好会议

高效会议时间管理技巧

中西方管理学者们认为，提高会议效率的因素很多，时间管理

就是其中的一项重要因素。掌握时间安排技巧，避开低效率时间对

提高会议效率大有裨益。

管理者因工作需要经常要参加各类会议，合理的安排会议日程

十分必要。日程安排是召开会议最重要的局部之一。

首先，把握好会议总量的统筹。现代管理学之父彼得·德鲁克

曾指出：一个企业的经理如果用超过25%的时间开会，就是一种病

态组织的表现。由此可见，对于中基层管理者而言，会议所占工作

总量的比重应更少。精简会议可以采用很多方法，如合并整合会

议、充分的会前沟通、减少务虚的会议、采用比开会更好的方式

等。

其次，把握好会议召开日期的统筹。依据人体生物钟的规律，

人在不同时期精神状态和注意力集中度是不同的。最好防止在漫长

的假期、一个星期的开头和结尾召开会议，主要参与者出差当天或

返回当天最好不要召开非紧急会议。加拿大心理学家麦吉尔大学教

授德比·莫斯考维茨曾画出了一幅一周工作节律图。根据她的研

究，人们在一周之内从事不同任务，其效率会有很大不同。星期一

适合布置、分派本周的任务、规划，设定目标，不适合处理矛盾。

因此，周一可安排例会，但不适合安排中心组重要办公会议。周二

效率最高，可安排专题研讨会，解决工作中难啃的骨头。周三思维

活泼，心情较好，适合制定战略决策，是高层召开重要会议的最正

确时机。周四人变得最通融，可交流思想、解决争议，适合召开座

谈会、总结会。周五人易冒险和过激，一般应少开会。

再次，把握好会议类型的统筹。对各类会议按重要程度排序，

上级单位组织召开的紧急重要会议应首先考虑，预留时间;例行会议

合理安排周期;临时会议务求精练紧凑。

最后，把握好会议制定方案的统筹。每年年初或年底由指定部

门根据上级指示精神和本单位实际情况提出召开本单位各类会议的

方案。

(一)科学地拟定会议召开的时间。首先，需了解一天当中何时

开会较为妥当。一般来说，上午人神清气爽、注意力集中，适合开

会。随着时间的推移和工作对人精力的消耗，下午人的耐心和专注

性被渐渐地消磨，需要快速得出结论的会议最好安排在下午。也可

考虑把午餐融入在会议之中，午餐开会既有优点也有缺点，共享食

物是联系人们之间感情的一种方法，会议与午餐结合在一起强调了

人的社交性，在充满民主气氛的会议上发给与会者一些茶点、果盘

就可以起到气氛轻松融洽的作用。

其次，会议召开的时间点不易在上下班前后半小时。因为这时

人的注意力也较为分散。哈佛时间管理理论认为：开会的时间可以

采用“零数效应”。人的生物钟在整点的时候会提醒自己的作息安

排，把会议召开的时间设定为整点后十至十五分钟这样的零数时

间，便于整点时人本能地提醒自己做下一项工作，这样大大地减少

了迟到的概率。

再次，在选择开会时间的时候，应当确保决策者和绝大多数参

与者能够出席。可以提前征询，供参会者选择时间。

最后，考虑会议召开期间的自然因素，如天气、气温、设备、

通讯等情况，以免不可抗力出现后，受因素的影响，与会者无法安

心开会。

(二)科学地拟定会议持续时间。据心理学家测定，成年人能集

中精力的平均时间为45分钟至60分钟，超过这个时间，人最容易

精神分散，超过90分钟那么普遍感到疲倦，所以应把握好每一次召

开会议的时间。如果会议需要较长时间，那么应在会议中途安排休

息。不同会议类型决定了会议时间长短，大型会议一般会期不宜超

过2天，专题会、研讨会可2小时左右，总结会通常约略短至1小

时左右，例会短小精悍，以十分钟左右为宜。

在注重生产效率的美国和日本的一些大型企业里，通常会核算

会议的本钱。会议本钱=X+2×3×J×N×T。X表示显性本钱的总

和，即会议明显的消耗，如会场租借费、文件材料费、与会者的交

通费、食宿费、活动费以及效劳人员的工资等。J代表与会人员每

小时平均工资;3表示劳动产值要远比职工工资高;2表示会使经常性

的工作和生产中断，损失应以此计;N表示参加会议人数，T代表会

议时间(小时)。按此公式可计算出为了召开此次会议导致暂停生产

所付出的代价。开会时，将这一计算过程和结果粘贴在会议室的门

口，提醒与会者提高会议效率。为了使会议安排得紧凑有序，应在

会前、会中、会后做好以下事项：

(一)会前。预留出充分的准备时间，因为许多成功的会议都在

会前的充分准备和有效沟通方面下足了功夫。预设出会议的程序、

评估会议内容所需时间并于会议开始时告知与会者。在会议室预备

时钟、闹钟、计时器等。大型会议需提前5分钟入场。

(二)会中。1.合理安排会序。开会伊始，与会者精神状态最正

确，一般应将重要的议题安排在议程前面。但是，如果会前发现有

些重要议题在与会者之间存在争议，需要在与会者之间建立和谐融

洽的关系，提升凝聚力，这时可考虑用次要议题提前做铺垫，把冲

突放在后边，以利达成共识。2.限制与会者发言时间。对于“马

拉松”式的发言应制止，已经取得一致的意见要及时归纳“拍

板”，发现跑题现象应及时鞭策，出现沉默应适当启发，这样才会

使会议主题明确、高效实际。即时性会议可以站着进行并不备茶

水，使其不得不简明扼要。

(三)会后。德国心理学家艾宾浩斯研究发现的著名“艾宾浩

斯遗忘曲线”告诉我们，遗忘的规律是先快后慢，特别是48小时后

会遗忘75%。鉴于此，会后应及时会议记录，将有关情况反应给相

关部门，请求签批。会议的决议应及时以公告、文件、网站等形式

对外。因为有些重要的会议会引起未参会人员的关注，如果不及时

从正规渠道，参会者可能会打探小道消息，以讹传讹，捕风捉影，

曲解会议精神和决议，散步负面信息，带来不必要的麻烦。最后，

及时做好会议资料的归档工作。

会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体。会议通知的种

类和方式多种多样，如当面告知、打、发、发电子邮件、QQ

群、邮递、招贴、播送、登报、公告等。通知的内容应包括会议的

时间，即开始时间、报到时间、结束时间、发出通知的时间等。

要恰当地选定会议通知的发送时间。如发送过早，容易被人忘

记，如发送过晚，与会人员准备缺乏，影响会议效果。会议通知的

发送应让与会者在接到通知后，能够沉着做好赴会准备，并能准时

到达会议场所。

重要的会议需要设定会议通知收到回复的时间。确定下发会议

资料、收集会议案例、会议报名的时间。应在会议召开前再次询

问、确认会议关键人是否赴会。如遇特殊情况，会议改期应通过

逐一通知或书面登记通知。

总之，会议的时间技巧由会议本身的特点和人的生理、生活规

律决定。只有顺应并准确地把握利用这些特点和规律，才能使会议

变得高效成功，进而提升工作效率。