国家行政机关公文处理办法

重庆市人民政府办公厅关于印发《重庆市国家行政机

关公文处理实施细则》的通知

文章属性

•【制定机关】重庆市人民政府

•【公布日期】1997.07.17

•【字号】渝办发[1997]1号

•【施行日期】1997.08.01

•【效力等级】地方政府规章

•【时效性】现行有效

•【主题分类】机关工作

正文

重庆市人民政府办公厅关于印发《重庆市国家

行政机关公文处理实施细则》的通知

（渝办发〔１９９７〕１号一九九七年七月十七日）

现将修订的《重庆市国家行政机关公文处理实施细则》印发给你们，自１９９

７年８月１日起施行。

重庆市国家行政机关公文处理实施细则

第一章总则

第一条为规范行政机关的公文处理工作，提高公文处理工作的效率和公文

质量，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合本市实际情况，制定本细则。

第二条本细则适用于本市各级人民政府及其部门和所属单位的公文处理工

作。

第三条行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程

中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政

策，发布规章，实施行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情

况，交流经验的重要工具。

第四条各级行政机关应十分重视公文处理工作，发扬深入实际，联系群

众，实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义。行文

应当少而精，注重实效。

第五条各级行政机关的公文处理工作必须做到准确、及进、安全。要积极

推进办公自动化建设，推广应用计算机电子公文，努力减少纸质公文的数量。

第六条各级行政机关办公厅（室）是公文处理的管理机构，应当设立文书

处理机构或配备专职人员负责公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和

销毁；制定、落实公文处理业务规范，做好本机关的公文处理工作。应严格执行保

密规定，确保国家秘密。

第七条上级行政机关的文书处理部门，对下级行政机关的公文处理工作负

有业务指导，组织经验交流和业务培训的责任。

各级政府或办公厅（室）对贯彻执行本细则成绩显著的单位和个人应给予表

彰、奖励。

第二章公文种类

第八条行政机关的公文种类主要有：

（一）命令（令）。市人民政府发布行政规章，县级以上人民政府采取重大强

制性行政措施，奖惩有关单位和人员，撤销下级机关不适当的决定等，用“命令

（令）”。

（二）议案。各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会

常务委员会提请审议的事项，用“议案”。

（三）决定。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。

（四）指示。对下级机关布置工作，阐明工作活动的原则，用“指示”。

（五）公告、通告。向国内外宣布重要事项或法定事项，用“公告”。

在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。

（六）通知。转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，印

发非法定公文，发布规章，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行

的事项，任免和聘用干部，用“通知”。

（七）通报。表彰先进，批评错误，传达重要指示精神或情况，用“通报”。

（八）报告。向上级机关汇报工作、反映情况、提出如经采纳后非本机关单独

实施的建议，答复上级机关的询问，用“报告”。

（九）请示。向上级机关请求指示、批准，用“请示”。

（十）批复。答复下级机关请示事项，用“批复”。

（十一）函。不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；向不相隶属的主

管部门请求批准事项；办公厅（室）经授权答复下级机关的请示事项，用“函”。

（十二）会议纪要。记载、传达会议情况和议定事项，要求与会单位共同遵

