平信

收发室工作制度

收发室是负责全校报刊、杂志等订阅、收发及各类邮品邮件收发工作的主要

部门,是学校后勤管理处的服务窗口。工作人员必须以饱满的工作热情,认真、仔细

地做好收发工作,文明服务,礼貌待客。为加强对收发工作的管理,提高服务水平,更

好地为广大师生员工服务,特制定本制度。

一、贯彻执行上级邮政部门的政策法规,严格遵守工作制度,不擅离岗位并做

好节假日期间值班工作。

二、杜绝工作范围内发生的邮件丢失、损坏现象,如有发生必须依照有关规定

予以赔偿。

三、收发室是学校的窗口之一,收发人员应文明服务,有问必答,对查询邮件者

应热情接待。

四、收发制度

收发是收发室的主要职责,工作人员必须以高度负责的态度,认真仔细地做好

收发工作,尽量避免出现差错,及时将文件、报刊发放到领导办公室、各部门指定信

箱。收发室属经济重地,非本室工作人员一律不准进入收发工作间。

1、报刊杂志类

报刊杂志类以订户的定单为依据,由收发人员投入分配给用户的信箱,订户凭

信箱钥匙自行开箱领取。领取报刊杂志时,应及时清点,若发现短缺可向收发人员询

问。凡委托订阅的,由收发人员负责与邮政部门联系解决;自行订阅的用户收发室可

帮助联系,由用户与邮政部门联系解决。

2、平信类

收发人员按平信所写地址及分配的信箱号码及时投入信箱。对投递地址不详

无法分发的个人信件,投入专用“地址不详”信箱,供教职工及学生个人查询,凡30

天内无人认领的信件,交邮递员按邮政部门有关规定处理。

收件人收到信件后,一旦发现信件并非寄给自己时,应主动与收发人员联系,并

保持信件完好,退回收发室。

3、挂号信、特快专递、汇款单、包裹单等的处理

收发人员接收上述邮件时,必须认真核对,详细登记、签收,并对签收后的邮件

负责。

客户领取上述邮件时,必须按要求携带有效证件:身份证、工作证、学生证等

方可领取。无有效证件,收发人员应拒绝发放。学生领取上述邮件时,也必须由班级

指定专人负责按规定领取。

对挂号类地址不详的邮件,收发人员应立即帮助查阅,尽快核对后发给收件人,

对无法查实的应尽早退回邮递人员按邮政部门有关规定处理。

对因证件不全、地址不详等原因不予发放的邮件,受件人不得强行要求领取,

更不得无理取闹。

五、订阅制度

我校各单位(部门)、由校宣传统战部统一订阅,教职工个人、在校学生均可委

托收发室订阅各种报刊、杂志,也可自行订阅。

凡委托收发室订阅报刊杂志的,由收发室负责办理相关手续,并负责订阅后的

收发工作;凡自行订阅的单位或个人,由订阅人负责办理相关订阅手续,并在办妥后

将有关单据交收发室,以作收发依据。

六、工作中遇到突发或紧急事件须及时向上级领导请示。

七、收发室人员严格执行请假制度,有事须向上级领导请假。

八、收发室工作人员要加强安全防范工作,不泄露、私藏、私拆他人信件、邮

票。

九、取件制度

非收发室人员,除查找信件、杂志外,严禁进入收发室内,不得影响收发工作。

学校各单位(部门)的报刊、杂志、信件等,请按指定信箱由专人统一领取,并认真进

行核对。如发现缺失,请及时向工作人员反映,如发现多投、请交回收发室。

湖南工学院后勤管理处