工程档案管理制度

工程档案管理制度范本

工程档案管理制度范本

在快速变化和不断变革的今天，起到的作用越来越大，好的制度

可使各项工作按方案按要求到达预计目标。那么制度的格式，你掌握

了吗？以下是帮大家的工程范本，供大家参考借鉴，希望可以帮助到

有需要的朋友。

为了标准工程文件资料管理，明确工程中有关文件资料的接收、

分发、回收、存档的具体工作程序，划分各部门的职责，确保各有关

方均能及时获得，顺利进行工作，特制定本文件资料管理制度。

本管理制度适用于集团所属各工程公司，适用于除政府部门批件

原件之外的工程管理文件资料(办公室存档)及图纸;

3.1文件资料的接收、分发

3.1.1对施工方、监理方、质监站等相关单位发送至工程部的文件

资料进行收集登记、分类、归档，需传递的及时传递。

3.1.2设计院发来的的图纸和设计变更，资料员分类、编号、登记、

并留一份原件归档，需发放的报部门经理批准后按规定的份数分发至

相关单位，并做好发放记录台帐，电子版及时报备集团工程部。

3.1.3为防止工程文件资料图纸分发过程中可能出现的错发重发

现象，领取单位应指定领取人名单，并书面备案工程部资料员;工程部

资料员按报备名单发放工程文件资料图纸。

3.2版本更新

3.2.1工程文件、资料、图纸均应做明显状态标识，以确认是否为

有效版本。

3.2.2新接收改版文件、资料、图纸，如是整卷、整册、整袋改版

的那么在图纸袋上加注版次，如是对前版文件某一张(某几张、某一局

部)进行改版的，要在文件袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张(哪几

张，哪一局部)作废更换。

3.3图纸资料的补遗和索赔

3.3.1图纸资料如遇交付清单不符、短缺，难以辩认等问题时，工

程部应立即通知设计部门，限期补齐和更换。

3.3.2如图纸资料未按合同日期提供，资料员应及时报告工程部经

理，催促落实。

3.4图纸不符的处理

收到图纸资料，工程部认为该图纸资料与工程工程不符不能执行

应注明原因，及时将图纸资料送还设计部门。

3.5对单位、分部(分项)工程的有关要求

3.5.1工程部所有文件按单位工程或分部(分项)工程分类，并在工

程的施工组织过程中不断补充、完善。单位分部(分项)工程验收前应

组编完毕，并作为验收必要条件，不符合要求者不予验收。

3.5.2归档文件资料要字迹清晰，图面整洁。编制文件资料应打印

或使用黑、红墨水书写。

3.5.3在竣工后移交给有关单位和部门，移交单签字齐全后扫描件

报备集团工程部。

3.5.4工程技术资料的编制流程：工程技术资料应采用国家统一的

格式、表格。

3.5.5工程技术资料应随施工进度同步收集、、整编，应做到齐

全、准确、真实、可信，不得弄虚作假，对确认归档的资料，不得涂

改、删除、更换。

3.6工程档案的鉴定和销毁

对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料，

报公司副总经理批准前方可销毁。

1、由工程部办公室负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类

保存。

由工程技术负责人负责施工图、技术核定单、变更通知单的收发，

负责编制目录，分发清单，所有施工图的持有人应对图纸的修改，变

更及时标识。

2、所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数，文件发放人

应填写《文件和资料发放登记表》，按发放范围和数量发放文件，并

做好编号及登记。

3、文件领用人在收到文件和资料时，应在文件发放的表格上登记

签字。

4、在发放过程中，文件使用部门应及时撤出作废/失效文件。

5、当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应向文件发放部

门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件、编号不变，文件发放

部门应将原破损文件收回处理。

6、文件使用人文件丧失后，应向文件发放部门办理补领手续，在

补领申请时必须作出书面说明，文件发放部门在补发文件时应重新进

行分发编号，并注明作废。

7、在用有效文件控制清单

