如何做好采购管理的三大要素

采购管理成功运作5要素

过去，采购成本的节省主要通过压价来实现。到了今天，在产品盈利幅度减少的情况下，企业压价的空间就减少了。要想大幅度地降低企业的采购成本不能再停留在价格上，而是要把采购的所有环节有效地管理起来，向管理要绩效。下面跟介绍一下降低采购成本的5大采购管理要素：

很多企业都把降低采购成本作为节省企业运营成本的重要方法。一般来说，采购成本占到企业运营成本的60%作用。如果能把采购成本降低10%或更多，那么就相当于企业盈利额上升了一大笔。

一、数量就是力量

这是谈判课程中基本的原理。买方的采购批量是买方在谈判中的最大优势，但具体如何合理运用这个优势，却取决于不同的采购战略。对于某些生产资料的采购，其采购批量上的优势是相当明显的。为了维持价格的竞争性，同时也为了分散风险，常常要维持两到三个供应商。

另外一方面，某些物料的采购，尤其是品种繁多的低值物品，单项商品的采购规模并不一定很大。如果仍然采取分散采购，则是自己削减自己的优势。这种情况下可以将同类商品，甚至不同类的商品进行合并采购，从而提升谈判的力量。

试想，如果我们有近百项年采购量在几千元左右的商品，如果单独采购各项产品，将没有一项可获得采购优势，而且因为要与数百个不同的供应商交易，厂商的采购成本也是相当巨大的。但是如果能将这千项物品集中从一两个供应商那里采购，该厂商就是年采购量数十万元的大客户，没有一个供应商会忽视我们的存在。

二、选择综合性供应商

如果我们要合并采购项目，有时一个具有综合能力的中小型公司可能更能满足我们买方的需要。对单一物料的制造商而言，单一客户的采购量未必很大。虽然他们具有成本优势，但其提供给我们买方的未必就是最好的价格，并且他们很少有为单独为某一客户储备大量的库存。

相比之下，通过服务灵活的综合性供应商进行采购时，买方庞大的采购批量往往能够获得特别的折扣，我们买方可以要求供应商储备一定的库存量，从而将自己的库存削减到最小。而当我们买方由于生产计划波动等原因而取消某些物料的采购订单时，因为大部分库存放在供应商那里，这部分损失可以和供应商一起分担，而且供应商还可以通过自己的销售渠道把这些多余的库存销售给其他客户。

在供应商库存管理的支持下，企业生产在物料供应上也就有了保障。不仅如此，供应商通过增加库存和提供额外服务等手段，也可以与我们结成相当紧密的伙伴关系。供应商通过大批量的商品进出，实现薄利多销的目的;而当客户有其他的需求时，他们也往往会成为首选供应商。这是实际上是一个双赢的局面。

三、近地域采购

运输的时间和成本在物料采购中的作用不可低估。物料的交货期中大约有四分之一的时间是被用在了运输上。特别是一些低价值产品，长途运输无疑将增加采购的成本，有时甚至可能超过物料本身的价值。实际上很多厂商都注意到了这点。

例如，诺基亚在建设北京经济技术开发区的星网工业园工程中，也邀请了他们的主板、电池、机壳等主要物料供应商在开发区建厂。在整个星网工业园中，诺基亚的物料可以做到随用随取，基本实现了零库存

四、采购管理系统的运用

采购管理系统的应用无疑可以提高企业使用各种资源的效率。对于我们目前的情况来看，虽然没有实现完全的电子化管理，但是已经初步实现了电脑信息化管理，部门内部通过局域网的信息和资源互通互享，可以提高运作的速度，减少出错率，增强计划的准确性，从而带来采购成本的相应下降。

五、诚信的工作态度

“动荡经济”的到来使竞争法则从公司之间的竞争转为供应链联盟之间的竞争。良好的供应商关系是构建供应链联盟的基础，供应商关系管理因而成为决定企业竞争力的重要因素。

良好的供应商关系是通过诚信互利的合作达到的。良好的信用纪录可以极大地提升采购方在谈判中的地位，采购员在向供应商要求更合理的采购条件时也不会难于启齿。

同时，良好的供应商关系常常可以使买方在物料短缺时仍能以相对合理的价格及时得到供货，在供应充裕时又可以获得相当优惠的价格。

物资采购管理

物资会计岗位职责

1.对所购物资进行清点验收，办理入库手续;

2.根据工程部人员开具的出库单，办理出库手续;

3.依据“入库单”与“出库单”登记“库存物资明细帐”;每月25-30日办理结帐;

4.月末与库管员、财务资产部一同对库房物资进行盘点(月度库存物资盘点);

5.每半年对固定资产盘点和每季度对工器具进行盘点，编制盘点报告;

6.公司交办的其他事项。

任职要求：

1.性格稳重、可承受一定的工作压力;

2.有库房管理经验者优先考虑;3.工作认真、有责任心。

物资会计岗位职责描述

岗位职责：

1、分公司资产管理，包括存货、样机等;

2、资产账务处理，包括SAP系统收、发货过账;

3、SAP订单管理，包括各类退货订单、样机结算订单、寄售结算订单等;

4、编制相关财务报表;

5、财务总监安排的其他工作。

任职要求：

1、本科学历，会计学专业;

2、熟练掌握财务办公软件以及相关办公软件的使用;

工作细心，吃苦耐劳，稳重大方。

材料会计岗位职责

材料会计是负责材料的出入库，每月月底和仓库保管核对出入库账目，提供材料报表的会计工作人员。其实主要岗位职责就是依法核算材料，其工作流程包括收料，计算加权平均价格，发料，结材料明细账，盘点。工作难点在材料采购的实物与发票不同步等四个方面。

