个人档案管理制度

员工档案管理要求

员工档案管理要求

员工档案管理制度规定

一、管理目的

1、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

2、原则上公司所有的员工档案管理依本制度执行。

二、人员定义

公司所有员工划分为四种：

档案依据四种人员采取相应的管理。

三、档案文件定义

1．员工入职前及入职后提供的个人资料，简称员工个人资料。及入职后补

充的资料（如学历变更的证书复印件）

2．员工入职前及入职后需与公司签订的合同及协议。简称员工协议文件。依

据不同类人员有不同的合同与协议以上，包括但不限于，所有入职人员都必

须提供以上资料，并保证完整、齐全、真实、整洁。

四、档案收藏工具

在职人员每人使用一个档案袋，档案袋左上角贴上一片不干胶，并在不干胶上

面使用黑色水笔清晰、端正的写上工号及姓名，工号写在姓名前面。档案袋之间以

工号顺序排列。

五、档案管理细则

1、档案的封面：在职人员的档案封面都要贴上一份《档案管理清单表》，依

据档案内容作标注，即有则打勾。《档案管理清单》见附件一。

2、档案内容的放置顺序不同员工的档案均分为两叠，第一叠为员工个人资

料，第二叠为员工协议文件。这两叠资料按照以下顺序分别用回形针夹好。员工

个人资料：身份证→学历证书、职称证书、英语及计算机等相关证书→员工

协议文件：劳动合同→→转

正资料→合同续签文件，若存在一些文件没有包括在内的如职务发生协议、户口

调动申请等，则按照事件的发生顺序排放在员工协议文件的后面。

3、档案资料的规格资料原则上以A4为标准规格，若规格比A4小的，则以

上方及左边为对齐标准；若规格比A4大的，则超出部分折叠为A4规格。

4、在职人员管理权限A类人员的档案除总裁有特别规定外，一律由人力资

源总监保管；B类人员中的部门经理及人力资源部成员的档案由人力资源总监

保管，但人力资源总监的档案由其上级人员保管。

5、档案管理需建立电子档及给相关人员复印件的。

若员工协议文件有存在以下较特别的内容时，需建立电子文档以方便的查询及

工作衔接，如果这些内容有涉及到第三方的，原则对方应保存一份复印件。

a)薪酬福利，即在相关协议中约定特别的薪酬福利，如：住房补贴、探亲假

的车费报销、电话补贴、住房补贴（公司帮忙付房租的）、合同期满兑现的福利

等，这些需复印一份给薪酬专员或人力总监并建立在电子文档；

b)竞业协议，需备注在电子文档并写明竞业的年限；

c)个人有涉及到薪酬福利的申请如住房公积金缴费比例申请，需备注在电子

文档；

d)培训协议，复印一份给培训专员，并把培训的后应增加的`服务期及金额备

注在电子；

e)签订其他特别相关协议的并有必要建立电子档或给第三方人员的；

6、复职人员及返聘人员复职人员及返聘人员应把原先的资料抽调出来，单

独一叠夹好并放入新的档案中，为了便于SAP管理，复职人员及返聘人员的工号与

原先的一致。

7、离职人员档案管理

1、员工办理离职时，负责办理离职手续的HR应查看档案及电子档案是否有特

别规定会影响到目前离职事宜或离职后的事项规定。若存在特别的规定应及时反馈

给上级及相关人员。

2、离职人员离职时签订的协议、离职移交表、离职申请的相关文件应放入其

档案。

3、每月初3号前对上个月离职人员的档案进行分列管理：

A类人员及B类人员中的部门经理的离职档案，用文件夹装好，文件夹第一张

增加张清单，注明离职人员的工号、姓名、部门、职位、离职日期信息。如果人数

不多以一年或半年为一个季度为宜，并在文件夹的侧面贴上离职的年月。A类人员

的离职档案由人力资源总监保管，保管期限原则上为永久保管；

B类人员除部门经理外及D类中的顾问、科室的离退休返聘人员的档案，按月

份归集，同样用原档案袋装好，以工号为顺序放置。在工号为第一个人的档案上面

放一张清单注明离职人员的工号、姓名、部门、职位、离职日期，侧面用一纸写上

离职年月后，用一条绳子扎紧后再放入档案柜，保管期限至少为五年，十年为

佳。

C类人员及D类的临时工、一线二线离退休返聘人员，他们的档案自离职日期

起保管期为两年，按离职人员的月份抽出其档案逐份装订并放入统一的档案袋中，

其档案袋封面贴上这些人的工号、姓名、部门、职位、离职日期信息。六、档案

借阅权限

1、员工档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出人力资源部查阅时，

应事先提交报告，说明理由，经人力资源部总监或分管领导批准后，严格办理登记

手续，并按期归还。

2、任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)

