英文写信格式

英文写信的格式范文

英语信件的种类比较多，有一般信件，邀请信，

推荐信等。但几乎所有信件的格式都大同小异。

书写英语信件要注意下面几点：

（一）英语书信结构、书写款式及要求

1．书信结构

英语书信结构一般有以下几个部分组成：

1）信封（envelope）

英语的信封和中文的一样，有三部分组成，

即发信人地址、收信人地址和邮票。只不过英语

信封的格式除了邮票所贴的位置（信封的右上

角）和中文的一样外，英语信封上要写的发信人

和收信人的地址和中文的大不一样。发信人的地

址应写在信封的左上角，收信人的地址应写在信

封偏中右偏下处，英文书信的地址应从小写到

大，先写门牌号码，再写街道、城镇、省或州及

邮政编码，最后是国家名称。国家名称的每一个

字母都要大写。如下：

2）信头(heading)

公司信纸上方居中一般都印有其名称、地

址和联系号码，这就是通常所说的信头。在没有

信头的普通信纸上写信，作者就需要写明回邮地

址和联系号码。

3）封内日期(DateLine)

封内日期是写信或打字时的日期。封内日期

写在信头或作者地址的下两行。

4）封内地址(InsideAddress)

封内地址是收信人的地址，包括姓名，职务

(如适用)，公司名称(如适用)，街道名称或信箱

号，城市，州或省，邮政编码和国家。封内地址

通常写在左手边，在日期线和称呼之间。

以上信头、信内姓名和地址三部分的结构

如下：

【注】如果是相当熟悉和随便的朋友之间，因为

彼此都知道对方的地址，故信头和信内的地址常

常省略。

5）称呼(Salutation)

称呼是一封信开头对收信人的称呼，写在封内

地址或提示句下两三行。称呼后可以写冒号或逗

号。在商业信函或其他正式书信中，用冒号。

在非正式书信中，称呼后用逗号。(注意：尽

量避免使用“ToWhomItMayConcern”

或“DearSirorMadam”,因为这种称呼已经

过时，并且不很友好。改进方法是争取确定收信

人的姓名，或使用“DearHuman

ResourcesManager”，“DearFriends”

这样的称呼。在给律师或外交领事写信时，可以

使用“Esquire”或“Esq.”这样的头衔，但它们

不应出现在称呼中。同样，如果收信人的姓名后

面有“Jr.”或“Sr.”，如“GeorgeBush,Jr.”

也不能把它们包含在称呼中。)

6）头衔(Titles)

除非写信人与收信人熟到可以直呼其名，通

常要在收信人名字前加上“Mr.”，

“Professor”等表示礼貌的头衔。

7）提示句(选择性)Attention

Line(optional)

提示句的用途是指明把信送给某个具体的人

或部门处理，尽管信是写给这个组织的。另外，

在指明的收信人不在时，它也允许组织中其他人

查看信的内容。提示句通常写在封内地址的下两

行或封内地址的上面。

8）主题句(选择性)Subject

Line(optional)

主题句简要说明信的内容。通常写在封内地

址和称呼之间。如果写信人不知道收信人的姓

名，也可以用主题句代替称呼。为了收到最佳效

果，可以给主题句加下划线，或大写主题句。

9）正文(BodyoftheLetter)

正文的格式多种多样。商业信函最好使用齐

头式。而私人信件通常不用齐头式。在齐头式书

信中，全部内容包括日期和信尾问候语，都从左

侧顶格开始。段落开头不空格，各段之间空两行。

修正齐头式，是使用最为广泛的一种格式，

商业和私人信件都可以使用，尽管在私人信件中

不一定要写回邮地址和封内地址。使用没有印刷

信头的普通信纸时，这种格式最合适。与齐头式

不同，发信人地址、日期，信尾问候语和签名都

从中间开始写。其余部分从左边开始。

10）写信人签名(Writer'sIdentification/

Signature)

