常见公文的写作注意事项

常见公文写作注意事项

公文，即公务文书，也作“牒牍”，出自于汉朝荀悦所著的《汉纪》。公文是法定机关或其他社会组织在公务活动中，具有法律效力和规范的文体。以下是精心整理的常见公文写作注意事项，希望能够帮助到大家。

（一）通知

1．文种特征

通知是“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”时使用的一种公文。通知的使用范围最广、使用频率最高。

按照通知的内容及作用分为以下四类：

（1）指示性通知。主要是上级机关向下级机关布置带有普遍性的工作，作出相应的指示时使用的通知。

（2）转文性通知。上级机关向下转文，必须标注主送机关，说明转文目的，并对受文机关提出执行要求。具体分为批转性通知、转发性通知和发布性通知。

（3）事务性通知。用来传达、安排事务性工作的通知。如会议通知、机构变动通知，更改名称通知、启用印章通知等。

（4）任免通知。上级机关向有关部门正式传达相应的人事任免事项的通知。

2．结构模式

（1）标题。通常由“发文机关”、“事由”和“文种”三个要素构成。

（2）主送机关。要明确阅知对象，规范地标识出主送机关。对一定范围内的普发性通知，应在附注处标明发送范围。

（3）正文

a．指示性通知大致由发文缘由、通知事项、通知尾语（特殊表述可不用尾语）构成。

b．转文性通知主要分二种写法，一是简写式，直接写明转文的原因，依据或目的，提出转文的一般性要求。二是繁写式。在简写式的基础上，强调二点，一是被转公文所涉及工作的重要性，二是对贯彻执行被转公文提出更为具体的要求。

c．事务性通知。大致由通知的背景、根据及目的，通知的事项，通知的尾语三部分组成。

d．任免通知。大致由任免依据和任免事项二部分组成。

（二）报告

1．文种特征

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时使用的一种公文。

报告可依据不同的标准进行多角度划分。按性质划分，有工作报告和情况报告；按内容划分，有综合报告和专题报告；按行文目的划分，有呈报性报告和呈转性报告。

2．结构模式

（1）标题。通常由发文机关、事由和文种三个要素组成。

（2）报告引据。这部分是报告正文的开头。要用简明扼要的语句交待出全文的主要内容或基本情况，也可陈述有关的背景或缘由。然后用过渡语“现将有关情况报告如下”等开启下文，其后用冒号、句号均可。

（3）报告事项。这部分是报告正文的主体和核心，要准确简要、条理清晰地将有关工作或事件的情况表述清楚，并加以扼要分析，以便给人以全面、深刻的了解。撰写时要紧紧围绕行文的目的和主旨进行陈述，如是汇报工作，则应首先写明工作的基本情况，其次写明主要做法和成绩，包括采取的办法、措施以及由此带来的直接效果等，最后写明还存在什么问题以及今后的大体工作设想。

如是答复上级机关的询问和要求，应首先扼要叙述上级机关交办的事项或任务后再写明处理的大致过程，包括采取的办法或措施，处理中遇到的问题及需要进一步陈述的事项等，最后交待处理结果，同时征询上级机关对处理结果的意见。如是就某项工作中的错误向上级机关检讨，应首先陈述错误的事情概况，继而分析造成错误的原因（包括直接原因和间接原因）及应负的责任，最后写明处理结果及今后的改进意见。

