联系人英文缩写

公司邮箱管理规定

分发号:

机要等级：□机密□秘密□，√内部□公开

文

件

评

审

记

录

□总经办□营销中心□技术中心□制造中心□管理中心

□研发部□设计部□工艺部□设备部□品质部

□资材部□采购课□财务课□行政部□其他

文件类别三阶文件制定审核批准

文件编号

版次

1。0

实施日期

2017-06—15

总页数

5页

修订履历表

文件编号：

邮箱管理规定版本：1.0

页码：2/5

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制定

日期

修订

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前版

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修订内容修订人备注

2017。6。15//新制订

文件编号：

邮箱管理规定版本：1.0

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一、目的

为了规范公司发送邮件的格式统一、文件名命名标准化，进一步健全和完善内部管理体系,使公司的各项

管理更加科学化,制度执行更加规范化,特制定本规定。

二、电子邮箱地址：

统一使用公司开通的企业邮箱，企业邮箱域名为:.公司英文缩写2。Xxxxx.公司英文

缩写3。Xxxxx。公司英文缩写-（即为邮箱后缀)，邮箱用户名为个人名的第一个

字母组合或英文名+姓的全拼

三、电子邮箱管理及使用方法：

3.1、邮箱管理：行政部人事专员工作人员负责开通和管理员工个人电子邮箱，并对新进员工或不会

使用企业邮箱的员工进行初步培训。不传送与工作无关的邮件，如电子贺卡、色情图片、游戏等.

3.2、开通：企业邮箱开通后,使用者可登录邮箱网络地址页面,输入个人用户名与个人密码登录邮

箱,并在第一时间更改初始密码，以保邮件的安全性。邮件客户端管理：公司统一使用FOXMAIL邮件

客户端对邮件进行管理，同时使用统一个人签名。个人签名使用如下：打开FOXMAIL→点击工具按钮

→进入账号管理→点击签名→编辑姓名→编辑内容：（电话、传真、手机、邮箱、公司网址、地址、公

司logo标志)→在新邮件、新邮件/转发中点击新签名→点击确定保存。

3.3、邮件检查：公司全员上班之后第一件事为打开企业邮箱检查邮件，在外出差的同事对邮箱设置

“邮件到达短信提醒功能",以便及时处理公务。

3.4、邮件撰写

文件编号：

邮箱管理规定版本：1.0

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（3.4.1）称呼。可以称呼对方姓名及身份,注意如果发给多人的话，有时还要注意一个顺序问题.

(3。4。2）确保无错别字，表述准确,尽量避免有歧义的词语。

（3.4.3）表述有条理。需要谈多件事情时，用1、2、3、等标识.

(3.4.4）合理使用大写，加粗等功能,以突出重点.

（3。4.5）使用结束语。如：有任何问题请随时联系我；或显示诚恳和感谢,如：此致敬礼。

3.5、邮件发送

●收件人：

是你希望直接看到这封邮件或给出回应的联系人。

●抄送：

一般是事件相关联系人。

●密件抄送:

如果一封邮件抄送给5人，而密送给2人,那么密送的两个人就知道你还同时抄送了另5人，但抄送

的5人却不知道你密送了其他人。同时，密送的2个人之间也看不到对方的信息。

3。6、邮件回复

（3。6。1）所有邮件应在邮件发送后24小时内进行回复。

（3.6.2）不要随便点击全部回复。

（3。6.3）转发或答复邮件时，再次核对邮件主题，有必要时重新设计主题，使其更准确表达你的

意思，避免看到这样的主题:转发：转发：转发：转发„„

(3。6.4）指正别人错误时，尽量以电话或单独回信建议,应避免使用群组信件功能。

(3.6。5）对于事件不熟悉或者事件尚处于待确认阶段，也应避免使用群组信件.

3。7、附件

文件编号：

邮箱管理规定版本：1.0

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（3。7.1)公司内部提交文件，一律使用企业邮箱，以附件形式提交，最大不要超过5M。

（3.7。2）发送邮件前务必检查是否已添加附件，以防漏发.

四、不按规定使用的处理办法：

4.1、邮件提交未通过公司邮箱未按要求格式

4.2、邮件未回复

处理方法：未按照以上两点发送文件，所发邮件内容以无效处理。

五、注意

5.1、虽然电子邮件是基本，快速的沟通工具，但是请不要忽略最良好的沟通方式：面对面的交流。

5.2、对于非常紧急重要的事情,可以先发送电子邮件提醒对方注意，但必要的电话及当面沟通可以

有效的加速事件进展。

5。3、对于文字表达不清的事情，请直接用电话或当面沟通,避免邮件重复来回耽误时间，降低效率。