工程部办公室负责编制管理性《有效文件控制清单》，工程工程

部负责编制技术性《有效文件控制清单》，以识别和管理在用有效文

件及现行修订状态。

8、文件和资料的更改

a、当文件和资料需要更改时，应由文件更改人或更改部门填写

《文件和资料更改申请表》，说明更改的理由依据和更改内容，如更

改涉及其它部门时，应重新会审。

b、文件更改原那么上应由原审批人审批，当原审批人不在或需指

定其它人员审批时，那么该人应得到相应的授权书和文件审批所需的

有关背景资料。

c、经更改审批的文件，由审批人填写《文件和资料更改通知单》，

并发至有关部门。

d、文件持有人根据《文件和资料更改通知单》的指令，直接在文

件的相应处进行更改，但应确保内容的正确、清晰，并将《文件更改

通知单》附于文件后或收回原文件，并做好发放登记。

e、文件更改后，文件更改部门应将更改内容审批件存档备查。

f、文件更改应做好记录和标识。

9、作废的文件应加盖“作盖”印章，已作废、失效的文件应在文

件的'使用场合中撤出。

10、文件和资料的保管

a、文件和资料持有人应妥善保管好所用的文件资料，防止丧失、

损坏，假设损坏丧失应向主管领导报告，批准后按二、5和二、6办理。

b、文件资料的存档按公司档案管理方法规定办理。

c、文件管理人在调离岗位或存档时，必须移交全部文件，并作好

文件移交记录。

11、文件和资料的使用控制

a、文件和资料需要时，由需要人填写《文件和资料复印审批表》，

应经主管部门或部门负责人批准，规定复印的份数、编号，发放应做

好记录和登记。

b、需要临时借阅文件的人员应填写《文件和资料借阅申请单》，

经文件管理部门负责人批准前方可借阅，借阅后必须及时归还，文件

一般情况下不外借，如确需外借，需经主管领导批准。

1、工程经理部资料管理设置一名专人(资料员)负责资料编制、收

集、归档管理及相关单位接洽。

2、工程资料包括从开工到竣工直至工程资料报送建设单位或城建

档案馆全过程的图纸，技术文件资料，资料管理由资料员负责。包括

全过程工程资料的收集、、报批、归档。资料员必须持证上岗，并不

断加强对规程及专业知识的，提高自身业务水平，从而到达规程管理

要求。

3、工程资料应以施工及验收标准，工程合同与设计文件，工程质

量验收标准等为依据进行认真填写。工程资料应随工程进度及时收

集、，并应按专业归类，保证资料与工程实体同步进行。要求认真填

写、字迹清楚、工程齐全、准确，填报的工程资料不得随意涂改、抽

撤或撕毁，保证工程资料真实性及完整性。

4、工程材料进场前由材料员提供材料、设备质量合格证明文件及

检验报告等，工程进行时及时材料员报送交易卡等。施工期间涉及各

专业例如水、电、暖、通风、消防等检测，由各专业工程师提供相应

数据，资料员及时做进行归档并形成电子文档。

5、工程资料采用计算机管理，工程资料按规定采用打印加手写签

名的形式。施工过程中收集、发生的所有相关资料，汇总后要纳入相

应档案盒，档案盒侧面及正面应有标识，并整齐码放在档案柜中。

6、工程资料收发均应有文字记录。施工资料原那么不得少于五套，

其中报送监理单位一套，移交建设单位一套，报送档案馆一套，总承

包保存两套，总承包单位资料应为原件。具体份数视情况而定。

7、工程物资材质证明文件及复试报告报送为复印件时，在文件的

右下角注明原件存放处、存放人、时间等，加盖工程章。

8、工程物资复试由于各检测单位随做检测随结款，要做好备用资

金，以便不耽误工程进展。如出现复试不合格，需要二次复试时，要

及时送检。

9、工程竣工后，要按照规程要求对本工程所形成的资料进行组卷

及装订后在规定时间内与建设单位进行移交，办理移交手续。由建设

单位在竣工验收前提供或由施工单位自行保存一套整洁、完整的竣工

图，在右下角无文字处加盖竣工图章。资料员做好竣工验收报告、单

位工程质量竣工验收记录。

10、平安保证资料涉及十卷内容。资料员协助平安员做好平安保

证资料。收集平安员、施工员每日做的平安日志及施工日志。及时收

集和需由施工队提供的电工日巡查、班前讲话等平安资料。

11、力争把每个工程的工程资料做的系统化、完整化。

12、工程技术资料未与工程进度同步、造假、份数缺乏、不及时

归档、遗失及不合格责任人酌情处分500-5000元，相关人处分100-

2000元。