（4）结尾。报告的结尾一般有较为固定的结语，常用的有“特此报告”等，要另起一段，独占一行。

3．写作要点

（1）正确把握综合报告与专题报告的侧重点。

写好综合报告，需处理好“点”与“面”的关系、“详”与“略”的关系，“事”与“理”的关系。

写好专题报告，要注意一是速度要快，二是内容要专，做到“一事一报”，三是情况要实。

（2）篇幅要简短，用语要精炼。

（3）报告一般采用以下三段式写法：

a．情况——做法——问题（意见）；

b．做法——问题——今后意见；

c．情况——问题——今后意见；

d．情况——原因（责任）——下一步打算；

e．情况——原因——责任及处理意见；

f．情况——问题——建议等。

撰写报告掌握“三段式”的基本写法，对提高撰写质量和效率帮助较大。但要注意的是，“三段式”只是一个基本的写法，并非所有报告都必须用“三段式”。

（三）请示

1．文种特征

请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种公文。

请示的适用范围较广，凡涉及有关方针政策界限、工作中的重大问题、需要上级机关予以审核批准的事项等诸多方面的内容时，均应以“请示”行文。各机关都有自己的职权范围，对属于超出职权范围的事项，即应向上级机关行文请示，获准后方可执行和办理。

请示文种的分类比较复杂。从不同的角度，依据不同的标准可以将其分成不同的种类。为方便起见，我们从请示的内容、性质和功用的角度切入，将其分为两大类：一是批准性请示。即下级机关就某项工作或某一问题直接向上级机关请求指示和批准。二是批转性请示。此类请示通常是下级机关就某一方面的工作制定出办法或措施以后，因职权范围所限，无权要求有关单位和人员予以贯彻落实，遂向上级机关行文请示，要求批转给有关单位办理，这类请示被批转后，实质上即已成为上级机关的决定意见。

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2．结构模式

请示的内容结构一般由标题、正文、尾部三部分组成。

（1）标题。通常由发文机关、事由、文种三要素组成。拟写请示标题，必须着力写好“事由”，要明确、简洁地表述出请示核心事宜，以便上级机关准确了解和把握。

（2）正文。正文部分是请示的核心内容，它要载明以下两方面事项。

一是请示缘由。

二是请示事项。即请示的具体内容，要将请求上级机关给予指示、批准或批转的具体问题和事情和盘托出，请求上级机关作出答复。写好请示事项，关键在于两点：一要明确，二要具体。写好请示，还应注意要选准角度和行文的逻辑性。

（3）尾部。请示的结尾一般有较为固定的`结语，以示对上级机关的尊重。通常写法是“妥否，请批示”。要特别注意请示的结语中绝不能出现“报告”字样。

3．写作要点

（1）请示非从属报告，也不等于函。请示是党政公文中一个***的文种。一定要注意报告不能与请示混用。凡是需要上级机关明确答复意见的问题用“请示”，如仅向上级机关报告有关问题而上级机关可以批示也可以不批示的用“报告”。请示是“向上级机关请求指示、批准”，这里的上级机关是指有隶属和指导关系的上级机关，并非指没有隶属关系的某一专门业务的主管部门，也非指与自己不存在隶属关系但级别比自己高的单位。向有关行政主管部门请求批准，有两种情况：一是平级单位申请批准，宜用“函”，而不应当使用“请示”；二是非隶属关系单位的申请批准，因为它们之间不存在任何隶属关系，因此，应用“函”而不能使用“请示”。

（2）把握好请示的内在逻辑。一份请示不论文字长短，其内在逻辑均是由“为什么要请示”和“请示什么问题”两大层次组成。所谓“为什么要请示”，通常包括请示的背景和缘由；所谓“请示什么问题”，即要求上级机关为我们解决什么问题及怎样来解决问题。注意其他文种的目的句，通常置于开头，唯独请示是在第二层次之首。

请示的结尾用语，按照惯例，通常是“妥否，请批示”及“如无不妥，请批转……执行（办理）”等。

（3）做到一文一事。写请示要坚持一文一事，即一篇请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理。请示的主送机关只能是一个，不能多头请示。多头请示容易使主办与协办单位之间相互推诿，延误批复时间或者由于批复意见不一致，使下级难以适从。受双重领导的单位，在请示问题时，应当本着谁有权力批准这一问题就请示谁的原则，可将另一上级单位列为抄送，以便对方了解情况。如果是行政关系在中央、省市，而党的关系在省市、地县的，不能把党、政上级机关一并列为主送，应当按照党政各自的分工范围，或以***、党组织的名义请示上级***，或以行政名义请示上级行政机关。

