商务信函

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商务信函要素

篇一：商务信函写作

1、称呼称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互

间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一

般都用“敬语＋称谓”的形式组成。如：“尊敬的王总经理”、

“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特

殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：

“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐

雅鉴”等等。（顶格写，后面加冒号。）

2、启词启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问

候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为

怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、

“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，

为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象，

不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。

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此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、

兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣

逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文

用语，以提领全文。（在称呼下面另起一行，前空两格！）

3、正文正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理

想效果的关键。一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，

但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁，并注

意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。

（在启词下面另起一行空两格。）

4、酬应过渡正文结束时，可写几句酬应性的话作为全

文的过渡。如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有

进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司

其他问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如

“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，

或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、

尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙

协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。（过渡一下

更符合礼仪规范）

5、祝颂词书信的最后，写祝颂词是惯例。由于写信人

与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写

法便呈多种多样。诚祝生意兴隆”等等，有时，往往用简单

的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即

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希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬

祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可

紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格

书写。

6、签署书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓

氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”

等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理

王富成”或者“××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员

刘震”等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印

了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。

对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬

述”等，以表示对受件者的尊重。(通常中文信函写在结尾

后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置，但一般e-mail

商务信函也可靠左)以单位名义发出的商业信函，署名时可

写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓

名。

7、日期日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自

然不可缺了这一项。日期必须准确，表现出写信人的负责态

度，而万一记错日期，也许会因此而误事。（写信日期—般

写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。）

篇二：中文商务信函写作格式

1、称呼称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互

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间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一

般都用“敬语＋称谓”的形式组成。如：“尊敬的王总经理”、

“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特

殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：

“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐

雅鉴”等等。（顶格写，后面加冒号。）

2、启词启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问

候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为

怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春

大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今

仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不

分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极

不恰当。此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、

兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣

悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系

列公文用语，以提领全文。（在称呼下面另起一行，前空两

格！）

3、正文正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理

想效果的关键。一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，

但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁，并注

意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。

（在启词下面另起一行空两格。）

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4、酬应过渡正文结束时，可写几句酬应性的话作为全

文的过渡。如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有

进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司

其他问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如

“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，

或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、

尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙

协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。（过渡一下

更符合礼仪规范）

5、祝颂词书信的最后，写祝颂词是惯例。由于写信人

与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写

法便呈多种多样。诚祝生意兴隆”等等，有时，往往用简单

的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即

希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬

祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可

紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格

书写。

6、签署书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓

氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”

等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理

王富成”或者“××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员

刘震”等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印

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了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。

对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬

述”等，以表示对受件者的尊重。(通常中文信函写在

结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置，但一

般e-mail商务信函也可靠左)以单位名义发出的商业信函，

署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写

信人的姓名。

7、日期日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自

然不可缺了这一项。日期必须准确，表现出写信人的负责态

度，而万一记错日期，也许会因此而误事。（写信日期—般

写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。）

1、及时、准确接听/转接电话，如需要，记录留言并及

时转达；

2、接待来访客人并及时准确通知被访人员；

3、收发公司邮件、报刊、传真和物品，并做好登记管

理以及转递工作；

4、负责快件收发、机票及火车票的准确预定；

5、负责前台区域的环境维护，保证设备安全及正常运

转（包括复印机、空调及打卡机等）；

6、协助公司员工的复印、传真等工作；

7、完成上级主管交办的其它工作

任职资格：

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1、女，形象好，气质佳，年龄18—26岁，身高1.65

以上；

2、大专及以上学历，1年相关工作经验，文秘、行政管

理等相关专业优先考虑；

3、较强的服务意识，熟练使用电脑办公软件；

4、具备良好的协调能力、沟通能力，负有责任心，性

格活泼开朗，具有亲和力；

5、普通话准确流利；

6、具备一定商务礼仪知识。

工作时间：

篇三：商务信函

贸易函电是贸易实务中最为重要的环节之一，pocIb对

函电的要求也较高，并且在评分中非常重要，会有老师定期

人工批改大家的函电，请大家注意以下几点：

1、选择正确的“业务种类”，明示标题。

2、选择合适的贸易函电格式书写函电，如齐头式、缩

进式、混合式等。

3、全部使用英文撰写，要求语言简洁、流畅，无语法

和拼写错误。切忌在函电中使用中文。

4、尽量使用自己组织的语言书写函电，不允许直接使

用百科中范例中的语句。

5、磋商内容清晰完整，包含必要的磋商要素如：品名、

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规格或质量要求、数量、包装、价格、付款方式、运输方式、

装运时间、装运港、目的港、保险条款等。（具体可参考发

盘。）

6、磋商过程中有多次议价过程或英文函电写作文采较

好都能够得到相应加分。

一、建立贸易关系（tnewbusiness

relationship）

建立贸易关系,可以通过多种途径,比如通过驻外机构、

国外商会、同业商行、银行、出国访问、商品交易会、报纸

广告、市场调查等等。建立贸易关系的信函,要写得诚恳、

热情、礼貌、得体,并将写信人的意图清楚地叙述完整,给对

方留下深刻地印象,使其愿意与你交往。

范例一:

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范例二:

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