the replacements

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外贸标准邮件参考资料

一封规整的外贸电子邮件，会在第一时间留给客户良好而深刻的印象。然而根据调查，普遍反映很多业务员书写电

子邮件比较随意，带有明显的个人习惯和色彩。

那么，如何撰写一封规范的邮件呢？

一、使用统一的信纸（邮件背景）,好有公司的商标，主要产品的图片类别等等。外贸管理软件中可以自动设置、修

改，再进行使用。

二、格式正确，统一，邮件主题合理，拼写无误。所有发给客户的邮件应该采用统一的格式。外贸管理软件可以帮

助设置相应的格式与主题。

（1）邮件主题最好有公司名字等，比如公司名字是EXPORT，行业是PLASTIC，这封邮件的内容是给一款产品报价，

那么主题可以写ExportPlastic/quotationofitemA.这样有一个好处，可以方便客户以及你自己以后查找给客户的信息，

对于来往邮件很多的客户，开始的时候我往往要花很多时间去查找以前的报价以及其它资料，但是现在通过主题就很方

便知道邮件大概内容是什么，节省很多时间。

（2）邮件正文两端对齐：对于段落很多的邮件，正文两端对齐会显得很整洁。

（3）第一封邮件最好写上Mr.或者Ms.某某，职位写SALESMANAGER等，不管你是不是经理，写上没关系，你职位

高客户会觉得把他当回事，有好处。

（4）落款有公司标识以及详细联系资料

三、版面整洁，在OE里面将撰写邮件的字体，字号（10－12号比较好）都设置好，不要一会大字一会小字；也不

要花花绿绿的，特别是不要全篇都是大写字母，会增加阅读的难度，让人反感。除非是对一些需要特别提醒客户注意的

地方，可以用大写，加粗，特殊颜色等突出显示。

四、拼写无误，在每封邮件发出之前都应该利用拼写检查工具检查是否全部拼写无误。

五、表述准确，能够准确表达我方的观点，不要使客户产生任何的歧义，尽量避免有歧义的单词或者短语，尽量避

免使用俚语等。

六、详细，能够提供给客户非常详细的资料，回答他的问题，并将他没有问到的问题提出来。有时候你提出的问题

会让客户觉得你很细心，很可靠而且非常专业。当然，详细并不是说一股脑的将所有东西都托盘而出，应该学会在适当

的时候谈适当的事情。

七、有条理，能够让客户清楚地明白邮件内容，谈完一件事再谈另外一件，混在一起会让人头晕。很多时候，用1，

2，3，4等标出来你要说的东西会非常有用，客户很清楚就知道你要说或者问什么。

八、方式多样，比如配合作图说明，照片说明等，往往很多事情用语言很难说清楚，但是如果给一张图纸，或者一幅

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照片，那就一目了然了。比如你说你如何玉树临风，说再多什么用，来张PP不就明白了？

九、及时，做到当天邮件当天答复，在收到邮件后应该马上整理出自己不能解决的技术问题，及时提供给技术部门或

者供应商，要求他们在什么时候给予详细答复。养成一个好习惯，在早上收到邮件后，整理出哪些需要询问技术人员或

者供应商的，将问题给他们后，再来回复能够回复的邮件。如果不能当天答复，给客户一个说明，为什么答复不了，并

承诺一个明确的时间。

十、适时跟踪，一般客户都是同时询问很多的供应商，所以要适时提醒他你把他放在心里，并让他知道你在等待。

比如公司有了什么技术改进或者新的产品开发，可以发送给很多客户，或许机会就在那里。外贸管理软件会隔一阶段以

系统通知的方式提醒业务员，某个客户有多久没有跟踪联系了。

十一、学会维护和客户的关系，这个是最难的一点，同时也是最重要的，需要自己体会。坦诚对人，不要欺骗，基

本的一点。适当的恭维也很有用

参考文案：

交易的第一步

1.向顾客推销商品DearSir:May1,2001Inquiriesregardingournewproduct,theDeerMountainBike,havebeen

sfromursconfirmwhatweknewbeforeitwasputonthemarket-thatit

aithfully

2.提出询价DearSir:Jun.1,evethatyour

outomake

forwardtohearingfromyousoon..