的档案。借阅档案人严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自

向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追

究法律责任。

3、若相关部门需要从档案中取证的，须分管领导批准后才能复制办理。

七、档案管-理-员的职责

保证员工档案的资料及齐全完整、安全保密和使用方便。

八、档案销毁

1、公司任何个人非经允许不得销毁员工的档案资料。

2、.当某些档案到了销毁期时，由档案管-理-员填写《档案资料销毁审批表》

交分管领导批准后执行。

3、经批准销毁的公司档案，档案管-理-员须认真核对，将批准的《档案资料

销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

4、在销毁公司档案资料时，必须派人力资源部的其他人监督销毁。

员工档案管理标准2015-05-0617:18|#2楼

1范围

本标准规定了人事档案管理职能、管理内容和要求及检查与考核。本标准适

用于公司人事档案管理工作。

2引用标准

《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密性》《干部档案工作条

例》

3管理职能

3.1人事档案管理工作，在总经理领导下，由人力资源部具体实施，明确专

人负责。

3.2职责

3.2.1总经理负责领导全公司人事档案管理工作，组织贯彻党和国家有关人

事档案管理的方针、政策、法规、条例和纪律。

3.2.2人力资源部在总经理的领导下，执行上级有关人事档案管理政策规定，

负责人事档案的收集、鉴别、整理和保管；办理人事档案的查阅、借用和传递；做

好人事档案管理的安全工作。

3.3权限

3.3.1总经理有权决定人事档案专责人员的任免，有权了解、检查、指导、考

核人事档案管理工作。

3.3.2人力资源部有权按员工管理权限管理全公司人事档案，有权了解档案具

体工作和存在的问题，提出任务要求。

3.3.3人事档案专责人必须保守档案秘密，有权拒绝不按规定进行借用、查

阅人事档案。

4管理内容及要求

4.1档案管理

4.1.1人事档案由人力资源部统一管理，并设专人管理档案。

4.1.2任何人不得保管自己的档案，也不得私自保管他人的档案材料。

4.1.3管档范围

4.1.3.1本公司一般干部档案。

4.1.3.2本公司工人（包括退休，去世和劳动合同制工人）的档案。

4.1.3.3流动人员的档案。

4.1.4登记与检查

4.1.4.1所保管的人事档案，要逐人详细登记编号，新建和转递人的档案要在

十天内登记、编号、整理完善后归档保管，做到准确、实用、排列有序、查找方

便、提供迅速。

4.1.4.2定期对所管档案进行检查、核实，每半年核对一次档案数量，每年全

面检查分析一次，对所缺材料要查明原因，与有关部门联系，及时补充，对不应存

档的材料及时清理。4.1.5保护

4.1.5.1人事部门应设专门档案室保管档案，并设有整理、查阅、接待场所，

场所要利于保密。

4.1.5.2档案要存放于铁制保险柜中。

4.1.5.3档案室要完备各项安全防范措施，保证档案的防火、防盗、防晒、

防潮、防尘、防蛀。

4.2档案的利用

4.2.1利用范围

4.2.1.1凡涉及员工本人入党、入团、出国、考察、审查、职位任免、工作调

动、离退休、组织处理、福利待遇、婚丧等，需要了解情况时，可以提供本人档

案。

4.2.1.2凡因编写党史、人物传记、地方志、史志要了解当事人的经历和社

会实践情况，与他人案件密切关系，而当事人因病重不能口述、书定或死亡的，可

提供档案中履历和自传部分。

4.2.1.3公安、保卫、纪检、监察等部门因业务需要，了解职工有关情况时，

可提供有关部分。

4.2.1.4其它特殊情况。

