会计软件实用教程

会计软件的应用技巧

全方位地了解了企业会计的工作程序及会计体系将过去所学习的理论知识和社会实践进行了有机地结合对我们所学的课本知识有了更深的理解。以下是精心整理的会计软件的应用技巧，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。

在会计软件使用过程中，恰当地运用软件系统提供的功能，可成倍地提高工作效率。

一、建帐中的技巧

1.代码设置会计软件中大量应用代码，如会计科目代码。代码设置规则是在建帐时确定的，确定代码规则时要特别注意协调简洁性和可扩充性，简洁性要求每层代码尽可能短，而可扩充性要求每层代码间留有一定的空间，以备日后会计科目增多时各层代码仍适用。这就要求在确定每层代码长度时要在这二者间协调、平衡。一级总帐科目的代码通常已在会计制度中规定，需要用户自行确定代码长度的是二级以下明细科目，大部分明细科目的科目数量变化不大，科目数量不确定性较大的是明细科目，如往来科目、材料科目等，但在同一级的明细科目中，其代码长度是以同一上级科目下科目数量最多的一个来确定的，那怕是只有一个这种科目的明细科目数量较多，其他同级科目的代码长度都要与其一致。例如，二级明细科目代码的长度确定，首先要逐个分析总帐科目下明细科目数，如"现金"可不设明细科目，"银行存款"通常以开户帐号为明细科目，科目数一般不会上百个，"短期投资"、"待摊费用"、"在建工程"等下设明细科目也不会超过百个，两位的代码长度能容纳99个科目，应能满足需要，但"应收帐款"、"应付帐款"等通常以客户名和供应在商名称设置明细科目，明细科目的数量不确定性较大，如果用户的客户和供应商较多接近或超过100个，两位代码就不能满足要求，二级科目的代码长度就应设定为三位。

2.初始数据输入建帐需要输入的初始数据主要是期初余额。如果会计软件不是在年初时启用，各科目的年初余额、借贷方累计发生额也有必要输入（有些商品会计软件允许只输入期初余额），因为，在会计报表中除需要填报当月发生额外，还需要填报累计发生额（有些会计核算软件可省去年 初余额和累计发生额）。为了和历史资料对比，也需要累计发生额数据。对于年初启用的会计核算软件，年初余额就是期初余额，数据输入工作量较少，年中启用，数据输入工作量相对较大，但可以利用数据间的关系尽量减少输入量，如只输入最低级明细科目的年初余额，和借贷方累计发生额，然后利用核算软件提供的功能汇总有明细科目的上级科目和总帐科目的年初余额和发生额，并计算出期初余额。

二、凭证输入中的技巧

1.摘要输入凭证摘要多为中文，如果你是一个打字高手，输入中文摘要自然不在话下，如果你的打字速度不快，输入凭证的速度就会大打折扣。凭证输入中有许多常用会计词汇，而不少会计软件提供了用户级的词汇库，可将常用词汇预先存储起来，并配以自定义的代码，输入凭证时调用自定义词汇，可提高输入速度。

2.科目代码输入会计软件中的科目代码是为提高会计软件的运算速度和精度而设计的。输入记帐凭证时只需输入科目代码，操作较简单。但要求用户输入确定的科目代码，而用户对会计科目较熟悉，对科目代码却不一定能记得准确，如果用户输入了未经定义的科目代码，软件系统将提示科目不在，需重新输入，如果用户输入的科目代码并非所需，可从软件系统中的科目代码表中查找所需科目，更改科目代码。如果科目数量较多，人工逐页查找也很费事。事实上，许多会计软件的科目代码表都能模糊快速定位，会计人员记不准确的科目多为明细科目，其所属总帐科目或上级科目一般较明确，输入此类科目时，干脆只输入到其上级科目的代码，由于系统只能接受最明细的科目，此时将打开科目代码表，并指向刚输入的上级科目，所要查找的'明细科目应就在附近，省去多余的翻页查找操作。

3.金额输入按照会计制度的有关规定，记帐凭证可以一借多贷，或多借一贷，在输入完多借或多借的分录后，输入一贷或一借分录的金额时可参照合计栏中的金额输入，省去人工计算合计的麻烦，有些商品软件还提供了自动获取金额的功能键。

4.编制会计分录中的技巧

（1）会计分录尽可能细。记帐凭证是帐务处理的原始资料，所有帐簿都是根据记帐凭证的分录来登记的，分录越详细，帐簿也越详细。为日后查帐方便、快捷，在编制记帐俄凭证时，应尽可能地详细，甚至可以每张原始凭证编制成一条分录，摘要也应详细说明。不过这样会使记帐凭证的输入量加大，但为日后用帐考虑，这样做还的值得的。

（2）冲减收入或费用以红字或负数反映。在输入收入和费用类科目的记帐凭证时，如果发生额的方向与该类科目余额方向相反，如冲减收入或费用，应将金额以红字或负数方式输入到与该类科目的余额相同的方向，收入类为贷方，费用类为借方。这样做的目的是为编制报表公式简捷，有些报表需要取某一会计期间某些科目的发生额，如损益表，损益类科目期末结转后没有余额，必须用科目的发生额填报。如果冲减费用金额记入贷方，报表所需的期间借方发生额就不正确，还应扣除冲减的费用，如取借贷方发生额的差，由于贷方发生额中包括期末结转金额，差为0，由计算机识别自动汇总冲减的费用比较困难，不如在编制会计分录时以红字或负数反映冲减的费用和收入。

三、改错更正技巧发生错帐，如果是当月的未登帐记帐凭证，可直接修改，如果是已登帐甚至以前月份的记帐凭证，可冲销错误凭证，然后重新填制正确的记帐凭证。这是正常的错帐更正方法，事实上，有不少会计核算软件还提供反登帐、反结帐的功能，反结帐功能可将会计期间推前，然后将未结帐的记帐凭证用反登帐功能返回到未登帐状态，再加以修改。

