三个字的国家

国家行政机关公文格式

国家行政机关公文格式

1范围

本范围规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列

和标识规则。

本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。使用少

数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。

2引用标准

下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出

版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列

标准最新版本的可能性。

GB/T148-1997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸

3定义

本标准采用下列定义。

3．1字word

标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。

3．2行line

标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距

离为一基准行；公文标准以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。

4公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m的胶纸印刷纸或复写纸。纸张白度

为85%—90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5—9.5。

5公文用纸幅面及版面尺寸

5．1公文用纸幅面尺寸

公文用纸张采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：

210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T148。

5．2公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm

公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm

版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）

6公文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

7排版规格与印装要求

7.1排版规格

正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面

排22行，每行排28个字。

7.2制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

7.3印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标

BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、

不白、无断划。

7.4装订要求

公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两

页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各

1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书间的距离为3mm~5mm；无坏钉、漏钉、重

钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，

无毛茬或缺损。

8公文中各要素标识规则

本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置

于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下

的各要素统称版记。

8.1眉首

8.1.1公文份数序号

公文份数序号号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序

编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

8.1.2秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角

第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，

顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用”★”隔开。

8.1.3紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空

1字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行如

需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识

在版心右上角第2行。

8．1。4发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后加”文件”组成；对一些特定

的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘

为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识

公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下

依次标识（见图三）。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为

原则酌定，但一般应小于22mm×15mm(高×宽)。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居

中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

8．1．5发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识

下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应

标全称，用六角“[]”括入；序号不编虚位（即1不编为O01），不加“第”字。

发文机关之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

8．1．6签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，

签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3

号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签

支人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序

依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名

处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

8.2主体

8．2．1公文标题

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要

做到词意完整，排列对称，间距恰当。8．2．2主送机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机

关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送

机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

8．2．3公文正文

主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

8．2．4附件

公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角

冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)；附件名称后不

加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，

有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起

装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

8．2．5成文日期

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文日期的标识位置见8．2．6。

8．2．6公文生效标识

公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。

公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种

是联合行文的机关如何标识公文生效标识。

8．2．6．1单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期

右空4字；加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

8．2．6．2联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印

章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证

印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3MM。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称

(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关

印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，

均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

8．2．6．3特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加

以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

8．2．7附注

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

8．3版记

8．3．1主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；

词目之间空1字。

8．3．2抄送机关

公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，

后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一

个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

8．3．3印发机关和印发日期

位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置；用3号仿宋体字。印

发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数

码标识。

8．3．4版记中的反线

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

8．3．5版记的位置

版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。

9页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，

数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，

双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

10公文中表格

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表

的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四(可放分

送，不放页码)应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)

上。

11公文的特定格式

11．1信函式格式

发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文

机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为

一条文武线(上细下粗)，两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示

页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标

识。发文字号下空l行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线

下l行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。

11．2命令格式

命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文

机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号

下空2行标识正文；

正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联

合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识

成文日期。其他要素从本标准相关要素说明。

11．3会议纪要格式

会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。其标识位置同8．l．4，用红色小标宋

体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。

12式样

A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；

上报公文首页版式见图3；公文末页版式见图4；联合行文公文末

页版式1见图5；联合行文公文末页版式2见图6。

公文页面设置第一步：在“文件－页面设置－页边距”中设置：

上：3.0厘米；左：2.5厘米；页眉：1.5厘米；

下：3.0厘米；右：2.4厘米；页脚：2.2厘米；点“默认”。

第二步：在“文件－页面设置－文档网络－指定行网络和字符网络”设置：

每行：28个字符；每页：22行；点“默认”。

第三步：在“格式－字体－字符间距”中设置：

间距：标准；位置：标准；

调整字体的间距：空白；

如果定义了文档网络，则对齐网络：空白；点“默认”。

此方法设置好后，每建一个新文档，都会按此格式排版，不用重新设置。

政府公文格式及公文字体字号标准

公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张

贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。

保密等级字体：一般用3号或4号黑体

紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）

文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为

红）

发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体

签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）

标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。

主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体

正文的字体：常用3号或4号仿宋体

附件的字体：常用3号或4号仿宋体

作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）

日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）

注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体

主题词的字体：常用3号或4号黑体[公文写作]公文格式排版中的字

体要求[公文写作]

抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）

或小一号的文字

印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋

体）或小一号的文

主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗）

二级标题为三号黑体

三级标题为三号仿宋加粗。

正文均为三号仿宋。

以上为政府公文规定。且主标题以外的部份的标题和正文可采用小三

号字体，但以三号为最正规。

1、密级用三号黑体字

2、紧急程度，“特急”、“加急”用三号黑体字

3、文号用四号仿宋体字加黑

4、签发人用三号楷体字

5、标题用二号宋体字加黑

6、大小标题号“一、二、三……”用三号黑体；“（一）（二）（三）……”

