邮件格式

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XXXX集团邮件标准格式

各单位：

为了规范公司员工邮件编写的格式，体现公司的专业

化，树立良好的企业形象，现颁发《邮件标准格式》，请集

团全体员工认真学习并严格执行。

附件：邮件标准格式

行政部

2020年9月16日

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邮件标准格式（供参考）

一、邮件主题

1.与公司内部同事沟通的邮件格式为：

部门-发件人姓名-事件-日期

例如：企管部-王文熙-工作计划-2020.9.16

2.与其他公司工作上的沟通邮件格式为：

公司名称-事件-日期

例如：山东XX管理咨询有限公司-XXX合同-2020.9.16

二、邮件内容

邮件正文由以下几个部分组成：称呼、正文、结束语、

附件、署名。

1.称呼

称呼是写信人对收件人的称呼用语。第一行顶格书写，

使用姓氏+职位为称呼，称呼后用逗号间隔敬语。

例如：【徐总，您好：】；如果为群发收件人可直接称

呼为Dearall。

注：在进行邮件回复时，若未将发件人加入通讯录通常

会出现对方邮箱名作为邮件的称呼，为避免此情况可先将收

件人地址添加至通讯录并标注，也利于今后的沟通与联系。

2.正文

位置在称呼语下面隔一行，是信的核心部分。因此要求

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正文层次分明、简单易懂。每段文字第一行的第一个文字向

右缩两个汉字，每段第二行从左面顶格写起。

正文内容以列表的形式概述工作汇报的内容，默认文字

格式。每项内容后换行空两格的书写。

（1）对于工作汇报类邮件

首先、表明工作是否完成，已完成的简单描述完成情况。

其次、未完成的描述执行进度，未执行的描述为何未执

行，需要特定人配合执行的需使用红色字体加粗等重点标注

的形式书写。

（2）对于数据汇报类邮件

首先、简述数据的内容并辅以简要的分析。

其次、针对数据异常的部分，需使用红色字体加粗等重

点标注的形式书写。

3.结束语

结束语在正文之后，空一行另起一段书写，以表尊重。

4.附件

信件如果有附件，可在邮件内容书写完毕后空一行注明，

以注字加冒号起“附件一、附件二……”依序列出附件内容，

并在文字底下加横线，以引起收信人的注意，使收信人便于

在读信之前就可了解信中的主要内容。

附件文件名的格式统一为：

日期-姓名-附件内容

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5.署名

邮件的结尾空一行顶格标注发件姓名，换行顶格再标注

发件日期。

注：正文为邮件不可或缺的一部分，即使使用附件内容

的，也应根据附件内容简述汇报的内容，对于需要特定人员

配合执行或数据异常的文字描述采用加粗标红的格式。

三、邮件地址栏

收件人：邮件的接收人，并对该邮件做回复、指示。

抄送：将邮件同时发送给收件人以外的人，用户所写的

邮件抄送一份给别人，收到的人可回（邮件）可不回（邮件）。

注：正确理解并填写收件人和抄送的邮件地址有助于邮

件接收者明确需要各自的职责。

四、邮件统一格式

1.字体：除特殊标注需着重注意的文字内容外（可加粗、

字体颜色彩红色），邮件内容字体统一为：宋体9号字（不

同邮箱工具对字体大小的定义不同，应用常规正文字体大小

均可），颜色为黑色。

2.开头语和正文之间，按段分隔。分隔距离为一行。

3.回复时收件人只填发邮件的人，其他均为抄送。

4.附件文件名的格式统一为：日期-姓名-附件内容

五、邮件范文

邮件标题：销售部部-蔡云永-XX新区4月交易数据汇

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报-2020.5.1

X总、X总，你们好：

2020年4月份XX新区的定单发布数量为XXXX单，成交

XXX笔，环比3月份（500单）发布单数量上升100%和成交

量笔数（450）上升10%，发布单数与成交笔数的增长比率严

重不符。请订单审核部的XX总审查下是否存在重复发单的

情况及重复发单的数量。

注：附件一为XX4月份新区的交易情况明细

蔡云永，caiyunyong@

2020.5.1