office办公软件培训知识讲解

office办公应用软件小知识

Microsoft Office是由Microsoft(微软)公司开发的一套办公软件套装。常用组件有Word、Excel、PowerPoint等。下面是整理的office办公应用软件小知识，欢迎阅览。

word文档篇

大家平时肯定经常用到word软件来敲打报表，日常会议等一些相关记录，在这里给大家推荐一下不错又方便的小技巧哦。

1：同时保存所有打开的Word文档

有时在同时编辑多个Word文档时，每个文件要逐一保存，既费时又费力，有没有简单的方法呢?在按下Shift键的同时，单击“文件”菜单，大家看，已经多出了“同时保存”和“同时关闭”命令，这可就方便多了。

2： 巧妙设置文档保护

在用Word 2000/XP打印一份文件时，忽然头儿有要事吩咐，要暂时离开一下，关闭文件吧，既费事又没必要，但又不想辛辛苦苦写的文件被别人破坏了。怎么办呢?执行“工具”菜单中的“保护文档”命令，在弹出的窗口中选择“保护窗体”，然后设上密码。怎么样，光标跑到了文件头，任你怎么移动鼠标、敲击键盘就是无法编辑了，不错吧。等回来时，执行“工具”菜单中的“解除文档保护”命令，一切又正常了。

3： 编辑长文件更轻松

相信大家都有这样的经历：在使用Excel、Word编辑长文档时，有时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾。但通过拖动滚动条来回移动非常麻烦，还会出错。其实只要将鼠标移动到滚动条上面的适当位置，发现鼠标指针变成双箭头，此时按住鼠标左键向下拖动，文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑区找到文章开头的内容，在下面编辑区找到需要粘贴的位置，这样你就可以复制内容了，而不必来回切换。这种方法特别适合复制相距很远且处数较多的内容。

4： 取消“自作聪明”的超级链接

当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候，Word会自动为我们转换为超级链接，如果不小心在网址上按一下，就会启动IE进入超级链接。但如果我们不需要这样的功能，就会觉得有些碍手碍脚了。如何取消这种功能呢?在Word中单击“工具→自动更正选项”，单击“键入时自动套用格式”选项，将“Internet及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“自动套用格式”选项，将“Internet及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“确定”。这样，以后再输入网址后，就不会转变为超级链接了。

5： 将Word表格巧妙转换为Excel表格

先打开带表格的Word文件，接着选中整个表格，先将光标放在表格的任一单元，在整个表格的左上角会出现一个带框的十字模样的标志。把光标移到上面再单击，整个表格的字会变黑表示全部选中，单击右键，在出现的菜单中选择“复制”;然后打开Excel，再单击右键，在出现的菜单中选择“选择性粘贴”，在出现的对话框中有6项菜单可选，选择“文本”并确定就行了。

6：在Word文档中插入MP3文件

在Word文档插入声音文件，一般采用“插入”菜单下“图片”选项中的“剪贴画”，从“剪贴库”中选取插入。但是，这种方法插入的声音文件只限于WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的声音文件，可打开Word文档，把光标移到你要插入声音文件的位置，选择“插入”菜单下的“对象”选项，在打开的“对象”对话框中，选择“由文件创建”活页卡片，点击“浏览”按钮，从打开的“浏览”对话框中找到准备插入的MP3文件，并确定。当“浏览”对话框自动关闭后，点击“由文件创建”活页卡片中的“确定”按钮，稍等一会儿，插入点就会出现MP3文件的图标，双击它即可播放。但必须说明，在此操作之前必须在Windows 中使MP3文件与你的MP3播放器建立关联。

