干部人事档案查询流程

干部人事档案在线查询流程

人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。以下为大家整理了干部人事档案在线查询流程的详细内容，希望对大家有所帮助！

一、干部人事档案在线查询流程

二、干部人事档案编号方法

（1）笔形编号法。笔形编号法是按照档案卷名（即干部姓名）的笔形取角编号的方法（如四角号码和类似四角号码法），这种编号具有简便、易学、编号效率高、误差少，档案存放集中、稳定等优点。检索方法比较科学、只要掌握了取笔形编号的基本规则，就能运用自如。

（2）姓氏笔划编号法。姓氏笔划编号法，首先按照姓氏分类，然后再按姓名的笔划多少为序进行编号的方法。这种方法的优点是：简单、易学，档案存放位置固定，不易错号。但是由于姓氏的不均衡，易出现有的号过多，有的号过少，档案存放不整齐、头绪多，编号、检索慢等问题。

（3）汉语拼音字母编号法。汉语拼音字母编号法是根椐汉语“音序检字法”的原理，按干部姓名的拼音字母次序排列编号的方法。这种方法也比较科学，只要熟悉掌握了汉语拼音方法，编号和使用都很简便。缺点是：如拼音不熟练或不准，易出差错。

此外，还有的单位采用“单位编号法”、“职务（职称）编号法”、按干部调进时间顺序“大流水排列编号法”，等等。但这些编号方法都不同程度地存在档案存放位置不固定或检索费事、效率不高以及需要经常调整档案柜等弊病。档案数量多的单位不宜采用这几种方法编号。

三、编制检索工具的方法

编制检索工具，是在编写档案号的基础上，建立一种容易操作的手段。常用的检索工具有：

（1）检索卡片。通常叫：“干部现职卡片”或“干部卡片”。检索卡片编号与档案卷名（干部姓名）、编号一致。卡片按号码大小顺序排列，用卡片盒或卡片柜存放。检索速率很快，有超越计算机之说。同时，还能提供干部的简单情况。

（2）检索表。亦称档案底账。即按照档案卷名（干部姓名）和档案编号登记在印制好的表格上，将表装订成册。查询时按编写档案号或存放档案的办法检索。这种方法不太灵活，速率慢。常要调整，对保管档案少的单位比较适用。

（3）建立计算机数据库。将档案卷名（干部姓名）、档案号、干部的自然项目经及档案的收入、转出等情况输入计算机。查询时，可通过计算机检索。这种方法比较准确、简便。管理档案多的单位，采用这种现代化的手段，会收到最佳的效果。

人事档案员岗位职责

一、档案工作人员必须具备一定的档案专业知识，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，做好档案的管理、收集、整理及提供利用等工作，并对本学校档案工作进行监督、指导和检查，不得玩忽职守。

二、负责文书处理工作，做好文件材料的登记、传递、收集、整理、组卷工作，做到及时、准确、安全。

三、负责管理本单位的全部档案，积极主动提供利用，编制科学、实用的检索工具和档案参考资料，提高检全率、检准率，为机关各项工作服务，并努力做好利用效果的反馈工作。

四、档案管理做到科学化、规范化、落实防潮、防蛀、防火、防盗、防光等措施，确保档案的完整与安全。

五、定期做好档案的检查、核对、清理、统计、汇编工作，做到“帐物相符”。

六、承办领导交办的其它有关档案工作的任务。

人事档案管理制度

为了提高档案管理水平，有效地保护和利用人事档案，更好地为我校人事工作服务，根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》，特制定本制度。

一、保密制度

1.认真贯彻执行党和国家有关保密工作的方针、政策和规定，严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好人事档案的保密工作。

2.加强组织纪律，坚守工作岗位。

3.人事档案管理部门应设立专用档案库房(室)，配备铁质档案柜，妥善保管人事档案。

4.人事档案库房(室)必须具有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应当经常检查，保持库房的清洁和温、湿度，发现问题，立即报告，及时采取措施。

5.人事档案库房(室)和档案柜，应明确专人管理。管理人员变动时，必须办理好交接手续。

6.无关人员一律不得进入档案库房(室)。

7.严禁用电话、电报索取或提供有关人员的全面材料和涉及个人政治历史问题或其他重要问题的材料，严禁任何人携带人事档案材料进入公共场合和娱乐场合，不得在电话或公共场所中谈论或汲及到有关人事档案材料的内容。

