工程档案管理

工程档案整理工作方案

一、档案整理程序如下：

1、逐件整理文件材料,剔除重份及无归档价值的文件,补充缺页,保证每卷内容的完

整性;

2、按照技术文件材料的自然形成规律,保持文件之间的有机联系,将归档的文件材料

按分类规则进行合理的分类、组卷、排列并编制档号;

1卷内文件排列;管理性文件资料排列,批复在前请示在后,正文在前附件在后,汇总

表在前原始表在后,文字材料在前图表在后,结论性材料在前依据性文件在后；科技材料

按原形成规律排列;

2工程图纸排列;按原设计图纸排列;

3每个案卷内的文字材料、图纸,应在每份件资料、图纸的右下角盖档号章;具体方法

见能源部1991231号文中的编制说明;

4案卷内容排列;案卷封面、卷内目录、文件材料、备考表、封底;

5案卷排列;视案卷情况,可按二级类目编制案卷流水号,也可按三级类目编制案卷流

水号,但分类要尽量分到四级类目;案卷号必须是一卷一号,不能有重号;

6分卷;同类材料数量较多的,可分成多个案卷,每卷要分别拟写案卷封面,填写卷内

目录,备考表;在案卷题名上注明第几分册;编制流水案卷号,不能有重复的档号;

7装订;所有归档材料要拆除金属物用线装订成册或单份装订;成册的案卷编制页号,

每个案卷内凡是有文字的文件材料都编制页码,正面编在右下角,空白页不编,顺序均从

“1”开始,依次编制流水号;单份的文件材料依次编制件号;

8档号的编制;严格按照规定编制相应的档号;

9保管期限的划分;结合规定,制定符合本单位实际的保管期限表;

二、索引目录的编制

工程项目的竣工档案需编制索引目录;索引目录由编制说明、分类目录及卷内目录三

部分组成,工程项目档案按如下内容编制总结;

1、工程项目概况;包括项目的批准单位,时间、文号；项目总投资和概算；项目筹建、

开工、竣工时间；项目建设、设计、施工包分包单位和监理单位；项目的单位工程总数,

工程范围和主要工程量;

2、工程竣工档案概况;包括项目档案整理的依据性文件、文号,项目档案的分类原则

和分类包括的主要内容；项目档案的总卷数和各类档案卷数；项目档案套数以及各套档

案的保存单位；项目档案档号的组成及其代字代号的说明；档案编制人员名单;

三、文件的修整编排

1、同一案卷内文件材料的幅面规格应当基本一致;大于标准幅面尺寸297×210mm的

文件材料,应向内折叠成标准幅面；图样材料采用“手风琴”式折叠法,图面朝里,标题栏

外露;对小幅面不易装订的材料,应当平行或阶梯式粘贴在标准幅面的白纸上,并按自左

至右、自上而下的顺序,在被粘贴文件材料的右下角自“1”起编号,在托裱纸底部注明“此

页共×张”;

2、对装订可能发生压字现象的文件材料,应当逐页在其装订位置粘贴装订边条;破

损的文件材料应予修裱;案卷采取不装订形式的,应当以每份文件材料或反映同一问题的

文件材料为单位装订成件,印件与定稿、转发件与原件、正件与附件装订在一起,没有文

件材料题名或题名不能准确反映内容的应重新拟定题名,外加“”标识;

3、用线绳装订案卷,采用三孔一线装订法;卷内文件目录排列在卷内文件之前,备考

表排列在卷内文件之后;文件按所编页号排列,装订位置在文件材料左侧中部,距左端

12mm,装订长度为160mm,结头系在案卷内侧背面;

四、案卷的编目工作

案卷编目工作内容有：编页件号、填写卷内文件目录和备考表,编制案卷封面和案卷

编目工作内容有：编页件号、填写卷内文件目录和备考表,编制案卷封面和脊背等;

1、装订的案卷,统一在有内容的每页材料正面右下角,背面左下角从“1”起依次标

注页号;不装订的案卷,以件为单位,从“1”起依次标注页号,并按要求在文件首页的右上

角加盖档号章,填写档号章内容;档号章格式见归档文件整理规程;两张以上小幅面文件

材料托裱在同一页纸上的,按一页编写页号;案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号;

2、卷内文件目录填写要求：“序号”要以卷内文件材料排列的先后顺序填写;“文图

号”应填写文件制发机关的发文字号或图纸代号；标注的页号,最后一份文件材料填写其

起止页号,用“首页号/末页号”表示；不装订的案卷以件为单位填写卷内每份文件材料

的页数;

3、备考表主要用来记录本卷的文件状况;“说明”应填写卷内文件材料的件数和页

数以及在组卷或案卷使用过程中需要说明的问题卷内文件缺页、修改、补充、移出、销

毁等;案卷归档后发生或发现的问题,由档案管理人员填写并签名、标注时间;“整理人”,

由立卷人签名;“检查人”,由案卷质量审核人签名;“时间”,填写立卷完成与案卷检查

日期;

4、案卷卷皮应采用档案装具与用表格式规定的格式;填写案卷封面应当明确下列内

容：“案卷题名”,应包括本卷文件的主要制发机关、内容、名称或项目的名称、型号及

其组件、部件的代号和名称;“立档单位”,应填写文件材料组卷部门或主要责任者;“起

止日期”,应填写卷内文件材料的起止日期;“保管期限与密级”,按有关划分保管期限与

保密级别的规定填写;“档号”,填写档案分类号和案卷顺序号;

5、案卷脊背填写“档号”,应从左至右横排填写；“题名”,首行空两个字自左至右

竖写;编目所用数字除案卷题名外均为阿拉伯数字;