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第一章档案管理制度

第一总则

第一条目的

为了规范某集团有限公司（以下简称“集团公司”）及其子公司、分公司（以下简称“子

(分)公司）的档案管理工作，明晰档案管理架构及职责，根据国家相关法律法规，结合集团

档案管理的实际情况，制定本管理制度。

第二条适用范围

本制度适用于集团公司及各子（分）公司的档案管理工作。

第三条档案的定义

指各部门在日常经营和管理活动中形成的对企业有保存价值的各种形式的文件材料。

第二档案的分类与归档范围

第四条档案的分类

（一）档案的管理应进行分门别类。档案分类应基于集团公司当前的实际情况，同时根

据企业发展和变化应具有可扩展性。集团的档案分类暂定为八个大类，分别是合同类、工程

类、人事类、财务类、设备类、特殊载体类、企管类、招投标类。根据实际情况，可以增加

或变更大类，各个大类可以设置二级、三级类目。

例如：合同类档案的二级类目可以分为项目合同、日常经营类合同等类目。

第五条档案大类定义与归档范围

档案大类定义归档范围

合同类

指集团公司及子（分）公司（以下简称“公

司”）作为合同主体对外订立、变更、解

除民事权利义务关系的一切具有合同性

质的法律文件

包括合同、协议、补充协议、框架协

议、意向书、备忘录等及相关的合同

附件材料

工程类

指公司所有工程项目从提出可行性研究、

决策计划、勘察设计到施工、竣工等一系

列活动中形成具有保存价值的文件材料

包括公司所有工程项目的立项、申报、

设计、施工、竣工等管理中，形成的

文字材料、图纸表格、计算材料等

人事类

指公司人力资源管理各个模块所产生的

重要文件以及员工的个人档案

包括在选育用留过程中所产生的一系

列有保存价值的文件材料

财务类

指公司在财务管理和会计活动中直接形

成的具有保存利用价值的文字材料、凭

证、帐簿、报表等

同左

设备类

指公司在生产、经营等活动中所有的纳入

单位固定资产范畴的设备设施在自制、购

置、验收、维修、改造、报废过程中形成

的文字、图表、数据、声像等各种形式载

体的文件材料

凡作为固定资产的设备从计划自制或

购入到报废为止，整个形成过程中具

有保存价值的各种载体形式的文件材

料均属于设备档案的归档范围

特殊载体类

1、指公司或个人为符合法律法规要求所

需拿到的相关证件、执照等

2、是指单位在工作中形成的照片、录音、

录像、实物等的总称

所辖公司的工商证照：营业执照、组

织机构代码证、房屋产权证等证照

照片档案、录像档案、实物档案、电

子档案四种类型

招投标类

指公司在各类采购、工程项目等招标投标

活动过程中形成的，并能真实反映招标投

标活动内容，具有保存价值的文字、数字、

图表、声像等各种载体的文件资料

一般包括：招标文件、程序文件(含询

价来往文件、招标答疑、评标会议纪

要等)、投标文件、中标通知书等

企管类

公司各部门在日常经营管理活动中形成

的，且不属于以上类型档案的重要文件

同左

第六条集团总部各类档案的主管部门

大类二级类目档案主管部门

合同类

项目合同投资发展部/工程管理部

日常经营合同行政部

工程类

自建工程投资发展部/工程管理部

其它工程投资发展部/工程管理部

人事类注人力资源部

财务类注财务部

设备类

设备

行政部

仪器

其它

特殊载体类

实物类

行政部/财务部

声像类

证照类

招投标类

采购招投标投资发展部/工程管理部/行政部

工程招投标投资发展部/工程管理部/市场开发部

其它投资发展部/工程管理部

企管类

董事会、监事会、股东会文件综合部

行政管理类行政部

人物大事记行政部

……行政部

备注：1、由档案主管部门根据实际情况确定二级类目和归档范围等，并制定实施细则。

3、合同原件除印章保管部门保留一份外，其余原件由档案主管部门负责保管。

第三档案管理架构与部门职责

第七条档案管理架构

第八条所涉及部门职责

（一）集团公司综合部

集团公司综合部是档案管理工作的归口管理部门，负责统筹、规划、指导、协调公司档

案管理工作。

1、负责根据集团公司实际情况，统筹规划集团公司档案管理工作，构建档案管理体系，制

定档案分类体系、归档范围、保管期限、立卷编号、档案保管、使用、鉴定、销毁、移交等

各项流程及规范标准。

2、指导档案主管部门具体开展档案管理业务，协助专业档案主管部门编写各类档案管理实

施细则。

档

案

业

务

指

导

与

监

督

集团综合部

投资发展部、财务部、

行政部、人力资源部

子（分）公司市场开发部、

工程管理部、行政部

3、监督与检查各类档案工作落实情况，组织档案管理自检与稽核工作。

（二）专业档案主管部门

根据档案的分类，人事、财务、工程类等具体类别档案的主管部门（以下简称“专业档

案主管部门”）负责该类档案的具体管理工作，专业档案主管部门应根据档案量，设立专门

档案室或档案柜，并配置专（兼）职档案管理员负责具体管理工作。

1、根据集团公司档案管理制度，负责具体类别档案管理的标准化建设，研究制定具体类别

档案的细化分类、归档范围、保管期限、保管利用等档案管理实施细则。

2、对本部门需要归档的档案文件进行收集、整理、归档，并编制档案管理台帐。

3、接受集团公司综合部在档案业务方面的指导与监督，定期开展部门档案自查工作。

第四档案保管期限、密级和编号

第九条档案的保管期限确定原则

（一）根据档案的保存价值和管理期限，档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，短期

一般指15年以下（含15年），长期一般指16至50年。需要永久进行查考的档案，应列为