8.对利用人事档案的人员，进行保密宣传，以防边阅档案边议论档案内容。

9.人事档案材料的转递，严格密封，通过机要传递或专人送达，尽量避免本人自带。

10.人事档案工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按密纸处理或销毁。

11.人事档案一般不外借，但领导或有关人员因工作需要借阅时，要严格办理借阅手续，借阅期限一般不得超过五天。

12.属归档的.材料，及时转入本人档案，须转递的档案，做好移交签字登记手续。

13.严禁任何人私自保管他人档案，人事档案管理人员不得保管本人和亲属的档案。

14.发现泄密事件，认真处理。

二、归档制度

1.按照《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集工作调配、干部任免、组织发展、职称评聘、考察、考核、培训、奖惩、学历变更、工资套改等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，充实档案内容。相关部门应配合人事处及时做好人事档案材料的整理、归档工作;材料归档范围具体见附件。

2.校属各单位要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并确定1-2名专兼职人员负责收集本单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档。

3.每年引进毕业生及调入人员的人事档案必须在报到之日起两个月内转至我校，没有特殊情况而逾期不到或材料不全的，学校将缓发其工资与津贴，并暂停兑现其他相关待遇。

4.收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，格式规范、文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存备查价值。需经有关部门审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归档。

5.不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料需经人事处负责人批准，由专人负责监销。

6.人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

7.每年引进人员要填写干部履历表或补充表，充实干部人事内容。

8.对收集的材料，要做好收集登记和交接手续。

三、鉴别制度

1.收集的材料必须经过鉴别，未经鉴别，不得随意归档或擅自销毁。

2.鉴别工作分别在接收材料归档时和整理过程中进行。

3.鉴别要以有关文件规定为依据，严肃认真，确保真实、完整、精炼、实用。

4.归档的材料必须真实完整，字迹清楚，对象明确，手续完备;对不该归档的材料，要区别处理，凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。

5.人事档案材料应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。

四、整理制度

1.整理人事档案，要先对缺少的干部人事档案材料进行补充，并备齐卷皮(盒)、目录纸、衬纸、切纸打孔机(缝纫机)等必备的物品和设备。

2.整理要做到：干部人事档案材料鉴别和分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。

3.整档人员必须熟悉党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，掌握整理人事档案的有关规定和基本方法技能，认真负责地做好整理工作。

4.必须认真执行《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等有关法规，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。

5.人事档案按新《条例》和《干部档案整理工作细则》规范地整理，零材料及时装订入卷。

6.不得擅自涂改、抽取或伪造档案材料。按规定剔出的档案材料，必须认真登记，需销毁的材料，经主管领导批准按规定销毁。

7.整档过程中，要切实做好防火安全保密工作，整理室内严格吸烟，严防丢失和汇漏档案内容。

五、借阅制度

1.查(借)阅人事档案的人员原则上是***组织部、人事处干部或二级单位书记、主任，必须是中共正式党员。

2.查(借)阅人应在借阅前认真填写《干部人事档案查(借)阅登记表》。

3.复印借出人事档案材料应认真核实签署意见并加盖“河南城建学院人事处”公章，方能有效。校外单位和本校工作需要查用档案，须在人事处领导同意后，方可查(借)阅。

4.查(借)阅档案，严禁涂改、圈划、撤换档案材料。查阅时不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按照《中华人民共和国档案法》处理。

5.查阅档案的单位或个人，不得擅自-拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示人事档案主管部门审查批准后才能复制(拍摄)。

6.档案不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。

六、转递制度

1.递人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。

2.人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，一般情况下，不准公开邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事部门出具的介绍信，一般介绍信不予办理。

3.递档案时，必在转出手续完备的前提下，须经人事处，有关负责人同意签署意见并由主管人事工作校领导同意后方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递，不得扣留材料或分批转出。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信或电话催回，以防丢失。

4.使人事档案能够随着我校的人事变动，干部职务变动而及时调整，人事处及组织部应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人事处有关负责人应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门负责人应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。

5.职工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到接收单位人力资源管理部门转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管;但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。自动离职人员的人事档案必须在外调手续完备的情况下，方可转出。

6.校各部门应积极配合人事档案室做好教工档案的转递工作。

7.不属于在职人员的代管人事档案，在档案转出时，按照学校有关文件规定收取管理费用和其他费用。

8.是转出的干部人事档案或材料要严密包封，并加盖机密章，有关人员认真填写《干部人事档案转出登记表》。

七、核查制度

1.事档案管理部门对所管理的档案要定期的进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。

2.提供利用的人事档案，再回收时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。

3.理好的人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现错误，及时纠正。

4.出和接收人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。

5.收集的人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否齐全完整，是否符合归档要求，是否手续完备。