抄送格式

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2016年最标准公文格式

第一节公文格式的种类

根据公文载体的不同，分为文件

格式、信函格式、电报格式、命令格

式、纪要格式等。

文件格式信函格式

命令格式纪要格式

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二、公文格式的基本要求：

1.公文用纸：一般使用纸张定量为60g/㎡～80g/㎡的胶版印

刷纸或复印纸。纸张白度80%～90%，横向耐折度≥15次，不

透明度≥85%，pH值为7.5～9.5。

2.纸张大小：A4型纸：210mm×297mm。

3.版面：公文用纸天

头（上白边）为37mm，

公文用纸订口（左白边）

为28mm，版心尺寸为

156×225mm。

4.字体：如无特殊说明，公文各要素一般用3号仿宋体字。

特定情况可作适当调整。

5.行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑

满版心。特定情况可作适当调整。

6.公文应当双面印刷。

7.公文应当左侧装订。

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三公文的通用格式

版头：份号、密级和保密期限、紧急

程度、发文机关标志、发文字号、签发人。

主体：标题、主送机关、正文、附件

说明、发文机关署名、成文日期、印章、附

注、附件。

版记：抄送机关、印发机关和

印发日期、页码。

一件完整的公文由三部分组成：

一、版头部分

1.份号：公文的份数序号也就是

每份公文的编号，根据印制份数，编

流水号。公文份数序号是为了掌握公

文的发放方向，便于公文的保密管理，便于掌握公文的去向。

涉密公文一定要标注份号，如果发文机关认为有必要，也

可对不涉密公文标注份号。

如需标识份号，一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心

左上角第1行。份号用黑色标注。

2.秘级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级和

保密期限，国家秘密分为秘密、机密和绝密三种。

如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排

在版心左上角份号之下；保密期限中的数字用阿拉伯数字。

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3.紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、

“加急”。

电报格式的公文紧急程度分为四级，从急到缓依次为：特提、

特急、加急、平急。

如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心

左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按

照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文机关标志：发文机关标志是公文版头部分的核心，

用套红大字居中印在公文首页上半部，字体要庄重、规范、美

观、大小适度（一般应小于上级机关的字体大小）。

发文机关标志主要有两种形式：一是发文机关全称或规范

化简称后加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称。

字号以醒目美观为原则，字体大小一般不超过上级机关。

发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。发文机关标

志推荐使用小标宋字体，颜色用红色。

联合行文时可并用联合发文机关名称，一般主办机关名称排

列在前；也可单独用主办机关名称。

联合上报公文一般不单独使用主办机关名称。因为联合

上行文需要将所有联署机关签发人的姓名都标出，如果发文机关

名称只用主办机关，这样与签发人的标注就不相匹配。

联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。

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5.发文字号：由发文机关代字、年份和发文顺序号三个

要素组成。机关代字要求准确、规范、精炼、无歧义、易识别，

并固定使用，避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。联合

行文时只标注主办机关的发文字号。同一地区，避免不同机关的

发文字号的机关代字重复。

发文字号编排在发文机关标

志下空2行位置，居中排布。年份、

发文顺序号用阿拉伯数字；年份用全

称4位，用六角括号〔〕括入；发

文顺序号不编虚位，不加第字。

上行文发文字号标识在发文机

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关之下居左空1字。

6.签发人：上报的公文需标识签发人姓名。这时发文字号标

识在发文机关之下居左空1字，签发人姓名平行居右空1字。

签发人用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。

联合行文时有多个签发人，签发人

姓名按发文机关的顺序排列从左到右、

自上而下依次均匀顺排，一般每行排2

个姓名，回行时与上一行第一个签发人

姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发

文字号处在同一行并使红色分隔丝与

之的距离为4mm。

二、公文主体

1.公文标题：标题由发文机关名称、

事由和文种组成，应当准确、扼要概括公文的主要内容。4个以

上（含4个）机关联合行文时，标题中发文机关名称可简略。公

文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

公文标题一般用2号小标宋字体，编排于红色分隔线下

空2行的位置，分一行或多行居中排布；

回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，

标题排列应使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形或

上下长、中间短的沙漏形。

2.主送机关：是公文的主要受理机关。主送机关应当使用机

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关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其中，使用简称要规