Excel篇

电子表格是做会计财务方面工作小伙伴经常用到的软件啦，这里有很多不错的小技巧告诉大家哦~

1：在Excel中快速输入特殊符号

报表中常用的“二○○二”中的“○”。很多人都是将就地打印为“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。其实这都是不正确的，“00”是数字键，“OO”是英文字母“o”的大写，“零零”是中文数字的大写，而“二”是中文数字的小写，它们之间都不匹配。经过仔细摸索，笔者发现被忽略的中文输入法中的“软键盘”可以轻松地输入常用符号。打开中文输入法，先输入“二”，在中文输入法状态下，用鼠标右键单击输入法的“软键盘”标志，这里选“单位符号”，这样输入法的软键盘就被打开且定位到中文数字上，按键盘上的Q键或用鼠标点击“软键盘”上的Q键，中文小写的“○”便被录入进来。

2：在Excel中快速输入大写数字

在“智能ABC输入法”状态下，按住Shift键，再按下“i”键(不含引号)，松开Shift键，然后输入任一数字键，就得到相对应的大写数字了。另外，财会人员常用的单位词，如“个、拾、佰、仟、万”等，同样可以借助于i键加上单位词相对应的汉语拼音第一个字母方便地得到(具体可查看“智能ABC输入法”的“帮助”菜单)。

3：彩色Excel表格显示打印两不误

如果将Excel工作表中的数据设置为彩色格式，而打印机为黑白打印机，那么工作表中的彩色区域打印出来的效果可能会不理想。在不更改工作表颜色设置的情况下，可以进行如下设置：

1.在“文件”菜单中，单击“页面设置”命令。

2.单击“工作表”选项，然后选择“打印”框下的“单色打印”项。如果使用的是彩色打印机，选择该选项可减少打印所需时间。

3.单击“确定”按钮。

现在，你的Excel工作表在屏幕上看起来仍是赏心悦目，打印出的黑白稿也能称心如意，感觉不错吧!

4： 在Excel中快速输入小数

利用Excel处理数据时，经常会要输入一些小数，有时一整列都是小数，这样对输入速度有很大影响，大家不妨来试试这个办法：点击“工具/选项”，在弹出的的“选项”对话框中选择“编辑”选项，然后选中“自动设置小数点”的复选框，并在“位数”框内设定小数点的位数。这样当你输入小数时就不用再输入小数点了，它会将你输入的数字根据设置的小数点位数自动转化为小数!如设置位数是1位，输入123就自动变为12.3了。

5：在Excel中少用鼠标的方法

在Excel中快速编辑数据时，当想对单元格做改动时，因为经常需要用到鼠标，从而使编辑速度大大减慢。其实你可以使用一个快捷键──F2，这样你的手就不用离开键盘了。方法如下：利用方向键选择要编辑的单元格，按下F2键，编辑单元格内容。编辑完成后，按Enter键确认所做改动，或者按Esc键取消改动。

PPT篇

幻灯片是大家在办公会议上经常用到的软件啦，在会议中向老板，公司老总做报告的时候，清晰清楚的PPT，总能赢得老板的好感的~

1： PowerPoint的特殊播放模式

在实际使用Powerpoint演示文稿的过程中，往往需要与其他程序窗口的数据配合使用以增强演示效果。而用Powerpoint演示文稿时，一般会处于全屏放映模式，在这种模式下，必须使用Alt+Tab组合键或Alt+Esc键与其他窗口切换。其实我们可以这样操作：按住Alt键不放，依次按下“D”、“V”键而激活播放操作，这时启动的幻灯片放映模式是一个带标题栏和菜单栏的形式，这样就可以将此时的幻灯片播放模式像一个普通窗口一样操作，如最小化和自定义大小。

2：幻灯片播放速度随意设

用PowerPoint2002制作幻灯片时，“自定义动画”的“速度”只有5个选项，其中最快为0.5秒，最慢为5秒，但有时播放动画需要更快或者更慢的速度，在“速度”框中又不能直接修改，怎么办呢?这时可以先在“自定义”动画的任务窗口中选中所定义的动画，点击右侧的小三角，选中“计时”项，然后在弹出的对话框中找到“速度”项，将它修改为合适的速度即可(最长不能超过60小时)。

