旅行社计调

旅行社计调操作流程

地接旅行社团队业务接待计调工作人员计划作业操作流程

(2006-10-1419:40:08)转载

一、报价:

根据对方询价编排线路，以《报价单》提供相应价格信息(报价);

二、计划登录:接到组团社书面预报计划，将团号、人数、国籍、抵/离机

(车)、时间等相关信息登录在当月团队动态表中。如遇对方口头预报，必须请求对

方以书面方式补发计划，或在我方确认书上加盖对方业务专用章并由经手人签名，

回传作为确认件;

三、编制团队动态表:

编制接待计划，将人数、陪同数、抵/离航班(车)、时间、住宿酒店、餐厅、

参观景点、地接旅行社、接团时间及地点、其他特殊要求等逐一登记在《团队动态

表》中;

四、计划发送:

向各有关单位发送计划书，逐一落实。

1、用房:根据团队人数、要求，以传真方式向协议酒店或指定酒店发送《订房

计划书》并要求对方书面确认。如遇人数变更，及时做出《更改件》，以传真方式

向协议酒店或指定酒店发送，并要求对方书面确认;如遇酒店无法接待，应及时通

知组团社，经同意后调整至同级酒店。

2、用车:根据人数、要求安排用车，以传真方式向协议车队发送《订车计划

书》并要求对方书面确认。如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议车

队发送，并要求对方书面确认。

3、用餐:根据团队人数、要求，以传真或电话通知向协议餐厅发送《订餐计划

书》。如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议餐厅发送，并要求对方

书面确认。

4、地接社:以传真方式向协议地接社发送《团队接待通知书》并要求对方书面

确认。如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议地接社发送，并要求对

方书面确认。

5、返程交通:仔细落实并核对计划，向票务人员下达《订票通知单》，注明团

号、人数、航班(车次)、用票时间、票别、票量，并由经手人签字。如遇变更，及

时通知票务人员。

五、计划确认:

逐一落实完毕后(或同时)，编制接待《确认书》，加盖确认章，以传真方式发

送至组团社并确认组团社收到。

六、编制概算:

编制团队《概算单》。注明现付费用、用途。送财务部经理审核，填写《借款

单》，与《概算单》一并交部门经理审核签字，报总经理签字后，凭《概算单》、

《接待计划》、《借款单》向财务部领取借款。

七、下达计划:

编制《接待计划》及附件。由计调人员签字并加盖团队计划专用章。通知导游

人员领取计划及附件。附件包括:名单表、向协议单位提供的加盖作业章的公司结

算单、导游人员填写的《陪同报告书》、游客(全陪)填写的《质量反馈单》、需要

现付的现金等，票款当面点清并由导游人员签收。

八、编制结算:

填制公司《团队结算单》，经审核后加盖公司财务专用章。于团队抵达前将结

算单传真至组团社，催收。

九、报帐:

团队行程结束，通知导游员凭《接待计划》、《陪同报告书》、《质量反馈

单》、原始票据等及时向部门计调人员报帐。计调人员详细审核导游填写的《陪同

报告书》，以此为据填制该《团费用小结单》及《决算单》，交部门经理审核签字

后，交财务部并由财务部经理审核签字，总经理签字，向财务部报帐。十、登帐:

部门将涉及到该团的协议单位的相关款项及时登录到《团队费用往来明细表》

中，以便核对。

十一、归档:

整理该团的原始资料，每月底将该月团队资料登记存档，以备查询