1、按记帐规则结算、记帐，做到数字准确、上报及时。

2、负责外调材料的划价及积压物资的调整。

3、接受各单位材料计划要有记录，要整理存档，汇总各项材料。

4、填写到货物资的验收单，填制验收单据，报帐付款。

5、根据工程项目的材料计划，按工程进度，限额开单发料。

6、建立各项单项工程材料消耗台帐及库存表。

企业负责人的财务管理职责

认真贯彻执行国家财经法规、制度，督促财务部门执行“企业会计制度”加强财务管理和经济效益。

1.企业内部财务管理机构的设置。

2.组织拟定企业内部财务管理办法。推行工作令号核算体系。

3.根据企业编制的财务预算方案组织企业的生产经营。

4.督促财务部门准确核算，如实反映企业财务状况，依法计算和缴纳国家税收，保证投资者权益不受侵犯。

5.支持会计人员依法行使职权自觉接受上级部门、财政、税收、银行、审计机关的`财务检查和监督。

物资采购管理细则

第一章 总则

第一条 为了加强公司（以下简称公司）的工程物资采购管理，规范工程物资采购工作的程序和标准，防范和降低工程物资采购中的风险，保障公司经营的效率和效益，根据《内部会计控制规范———采购与付款》等法规的相关规定，特制定本制度。

第二条 本制度中的工程物资是指公司开发项目所需要的、由公司采购的材料和设备，包括：工程材料、工程用设备、工程用施工设备。公司购买的管理用固定资产和低值易耗品不包含在本制度管理范围内。

第三条 本制度适用于公司开发的所有项目。

第二章 部门设置与职责分工

第四条 需求部门

负责各工程项目开发、建设和后期管理的部门是工程物资的需求部门，负责审核确认施工单位提出的物资需求长期规划和物资需求申请、及时提交物资长期需求规划和近期需求申请、审核供应商、与供应商技术交流、物资验收和物资后续管理等工作。

第五条 采购执行部门

物资部是工程物资采购的执行部门，负责按照需求部门的计划组织采购、采购合同管理、监督供应商执行状况、工程物资采购信息传递、物资验收和交接、建立采购台账、建立合格供应商档案、提出采购付款申请等工作。

第六条 采购审核部门

集团供应公司是工程材料采购价格的审核部门，负责收集并依据公司采购的历史价格、外部市场价格、专业机构提供的价格等可比较信息对采购价格进行***审核。

第七条 采购审批部门

按照集团公司的采购审批程序执行。

第八条 采购监督部门

签证部是工程物资采购工作的监督部门，负责对采购内部控制、采购工作执行情况进行监督。

合同部、财务部对采购付款情况进行监督。

第三章 采购程序与工作标准

第九条 月度采购计划

需求部门每月根据工程设计和施工进度编制《月度物资需求计划》，每月按时将计划提交给物资部。物资部根据上报的计划，进行汇总，形成《月度采购计划》，报公司计划会议审阅。审阅通过后，物资部根据《月度物资采购计划》套用计划或定额价格提出资金支付计划，提交资金管理部落实采购资金，并统筹做好人员安排、时间安排等采购准备工作。

第十条 需求申请

1、需求部门根据《月度物资需求计划《按照统一格式编制《物资需求申请表》。《物资需求申请》应分类填写，按照施工单位和类别连续编号，要求内容准确、明晰、完整，需求部门对申请的正确性和合理性负责。

2、需求部门应在以下规定时间内分别上报给物资部。

采购管理的程序

1.目的

确保采购过程和采购物料符合规定的要求。

2.范围

本程序适用于所有原辅材料、燃料及常用物品的采购过程和委托加工等过程。

3.职责

3.1生产管理部督导供应中心和各工厂的采购管理按本程序要求实施。

3.2供应中心采购机电设备、零部件、五金工具、润滑油脂、金属材料、建筑材料、包装材料、外加工件、实验用品、办公用品、劳保用品等。

3.3各工厂采购各种原辅材料。

4.工作过程和方法

4.1计划采购

4.1.1供应中心每年初制定《常用物资存货计划》，明确规划出安全存量、订购数量等。

4.1.2专用机电设备、零部件和各种物资的采购由各工厂于月初制定《采购申请单》，经主管审核，副厂长批准后，送供应中心。

4.1.3供应中心根据《常用物资存货计划》和各工厂的《采购申请单》，与供应商签定供货合同，并实施采购。

4.1.4各工厂根据生产计划，与供应商签定供货合同。生产科根据合同、生产进度和库存情况实施采购。

4.1.5供应中心和各工厂应与供应商保持有效沟通，确保物资适时、适质、适地、适量、适价到达。

4.2临时采购

临时需要的物资，由各工厂填写《采购申请单》，经主管审核，副厂长批准后，送供应中心实施采购。

4.3委托加工

4.3.1当本工厂无法加工、达不到加工要求或外协加工更便宜时，可将物资委托供应商加工。

4.3.2由使用单位提供详细准确的加工要求和《采购申请单》，经主管审核，副厂长批准后，送供应中心联络外协加工。

4.4供应中心若对请购内容不明、一时采购不到所需的物品或采购价格与各工厂预算价格差异较大时，应主动同各工厂及时沟通协调，必要时报生产副总裁处理。

4.5采购物资到货时，供应中心应及时通知使用单位验收、领用。

4.6生产管理部督导供应中心和各工厂的采购管理按本程序要求实施，对出现的问题及时处理，必要时向生产副总裁反馈。

5.相关文件

5.1《供应商管理程序》

6.使用记录

6.1《采购合同》

6.2《采购申请单》

6.3《常用物资存货计划》