email 格式

文秘知识/写作指导

英文邮件的格式

关于主题

主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用

有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其

重要性。

1．一定不要空白标题，这是最失礼的

2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完

你的标题

3.标题要能真反映*的内容和重要性，切忌使用含义不清的

标题，如“王先生收”

4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件

事情，以便于日后整理

5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出

标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”

之类的字眼。

6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不

要rere一大串。

关于称呼与问候

1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收

件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件

人的情况下可以称呼大家、all。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不

清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先

搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不

宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“dear

xxx”，显得很熟络。

2．email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“hi”，中文的写个”你好”；结尾常见的

写个bestregards，

中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮

件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。

正文要简明扼要，行文通顺

email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很

多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细

描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，

不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看

完你的邮件，千万不要学唐僧。

2.注意email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是

对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨

慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！

正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明

确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你

没分段的长篇大论。

4.一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过

两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让

人很反感。

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文

email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文email，注意拼音

输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通

顺，拼写是否有错误。

6.合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号

等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提

示则会让人抓不住重点，影响阅度。

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