写信人的签名、名字和头衔(如果适用)，写

在信尾问候语同侧三四行以下的位置。应亲笔签

上写信人自己的姓名。如果是用打字机或电脑写

的信，在写信人签名的上方，同样应该打上写信

人的姓名。

11）附注(Notions)

附注写在写信人签名下两行的位置，附注包

括参考缩写，附件的数目和内容以及将收到这封

信副本的人员名单。附注写在左侧。

12）信尾问候语(Complimentary

Closing)

信尾问候语是写在信尾的告别话语，例如

Sincerely,;Sincerelyyours,;Yours

sincerely,;Friendlyyours,;Truly

yours,;Yourstruly,;Cordiallyyours,;

Yourscordially,通常位于正文两三行以下。

第一个单词的第一个字母要大写，最后以逗号结

尾。

13）附言(PostscriptPSorP.S.)

附言用来说明没有包括在信中的想法和内

容。通常在附注下两三行的地方，从左侧顶格写

起。在促销和私人信件中，附言也可以用来强调

写信人请求收信人采取的行动和做的考虑。

除以上几个部分外，有时一些英语书信还包括：

（1）附件(Enclosure)，以Enc.表示，如“附

有。。。。。证明”应写为Enc…Certificate；

（2）再启(Postscript)，以P.S.表示；

（3）抄送件(CarbonCopyto…)，以c.c.表

示，说明一式多份抄送其他有关人员。这些都是

次要的补充部分。P.S.主要在私人信件中使用，

事务信件中应避免使用，以免造成写信人粗心大

意的印象。Enc.和c.c.大都用在商贸信函中。

2．书写款式

英语书信的款式一般有两种：齐头式

(BlockStyle)和折衷式(Semi-Block

Style)。齐头式常常在商贸、官方以及一些正

式的信件中使用，以显示信件内容的严肃性，真

实性，可靠性。而折衷式则显的比较随便，主

要用于家人、朋友、私人之间来往的信件。如果

两人之间不是第一次通信，相互比较了解，可以

省略信内的双方地址。

以下分别介绍齐头式和折衷式信件两种款式。

A:齐头式信件款式：

（范文1）

【注】用齐头式信件写信，其正文与称呼之间

空一至二行。每段的第一句句子不需要空格，但

段与段之间需要空一至二行。齐头式信件的信尾

客套话和签名可以有两种款式。第一种写在左下

方，这是最常用也是最正式的。另外也可以写在

右下方，这种形式则表示写信人与收信人之间的

关系比较熟悉随便。下面是另一种齐头式信件的

格式。

齐头式信件款式：

（范文2）

B:折衷式信件款式：

用折衷式书写信件，其正文与称呼之间空

一至二行。第一段第一句的第一个单词必须在

Dear称呼的直接下面。以后每段开头都要与第

一段第一个字对齐。信尾的客套话和签名都写在

右下方。朋友之间写信一般都使用折衷式，而且

称呼与正文之间一般不空行。具体款式和要求参

见后面的一些信件。

以下是一封折衷式信件。

3．信件书写要求：

写英语信件一般可以使用打字机、电脑，

朋友之间比较随便的信件也可以用钢笔、圆珠笔

甚至彩色笔，但不宜用铅笔。不管你用什么形式

书写，一些重要的信件，签名处必须用深蓝色或

黑色墨水笔签名。

（二）各类常用信件

1）感谢信

2）祝贺信

3）邀请信

4）一般信件

5）商业信件

6）求学信

7）出国留学推荐信(Recommendation

LetterforStudyingAbroad)

随着我国出国留学生日年增多一般，大部

分学生需要在出国前让自己的老师、导师或领导

写一份出国推荐信，从而可以在信中告知对方学

校申请人的学历、能力、为人处世等方面的情况。

如果推荐信是写给对方某某人的，开头用

Dear…，如果是写给对方单位或学校的，则

开头可以用Towhomitmayconcern,或

ToWhomItMayConcern,（意为：有关

负责人）。

以下是一封出国留学推荐信