出纳凭证

出纳员如何编制记账凭证

出纳员编制填写的记账凭证通常有两类：一类是通用凭证，即不分收款凭证、付款凭证、转

账凭证，只用统一格式的“记账凭证”来处理所有的会计业务；一类是分录凭证，即由收款

凭证、付款凭证、转账凭证共同组成一套记账凭证，分别处理货币资金收付业务与转账业务。

其中收款凭证与付款凭证是出纳使用的专用凭证。以分录凭证为例，出纳员在编制记账凭证

时，应在以下三个方面特别注意。

首先，应当明确“收款凭证”和“付款凭证”的使用范围。所谓收款和付款，是指单位

收进的货币资金，包括现金和银行存款，绝不是单指现金的收付。某些单位在自行设计印制

的记账凭证中，将收款凭证印制成“现金收入凭证”，将付款凭证印制成“现金付出凭证”，

用来专门处理现金收付业务，而把银行存款的收付业务用“转账凭证”处理，这就更不规范

了。

其次，要正确填写有关内容。记账凭证一般有七个要素，应按顺序填写有关栏目。

一是要按记账日期填写年、月、日，且年份要写全称；

二是按货币资金的收付事项分别编制“字号”，“总字号”一般留给会计员填写；

三是按业务内容简洁而清楚地填写摘要，不仅自己记的账能看清发生了什么业务，让会

计员也能从记账凭证上看清发生了什么业务；

四是依据收付款凭证分别填写有关货币资金科目，以及与之相联系的对应科目。一般来

讲，收款凭证上“借方科目”在凭证上方，可按业务内容分别填写“现金”或“银行存款”

科目名称，其对应科目位置在凭证栏目内；反之，付款凭证上“贷方科目”印制在凭证上方，

可按业务内容分别填写“现金”或“银行存款”科目名称，其对应科目位置在凭证栏目内；

五是将发生额清晰地填入同行对应科目的金额栏；六是按原始凭证的自然张数填写附

件张数。注意：（1）用购买的胶水粘附件，不要用大头针别上，也不要用面糊做成的糨糊

粘贴，以防铁针氧化后脱落或遭鼠咬凭证。（2）粘贴附件时留下凭证装订线，以供日后翻

阅。（3）附件粘贴要整齐，一般是将上边对齐。大于记账凭证的原始凭证要正确折叠，不

能装订后打不开；七是在凭证下方的“出纳”或“制单”处签章。

再次，要注意几个事项：一是书写要认真，字迹要清晰，数码要规范；二是按规定使用

笔墨，不能随便使用红笔，不准用圆珠笔、铅笔填写；三是正确改错，不要随意涂抹；四是

提现业务与存现业务统一用“付款凭证”，提现时以“银行存款”科目减少为主，对应科目

即是“现金”；存现时反之，以“现金”科目增加为主，对应科目即是“银行存款”。通用

凭证的使用方法与分录凭证使用大同小异，只是在编写字号时注意不要混淆，因为凭证格式

一样，颜色一样，容易出错。