（四）批复

1．文种特征

批复是上级机关答复下级请示事项时使用的一种公文。它的内容涉及面比较窄，除了直接回答所请示的事项以外，无需涉及其他问题。

作为答复性的下行公文，它具有以下特点：一是专一性。它是专门针对下级机关“请示”这一文种使用的，回答的问题是请示中的具体事项，先有请示，才有答复。批复又属被动行文，是应下级机关的请示而行文的。二是指示性。批复要对下级机关提出的具体问题进行答复，往往要求下级机关将执行情况上报，以便检查了解。因此，从行文效能上看，批复具有指示性。三是政策性。批复的本身往往体现了上级机关在这一问题上的政策精神。

2．结构模式

（1）标题。批复的标题与一般公文的标题有所区别。具体写法有以下三种。第一，由批复机关、请示事项（问题）和文种组成。第二，由批复机关、原请示题目和文种组成。第三，由批复机关、请示事项、请示单位名称和文种组成。拟写批复的标题时要注意：一是三要素要齐全；二是发文机关必须用全称或法定简称；三是事由必须精练地提出具体事项及批复意见，句式可用“关于……问题的批复”，“同意……的批复”。

（2）正文。一般由引语、主体和结尾三部分组成。

a．引语。即批复开始的第一段或第一句话，这是批复的根据。通常要写清楚两方面的问题：一是下级机关请示的问题或发文字号；二是简要引述来文所请示的事项。

b．主体。这是批复的中心内容。要根据党和国家的方针政策、法律、法令、规章、制度和实际情况，对请示中提出的问题，作出恰当的明确答复。内容简单的只表明同意或不同意；应该或不应该。内容复杂的，除表明不同意的态度之外，有时还可以考虑要说明不同意的理由，以便下级机关接受；对于同意的事项，也可同时指出如何才能保证批复事项的完成，或如何防止某些问题的出现。

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（3）结尾。批复的结尾比较简单。一般只需在正文之下另起行写出“特此批复”、“此复”即可。

3．写作要点

（1）针对性要强。凡批复都是针对下级机关的请示而发，因此，批复的内容、语言必然与请示的内容紧紧相扣，直接回答下级请示的事项。

（2）态度要明确。批复是对下级机关来文表明态度，是可办，还是不可办；是好，还是不好，应直接予以说明。

（五）函

1．文种特征

函是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的文种。函在实际行文中形成了多种类型。从内容和作用上看，包括：

（1）申请函，即向有关主管部门请求批准事项的函。

（2）商洽函，即用于请求协助、商洽解决办理某一问题的函。

（3）询问函，即用于询问有关事项的函。

（4）答复函，上级机关答复下级机关询问或主管部门批复申请事宜时使用的函。

（5）告知函，平级或不相隶属单位之间相互通知事情时使用的函。

从行文方向上看，函有来函、复函。

函是一个正式文种，行文时要采用正式文件的标印格式，不能把便函（即公务便信）视为函，也不能认为函包括函与便函，便函不是正式公文，它与函没有直接关系。

2．结构模式

（1）商洽函的写法。商洽函的标题，一般要写明商洽事项，并加上文种。正文一般都包括两部分内容：一是商洽原由。二是商洽事项。

（2）询问函的写法。这类函的标题应包括三项内容，包括询问单位名称、询问事项和文种。

询问函的正文包括两部分内容：一是询问的目的。即说明为什么要询问，也就是发函的理由。二是询问的内容。这一部分是主体，要像出“试题”一样明确而又具体，使对方一看便懂，以便依题回答。

（3）答复函的写法。答复函的标题一般应载明三项内容：答复单位名称、答复事项和文种。

这类函的内容分为三部分：一是告知情况，二是答复意见，三是结尾。最后以“此复”、“特此函复”或“谨作答复”等作结语，有时也可不用结语。

（4）告知函的写法。告知函和答复函十分接近。它们的主要区别在于答复函是答复对方所询问问题，而告知函则是告知对方有关情况。

告知函的正文通常包括两项内容。一是告知原由。说明制发本函的原因。二是告知事项。简明扼要地叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题。