3：在窗口中播放PPT幻灯片

通常PowerPoint2000/2002使用全屏方式播放幻灯片，如果你想在播放幻灯片的过程中与其他窗口进行配合，以增强演示效果，那么你可以使用PPT的窗口播放模式。启动该模式的方法是：打开PPT文件，按住Alt键，然后依次按下D键和V键。此时，幻灯片将在PPT窗口进行播放，这样你就可以拖动、最小化和改变这个窗口的大小了。

拓展：office常用快捷键windows常用快捷键：

win或ctrl+esc:启动“开始”菜单

win+e:启动“资源管理器”

win+r:启动“运行”

win+paubreak:启动“系统属性”

win+f:启动“搜索所有文件和文件夹”

win+ctrl+f:启动“搜索计算机”

win+M:缩小所有窗口到任务栏

win+shift+m:还原所有任务栏中的.窗口，office常用快捷键。

win+d:将激活的窗口放大或缩小到任务栏中。

win+f1:启动“windows帮助”

Alt+Tab:切换并启动“任务栏”中的窗口。

Alt+空格：对使用中的窗口进行操作。

Alt+F4:关闭当前窗口直到关机。

Office常用快捷键：

ctrl+空格：打开输入法

sgift+空格:切换全角和半角.

ctrl+shift:切换输入法。

ctrl+home:跳到文件开头。

ctrl+end:跳到文件最后。

ctrk+x:剪切

ctrl+c或ctrl+:复制

ctrl+v或shift+:粘贴

ctrl+z或Alt+backspace:还原

word快捷键：

ctrl+a 全选

ctrl+b 粗体

ctrl+c 拷贝

ctrl+d 字体格式

ctrk+e 居中对齐

ctrl+f 查找

ctrl+g 定位

ctrl+h 替换

ctrl+i 斜体

ctrl+j 两端对齐

ctrl+k 超级链接

ctrl+l 左对齐

ctrl+m 左缩进

ctrl+n 新建

ctrl+o 打开

ctrl+p 打印

ctrl+r 右对齐

ctrl+s 保存

ctrl+t 首行缩进

ctrl+u 下划线

ctrl+v 粘贴

ctrl+w 写盘关闭

ctrl+x 剪切

ctrl+y 重复

ctrl+z 撤消

ctrl+0 段前6P切换

ctrl+1 单倍行距

ctrl+2 双倍行距

ctrl+3 锁定

ctrl+5 1.5倍行距

ctrl+= 下标和正常切换

ctrl+shift+a 大写

ctrl+shift+b 粗体

ctrl+shift+c 格式拷贝

ctrl+shift+d 分散对齐

ctrl+shift+e 修订

ctrl+shift+f 定义字体

ctrl+shift+H 应用隐藏格式

ctrl+shift+I 斜体

ctrl+shift+K 小型大写字母

ctrl+shift+L 列表样式

ctrl+shift+M 减少左缩进

ctrl+shift+N 降级为正文

ctrl+shift+P 定义字符大小

ctrl+shift+Q symbol字体

ctrl+shift+S 定义样式

ctrl+shift+T 减小首行缩进

ctrl+shift+U 下划线

ctrl+shift+V 格式粘贴

ctrl+shift+W 只给词加下划线

ctrl+shift+Z 默认字体样式

ctrl+shift+= 上标与正常切换

Alt+shift+a 显示所有标题

Alt+shift+C 关闭预览

Alt+shift+D 插入日期

Alt+shift+E 编辑邮件合并数据

Alt+shift+F 插入合并域

Alt+shift+K 预览邮件合并

Alt+shift+L 显示

Alt+shift+M 打印已合并文档

Alt+shift+N 合并文档

Alt+shift+O 标记目录项

Alt+shift+P 插入页码

Alt+shift+R 页眉页脚链接

Alt+shift+T 时间

Alt+shift+U 更新域

Alt+shift+X 标记index entry

Alt+shift+1 显示“标题1”

Alt+shift+2 显示“标题2”

Alt+shift+3 显示“标题3”