守、执行，用“会议纪要”。

第三章公文格式

第九条公文一般由公文名称、秘密等级、紧急程度、份数序号、发文字

号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注、主题词、抄

送机关、印发机关、印发日期等部分组成。各组成部分的要求如下：

（一）公文名称由发文机关全称或规范化简称加上“文件”二字组成（便函只

署发文机关名称），置于首页上方，用庄重、醒目的字体套红印刷。联合各行文，

主办机关应排列在前，也可只用主办机关的名称。

（二）秘密公文，应当按照国家有关密级规定，在首面右上角分别标明“绝

密”、“机密”、“秘密”。

（三）紧急公文，应当在首页右上角秘密等级上分别标明“特急”、“加

急”、“平急”。

（四）公文份数序号，置于首页左上角。

（五）发文字号，由机关代字、标于方括号内的年号和序号组成，位于公文名

称之下、横隔线之上并居中；联合行文，只标明景办机关发文字号。

（六）上报的公文，应当在发文字号的同一行右端标签发人姓名；联合上报的

公文，只需注明主办机关签发人姓名。

（七）公文标题，应当完整、准确、简要，一般应标明发文机关、公文主要内

容和文种。标题位于横隔线之下避中位置。标题中除法规、规章名称加书名号以及

并列的几个机关名称之间可加顿号外，一般不加标点符号。

（八）除“公告”、“通告”外，公文应标明主送机关。主送机关名称一般在

标题之下、正文之上左端顶格位置书写；“命令（令）”、“会议纪要”等文件，

主送机关可置于文尾主题词栏之下、抄送栏之上。向此有机关的请示，只写一个主

送机关，如需同时送其他机关，用抄送形式。

（九）正文部分是对公文内容的表述。需要使用序数符号标明层次时，一般排

列顺序是：第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用“１”，第四层用

（１）“。行政规章视需要按章、节、条、款、项、目标明层次。

（十）公文如有附件，应当在正文之下（间隔一行、空两格）、成文日期之上

加附件说明，标明附件顺序和名称，或在正文相关处用括注标明“见附件”等字

样。附件与正件订在一起发送。如不能订在一起，应在附件首页左上角注明发文字

号。但批转、转发、印发、报送、转报、发布的文件是正件的有机组成，不得视为

附件。

（十一）成文日期，以领导人签发日期为准；联合发文，以最后签发机关领导

人的签发日期为准；如领导人签发后，因故不能及时发文，时间耽搁超守２０日

的，成文时间可由承办单位确定。电报的成文日期以发出之日为准；会议通过的事

项，以通过日期为准。会议通过的文件，应当在标题之下、正文之一注明会议名称

和通过日期。

（十二）公文除有固定文头的“会议纪要”和翻印的文件外，都应加盖印章。

“命令（令）”一般加盖发文机关领导人的签名章。联合上报的非法规性文件由主

办单位加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。印章一般盖在成

文日期处上不压正文，下要骑年盖月。用印页如无正文，应当在页首用括注标明

“此页无正文”。

（十三）公文如需注明发送或传达范围、使用办法、名词术语含义如“此件发

至县团级”、“此件可登报”等附注，应加括号注在成文日期左下方、主题词之上

位置。

（十四）主题词置于公文末页发送栏之上，顶格写。上报的公文应当按照上级

机关的要求标引主题词。公文的主题词最多不超过５个。标引顺序是先标类别词，

再标反映公文内容的类属词，最后标反映公文形式的类属词；词表中代不出准确反

映文件主题内容的类属司时，可只在类别词中选择适当的词标引。

（十五）抄送机关，位于主题词栏之下。抄送范围如涉及各方面机关，一般按

党委、人大、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列；如涉及上级机

关、不相隶属机关、下级机关，应按顺序分行排列。

（十六）印发机关与印发日期栏位于抄送栏之下，左端标注公文印发机关名

称，右端标注印发日期，印发日期以送印日期为准。翻印文件，此标栏标注翻印机

关名称和翻印日期。

（十七）文件印制份数标注在印发机关与印发日期栏之下右侧，标注为“（共

印×份）”。

第十条公文应当在每页下方外口用阿拉拍数码标注页数。

第十一条公文的文字从左至右横写横排。必须使用规范简化字。公文用纸