永久保存；在较长时间内需要查考的档案，应列为长期保存；低于上述两个层次，需要在较

短时间内查考的档案，列为短期保存。

（二）各类档案主管部门应根据以上原则，尽可能明确档案的具体保管年限。

第十条档案的保密级别确定原则

档案密级应在文件材料形成或整理归档时标识，密级分为绝密、机密和秘密三级。

（一）绝密档案指最重要的公司档案，只限定公司内部具体人员有权查阅，此类档案一旦泄

露会使公司权益受到重大损害；

（二）机密档案指较为重要的公司档案，只限定在公司内部利用，并需经严格审批程序，此

类档案一旦泄露会使公司权益受到较大损害；

（三）秘密档案指一般重要的公司档案，经一定的审批程序，可提供给公司员工查考利用，

此类档案泄露一般不会对公司权益造成损害。

第十一条各类档案主管部门应根据本制度相关规定，准确完整界定文件材料归档范围，并

正确划分档案保管期限和密级。

第十二条档案号编制方法

档案编号应从实际出发，做到科学合理，经济实用。

1、项目公司档案编号原则：AA+BB+年月代号+案卷顺序号

当月案卷的顺序号码

案卷归档的年月时间

案卷归档部门名称首字母

案卷发生公司名称首字母

例如：广州空港项目公司2020年5月行政部的第一份文档

编号：GZKGXZ202005001

2、集团公司档案编号原则：HJY+BB+年月代号+案卷顺序号

例如：集团公司2020年6月财务部的第10份文档

编号：HJYCW202006010

第五档案具体业务管理

第十三条档案的收集、整理和归档

（一）收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好

地反映单位的历史面貌和工作情况。因此，档案主管部门收集应归档的文件材料必须保证齐

全完整。

（二）各单位生成的凡属归档范围的文件材料，必须按规定向档案主管部门移交，实行集中

统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

（三）归档应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，

便于保管和利用。

（四）归档的文件材料一般应为原件，文件材料归档后不得随意更改。公司各种活动中形成

的电子文件，包括各种office文档、照片、视频影像、音频、CAD文件、图片等，使用原

格式电子文件归档。

（五）归档的文件应尽可能实行“双套制”管理，所谓的“双套制”是指在文件形成、处理、

归档、保管、利用等过程中，纸质文件和电子文件二者同时存在，同步归档的过程。

（六）应归档纸质文件材料中，有重要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文件处理单

的，应与文件正本、定稿一并归档。对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳

入归档范围并划分保管期限。对归档的电子文件的原数据要进行相应归档。

第十四条档案的借阅

（一）档案借阅分为查阅、索要复印件和实体档案外借。

（二）档案借阅必须遵守公司的相关借阅流程，按借阅管理权限经过相关权限人批准后方可

办理。

当月案卷的顺序号码

案卷归档的年月时间

案卷归档部门名称首字母

集团公司名称首字母

（三）查阅档案必须在当场查阅后归还，不得私自带出复印，不得查阅与申请无关的资料。

（四）借阅实体档案必须按时归还，归还时必须由原借阅人归还，不允许托人归还及档案再

次转借。如在借阅期内不能归还的，必须办理续借手续，续借到期必须要将原件归还，不可

有二次续借。

（五）借阅者必须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得转借、拆卸、调换、

污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。

第十五条档案的鉴定与销毁

（一）对超过保管期限和失去保存价值的档案，应按照有关规定进行销毁申请。未经相关程

序批准任何人不得擅自销毁档案。

（二）档案的销毁鉴定一般由销毁鉴定小组实施。鉴定小组应由集团公司综合部、档案主管

部门、行政部组成。

（三）档案销毁的基本程序：经鉴定必须销毁的档案材料，应登记造册，由档案主管部门提

起销毁申请后由鉴定小组提出销毁申请。

（四）档案销毁后，档案主管部门应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。过程中形

成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、永久保存。

第十六条档案的台帐管理

（一）档案归档时应编制《档案管理清单》，以方便检索。整理装盒时打印一份《档案管理

清单》放在文件所在的盒内，作为文件目录清单；并在所有清单基础上，汇总编制《档案管

理清单》，作为档案总表。

（二）《档案管理清单》总表应随时更新，集团综合部定期或不定期组织监督检查各档案主

管部门档案归档工作落实情况。

第十七条档案的安全管理

为了最大限度减少档案集中保管的安全性风险，各档案主管部门应切实履行职责，采取

有效措施，提高档案管理人员的安全保密意识，确保公司档案管理的安全性和保密性。

第六检查与考核

第十八条档案管理工作的检查采取自检与稽核相结合的方式。

第十九条各档案主管部门应定期开展档案业务自检，并将自检结果上报集团公司综合部。

重点自检内容应包括：

（一）归档的及时性与规范性。

（二）档案的完整性：文件材料是否符合档案归档范围。

（三）档案的利用、借阅与销毁等业务是否符合制度要求。

（四）档案存放的安全性和规范性。

（五）档案管理人员的履职情况。

第二十二条集团公司综合部应会同财务部、行政部、法务部等相关部门，每半年一次定期

对各档案主管部门开展档案业务稽核。