商祺格式

商务信函祝颂语使用的礼仪规范

摘要：成功的商务信函有助于树立和展现企业良好的形象。商务信函的

写作必须重视相应的礼仪规范及其要求。从礼仪规范的角度解析商务信函祝颂语

的内容构成、书写格式和选择应用，以指导具体的写作实践。

标签：商务信函；祝颂语；礼仪规范

商务信函简称商函，是指在企业商务交往中为处理各种商务事务和日常性商

务工作而写作和使用的一系列文书，其具体的种类很多，最常见的如推销函、询

价函、报价函、还价函、订购函、确认函、索赔函、理赔函、催款函等。一份成

功的、出色的商务信函在实现其文体功能的同时，更有助于树立和展现企业良好

的形象，促进商务活动的顺利开展，为企业带来良好的经济效益和社会效益。所

以，商务信函的篇幅虽然一般都很简短，但在写作时必须重视相应的礼仪规范及

其要求，做到简明扼要、真诚朴实、直接准确，具体来讲就是要求格式规范、称

谓得体、内容得当、措词严谨、语言恰当等。祝颂语的使用是商务信函写作中一

个不可忽视又常被忽视的礼仪细节。

一、商务信函祝颂语的结构内容

商务信函写作的基本要求之一就是要符合书信体文书的一般结构规范。祝颂

语是包括商务信函在内的书信体文书的惯用结构内容，是写在正文之后、落款之

前用来表达恭敬与祝愿的习惯用语，即人们熟悉的一般书信中相当于“此致——

敬礼”这部分的内容。祝颂语一般由请候语和安好语两部分内容构成：请候语用

来表达写信方的恭谨的态度，安好语用来表达写信方对收信方的美好的祝愿。祝

颂语的使用是商务信函体现礼仪特征的要素之一，商务信函的祝颂语在写作中是

不能省略的。

书信体文书的祝颂语很丰富，会因具体内容的差异、双方关系与身份的不同

而区别使用。商务信函内容的商务性决定了祝颂语的使用也宜“在商言商”。常见

的商务信函祝颂语的请候语有：此致、敬祝、谨祝、恭祝、诚祝、顺祝、顺颂、

敬希等，可以说，它和一般书信体文书的请候语没有太大的区别。常见的商务信

函祝颂语的安好语有：敬礼、商安、商祺、金安、安康、财源通畅、生意兴隆、

鸿运高照等，也包括与时令有关的春安、夏安、秋安、冬安等，可以说，这部分

是体现商务信函的商务属性和礼仪特征的最重要的表现形式，特别是像“商安”、

“商祺”、“财源通畅”、“生意兴隆”、“鸿运高照”这类安好语着重体现了商务信函

祝颂语的“在商言商”礼仪表达。

二、商务信函祝颂语的书写格式

在礼仪性文书中，标准、正确的书写格式是其礼仪特征的最直接的表现形式，

其作用不亚于内容上的恰当表述。同一般书信体文书一样，商务信函祝颂语的书

写格式应当遵守常规的礼仪要求，不可以随意为之。其请候语的书写格式有两种：

一种是在正文最后一段之下另起一行前空两个汉字书写，另一种是在正文最后一

段的最后一句话后直接书写，请候语后面无论采用哪种写法均不加标点符号。安

好语的书写格式则只有一种，即在请候语不管以上述哪种格式书写完毕后，均另

起一行顶格书写，后面不必一定加上标点符号，如加标点符号一般加感叹号。

从礼仪的角度来讲，商务信函祝颂语的书写格式必须严格遵守。因为如前所

述，请候语是表示写信方对收信方的恭谨态度，其行为仍指向写信方自己，所以

可以在正文最后一段之下另起一行前空两个汉字书写或直接在正文最后一段之

后接着书写；安好语则是表示写信方对收信方的美好祝愿，其行为实际指向收信

方，所以无论请候语采用哪种书写格式，安好语则一定要另起一行顶格书写，以

示对收信人的尊重，这与书信体文书中抬头部分对致信对象的称谓要顶格书写是

一个道理。

目前常见的祝颂语书写格式错误表现为，一是将请候语顶格书写或安好语不

顶格书写；二是将安好语写在请候语的下一行并后移几字，“右错”形成“楼梯式”；

三是将请候语与安好语连为一句书写。从现代书信体文书写作实践来看，第三种

情况未尝不可，但是从规范、严谨的礼仪角度讲，还是不提倡这种写法。上述三