4.2.2对子女及其它亲属的政审不能直接用档案。

4.2.3利用方式

4.2.3.1查阅

4.2.3.1.1查阅人事档案，应由二人进行。

4.2.3.1.2人事部门应视查阅用途，确定是否提供人事档案或提供有关材

料。

4.2.3.1.3上级主管部门（或领导）需查阅档案，人事部门予以提供。

4.2.3.1.4查阅档案，必须在人事部门指定的地点进行，不得拿出或带到其它

地点。

4.2.3.2借阅

4.2.3.2.1人事档案一般不外借，特殊情况下需要阅借，必须陈述理由，经人

事部门负责人批准，填写“档案借阅单”后方能借阅。

4.2.3.2.2上级主管部门（或领导）需要借阅档案，人事部门予以提供。

4.2.3.2.3借用档案要在二周内归还，到期可续借，逾期不归还的人事部门要

催要，借阅人不得将档案私自转借。

4.2.4人事部门对档案的利用应登记并完备审批、借阅手续。

4.2.5档案管理人员应对利用完毕的档案，认真进行核对，予以注明，无误后

方可归档。

4.2.6对利用档案人员的要求

4.2.6.1利用者必须是中共-党员，并携带本人身份证，工作证及介绍信。

4.2.6.2利用者不能查阅本人及其亲属的档案。

4.2.6.3利用者必须爱护档案，注意档案的清洁，不得随意拆散档案，或在档

案上勾、抹、涂、

画、折角、叠页等，不得私自装人或撤出材料，不得从档案中抽换材料，不得

随便公开议论和摘抄，复制档案内容。

4.2.6.4借用档案有妥善保管，严格保密，不得转借。

4.3调查证明材料

4.3.1外单位要索取人事调查证明材料，应有市及以上机关的组织、人事等部

门的“调查证明材料介绍信”或“函调证明材料信”，人事部门根据调查证明内容

提供文字材料。

4.3.2调查证明材料的信、函不能直接利用档案。

4.3.3人事档案主要反映本人情况，不直接证明其他人情况，人事部门一般不

负责提供其他证明材料，如确属特殊情况，可引述有关内容注明抄自人事档案，不

加任何注释。

4.4档案转递。

4.4.1转递原因

4.4.1.1转递档案原因。

4.4.1.1.1职工调出本公司

4.4.1.1.2干部职工变动、任免改变了主管、协管单位。

4.4.1.1.3职工刑满释放异地安置或到其它单位工作。

4.4.1.2转递档案材料原因

4.4.1.2.1需要补充进入档案材料

4.4.1.1.2经鉴别应由上级或外单位保存的材料。

4.4.1.2.3经鉴别应由上级或外单位复查的材料。

4.4.1.2.4经鉴别应退回单位补办手续或重新制作的材料。

4.4.2转递方式

4.4.2.1档案及档案材料必须通过机要交通转递或者由组织，人事部门派专人

送取。

4.4.3转递手续

4.4.3.1转出

4.4.3.1.1转出人事档案或档案材料应填写《人事档案材料转递通知单》与档

案或档案材料一起发出。

4.4.3.1.2成批转出时应编制《人事档案材料移交清单》与档案或档案材料一

并发出。

4.4.3.1.3转出时必须在档案登记册上进行登记并注明转出时间、数量、单

位、转递通知单的发文号，以备考查。

4.4.3.2转入

4.4.3.2.1对转入的人事档案或档案材料，人事部门应按《档案材料转递通知

单》或《移交清单》逐一检查清点，核对无误后盖章签字，及时将回执退回转出

单位。

4.4.3.2.2接收档案后，要及时登记归档。

4.4.3.2.3无论转出、转入，人事部门都应将转递手续妥善保存，以备考查。

5检查与考核

5.1检查与考核的部门及负责人执行部门：人力资源部负责人：：人力资源

部主任

5.2检查与考核的程序、内容、时间和方法

根据本标准所规定的管理内容与要求，分别进行季、年的检查与考核，阶段性

工作完成后，专题汇报，日常工作每月由科长自查，分管领导不定期抽查，并接受

上级和地方业务主管部门检查，

5.3奖惩细则

按公司现行经济责任制考核挂钩。