Alt+shift+5 应用“标题3”

ctrl+alt+c 版权copyright符号

ctrl+alt+E 插入尾注

ctrl+alt+F 插入脚注

ctrl+alt+I 预览

ctrl+alt+K 自动套用格式

ctrl+alt+L listnum域

ctrl+alt+M 批注 动词margin

ctrl+alt+N 普通视图

ctrl+alt+O 大纲视图

ctrl+alt+P 页面视图

ctrl+alt+R 注册商标register

ctrl+alt+S 拆分窗口

ctrl+alt+T 商标trademarkrm

ctrl+alt+U 更新表格格式

ctrl+alt+V 插入自动图文集

ctrl+alt+Y 重复查找

ctrl+alt+Z 返回

ctrl+alt+1 应用“标题1”

ctrl+alt+2 应用“标题2”

ctrl+alt+3 应用“标题3”

ctrl+alt+5 应用“标题5”

Excel快捷键：

ctrl+P或CTRL+SHIFT+F12： 显示“打印”对话框。

CTRL+向上键或+向左键（打印预览）：缩小显示时，滚动到第一页

CTRL+向下键或+向右键（打印预览）：缩小显示时，滚动到最后一页

SHIFT+F11或ALT+SHIFT+F1：插入新工作表

CTRL+Page down ：移动到工作薄中的下一张工作表

ctrl+page up: 移动到工作薄中的上一张工作表或选中其它工作表

shift+ctrl+page down:选中当前工作表和下一张工作表

ctrl+page down: 取消选中多张工作表

ctrk+shift+page up:选中当前工作表和上一张工作表

home:移动到行首或窗口左上角的单元格

ctrL+home: 移动到工作表的开头

ctrl+end:移动到工作表的最后一个单元格，该单元格位于数据所占用的最右列的最下行中

Alt+page down: 向右移动一屏

Alt+page up: 向左移动一屏

F6 ：切换到被拆分的工作表中的下一个窗格

shift+F6 ：切换到被拆分的工作表中的上一个窗格

F5:显示“定位”对话框

shift+F5:显示“查找”对话框。

shift+F4:重复上一次查找操作

ctrl+alt+向右键：在不相邻的选中区域中，向右切换到下一个选中区域。

ctrl+alt+向左键：向左切换到下一个不相邻的选中区域

end+箭头键：在一行或一列内以数据块为单位移动

end:移动到窗口右下角的单元格

ctrl+空格： 选中整列

shift+空格：选中整行

ctrl+A:选中整张工作表。

ctrl+6：在隐藏对象，显示对象和显示对象占位符之间切换。

ctrl+shift+*：选中活动单元格周围的当前区域（包围在空行和空列中的数据 区域）。在数据透视表中，选中整个数据透视表。

ctrl+shift+选中含在批注的所有单元格

ctrl+[:选取由选中区域的公式直接引用的所有单元格

ctrl+shift+{:选取由选中区域中的公式直接或间接引用的所有单元格

ctrl+]:选取包含直接引用活动单元格的公式的单元格

ctrl+shift+}:选取包含直接或间接引用单元格的公式的单元格。

alt+enter:在单元格中换行

ctrl+enter:用当前输入项填充选中的单元格区域

F4或ctrl+y: 重复上一次操作

ctrl+d:向下填充。

ctrl+r:向右填充。

ctrl+F3:定义名称

ctrl+k:插入超链接

ctrl+shift+::插入时间

ctrl+;：输入日期

alt+向下键：显示清单的当前列中的数值下拉列表

alt+0165:输入日圆符号

F2：关闭了单元格的编辑状态后，将插入点移动到编辑栏内

shift+F3：在公式中，显示“插入函数”对话框。

F3：将定义的名称粘贴到公式中

Alt+=：用SUM函数插入“自动求和”公式

F9: 计算所有打开的工作簿中的所有工作表

shift+F9:计算活动工作表。

ctrl+:删除插入点到行末的文本。

F7：显示“拼写检查”对话框

shift+F2:编辑单元格批注