种不正确的商务信函祝颂语书写都没有体现写信方对收信方的尊重意识，在写作

实践中应当引起注意，所谓细微见精神，得失方寸间，字字珠玑的商务信函不应

该失礼于此。

三、商务信函祝颂语的选择使用

在使用商务信函过程中，除了实现信函中所要达到的显性目的，如推销、报

价、索赔、催款等，同时还要实现隐性目的，即或建立、或维护、或巩固双方的

关系，即使如索赔函、催款函也应当尽最大努力不让其损及双方的关系，以至影

响今后的交往与合作。这除了在正文中注意措辞、语气等问题，正文后的祝颂语

的使用也是一定需要注意的细节，因为祝颂语显示了写信方的诚恳、礼貌、平和

及对受信方的尊重，于细微之处彰显着企业管理的良好形象。所以，商务信函的

祝颂语在使用上还要注意根据写信目的、具体内容等因素进行恰当选择，不要忽

略祝颂语之间的细微差异而导致误用、错用，也不要简单地一味使用中性色彩最

强的“此致——敬礼”。

具体来讲，一是要注意情感色彩。如在新年、新春之际，给对方所写的一般

日常联系函，使用“恭祝——鸿运高照”这样的祝颂语肯定显得更合时宜，乐于被

对方接受。而平时的报价、订购等，使用“顺祝——商祺”、“敬祝——生意兴隆”

等更为人喜爱。二是要注意所谈问题。如写索赔函，毕竟涉及双方的争执与纠纷，

在信函整体内容注重合情合理的基础上，祝颂语使用“此致——敬礼”则在合情合

理中显出一份冷静和庄重；而理赔函的祝颂语使用“恭祝——财源通畅”等更显出

在争议中的合作与友谊的姿态。三是注意致信对象。虽然大多数商务信函的授受

双方都是平等的商家，但如推销函面对的就可能更多的是普通消费者，如果对其

一味言商就不得体了，对一个普通的消费者说“敬祝——商祺”，就显得有些滑稽

了。

四、商务信函祝颂语的实例解读

下面是针对同一问题的前后两份催款函，让我们结合内容体会一下两份催款

函祝颂语使用上的不同：

例文1

尊敬的××公司：

贵公司20××年×月×日从我公司购买一批打印机，双方协议于20××年×月×

日付款，现已过期××日有余，请贵公司尽快付清款额。良好的信誉是我们双方

应共同遵守的，如果贵公司有什么困难，可来人来函商议付款事宜。联系方式：

（略）

望速回音。

恭祝

生意兴隆！

××公司

20××年×月×日

例文2

尊敬的××公司：

贵公司应于×月×日向我公司付款一事迟迟未兑现，现已过付款期近2个月，

此间多次去函催问，未见回音。我公司投入再生产急需该笔款额，请务必于×月

×日前付清全部货款，以免发生向法院提出诉讼等不愉快事宜。

此致

敬礼！

××公司

20××年×月×日

很显然，例文1是刚刚开始催款时所写，主要着眼于提醒对方及时付款，正

文也强调“良好的信誉是我们双方应共同遵守的”，并以关心的态度告诉对方“如

果贵公司有什么困难，可来人来函商议付款事宜”，虽然是催款，但这里主要还

是商议性的口吻，所以祝颂语配合使用了“恭祝——生意兴隆”，更利于继续保持

双方的合作关系。例文2则是在多次催款后对方仍不付款而不得不采取“最后通

牒”时所写，正文中已经没有商量的语气，“以免发生向法院提出诉讼等不愉快事

宜”表明了己方的明确态度，所以祝颂语配合使用了中性的“此致——敬礼”则更

多体现出一种严正与坚定的意味。在这两份催款函中，祝颂语都对正文内容和行

文目的起到了很好的补充作用。

综上，商务信函虽然篇幅短小，但是由于它是企业商务活动中交往双方彼此

相互来往的重要纽带和交际工具，也是一个现代企业形象的外在表现和展示的媒

介之一，所以使用时不可因“小”失“大”，写作中该讲“礼”处要讲“礼”。本文只是

从祝颂语这个小的角度说明这个问题。

参考文献：

[1]史锋.商务礼仪[M].北京：高等教育出版社，2008．

[2]姬瑞环，等.商务文书写作与处理[M].北京：中国人民大学出版社，2004．