一般为１６开型（长２６０毫米、宽１８４毫米）；也可采用国际标准Ａ４型（长

２９７毫米、宽２１０毫米）。左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确

定。

第十二条计算机电子公文的储存格式和转输规范，应当符合统一的行政机

关公文处理通用软件标准。

第四章行文规则

第十三条行政机关的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确

定。

第十四条国家行政机关的公文不得向党的组织作指示、交任务、加约束，

如内容涉及党的工作，应与同级党委机关联合行文。

第十五条按行政隶属关系报送政府审批的请示，可由政府批复，也可由政

府授权其办公厅（室）或有关主管部门答复。政府各部门报请政府批转执行的公

文，可由政府批转，也可由政府授权其办公厅（室）转发，还可冠以“经××政府

同意”由部门下达。

第十六条凡属政府各部门职权范围内的事项，需要行文的一律以部门名义

直接行文，不再报请政府批转、转发。一年一度工作布置，无特殊情况，应由有关

主管部门发文。

第十七条下级政府需要解决的问题，属上一级政府职能部门权限范围内

的，应直接向上一级政府职能部门行文。各地区之间、同级政府呼职能部门之间需

要商洽解决的问题，可以互相行文。政府各部门可以向上一级或下一级政府有关业

务部门行文，也可根据本级政府的授权向下一级人民政府直接行文。

第十八条向下级机关的重要行文，应同时抄送直接上级机关。政府各部门

下发的规范性文件以及具有较强约束力的文件，应报本级政府备案；采取重大行政

措施，应向本级政府请示。

第十九条同级政府之间、同级政府的部门之间、各级政府与上一级政府有

关部门之间可以联合行文；政府及其部门与同级党委、军事机关及其部门可以联合

行文；政府部门与同级人民团体和先例行政职能的事业单位也可以联合行文。联合

行文应当确有必要，单位不宜过多，应由主办机关与协办机关共同签发。

第二十条部门之间未经协商一致或未经上级机关批准、裁决的，不得各自

向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。

第二十一条向上级机关请示要求做到：

（一）一文一事，一般只写一个主送机关。如需同时送其他机关，可用抄送形

式，但不得同时抄送下级机关，可用抄送形式，但不得同时抄送下级机关（包括向

有关主管部门请求批准的“函”）。

（二）请示一律送交受文机关的办公厅（室）统一办理。除领导人直接交办或

者指定索要的公文外，不得直接送领导者个人，也不得既写主送机关，同时又写主

送、抄送领导人。

（三）下级机关不得越级请示。因特殊情况必须越级请示的，应抄送越过的直

接上级机关，并在文中写明越级的理由。

（四）按规定应由主管部门审批或先行审核的请示事项，应当报送主管部门处

理，不得越过主管部门直接向政府请示。

（五）受双重领导的机关向上级机关请示，应根据公文内容写明主送机关和抄

送机关，由主送机关负责办理、答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应

同时抄送该睛级机关的另一上级机关。

（六）要求批转的请示，应当代拟批转机关的通知稿。

第二十二条请示与报告必须严格分开，不得用“报告”或其他文咱的公文

请示问题并出理“请批复”、“请审批”等字样。

第二十三条不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，以及向有关主

管部门请示批准或者有关主管部门向来函机关答复请求批准的事项，应当用函，不

得用请示或批复。

第二十四条对上级行政机关的来文，如无具体贯彻意见，可原文翻印下

发，不另重复行文。

第二十五条已在各类会议上印发的领导的讲话，一般不再另行发文。

经批准在报刊上全文发表的文件，视为正式文件依照执行，不另行文。在报刊发布

的行政规章，由发文机关印制少量文本，供存档备查。

第二十六条凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的事务性问题，不

必行文。对下级机关的请示事项，除按规定必须正式行文批复的外，可采取抄送领

导指示等方式予以答复。

第五章公文办理

第二十七条公文办理分为收文和发文的办理。收文办理一般包括传递、签

收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发