（5）请求批准函的写法。请求批准函的正文包括三项内容：一是请求批准的原由，二是请求批准的事项，三是请求语。一般都用“可否，请函复”。

3．写作要点

（1）叙事清楚，说理有节

公函是代表机关向外联系工作、商洽事情、请求帮助，欲要对方理解、接受、支持、取得圆满的效果，首先叙事要清楚、明白；其次要说理有节，令人信服。

（2）短小精悍，注意技法

短小精悍是指公函不必详述过程，不必大发议论，要求字约意丰；注意技法是指公函撰写应根据具体内容，推断对方见函后的心理特征，采用不同的写法。

（3）不能将“函”遗忘

“函”是一个非常活跃的文种，平级或不相隶属单位之间行文要用“函”，向有关主管部门请求批准事项要用“函”，应注意在应当用“函”时不能用通知、请示与批复。

（六）意见

1．文种特征

意见是对重要问题提出见解和处理办法时使用的文种。一般情况下，“意见”只有建议性质，这样的“意见”是指来自下级机关的，一经上级机关批转或批准，即从建议性转化为指导性和约束性。另一种是出自于上级机关的“意见”，虽然文种称为意见，但其本质含义已不再是参谋的性质，而具有了指示要求性。

2．结构模式

意见的格式一般由以下几部分组成

（1）标题。由发文机关名称、事由和文种三要素构成。

（2）正文。这部分是意见写作的主体，应当首先在开头部分用简明扼要的文字，说明行文的目的、背景、依据或缘由，以利受文者理解和贯彻执行。其次，应当明确、详尽地写出意见的具体内容，如阐明工作的基本见解、原则性要求、政策性措施及注意事项等，一般采用分条列项的结构安排方式。撰写时要注意做到三点：一是全面系统。即对工作的见解和要求，一定要顾及各个方面，使工作涉及到的各个部门，都能明确地领会工作的原则和要求。二是准确具体。即指意见中所提出的措施和办法，用语要准确，表述要具体，这样才便于受文单位理解与执行。三是层次分明。在意见行文中，一般既有工作的基本原则，又有具体的政策措施，撰写时应当分层叙述，不宜交织进行。

（3）结尾。正文写完之后，一般用一个结尾段落来进一步强调工作或提出希望和要求。

（4）成文日期。要写全称即年月日。

3．写作要点

（1）从文种的地位变化看“意见”。“意见”这一文种，虽在实际工作中人们都很重视，但过去很长一段时间未能登上法定公文的大雅之堂。直到1996年5月3日和2000年8月24日，“意见”才被党和国家的公文管理法规列为主要公文文种之一，从而赋予其法定文种的地位。由此可见，这一文种的地位变化，是加强党的建设和依法治国的需要，是加速机关工作民主化进程的需要。

（2）意见的行文方向是多角度的。“意见”既可以由下级写给上级，类似一种建议；又可以是上级发给下级，似同指示；也可以发给平级，所提意见供对方参考。显然，它是上、平、下三种行文方向兼而有之的。

（3）政策性要强，要掌握材料。“意见”的执笔人必须全面深刻地领会和掌握党的有关方针、政策，以此作为提出意见的指导思想，这是写好意见的基础。执笔人必须掌握大量的第一手材料，从中把握问题的本质和有关事宜的规律性。

（七）会议纪要

1．文种特征

会议纪要是适用于记载、传达会议情况和议定事项时使用的一种公文。

会议纪要在行文关系上，可采取转发（印发）或直接发出的形式，类似于通知，发给下级贯彻执行；也可以报送给上级，类似会议情况报告，向上级作出反映；还可以发给平级有关机关，类似公函，使对方知晓，沟通情况。

