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E-MAIL使用規範

一、目的:為規範E-MAIL之使用,使接收人易於辨別所收E-MAIL及

其夾帶檔案之直接有效性,以免產生混淆。

二、範圍:集團內使用之E-MAIL及其所夾帶檔案。其他之電子檔案

不在本規範範圍。

三、內容

1.收件者:即為主辦者,指需對所收郵件作出回覆、執行及協調溝

通者。

2.副本:為發件者會知的對象,非必要對訊息作出處理或回覆者。

3.主題編寫方式:

(1)無夾帶檔案者:直接寫明主題。

(2)有夾帶檔案者:主題(□),共一碼,為阿拉伯數字,指當天所發次

數。

4.內容:針對收件者(非副本接收者)去編寫內容。

5.檔案編碼原則:檔名□□□□□□□,共七碼,

(1)(2)(3)(4)(5)(6)(7)

(1)(2)代表發出日之西元年度後二位數

(3)(4)代表發出日之月份

(5)(6)代表發出日之日期

(7)為版次代碼,用英文字母表示,第一版為A,第二版為B,以此

類推。

附註:範例(夾帶檔案者)

董事辦於2004/7/1欲發出薪工循環相關三個辦法X,Y,Z給各廠確認,

其寫法如下:

*收件者:三廠協理

*副本:副董

*主旨:薪工循環相關辦法(1)

*檔案:X040701AY040701AZ040701A

若7/1當日有修改重發,則其寫法如下:

*主旨:薪工循環相關辦法(2)

*檔案:X040701BY040701BZ040701B

若7/5針對辦法Y又修改重發,則其寫法如下:

*主旨:薪工循環相關辦法修訂(1)

*檔案:X040705BY040705CZ040705B