Truly

3.迅速提供报价DearSir:June4,2001ThankyouforyourinquiryofJunethe1stconcerningtheDeerMountain

susgreatpleasuretondalongthetechnicalinformationonthemodeltogetherwiththecatalogand

tudyingthepricesandtermsoftrade,youwillunderstandwhyweareworkingtocapacitytomeetthe

forwardtotheopportunityofbeingofrviceofyou.

交易的契机

4.如何讨价还价DearSir:June8,r,the

pricelevelinyourquotationistoohighforthismarket,Ifyouarepreparedtograntusadiscountof10%foraquantity

of200,uldnotethatsomepricecutwilljustifyitlfbyanincreainbusiness.

ruly

5-1同意进口商的还价DearSirs:June12,acceptedyour

edourwillfindaspecialpricelistthatwebelievewillmeetyourideasofprices.

Youshouldnotethattherecentadr,

ely

5-2拒绝进口商的还价DearSirs:June12,etthatwecannot

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paskyou

entthebestdiscountofferedforaquantityof200is5%.Our

6.正式提出订单DearSir:June15,2001Wehavediscusdyourofferof5%

arepreparedtogiveyourproductatrial,

rvetherightofrefusalofdeliveryand/orcancellationofthe

7.确认订单DearSir:June20,2001ThankyouverymuchforyourorderofJune15for200DeerMountainBikes.

tyour

ely

8.请求开立信用证Gentlemen:June18,rtoexecuteit,pleaopen

anirrevocableL/CfortheamountofUS$50,

arrivaloftheL/ely

9.通知已开立信用证DearSir:June24,2001ThankyouforyourletterofJune18enclosingdetailsofyourterms.

AccordingtoyourrequestforopeninganirrevocableL/C,wehaveinstructedtheBeijingCityCommercialBankto

openacreditforUS$50,000inyourfavor,adviusbyfaxwhentheorderhasbeen

ely

10.请求信用证延期DearSir：Sep.1,2001Wearesorrytoreportthatinspiteofoureffort,weareunableto

fraidthatyourL/Cwillbeexpirebefore

ore,pleaexplainoursituationtoyourcustomersandcuretheirconnttoextendtheL/Cto

ely

11.同意更改信用证Gentlemen:Sept.5,2001Wereceivedyourlettertodayandhaveinformedourcustomersof

ested,wehaveinstructedtheBeijingCityCommercialBanktoextendtheL/Cuptoand

ely交易的进行

12.抱怨发货迟延DearSirs:Sept.25,2001ConcerningourorderNo.599for200mountainbikes,sofaryouhave

otifyingyouthatwererveourrighttoclaimonyouforthe

shortage,givenourcustomersadefiniteassurancethatwewouldsupplythegoodsbythe

aithfully

12a.处理客户的抱怨Gentlemen:Sept.30,2001InrespontoyourletterofSept.25,weregretyourcomplaintvery

ereceivedinformationfromHongKongthattheremaining150bikeswereonashipthatdeveloped

ublewasnotrious,

14-1取消订货DearSirs:Oct.2,2001Wearesorrythatcauscompletelybeyondyourcontrolhavemadeit

ouhavefailedtoupholdyourendoftheagreement,

unately,orry

ely

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14-2谅解迟运原因Gentlemen:Oct.2,2001Wehavereceivedofyournoticeofdelayofshipmentduetomechanical

agerly

awaitingtheship'aithfully交易的尾声

15.货物损坏报告DearSirs:Oct.4,2001Uponarrivalofyourshipment,theship'sagentsnoticedthatcaNo.5was

berofarticlesinthecaiscorrectaccordingtotheinvoice,butthefollowing

articlesarebroken:(Listofarticles)Asyouwilleinoursurveyreportandoftheship'sagents',thattheunitsare

ndusreplacementsforthebrokenarticles;weawaityourreplyindue

ely

16-1.拒绝承担损坏责任DearSirs:Oct.8,heunits

werepackedwiththebestofcare,eforeurgeyouto

ely

16-2.承担赔偿责任Gentlemen:Oct.8,2001Assoonaswegotyourletterwegotintouchwiththepackersand

since

ogizefortheoversight,ely

交易花絮

17.催要逾期货款DearSirs:Nov.30,

unitsordtisdueonOctober

ely

18.付清逾期货款DearSirs:Oct.3,2001Wehavelookedintothecauofthedelayinpaymentandhavefoundthat

sumofUS$20,000hasbeenely