会议纪要与会议决议、会议记录、会议简报、会议公报等，同属会议文件。

2．结构模式

会议纪要的格式主要由标题、正文和结尾三大部分组成。

（1）标题。有三种形式，第一种是由机关名称、会议名称和文种三要素构成；第二种是会议名称加文种；第三种是正、副标题式。

（2）正文。会议纪要的正文，一般采用总分式的结构方法，就是将正文分成总述和分述两部分。

总述部分。这是全文的前言、导语，即会议概况。一般要简要地交待会议的时间、地点、主持人、参加人员、会议议题、会议情况、结果以及对会议的总体评价。

分述部分。这是会议纪要的主体，主要应写出会议讨论的情况和结果。一些简单的、小型的会议纪要，可不写讨论情况，直接写出决议事项；大型的会议纪要，一般均不应省去会议讨论情况。具体写法有以下几种：

a．分类式。即按其内容加以归纳分类。每一类有一个小中心，以数字或小标题标明。

b．发言记录式。就是按在会议上的发言顺序，将每个发言人的主要意见归纳整理出来。这种写法能如实反映出会议的讨论情况和各人的不同看法。一些讨论会、座谈会的纪要，常采用这种方法。

c.综合式。就是将前两种形式综合在一起使用。这种形式不仅能用综合的方法反映出会议的重点，而且能如实反映在具体问题上各人看法的异同。一般的座谈会、讨论会常用这种方法，并用“会议认为”、“会议强调指出”等词语作语言的标志。

（3）结尾。结尾一般要写明两方面的内容。其一，提出希望、号召，号召或希望有关单位和人员为实现会议的目标和任务而努力奋斗；其二，交待会议的有关事项，如要求对某些问题进行讨论，对什么文件进行修改或汇报某项工作等。有的会议纪要可不用结尾，内容完结，纪要自然结束。

3．写作要点

（1）明确会议宗旨，突出中心。一次会议，涉及的问题很多。在写会议纪要时，必须抓住会议所集中解决的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到，但要注意吸收少数人正确的意见。

（2）讲究用语，注意条理。要按照会议纪要的不同用途，恰当地使用不同的用语。上报的会议纪要，就应使用对上的语气，如“会议讨论了以下几个问题”、“会议考虑”等；下发的会议纪要，则可用“会议决定”、“会议要求”、“会议强调”、“会议号召”等。

（3）忠实于会议精神，做好记录。会议记录必须依据会议的实际内容，不能随心所欲地增减或更改内容，不能添枝加叶。在写作当中，感到有的地方必须有所增减时，要经主要领导同意，必要时还应在一定范围内征求有关人员的意见。

常见公文写作注意事项

一、文字错误

1．法律法规和公文统用“其他”不用“其它”，相应用“他们”不用“它们”

2．像的使用。根据新公布的《简化字总表》，象不再是像的简化字，仍然各司其职。我们每一个都要像爱护自己的生命那样；像浙江。

3．账与帐的使用。账用于货币和货物出入的记载,个人账户、挂账、台账；帐专指布、纱、绸子等制成的遮蔽物。

4．法规和公文中“以上”和“以下”均含本数和本级，无须注解说明。

5．按照与遵照的用法：按照法律法规或文件等的规定或要求；遵照上级或长辈的指示、教导等。

6．公布与发布的用法：公布适用于行政法规，发布适用于决定、命令。相继制定和公布《统计法》等法律法规。市政府发布了《关于----的决定》。

7．制定与制订的用法：制定适用于路线、方针、政策、法令、规章制度，制订适用于方案、规划、计划。

8．增长与增加的用法：增长一词后接百分比，增加一词后接具体数量。地方财政收入由1997年的1702万元增加到2002年的5638万元。增长幅度达50%，而不是增长速度达50%。

9．截止与截至的用法：截止到2000年或截至2000年，而不是截止2000年。截止是不及物动词，后不跟宾语。

10．议案和提案：人大代表提出的是议案和建议，政协委员提出的是提案。

11.用词错误：

表示独一无二用“惟一”而不是“唯一”