文办理一般包括拟稿、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、产

卷、归档、销毁等程序。

第二十八条机要收发公文过程中，不得夹带广告、征订单位、私人信函等

非公文材料；不得以私人信函方式传递公文。

第二十九条需要办理的公文，文书处理机构应当根据内容和紧急程度，及

时提出拟办意见送本机关领导人批示或者交有关部门办理。内容涉及几个部门或者

地区的，应当确定一个主办机关。紧急公文，应当提出办理时限。

第三十条承办单位接文后，应当抓紧办理并及时答复办理结果，不得延

误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的公文，应当迅速退

回交办的文秘部门并说明理由。

第三十一条凡涉及其他部门或地区原问题，主办机关应主动与有关地区和

部门协商、会签，协办单位应积极配合办理。若有关方面意见不一致，应如实向交

办机关反映。

第三十二条市政府及其各部门对国务院及其部门的来文，按以下规定办

理：

（一）对市政府办公厅公发或者翻印的国务院文件、国务院办公厅文件，应当

认真贯彻。确需由市政府行文作具体布置的，主管部门应当结合本市实际，及时提

出贯彻意见，并代拟文稿报送市政府办公厅。

（二）市政府领导人批交由主管部门研究提出意见或者拟文转发的国务院文

件、国务院办公厅文件，非紧急的应当在７日内，紧急的应当在３日内将贯彻意见

或者代拟转发文稿报送市政府办公厅，不能按期办理的，应当说明情况。

（三）国务院文件、国务院办公厅文件中要求限期报告执行情况的，主管部门

应当代市政府起草执行情况报告，在国务院要求期限之前１５日报送市政府办公

厅。

（四）国务院各部门对市政府的行文，业务性较强的，经市政府同意，可以由

市政府主管部门转发给各区（市）县政府和市政府其他部门。

（五）已全文登报并注明不另行文的国务院文件、国务院办公厅文件，市政府

或市政府办公厅不再转发或者翻印。

（六）未经市政府办公厅转发、翻印或者未经市政府办公厅同意，各区（市）

县政府和市政府各部门不得自行转发、翻印或者复印国务院文件、国务院办公厅文

件。

区（市）县政府及其部门对市政府及其部门的来文，可依照上述规定办理。

第三十三条草拟公文应当做到：

（一）符合党和国家的方针政策、法律、法规、规章及本市的有关规定，所提

措施和办法切实可行。如提出新的政策性措施或者超出现行规定范围的应当加以说

明。

（二）情况属实、观点明确、表述正确、层次清楚、前后照应、文字精炼，篇

幅力求简短。

（三）用字用词准确、规范，标点妥贴，字迹清楚。使用简称应当前后一致，

一般先用全称，加以说明后再使用简称。

（四）人名、地名、单位名称、数字和时间应当准确，除成言语日期、部分结

构层次序数和词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞包彩语句中作为词素的数字必

须使用汉字外，公文中的数字应当使用阿拉伯数码。

（五）引文准确无误、删节得当，必要时注明出处。引用公文应当列出标题，

并在标题之后用括注标明发文字号。

（六）根据公文内容和行文规则，准确把握发文规格，正确使用文种。

（七）使用国家法定计量单位。

一些政策性强、涉及面广的重要公文在草拟过程中，必须广泛征询各方面意

见，组织有关部门和专家论证。

第三十四条公文送领导人签发之前，应当由办公厅（室）进行审核。审核

的重点是：

（一）行文的必要性，发文规格是否恰当。

（二）是否符合党和国家方针、政策、法律、法规和规章及本市有关规定，与

本机关过去发出的且仍在生效的公文有无矛盾，是否具有可操作性。

（三）是否需要与有关部门或者地区协商、会签。

（四）文种使用是否准确，文字表述、公文格式、行文规则、办理程序等是束

符合本细则的规定。

第三十五条公文应当按签发权限送本机关领导人签发。

（一）政策性强、涉及面广的重要公文，包括重要的“请示”、“报告”，由

正职领导人或者主持日常工作的副职领导人签发。

（二）内容属于副职领导人分管范围的公文，可由副职领导人签发；如同时涉

及其他副取领导人分管范围的，应当先送其人副职领导人审核或者会签。

（三）属于履行手续的公文和内容已经会议决定的公文，经授权，可由秘书长

或者办公厅（室）主任签发。

