企业档案

公司档案分类

公司档案分类

根据公司的情况档案分类可以分成不同的类别:

一般有以下几类:

一、文书档案:

〔1〕党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青

团工作、协会工作等；

〔2〕行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医

疗卫生、后勤福利、外事工作等

〔3〕经营管理类：经营决策、方案工作、财务管理、物资管理、企业管理等

〔4〕生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、平安管理、科技管理、环

境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合

同等

二、科技档案

〔1〕产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大

纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等

〔2〕科研文字材料：各种合同〔协议书〕、任务书、科研报告、调查报告、开

题报告、实验报告、鉴定证书、创造申请书等

〔3〕基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概〔预、决〕

算、检验分析材料、施工图样等

〔4〕设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图

样等

三、财务档案

会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。

四、人事档案

职工的招聘、履历、培训等

五、电子档案

计算机磁带、磁盘和光盘等

六、声像档案

照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等

企业档案的分类立卷方法

代字类目名称代字类目名称

A文书档案类C会计档案类

J根本建设类x声像档案类

W实物档案类T专题档案类

〔一〕文书档案的分类整理

1、归档原那么

遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，

适应新技术应用的需要，便于保管和利用。

按照归档范围的规定，凡应归档的文件必须齐全完整。

2、归档整理程序

以件为归档单位，逐件整理归档。按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的

步骤进行。

“件〞的含义：

2．1单份文件，一份文件为一件；

2．2各种报表、名册、图册、书刊等，一册〔本〕为一件；

2．3正本与定稿、正件与附件合为一件；

2．4文件处理单〔表〕与被处理文件合为一件；

2．5来文与复文合为一件，如果分属不同年度的可分开归档。

3、分类

按年度---部门---保管期限逐级进行分类。

由文件的形成日期决定该份文件的归档年度，即文件的归档年度可与文件内容

所针对的年度不一致。

4、装订

4．1去掉原来文件上会生锈的金属物，用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重

新将文件订〔粘〕合。装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后。在

每页的右下角〔背页的左下角〕编页码。

整理人：填写本盒文件材料整理归档人姓名。

日期：填写归档的年、月、日。

8、编目

8．1编制?档案目录?

8．1．1?档案目录?由“目录夹封面和脊背〞、“归档情况登记表〞、“归档说

明〞、“归档文件目录〞四局部构成。

8．1．2“目录夹封面〞〔格式见附图4〕内容应包括单位名称、单位代码、类

别、机构、期限、年度等六个根本工程；“目录盒脊背〞〔格式见附图2〕工程

由单位代码、类别号、机构、期限、年度等五个根本工程组成。

8．1．3“归档情况登记表〞〔格式见附图5〕内容包括：年度、保管期限、件

数、保管单位和姓名、接收单位和姓名、备注。不同的保管期限分开不同的登

记表填写。

8．1．4“归档说明〞的内容包括：本年度立档单位主要工作概况，本年度内设

机构及主要领导人变化情况；本年度文书归档情况〔含归档工作的组织情况、

文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等〕。

8．1．5“归档文件目录〞〔格式见附图6〕应包括以下根本工程：件号、责任

者、文号、题名、日期、页数，需要时还可增加其它工程，如“文件格式〞。

件号：参见6．2。

责任者：制发文件的组织或个人，即文件的署名者或发文机关。

文号：文件的发文字号。

题名：即文件的标题，一般应照实抄录。原文没有标题的应当加拟标题，外加

“[]〞号；原文有标题但不能说明文件内容的，应重拟标题，重拟标题外加

“[]〞号，附于原标题之后。

日期：指文件形成的日期。填写时可省略“年〞、“月〞、“日〞字，在表示

年、月数字的右下角加“．〞号或“-〞号，以四位阿拉伯数据表示公元纪年。

页数：指每一份归档文件本身的有效页面数。

文件格式：指归档文件对应的电子文件格式，如：doc、xls、ppt、jpg、txt、

wps、pdf等。

8．1．6各种保管期限的归档文件目录，按不同的保管期限分开装订在不同的目

录夹，连年续订，直到该目录夹装满。

8．1．7“归档文件目录〞应一式二份，其中一份移交图书档案中心。

8．2编制其它检索工具。各单位应根据实际需要，选择编制一些其它的档案检

索工具，如“文号档号对照表〞、各种常用的专题目录等，以方便日常手工检

索。

9、电子文件管理

9．1各单位档案室日常在收集应归档纸质文件的同时，要收集对应的电子文件，

对电子文件进行集中统一保管，并建立相应的移交电子文件签名确认制度，以

确保电子文件的真实。

9．2图书档案中心要采取适当措施，确保机读目录和电子文件的平安，要及时

用光盘或磁带机等进行备份，要求至少备份两套，一套用于封存保管，一套供

查阅使用。

9．3各单位统一使用图书档案中心〔以下简称中心〕设计的档案管理系统，统

一将数据传送到中心的档案数据库效劳器，中心为每个单位建立一个单独的数

据库以确保数据的保密性。另外中心应定期对各单位的档案数据进行汇总。

9．4处理电子文件，应使用WPSOFFICE或MSOFFICE，形成通用的电子文件格

式，如doc、xls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等；扫描原文的电子文件格

式为：jpg。

9．5为方便以后利用计算机进行全文查阅，要求各单位在进行电子文件导入时

在“备注〞栏填写此份电子文件的关键字。档案管理系统在执行文件导入时会

自动将文件全文写入数据库，同时会在本机的指定目录留下文件副本，其文件

名与档号相同。

9．6一般情况下，图书档案中心使用一套数据库副本供查阅，另一套数据封存

且不得外借。