抄送英文

商务信函Businessletter

英文信头写法Heading

信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱

等。书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。

很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂

的信头放在信纸的右侧或上下两端。在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的

空间。

对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。

如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名

及日期。

英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。特别值得注意的是，

地址中的标点符号需正确使用。当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标

点的地方，还是不应省略。门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须

用逗号分开。

英文信函编号写法Referencenumber

如果信函上有编号，收件人和发件人都能快速了解所指的是哪一封信。这样既便于文件存档，

又便于日后查阅。

信函编号常见的书写形式有两种：

一种比较简单的形式“Re:XXX”，例如,Re:Invoice12345或Re:YourletterdatedJanuary20,2006。

一种比较常用的形式“Yourref:XXX,Ourref:XXX”，提供一组缩写信息，包括：文件编号、起草

人、录入人的姓名缩写和部门代号等。例如一封由我方JuttaBrawn起草，由HughJohnDavies录

入的信函编号为“Ourref:JB/HJD”

英文日期写法Date

商务信函必须写日期，它对于文件存档及信息查考都有重要意义。

书写日期应注意以下几点：

1.“年”应完全写出，如2006，不能简写成06；

2.在正式信函中“月”最好不用缩写，而是完整地写出来；

3.书写“日”可以用序数词，但最好用基数词；

英式信函日期按日、月、年的顺序，且中间没有逗号，如：12July2006；美式信函日期按月、日、

年的顺序，中间加逗号，如：July12，2006。

第五讲：英文信内地址写法Insideaddress

由于不同国家书写地址的习惯不同，收件人地址应按照对方公司信纸中的信头书写，切勿擅自更

改。写国际地址时，不要忘记在最后一行写上国家名。航空投递的信函，要在信内地址之上注明。

以下为几种信内地址的写作实例：

致某公司：

ne＆Co.，Ltd.

66MartinsLane

LondonEC3V7BH

致公司中某职位：

TheManager

EaglePressInc.

66MartinsLane

LondonEC3V7BH

致公司某人：

rown

EaglePressInc.

66MartinsLane

LondonEC3V7BH

英文请某人注意行写法Attention/Attn.

请某人注意行（Attention，缩写：Attn.）用于写信人在把信寄给一个单位时，希望把信递交给

某人或某部门处理。

Attention位于信内地址下空一行，加上底线；写法分英式和美式两种，例如：Fortheattentionof

chiller（英式），Attention:chiller（美式）。使用Attention时，因为信函

实际上是寄给公司的，所以开头的称呼（Salutation）为DearSirs,（英式）和Gentlemen（美式）。

英文称呼写法Salutation

如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“DearSirs,”（英式）或“Gentlemen:”

（美式）。在不能确定收信人性别的情况下，还可以使用ToWhomItMayConcern或DearSiror

Madam。在写信给特定的组织时，更愿意使用DearMember,DearCustomer,和DearHuman

ResourcesManager这样的称呼。

如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。

商务信函一般用DearMissBrown，Dear。Dear纯属公务上往来的客气形式。

写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或Mydear再加上表示亲属关系的称呼或直称其

名。例如：Mydearfather，DearTom等。

英文主题写法Subject

书写Subject能便于收件人迅速了解信的主要内容。一般来说如果信内有ReferenceNumber，就

不一定再写Subject。

Subject位于Salutation下空一行。一般有三种书写形式：直接书写、Subject:和Re:。为了突出还

可以加底线、加粗、全大写等，例如：

INVOICE12345

Re:Invoice12345

Subject:Invoice12345

英文信正文写法Body

正文是信函的核心内容。一封内容得体的商务信函，不仅能够达到把事情办好的目的，而且还能

促进双方的友谊。在商业界人们通常用5个C来衡量一封信函的好坏：Conciness(简洁)、Clarity(明

了)、Correctness(正确)、Completeness(完整)、Courtesy(礼貌)。

Dear,

Aswementionedinourpreviousquotation,aterialpriceisavery

crucialelementforourcostaccounting,wearecompelledtoshiftthisritoourcustomers.

Thepricefor33EurohasincreadtoEuro,packingchargeandfreightremainingunchanged.

Wethankyouforyourunderstandingandlookforwardtohavingagoodcooperationwithyou.