四、打印帐簿中的技巧

1年终结帐后打印。每月打印的帐簿会有许多空白，纸张浪费惊人，每月将同一个科目的帐页归集起来也相当费事。会计电算化后，输入记帐凭证，并经登帐、结帐，帐簿即已在电脑中形成，只要及时做好备份，数据相对安全，查帐、用帐也方便、快捷，如有需要也可单独打印出指定科目的帐页，年终结帐后再打印出全部帐页，装订成帐簿。

2.清单式打印。采用清单式打印可进一步减少帐页间的空白，压缩各科目间的帐簿头，节省纸张，可以连续打印，减少打印中的人工操作，省时、省事、省纸。

拓展：会计软件的日常运行与维护知识

（一）人机并行

计算机与手工并行是指会计软件使用的最初阶段人工与计算机同时进行会计处理的过程，?这是试运行阶段。此阶段的主要任务是：检查建立的会计电算化核算系统是否充分满足本单位要?求，使用人员对软件的操作是否存在问题，对运行中发现的问题是否还应进行修改，并逐步建立?比较完善的电算化内部管理制度。

在试运行阶段，会计人员要进行双重劳动，但这是十分必要的。在此期间，通过进行手工?与计算机处理结果的双向对比与检验，能够考查会计软件数据处理的正确性，能够考查相关人员?的操作熟练程度和业务处理能力，并通过实践，进行电算内部管理制度的建立。应该说，这是手?工会计系统移至会计电算化系统的试验阶段，也是手工系统与计算机系统相互适应的阶段。它的?顺利进行，是以后一定阶段会计电算化系统持续正常运行的前提。

试运行的时间，应放在年初、年末、季初、季末等特殊会计时期，这样才能取得全面的人?机比较数据，预先估计可能出现的问题。一但出现问题，要及时采取措施，进行防错纠错。

在试运行阶段，前期以人工为主计算机为辅，后期则以计算机处理为主。各会计单位只有?假设计算机在处理实际帐务，才会充分考虑可能发生的问题，提高操作熟练程度。

计算机与手工并行工作期间，可以采用计算机打印输出的记帐凭证替代手工填制的记帐凭?证，原始凭证应附于相关记帐凭证的背面，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保?存，并据以登记手工帐簿。如果计算机与手工核算结果不一致，要由专人查明原因并向本单位领?导书面报告。

并行一个阶段后，要开始建立各项管理制度，并根据实际运行中出现的问题，不断改进完?善。尤其对上岗操作软件人员的权限分配，应在申请替代手工记帐前都能按规定设置完毕，进入?正常工作状态。对替代手工记帐后会计人员的岗位职责也应有明确的要求和岗位考核。

（二）日常运行

1.输入凭证是电算化软件的原始数据，是各种凭证单据，在帐务处理软件中是记帐凭证，?在材料核算软件中是各种出库、入库单据，在销售核算软件中是发票、产品出库单，等等。只有?将这些凭证单据输入到计算机后，才能由计算机进行处理。因此，凭证输入成了电算化后新增的?工作，而且是需要花大量时间才能完成的工作。

凭证输入前，应先经过检查和预处理，不合法、不正确、不合理、不真实、内容不完整的?凭证不能输入。可以根据计算机的需要在用于输入的凭证上加写有关代码、编号等内容，进行预?处理，以方便凭证输入。

凭证输人计算机后要进行复核，复核输入内容与原件是否一致，防止有意无意的错误。复?核人员和输入人员不允许同为一个人。直接使用原始凭证在计算机上编制记帐凭证，用计算机打?印的记帐凭证代替手工记帐凭证的单位，应保证打印出的记帐凭证内容齐全、签章齐备。凭证可?以集中由一人输入，也可以各个岗位编制的凭证由本岗位输入。

2.凭证复核是输入的凭证必须由另一人复核后才能用于记帐，计算机复核的内容包括合法?性、合理性、正确性、完整性和真实性。计算机内凭证的复核可以采用屏幕查看复核、打印输出?复核、重复输入复核三种方法。对于已复核后又发现有错的凭证可允许修改，但修改后必须再次?复核。复核人员的姓名必须在机内随凭证永久记录，以明确责任。

3.记帐、计算成本等各种计算机处理是自动由计算机完成的，只要将原始数据正确输入计?算机，计算机就能按事先设计的程序完成各种帐簿的登记和各种计算工作，节省大量人力。

4.输出帐簿是采用计算机核算后，所有帐簿平时均保留在计算机内，日记帐必须每日打?印，明细帐和总帐可根据需要按月、按季或按年打印，不满页时，可满页后再打印，但不能不打?印。打印时，有关表格线可省打。打印后的帐簿应连续编号，应由专人检查后再作为正式帐页进?行装订，以符合《规范》要求。

5.编制会计报表是根据帐簿编制的，也是由计算机自动完成的，通常每月月末进行。我国?的通用会计软件通常都提供通用报表生成器或专门的报表功能模块，帮助用户编制各种对内、对?外会计报表。编制会计报表工作是日常核算中较为复杂的工作，应由会计和计算机水平较高的会?计人员完成。应保证报表中的会计数据与帐簿一致。应对报表数据进行审核并签章后再报送有关单位。

（三）日常维护

与手工核算不同，由于电算化核算采用了许多先进设备和技术，对其日常维护就成了会计?核算中一项重要工作。日常维护包括硬件维护与软件维护两部分。维护一般由电算维护员负责，?软件操作员等其他人员不得进行维护，电算主管可进行维护监督工作。