用行政区域，不用行政辖区。

久禁不绝不是久禁不止。

富余劳动力不是富裕劳动力

社会各界不是社会各届，届表示次。

公文、出版物统一用“报道”不用“报导”。如：新闻报道；对有关信息要慎重报道。

应有之义不是应有之意

凸显不是突显

磨炼不是磨练

明察暗访不是明查暗访

备受关注不是倍受关注

常抓不懈不是长抓不懈

涣散不是痪散

精简不是精减

二、标点错误

1．标题除法律、规章名称用书名号外，一般不用标点符号，文中第一层次不加标点符号，第二层次以下标题均应加标点符号。如：《xx市统计局、xx市科技局关于高新技术xx-x的通报》，其中顿号应去掉。《xx市统计局转发〈xx县统计局关于xx-x的通知〉的通知》，其中书名号应去掉。

2．并列和递进关系中间不停顿。如：“贫困县要把贫困村，尤其是……”中间不用逗号

3．表示概数不用顿号隔开。如“近一、二年”中间不用顿号。

4．并列关系不应用分号。如：“既要安排好……问题；又要做好”中间用逗号。

5．公文中如有附件，应当注明附件顺序和名称。标注附件名称不用书名号,附件名称折行时也不顶格写。如：

附件：xx市统计局2017年度机关（事业）工作人员考核表

6．分层次各项结尾均用句号，不用分号。

7．第几后用逗号不用顿号。如：第一，加强领导。

8．阿拉伯数字后家圆点。如：6．

９．主送和抄送标点符号运用。不同系统或同一系统非并列关系用逗号，同一系统并列关系用顿号。如：各区县统计局、高新区统计处，市普查办、三支调查队、局各科（处）室、统计信息中心。

三、数字用法

1．公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。如：年代、百分比、分数等。(夏历和清代以前的历史纪年用汉字)

2．计量单位要使用法定计量单位。如：平方米、公顷、公里等。

3．5%-6%不要写成5-6%，50万-100万不要写成50-100万。

4.非本世纪的年代，应将所属世纪写出。如：20世纪90年代以来。

四、文字表述问题

1．词语搭配不当。

主谓不搭配：诊疗条件和服务质量有所改善，改为诊疗条件和服务质量有所改善和提高；世界发展飞速变化。发展和变化是两个概念，可以说：世界发展变化很快。

动宾搭配不当：达到便民利民的效果，改为取得便民利民的效果；举办世界上规模最大的教育，改为兴办世界上规模最大的教育；“市人大棠委会将听取市政府关于统计工作情况的汇报，这充分体现了市人大棠委会对统计工作的关心和支持。”应把“和支持”去掉。

修饰语与中心词不搭配：要加大对违法违纪现象（行为）的查处力度。

2．成分残缺。

缺谓语：为（实现）全面建设小康社会的各项目标而努力奋斗。

宾语残缺：扩大水资源费（范围）征收并适当提高征收标准；建立健全规章制度，不断增强自我约束（能力）。

缺定语中心词：定期公布（造成）污染单位和责任人；全市共拥有（具备）各类评估执业资格的人员近５００人。

缺少介词：着眼（于）减负

3．关于和对连用只取其一。

xx-x关于（对）xx-x的通报。

4．重复累赘。

过去一些曾经行之有效的管理方法和管理手段的有效性发生了变化。应把“曾经”去掉。

五、行文注意事项

1．行政机关不能向地方***作指示、交任务。如：统计局发文不能出现要地方各级***、政府怎么做。

2．除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，未经批准，部门一般不得向地方政府正式发文，如需行文，应报请本级政府批转或本级政府办公厅（室）转发。除办公室外，内设机构不得对外正式行文。进行工作联系确需行文，只能以信函格式。

３．行政机关联合行文，主办机关排列在前，标注主办机关的发文字号；行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、团的顺序排列。

４．标题必须加发文机关。正式公文一般使用3号仿宋字体；大标题使用2号宋体；副标题、讲话人职务姓名使用3号楷体。

５．标题中“试行”“草案”要放在书名号之内。如：《xx市统计局奖惩管理办法（试行）》

６．上报公文（请示、报告等）需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。公文发文字号居左空一字，签发人居右空一字，签发人用3号仿宋，姓名用3号楷体字。