Yourssincerely，

MingLi

英文结尾敬辞写法Complimentaryclo

几乎所有的商务信函都会用到结尾敬辞。它写在正文下面，第一个字母要大写，最后一个词的

后面有逗号。

至于要选用怎样的字句，通常由作者自行决定，一般来说结尾敬辞和开头的称呼有较强的关联

关系，例如：

1.如果不知到收件人的姓名，开头的称呼是DearSirs，（英式）或Gentelmen:（美式），则结尾

敬辞采用Yoursfaithfully，（英式）或Yourstruly，（美式）；

2.如果知到收件人的姓名，开头的称呼是，则结尾敬辞采用Yourssincerely，（英

式）或Sincerely，（美式）。

3.如果是写给朋友，家人或同事，开头的称呼是DearDavid，则结尾敬辞采用Bestwishes

英文签名、附件写法Signature/Enclosure

签名代表了写信人，所以其形体和写法应保持固定。签名最好用钢笔。署名既要难以模仿又要

清晰易解。为便于辨认，一般商务书信，还应在签名下方将发信人的姓名用打字形式打出。

签名格式和规则有以下一些约定：

1.签名者代表公司、某单位名义时，应在结束词下方打出全部大写的单位名称，然后再签名。

2.女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打字的姓名前加注（Miss）或（Mrs.）。

3.当负责人不在而由经办人员代签名时，要加上by,for,perpro或.字样。

如果信函中有附件，在信纸的左下角，与签名间隔1行或是2行的位置打上“Enclosure”或其

缩写Encl.或Enc.。

如果附件不止一项，应写成Encls.或Encs.，并应注明有几个附件，以便收信人查点，例如：

ck

gueand2Photos

Encl.a/s（指附件如信中所述，a/s即Asstated）

英文抄送、附言写法Carboncopy/Postscript

如果本信函需要抄送他人阅览，则须注明抄送人的名称，例如：

chiller,ExecutingManager

附言（Postscript，简写为.）用来说明没有包括在信中的想法和内容。有时一封信写完了，突然

又想起遗漏的事情，这时可用附言填补遗漏内容。在促销和私人信件中，附言也可以用来强调写

信人请求收信人采取的行动和做出的考虑。附言应尽量做到简明扼要。附言通常在签名下方，从

左侧顶格书写，例如：

.Eachindividual’sE-mailaddressremainsunchanged

英文书信格式及英美差异

英文书信通常由下列五个部分组成：

A信头（Heading）

信头包括写信人地址和写信日期，通常写在信笺的右上角。在比较熟识的朋

友之间的通信，写信人的地址常可略去。本课的信头就只写了写信日期，而没有

写信人的地址。日期通常有下列两种定法：（a）月、日、年：如August15,200__

（b）日、月、年：如15thaugust,200__

地址的写法通常是由小到大，如：门牌号、街道名、市（县）名、省名、国名（邮

政编码通常写在城市名之后）。这同中文书信的地址写法完全相反。地址可

以写1～3行，日期写在地址的下方（见信笺格式）。

B称呼（Salutation）

称呼指写信人对收信人的称呼，如DearXiaojun，写在信头的下方和信笺的

左边。称呼一般用Dear…或Mydear…开头，称呼后一般用逗号。

C正文（Body）

这是书信的主体部分，即写信人要表达的内容。正文要求文字通顺，层次分

明，表意清楚。可以手书，也可以打写。

D结束语（ComplimentaryClo）

它是书信结尾的恭维话，相当于文中书信最后的“祝好”、“致礼”之类的

话语。本课书信中的“Bestwishes”（致以最好的祝愿）就是结束语。

E签名（Signature）

签名通常签在结束语下方的中间偏右的位置，如本课信中的Charlie.签名应

是亲笔书写，即使是打写机打出的信件，最后仍需亲笔签名。在签名的上方可根

据写信人和收信人的关系写上Sincerelyyours/Yourssincerely（用于长辈或朋友之

间），或Respectfullyyours/Yoursrespectfully（用于对长辈或上级）。

英文书信格式称谓差异

商务英语书信（BusinessorCommercialEnglishCorrespondence）是指交易

时所使用的通信。在美国，常用Businesswriting，它包括书信、电报、电话、电

传、报告书、明信片等。英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异，比如信

头和称呼、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。

一般来说，英国书信较为保守，许多英国人喜欢用老式书信体，用词较为

正式刻板，而美国书信语言非常生气、有活力，格式也较为简便。因此当我们写

信的对象是英国或其旧殖民地国家时，要使用标准式英语Queen'sEnglish；如果

写信的对象是美国或美国势力范围的地区时，就要用美国英语。当然，英国式的

语言文化近年来也有变化，但总体来说，两者间的差异是很明显的。

商业英文书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行开头垂

直的，称为垂直式或齐头式（Blockstyle），美国常用这种格式；每段的第一个

词缩进去，称为缩进式或锯齿式（indentedstyle），英国常用此格式。垂直式的

职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度尊重工作效率的美国公司，

已普遍采用。正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或

收信人的名字全称、职务及地址，称为信内地址（Insideaddress）。信内地址的

写法也有垂直式和缩进式之分，垂直式和称美国式将各行并列，缩进式或称英国

式将各行依次退缩。

不过，近来英国商业书信信内地址并未依次缩进，似乎与美国式相同。此

外，在美国还流行一种普通收信人地址的写法，就是在书信的InsideAddress中，

把门牌号和街名都省略掉。在英文书信中要使用敬语，最普遍的敬语是Mr,Mrs

和Miss（用于未婚女性）。英国人常在男性的姓名之后用Esq.（Esquire的缩写），

不过在商业上也在慢慢地改用.（Madam的复数形式），用于二个女

士以上。Messrs（Mr的复数形式）用于二个以上的男人，或用于二个以上的男

人组成的公司或团体。在英国式英文信里，Mr,Mrs,Messrs，均不加缩写句点，

相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如Mr.,Mrs.,Messrs……在称呼方

面，商业上最普遍的有Gentlemen（美国式）与DearSirs（英国式）二种，相当

于我国的"敬启者"或"谨启者".如果信是写给某个公司单位的，不是写给某个具体

人的，美语用Gentlemen（复数形式），英语用DearSirs.如果对方公司只一人

时，必须使用Sir/DearSir.称呼后一般要使用标点符号，英国式采用逗号（comma），

美国式用分号（colon）。书信结尾客套语（complimentaryclo）有多种，相当

于我国书信在结尾时使用的"敬礼"、"致敬"、"顺安"等句。最为典型的美国式写

法是Sincerely和Bestregards，典型的英国式表达有Yourssincerely和yours

faithfully（不知姓名）；Bestwishes,kindregards（熟人或知道对方姓名）。此

外，英国式的客套语还有特别礼貌的格式，但除了特殊情况外，现在不再使用。