用三号仿宋体字

7、正文用三号仿宋体字（每页19行，每行25个字）

8、批转（转发、印发）……通知，通知正文用三号楷体字，被批转

（转发、印发）文件用三号仿宋体字

9、附件标题用二号宋体字，正文用三号仿宋体字

10、印发传达范围用三号仿宋体字

11、“主题词”三个字用三号黑体字；词组用三号宋体字

12、抄送机关名称用四号仿宋体字

13、印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字；印发份数用五号仿宋

体字

公文各要素和标识简单介绍。

一、眉首部分

主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关

标识、发文字号、签发人等要素。

1．公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公

文的顺序编号。标识时，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

2.秘密等级和保密期限。秘密等级是指涉密公文的保密程度，分“秘

密”、“机密”、“绝密”三级。新《办法》规定，涉及国家秘密的公文

应当标明密级和保密期限，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序

号，“秘密”、“机密”、“绝密”公文均应标注保密期限。标识秘密等级

时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；

如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心

右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

3．紧急程度。急件公文分为“特急”、“急件”两种。其中，电报应当

分别标识“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标识时，用3号黑体字，

顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等

级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶

格标识在版心右上角第2行。

4．发文机关标识。发文机关标识由发文机关名称和“文件”二字组成，

如“××省人民政府文件”等。对一些特定公文可只标识发文机关名称

（函件）。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。标识

位置是上边缘到版心上边缘25mm处，上报的公文发文机关标识在上

边缘到版心上边缘80mm处。国家质量技术监督局发布的《国家行

政机关公文格式》还规定，发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红

色标识。字号一般应小于22mmX15mm。。联合行文时，主办机关名

称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。联

合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。

5．发文字号。由发文机关代字、年份、序号组成，如“×政发〔1999〕

82号”，“×政发”指发文机关代字，“〔1999〕”指年份，“82号”指发

文序号。整个意思就是××省人民政府在1999年所发的第82号文件。标

识位置在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布；年份、

序号用阿拉伯数码标识；年代应用全称，用六角括号“〔〕”括入；序

号不编虚位，即不编为001，不加“第”字。

6．签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右

侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空l字；签发人用3号仿宋

体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2

行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同

时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，

使红色反线与发文字号继续保持为4mm。

二、主体部分

主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印

章、附注等要素。

1．公文标题。一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公

文种类组成，如《××省人民政府关于大力发展民营科技企业的决定》、

《××省人民政府办公厅关于进一步做好春季农业生产和当前农村经

济工作的通知》等。公文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、

简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋体字。回行时要注意

做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既有美感，又要避免

产生异义。除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符

号。

2．主送机关。指公文的主要受理机关，书写时应当使用全称或规范

化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主

送机关的，可以用抄送形式；下行文可以有两个以上的主送机关，但

是，如果主送机关过多，则一般用规范的统称，如“各地行政公署，

各市、自治州人民政府，省政府各部门：”等。标识位置在标题下空1

行处，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送

机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示

正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标

识方法同抄送。

3．公文正文。标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行

顶格。数字、年份不能回行。

4．附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字处，用3号仿宋体

字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，如

“附件：1××××××、”。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文

一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序

号。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格

标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

5．成文日期。以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关

负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写

出年、月、日，而且必须用汉字书写（“零”写为“O”）。成文时间标识

时，右边要空4字。

6．发文机关印章。按照《××省实施＜国家行政机关公文处理办法＞

细则（试行）》“公文除以电报形式发出的加盖发报专用章外，其他公

文一律加盖印章。单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文

2mm～4mm。，以端正、居中、下压成文时间为标准。当印章下弧无

文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有

文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文的

印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空

7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。两印章间互不相

交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，应

将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每

排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印

章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字标识成文时间。这里需

要注意的是，新《办法》规定，联合上报的公文，由主办机关加盖印

章，而旧《办法》只是规定，联合上报的非法规性文件由主办机关加

盖印章。

7．附注。指需要说明的其他事项。公文如有附注，用3号仿宋体字，

居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。上行文的“请示”文种中，

应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

三、版记部分

主要标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素。

1．主题词。是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注

之下，抄送机关之上，它是实现机关办公自动化，提高办公效率和质

量的一个重要环节。一般的排列次序为：反映公文内容的主题词在前，

反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的

主题词在前，反映公文分述内容的主题词在后；在多主题词公文中，

反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。主题词用3号黑

体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目

之间空1字。

2．抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公

文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全

角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。

在最后一个抄送机关后标句号。

3．印发机关和印发时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词

之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右

空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

四、其他

1．格式中的几个用线。

(1)在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。使用这条线的区

别是，党的领导机关如中央、省委、地委、县委文件的间隔线中间有

一颗红角星，行政机关如国务院、省政府、市政府、县政府的文件一

般采用一条连续的横线，中间没有红角星。这条线一般在发文字号下

4mm处与版心等宽，采用红色反线。

（2）版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。

2．用纸。公文用纸一般采用GBA4型，成品幅面尺寸为210mm

×297mm，纸张定量为60g／m2～80g／m2的胶版印刷纸或复印纸。

纸张白度为85％～90％,横向耐折度大于或等于15次，不透明度大于

或等于85％，PH值为7.5～9.5。

3．当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、

字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此

页无正文”的方法解决。

4．排版规格与印制装订要求。

（1）排版规格。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28

个字。

（2）印刷要求。双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑

色油墨应达到色谱所标BI100％，红色油墨应达到色谱所标

Y80％．M80％。印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。

（3）装订要求。公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯

不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或

平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处，允许误差±4mm。

平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。

5．页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行

处。数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页

码居右空1字，双页码居左空1字，空白页与空白页以后的页不标识页

码。