７．结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。

８．文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。简称要规范：一、名文规定的。如：《统计法》二、社会约定俗成的。如：纪委、高考、集资等。

９．引用公文应当先引标题，后引发字号，再次出现可直接引用发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。

10．党的机关发文应当署机关名和成文日期（用阿拉伯数字），行政发文只署成文日期（用汉字）。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，电报以发出日期为准。

11.成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之间，端正、居中下弧压在成文日期上。联合行文加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期。

12．主题词标引顺序是先标类别词，再标类属词，在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如《***关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。上行文要按照上级机关的要求标注主题词。目前，各机关公文尚没有统一的主题词表，亦可暂不标引主题词。

扩展资料：

公文的含义

公文──就是公务文书。指机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的体式完整、内容系统的各种书面材料，或称文件。

公文的特征

一、有鲜明的政治性。

二、有法定的作者。法定作者，即有依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织。

三、有法定的权威和特定的格式。作为机关的喉舌，公文可以代表机关发言代表制发机关的法定权威。因此，制发公文必须统一格式，不能各行其是。

四、有现实的效用。

公文的作用

一、有上传下达、互通情报的作用。

二、有工作依据和凭证的作用。

三、有宣传教育的作用。

四、有规定人们行为的规范作用。

公文的格式

公文的格式一般包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关(或机关用章)、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。

公文写作基础

（1）发文处理程序与方法

发文处理的一般过程

1、复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

2、登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

3、印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

4、核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

（2）收文处理程序与方法

收文处理的一般过程

1、签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

2、登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

3、初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

4、承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

5、传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

6、催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

7、答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

（3）公文的整理和归档

1、涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

2、需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

公文写作要求要点

公文写作有四大要素：材料、主题、结构、语言。

（一）材料

选择材料有四个环节：材料的占有、鉴别、选择、使用。

选择材料有四个原则：围绕主题、材料典型、真实准确、生动新颖。

（二）主题（主旨、发文意图）

确定主题的依据：以实现写作目的为依据；以材料本身的意义为依据。

主题与标题不完全是一回事。一般情况下，标题最好能够充分反映主题。

（三）结构

总体要求：严谨、自然、完整、统一

文章的结构一般包括：标题、开头、层次、段落、过渡、照应、结尾

标题：有公文式、文章式

开头：概述式、目的式、开门见山式、引述来文式、无开头式

层次：总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式

段落：提行式、条款式、篇段合一式

过渡：过渡词、过渡句、过渡段

照应：首尾照应、文题照应、前后照应

结尾：强调式、期求式、希望式、说明式、秃尾式

（四）语言

公文词语要准确、简洁、平实，尽量不要修饰，减少形容词、比喻句等。

公文一般有专用语言。分为：开头用语、承启用语、引述用语、批转用语、称谓用语、经办用语、表态用语、结尾用语。

公文的表达方式：叙述、议论、说明三种方式

叙述文六个要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果

议论文三个要素：论点、论据、论证。论证的方法有例证法、分析法、引证法、对比法、因果法。

说明文的方法主要有：定义说明、分类说明、比较说明、数字说明、图表说明

一般情况下，说明文最多，叙述文其次，议论文居后。

公文的内容无非是“理”和“事”，或论理或叙事，或以事证理，或以理论事。公文写得好不好，就看事说得清楚不清楚，理论得明白不明白。一篇好的公文，需要做到的最基本要求，就是直述不曲，表述准确；条理清楚，结构严谨；语言平实，简洁有力。

公文写作构思技巧

一、公文基本结构形式

古人讲“设文之体有常，变文之数无方”，公文结构形式虽然千变万化，但总体上说还是有一定规律可循的。现常用的结构形式主要有三种：

一是并列式。即文章的各个层次(小标题)之间为并列关系。这种形式一般是根据主题的不同侧面来安排的，它要求各个层次必须角度一致，轻重相当，互不交叉，相互间又有内在联系。按照这种形式写出来的材料具有工整明快、条目清晰的特点，其适用范围比较宽泛，尤以报告、简报、计划、总结居多。