第三十六条审批公文，主批人应当签署明确意见以及姓名、日期。其他审

批人圈阅，应当视为同意。

行政机关领导人签发公文应在收到公文当日或次日审签。

第三十七条会签公文，主办机关应当送会签机关文书处理机构按公文办理

程序送领导人会签。因特殊情况，主办机关直接请会签机关领导人会签的公文，应

当送会签机关文书处理机构补办核稿等手续后方可印发。

第三十八条草拟、修改、审批和签发公文，应当使用钢笔或者毛笔，不得

在文稿装订线外书写。

第三十九条行政机关的印章应当严格管理，使用印章，必须经本机关领导

人批准。

（一）市政府、市政府办公厅印章的使用：

１．需要使用“重庆市人民政府”印章的公文，必须经市长、副市长批准，或

者经市政府常务会讨论通过，并经市政府秘书长签发；

２．需要使用“重庆市人民政府出国任务审批专用章”、“重庆市人民政府征

地专用章”、“重庆市人民政府城镇建设用地专用章”、“重庆市人民政府行政复

议专用章”和市政府其他专用章的公文，必须经主管副市长或者市政府授权的其他

领导人批准；

３．需要使用“重庆市人民政府办公厅”印章的公文，印章的公文，必须经市

政府秘书长、副秘书长、办公厅主任、副主任批准；内容重要的，必须报请市长或

副市长批准。

（二）本市行政机关印章的使用和管理，依照国务院及市政府的用印规定执

行。

第四十条各区（市）县政府，市政府各部门向市政府、市政府办公厅报送

公文的份数为１５份。一般公文不要超过３０００字。如有附件，且附件件篇幅较

长制作复杂，可适当减少附件的报送从数。

第四十一条行政机关的办公厅（室）应当加强对来文的审核把关，严格执

行办文规则和程序。对上报的公文，不符合《办法》和本细则的规定，上级机关的

文秘部门不予办理，并退回呈报单位。

第四十二条公文的秘密等级和紧急程序，应当根据主管部门规定的定密范

围和公文的缓急确定。防止因未标明秘密等级和紧急程序，造成泄密、失密或者延

时误事，但不得随意提高秘密等级或者紧急程序。

第四十三条传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、

传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机

传输。

第四十四条上级机关的公文，除绝密和注明不准转发翻印、复制的外，经

下一级机关办公厅（室）主任批准，可以转发、翻印、复制。翻印、复制时必须按

制度登记，并注明翻印、复制的机关名称、日期、份数和印发范围。密码电报不得

翻印复制，不得密电明复、明密电混用。

翻印、复制的公文，应当视同正式公文贯彻执行，并妥善管理。

第四十五条文秘部门应当建立公文催办、查办制度，由专人负责催办、查

办工作。

（一）对呈送领导人指示或者转交有关部门办理的公文，应做到紧急公文跟踪

催办、查办，防止漏办和压误公文。

（二）对下发的重要公文，应当及时并实事求是地报告办理和情况。

（三）文秘部门应当定期向本机关领导人报告公文办理情况及存在的问题。

第四十六条各区（市）县政府，市政府各部门必须认真贯彻执行市政府、

市政府办公厅文件决定的事项，执行中的问题，应当及时向市政府报告。

第四十七条各级行政机关文秘部门接收计算机电子公文后，可以作为正式

公文先行办理；收到正式公文后，应当将计算机电子公文办理过程中产生的有关材

料并入正式公文，继续办理或者归档。

第六章公文立卷、归档和销毁

第四十八条公文办结后，应按照《中华人民共和国档案法》的有关规定，

及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷，完整地反映本机关的主要工作情况，

以便于查代和利用。

第四十九条联合办理的公文，原件由主办单位立卷归档，其他单位保存复

制件。

第五十条作为正式文件使用的公文复制件，应加盖复制机关的证明章，并

视同正式文件管理。

第五十一条整顿完备的案卷，应按有关规定，定期向档案部门移交，个人

不得保存应归档公文、文稿等材料。

第五十二条没有归档价值的公文和其他材料，经过鉴别和主管负责人批

准，可定期销毁秘密公文。销毁秘密公文必须进行登记，有专人监督，保证不丢

失、不漏销。

第七章附则

第五十三条本细则自１９９７年８月１日起施行。１９９４年７月２５日

印发的《重庆市国家行政机关公文处理实施细则》同时废止。

第五十四条本细则旅行中的具体问题由市重庆市人民政府办公厅负责解

释。