范、准确，机关的规范化简称和统称应由上级机关明确，不得随

意编造机关简称。

使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。

3.公文正文：是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内

容，公文首页须显示正文。

一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和

印章。

正文中标题字号的使用：文种结构层次依次可以用“一、”

“（一）”“1.”“（1）”标注，一般一级标题用黑体字，二级

标题用楷体，三级和四级和正文一样用3号仿宋。

4.附件说明：是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的一

些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔

断公文前后的联系而造成阅读上的不便，需将其从公文正文中抽

出来作为公文的附件单独表述，即附件。

公文附件是正文内容的组成

部分，与正文具有同等效力。在

正文下空1行左空2字位置编排

“附件”二字，后标全角冒号和

附件名称。如有顺序号，使用阿

拉伯数字标注，附件名称后不加

标点符号。

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5.发文机关署名：应当用发文机关全称或规范化简称。特殊

情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当

写明职务。

单一机关行文时，发文

机关署名在成文日期之上、

以成文日期为准居中编排。

联合行文时，应将各发文机关

署名按发文机关顺序排列在相应位

置，并使印章加盖其上。

如

长于发文机关署名，应使其右空2

字编排，并相应增加发文机关署名

右空字数。

不加盖印章的公文，单一

机关行文时，在正文下空1行

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右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编排成文日

期，成文日期首字比发文机关署名首字右移2字；

6.成文日期:是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要

标志。

成文日期确定的原则和标注位置有2种：一是会议通过的决

议、决定等以会议正式通过的日期为准，成文日期编排在公文标

题之下，写全年、月、日，用（）括起来。二是经机关负责人签

发的公文，以签发日期为准（联合行文以最后签发的机关负责人

签发的日期为准）。

成文日期在公文正

文或附件说明的右下方

右空4字编排，用阿拉

伯数字将年、月、日标

全，年份应标全称，月、

日不编虚位。

不加盖印章的公文，在发

文机关署名下1行编排成文日

期，首字比发文机关署名右移

2字。

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7.印章:印章是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的

依据之一。上行文，一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普

发性公文可以不加盖印章。纪要不加盖印章。

单一机关行文时，印章端正、

居中下压成文日期，使发文机关

署名和成文日期居印章中心偏下

位置，印章顶端应上距正文一行

之内。不得出现空白印章。

联合上行文，发文机关

只署名主办机关时，可以只

加盖主办机关印章。联合下

行文时，所有联署机关均须

加盖印章。

联合行文时，应将各发文机关

署名按发文机关顺序整齐排列在相

应位置，并使印章加盖其上，最后

一个印章端正、居中下压发文机关

署名和成文日期，印章之间排列整

齐、互不相交相切，每排印章两端

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不得超出版心，每排最多放三个印章。

8.附注:一般是对公文的

发放范围、使用时需注意的事项

加以说明

请示件应当在附注的位置

上标注联系人和联系方式。

如有附注居左空2字加圆

括号编排在成文日期下1行。

三、版记

版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一

行。这样是为了方便阅文和查询。

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗

线，中间的分隔线用细线。

首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文

最后一面的版心下边缘重合。

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1.抄送机关：是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容

的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。

公文的抄送范围应当严格按照工作需要确定，不能滥抄也不

能错抄和漏抄。

在排列顺序上一般按机关性质和隶属关系确定，依照先上

级、再平级、后下级的次序。

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，编排在印发机关和印

发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒

号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送

机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将抄送二字改为主送外，编排

方法同抄送机关。既有抄送机关又有主送机关时，应当将主送机

关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。

2.印发机关和印发日期：印发机关是指公文的印制主管部

门，一般是各党政机关办公厅（室）或文秘部门。发文机关没有

专门的办公厅（室）的，发文机关就是印发机关。

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔

线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字

将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即不编

01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一

条细分隔线隔开。

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3.页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，