二是递进式。即文章的各个层次之间为由表及里、由浅入深的进层关系，这种形式一般是按事物发展顺序和人们的认识规律来安排的，好处是主线清楚，内容展开自然有序，给人以道理越讲越深、思路越来越宽的感觉。写领导讲话、工作方案和有些简报常采用这种形式。需要注意的是，这种形式层次排列位置是固定不变的，必须依次进层，不可跳跃或任意颠倒。

三是总分式。即文章层次之间为总括和分析的关系，有先总后分和先分后总两种用法。一般说来，总为概述或结论，分为表象或根据;总为分张目，分为总服务。这种结构式要求：总要总的得体，既高度概括又无空中楼阁之感;分要分的恰当，既具体生动，又无刀锛斧凿之痕。一般写调查报告、工作总结、条例规章等常采用这种形式。

二、公文构思基本方法

公文构思方法依各人思维习惯不同而异，就政工类公文来说，下面几种构思方法似乎比较适用：

(一)推理立论法。就是围绕作者给定的主题，采用发散型思维方式和由一般到个别的演绎方法，对所涉及问题进行符合实际的逻辑推理，拟定出分论点和写作层次，然后再填充材料，完成构思。这样构思出来的文章立论准确，层次清楚，结构严谨，逻辑性强，有利于强化主题，增强文章的整体感。以一次局领导《在全局基层政治工作会议上的讲话》为例，构思脉络列表如表一。

(二)列举归纳法。就是围绕文章主题，先把所要写的内容不分大小、不分顺序地一一列举出来，然后进行从个别事实到一般性概念的归纳，该合并的合并，该归类的归类，整理出几个与主题直接相关、观点鲜明、包容性强的问题，编排好顺序。在此基础上，因事立意，因事设题，完成构思。这种方法形成的文章具有内容具体、生动实在、指导性和操作性较强的特点，较适用于会议纪要、计划总结等文体。这种构思方法运用的是聚合思维方式，其构思脉络与推理立论法正好相反，不再举例说明。

(三)抽丝剥茧法。有些公文是专就一个问题或一件事而写的，如专项工作方案、专题报告、专项总结等。对于这类公文的构思，就要抓住事物发展进程或时间顺序这条主线，由近及远，由浅入深，层层展开，根据文章表达需要，在主线的适当位置安排层次。这样写的好处在于脉络清楚，自然流畅，使人的思绪越来越开阔，有水到渠成的感觉。凡递进式公文，一般都适于这种方法构思。以一政工部门《实行双向责任制》为例，其构思脉络如表二。

三、应注意的几个问题

(一)领会意图。认真揣摩作者(发文机关)的指导思想和对文章内容的要求，了解发文根据和目的，明确要说清的事情和要解决的问题，从中提炼出主题，真正做到“意在笔先”。

(二)占有材料。要搞好调查研究，广泛收集与主题相关的各种材料，做到既全面详尽，又真实可靠，给写作留有选择的余地。要把是否适应主题需要作为材料取舍的依据，并注意剔除有水分的材料，确保文章内容的可靠性。

(三)选好角度。“横看成岭侧成峰”，看任何事物都有个角度问题，写文章也不例外。要注意站在作者的角度、全局的角度、发展的角度观察问题，要具有前瞻性和战略性的眼光，小中见大，见事明理，透过现象看本质，善于从具体的事例中总结出带有普遍指导意义的东西，切忌就事论事。

(四)博采众议。有些文章内容较多、涉及面广，单靠一两个人构思难免疏漏。如果集中几名行家和熟悉情况的，进行集体讨论，互相启发，互为补充，共同议出写作提纲，往往能收到事半功倍的效果。实践体会，撰写领导讲话和重要文件，这一点是非常必要的。