ctrl+shift+z:显示“自动更正”智能标记时，撤消或恢复上次的自动更正。

ctrl+c，再ctrl+c：显示Microft Office 剪贴板（多项复制和粘贴）

ctrl+X：剪切选中的单元格

ctrl+V：粘贴复制的单元格

ctrl+shift++:插入空白单元格

alt+`：显示“样式”对话框

ctrl+1:显示“单元格格式”对话框

ctrl+shift+~:应用“常规”数字格式

ctrl+shift+$:应用带两个小数位的“货币”格式（负数在括号内）

ctrl+shift+%：应用不带小数位的“百分比”格式

ctrl+shift+^：应用带两位小数位的“科学记数”数字格式

ctrl+shift+#：应用含年，月，日的“日期”格式

ctrl+shift+@：应用含小时和分钟并标明上午或下午的“时间”格式

ctrl+shift+！：应用带两位小数位，使用千位分隔符且负数用负号（-）表示的“数字”格式。

ctrl+B：应用或取消加粗格式

ctrl+I:应用或取消字体倾斜格式

ctrl+U：应用或取消下划线

ctrl+5：应用或取消删除线

ctrl+9：隐藏选中行。

ctrl+shift+）：取消先中区域内的所有隐藏列的隐藏状态。

ctrl+shift+&：对选中单元格应用外边框

ctrl+shift+_：取消选中单元格的外边框。

Page Down:移动到前10条记录的同一字段

ctrl+Page Down:开始一条新的空白记录。

IE快捷键：

F11：在全屏幕和常规浏览器窗口之间进行切换

TAB：在WEB页，地址栏和链接栏中向前移动到下一个项目

shift+Tab：在web页，地址栏和链接栏中向后返回到上一个项目。

Alt+home:进入你的主页。

Alt+向右箭头：转到

Alt+向左箭头或backspace：返回前一页

shift+F10:显示某个链接的快捷菜单

ctrl+Tab或F6:在不同框架之间向前移动。

shift+ctrl+Tab:在不同框架之间向后移动。

向上箭头：向文档塌始处滚动。

向下箭头：向文档结尾处滚动，老师笔记《office常用快捷键》。

Page up:向文档起始处翻页

Page Down:向文档结尾处翻页

hone:移动到文档的开头

end:移动到文档的结尾。

ctrl+F:在web 页中查找。

F5或ctrl+R：仅当Web上的页面与本机存储的Web页时间戳不同时，才刷新当前页

ctrl+F5:即使web上的页面与本机存储的web页时间戳相同，仍然刷新当前页

Esc:停止下载Web页

Ctrl+O或ctrl+L：转到新位置并且不保存在地址栏中。

ctrl+N:打开新窗口

ctrl+W:关闭当前窗口

ctrl+S:保存当前页

ctrl+P:打印当前页或当前框架。

ctrl+E:在浏览器中找开搜索页。

ctrl+I:打开收藏夹

ctrl+H:打开历史记录。

ctrl+向左箭：在地址栏中时，将光标左移到相邻的逻辑分隔符（。或/）

ctrl+向右箭：在地址栏中时，将光标右移到相邻的逻辑分隔符（。或/）

ctrl+enter:在址栏中将“www.“添加到键入的文本的前面，将“.com"添加到文本的后面(只适用于IE5).

向上箭:在"自动完成"建议项的列表中向前移动.

向下箭:在"自动完成"建议项的列表中向后移动.

ctrl+D:将当前web页添加到收藏夹中.

ctrl+B:打开"整理收藏夹"

windows常用快捷键：

win或ctrl+esc:启动“开始”菜单

win+e:启动“资源管理器”

win+r:启动“运行”

win+paubreak:启动“系统属性”

win+f:启动“搜索所有文件和文件夹”

win+ctrl+f:启动“搜索计算机”

win+M:缩小所有窗口到任务栏

win+shift+m:还原所有任务栏中的窗口。

win+d:将激活的窗口放大或缩小到任务栏中。

win+f1:启动“windows帮助”

Alt+Tab:切换并启动“任务栏”中的窗口。

Alt+空格：对使用中的窗口进行操作。

Alt+F4:关闭当前窗口直到关机。