数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页

码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，

空白页和版记页均不编排页码。

公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第三节公文的特定格式

一、信函格式

公文的信函格式是被广泛

采用的一种公文特殊格式。主要

用于发布、传达要求下级机关执

行和有关单位周知或执行的事

项，报送方案，商洽、询问、答

复或者说明某件具体事项。信函

格式相对简单，易操作，在各级

行政机关的公文中广泛应用，常

用于通知、批复、函等文种的公

文中。

1.发文机关标志：发文机关标志使用发文机关全称或规范化

简称，其上边缘至上页边为30mm，推荐用红色小标宋字体，字

号大小由发文机关酌定，以版心为准居中排布。联合行文时，使

用主办机关标志。

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2.红色分隔线：发文机关标志下4mm处为一条红色双线（上

粗下细），距下页边20mm处为一条红色双线（上细下粗），线长

均为170mm，均以版心为准居中。

3.份号、密级和保密期限、紧急程度：如需标识份号，顶格

居版心左边缘编排在第一条红色双线下；如需同时标注密级和保

密期限、紧急程度，密级和保密期限顶格编排在份号下1行，紧

急程度顶格编排在密级和保密期限下1行。

4.发文字号：发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色

双线下。发文字号与红色双线的距离为3号汉字高度的7/8。

5.标题：标题居中编排，与其上最后一个要素相距2行。

6.页码：信函格式公文首页不显示页码，由第2页开始标注。

只有2页的信函式公文，第2页可以不显示页码。

7.版记：信函格式公文的版记中不加印发机关、印发日期及

分隔线。

二、命令格式

命令格式的

公文，适用范围有

特殊的限制。一般

用于公布行政法

规和政府规章。

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发文机关标志是发文机关全称加命令或令组成，居中排布，

上边缘至版心上边缘为35㎜，推荐使用红色小标宋。发文机关

标志下空两行集中编排令号，令号下空两行编排正文。在正文下

空两行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人

职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右

空四字编排成文日期。

三、纪要格式

纪要适用于记载会议主要情况和

议定事项。各级党政机关办公会和专

题会讨论议定的事项

都是本机关的决策事

项，要以纪要的形式

印发公文，作为指导

开展工作的依据。

1.纪要标志：由

“XXXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为

35mm，推荐使用红色小标宋字体。

2.编号：纪要标志下空2行居中编排纪要编号“第X号”，

并用圆括号括入，不受年度限制；

也可按年度编排，如“〔2016〕X号”。

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3.发文机关和成文日期：纪要编号下空1行编排发文机关和

成文日期，发文机关居左空1字，成文日期居右空1字。

4.出席、列席和请假人：标注出席人员名单，一般用3号

黑体字在正文（或附件说明）下空1行左空2字编排“出席”

二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、

姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假、列席人员名单，除依次另起1行并将“出席”

二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同前。

5.纪要不加盖印章

6.纪要格式可以根据实际制定。

小结（新旧不同之处）

一、版头部分：

1.密级、紧急程度从右标注变

左标注；“急件”改为“加急”；

2.所有文件格式的红头“上留

白”(至版心)由25mm扩大至35mm;

取消上行文“上留白”(至版心)

80mm的特殊格式；

3.发文机关标志“文件”二字

可加可不加；

4.联合上行文签发人每行排一

人改为排二人。

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二、主体部分：

1.成文日期由汉字改为阿拉伯

数字；

2.落款处增加发文机关署名；

3.特定发文机关标志的普发性

公文和电报可以不加盖印章。

三、版记部分：

1.取消主题词；

2.版记中的文字从3号字改为

4号字。

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