

联号编写；

APD核对手工收货

报告，汇总信息

发现问题立即检查

供应商

防损

收货区

营运部门

送货到门

店，通知

营运部门

通知防损

收货

领取《夜间到货验收登记

表》

得到店值班同意后开始收

货

根据订单收货，清点数量

第二天早晨核对到

货信息，录入系

统，打印报告，移

交财务

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夜间收货是指收货区已经结束当天收货工作，在收货区无人参与的情况下，营运

部门和防损部配合，一起验收供应商所送商品的情况。

NightreceivingreferstowhentheRYisclod,salesdeptandcurityconductsthe

receiving.

一般适用于外地供应商的送货或DM商品的送货。

ThisprocedureisonlyudfordeliveriescomingfromothercitiesorwithDMitems.

收货区人员在离开收货区之前，必须在收货办公室内留下《夜间到货验收登记

表》。

Beforetheendoftheday,RYemployeeshouldleave“nightreceivingregisterbook”

intheRYoffice.

供应商带齐所有单证到货后，先通知营运部门。

Suppliershouldinformthesalesdeptifanylatedeliverymighthappen.

营运部门确认后再通知防损部，防损部接到通知后安排人员陪同营运部门人员到

收货区办公室内领取《夜间到货验收登记表》；在值班店长同意后签字收货。

tytakethe“nightreceivingregister

book”fromtheRYoffice,fillintheinformationandaskstoredutymanagerfor

approval.

手续办妥后，营运部门人员在防损部人员配合下一起到收货区内按照订单验收供

应商所送商品，并按要求认真填写《夜间到货验收登记表》上所有内容。

Afterallnecessarydocumentssigned,curityshouldsuperviwhenthesalesdept

conductthereceivingprocessandfillinalltheinformationrequiredinthe“night

receivingregisterbook”

营运部门人员和防损部人员及供应商三者均应在收货单据上签字，然后将送货回

单交由供应商带回，将《夜间到货验收登记表》、传真订单和收货报告留在收货

区办公室内。

Aftersalesdept,curityandsupplierallsignedonthemanualreceivingreport,the

curitygivebackthedeliverysheettosupplier,putthe“nightreceivingregister

book”,ordersheetandreceivingreportsintheRYofficeandlockthedoor.

收货区主管或助理在第二天到达收货区办公室后，根据《夜间到货验收登记表》

上的内容核对所有单据，确认无误，输入电脑，打印出收货报告，将收货报告移

交给APD，《夜间到货验收登记表》由收货区课长交给店长签字确认后存档。

TheRYchieforassistantshouldcheckthe“nightreceivingregisterbook”,keyinthe

hereceivingreportsfromsystem,filewith

e“nightreceivingregisterbook”tostoremanagerfor

signatureandfileaccordingly.

6．资产和耗材收货(AstsandConsumableMaterials)

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收资产和耗材时，收货区员工须按照资产申购单的资产（或耗材）的名称、规格、

数量进行质量和数量验收并要求防损在场监督；然后收货区将已核实的资产名

称、数量、规格填入资产验收单；

RYshouldcheckthename,typeandquantity,qualityoftheastsorconsumable

materialsaccordingtothe“astsrequisitionform”andfilluptheastsreceiving

tyshouldsupervithewholeprocess.

供应商、防损、收货员须在资产验收单上签字，并在供应商送货单上盖章签字，

留存一联，另一联交回供应商；

Supplier,curityandRYshouldsignontheastsreceivingform,stamptheRY

chop,giveonesheettosupplierandkeeptheothersheet.

收货区员工将资产移至暂存区后通知相关部门，部门领取时需在资产验收单上签

字；然后将送货单留存联、资产验收单财务联一起移交APD，资产验收单的收

货联和资产申购单收货区自存。

ldocumentstoAPDandkeep

theRYsheet.

7．各部门职责(Responsibilities)

店长(StoreManager)

经常检查收货区是否依照收货流程规范进行操作

Superviandmakesurethereceivingprocedureiswellrespectedinstore.

收货课长(ReceivingYardChief)

负责管理收货区的商品进出流程；他的决策不受营业部门干扰。

Taketheresponsibilitytocontroltheinandoutofmerchandi,asts,and

consumablematerialsattheRY,andhisdecisionisnotaffectedbysalesdept.

每周定期向店长报告收货情况

Reporttothestoremanagerthereceivingsituationweekly.

收货部门员工(ReceivingYardEmployees)

负责详细全面检查单品质量（生鲜单品的质检：由生鲜部门资深及收货人员共同

负责）、按库存单位清点实际数量、100%扫描单品条码、输入正确数量

Taketheresponsibilitytocheckthequality,quantityorweightsofeachitems,100%

scanthebarcodeandensuretheaccuracyofreceiving.

APD

验收

(防损在场监督)

填写

资产验收单

签字确认

将资产移至

暂存区

单据移交

及保存

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负责核对送货单上商品的价格、税率，不让收货人员看到订单或送货单数量，保

证盲收；保证所有收货报告都处于“确认”状态。

Taketheresponsibilityofcheckingthepurchaprice,taxrateofeachitem,make

surethereceivingyardemployeearenotinformedwiththeorderquantitybefore

reallthereceivingreportsgothroughdatatransfer.

防损部(Security)

负责登记送货车辆的进出、抽检送货商品；厂商离开时检查车辆内部；监督收货

作业过程、管理礼品仓库

Taketheresponsibilitytoregistertheinandoutoftrucks;spotcheckthereceived

merchandi;supervithereceivingprocessandkeepwellmanagementofthefree

giftsstorage.

营运部门(SalesDept)

负责及时与供应商沟通，做到有计划地到货；及时与收货区沟通，配合收货工作；

安排好员工和仓库位置，及时把收到的货物运回各部门仓库

Setuparegularcommunicationwithsuppliertoensureonschemedeliveries;

cooperatewithRY,arrangetheemployeetomanagingthestorage.

8．附件(Attachment)

收货区专用表格_standardformsudbyRY