行政管理知识

企业行政管理理论知识

1、企业的概念、现代企业的特征？

企业：指运用理化生产技术从事生产、流通和服务性经营活动，给社会提供商品(劳务)，为

盈利而进行自主经独立核算、自负盈亏的具有法人资格的经济组织。

企业特征：(现代企业特征)

(1)大规模机器生产和现代科学技术相结合

(2)劳动分工精细、协作紧密、联系广泛

(3)适应市场和社会的需要

(4)企业是生产活动与管理活动相结合的整体

2、企业行政管理的含义及理论基础？

含义：企业行政系统为了企业的生存和发展依据一定的法律制度、原则和方法去对企业进行

职能性管理的总和。

理论基础：是企业管理理论。即西方企业管理理论。如泰罗的《科学管理原理》和法约尔的

《经营管理活动》。行政管理的五个基本要素：“计划、组织、指挥、协调、控制”和管理应

遵守的十四条原则。

3、企业行政与政府行政的联系和区别？

联系：从职能性管理角度来看，企业行政和政府行政有存在着共同性。行政管理是一定的机

构或部门为达到一定的目标，用行政的方法而进行的有组织有规则的管理活动。它包括“计

划、组织、用人协调、监督”等。它不仅适用于国家机构，同时也适用于政治团体、社会组

织机构、企事业单位。

企业行政与政府行政的区别：

(1)性质不同。政府行政具有国家政权性质。企业只是社会和一种经济组织。

(2)层级划分与管理对象不同。政府行政层级划分是“中央、省、市(地州)县、乡”。而企业

划分是“总厂、分厂、车间、班组”

(3)职权行使方式不同。政府行政从中央到地方实行各级首长负责制，各级行政首长实行责

任制或负责制。而企业实行厂长负责制。

4、企业行政管理范围？

第一、从企业行政系统，特别是企业最高行政领导角度来看，凡涉及企业生存和发展的方

针、政策和重大原则、举措事务等方面研究。

第二、从企业管理的对象和内容来看，凡企业管理中属于生产管理、营销管理、技术管理、

质量管理、物资管理、财会管理、工资福利管理、资产管理等内容以外的政治和行政类的管

理，如：组织、人事、教育、后勤、办公室、政工等管理。

第三、凡涉及企业管理中的决策、计划、组织指挥、协调、控制等职能管理，都属于企业

行政管理和研究范围。

5、企业行政管理的特征？

(1)包容性(2)权威(3)服务性(4)规范性

6、加强企业行政管理的意义？

(1)对我国企业制度改革起推动作用。

(2)对企业中的领导系统起优化作用。

(3)对企业的内外环境起沟通和改善作用。

7、企业行政管理的原则和方法？

<1>原则：

(1)职权责一致原则(2)效率和效益原则(3)利益协调原则

(4)民主管理原则(5)依法管理原则

<2>方法：

(1)目标管理方法(2)人本主义方法(3)引进现代科学技术管理

(4)科学性与艺术性相结合的

<3>手段的方法：

(1)系统工程法(2)网络计划技术(3)计算机信息管理系统

8、文书的特点和作用？

公务文书的特点：

(1)是由法定的作者制成和发布的。

(2)由法定的权威和效力。

(3)由特定的体裁并经过一定的处理程序。

公务文书的作用：

(1)法规作用(2)书面领导与指导作用(3)公务联系作用

(4)宣传教育作用(5)凭证和记载作用

9、机关法定文书的种类、企业通用文书种类？

机关法定公文有：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意

见、会议纪要共13种

企业通用文书种类：广告、市场预测报告、市场调查报告、商品说明书、购销合同等。

广义企业通用文书：报告、请示、计划总结、简报、函件、电报、电传、传真等。

10、机关法定文书结构的构成？

有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。

其他组成部分有：文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件极其

抄送机关、注释、印发说明。

11、收文的步骤、收文的要求？

步骤：签收、登记、拟办、批办、承办、催办。

要求：(1)收文均应分别登记，以便管理。

(2)按照收文登记格式填写，并加盖收文章。

(3)收文应按缓急轻重及时登记和分送。

(4)文件传递交接时，应履行签收手续。

(5)写明领导者亲启的文件不能开封。

(6)收文编号按年度编排顺序号，来空号重号。

12、发文的步骤和收文的要求？

步骤：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发。

要求：准确、及时、安全。

13、文书立卷的要求和方法？

要求：<1>立卷分类。将文书部门办理完毕的文件收集齐全，分出其中有查考、保存价值

的按一定特征进行分类。

<2>案卷组合。将已分类的文件按一定形式组成案卷的过程。

<3>案卷编目。是对案卷进行系统排列、编号、拟写案卷标题，装订的编制案卷目录。

方法：(1)按作者特征组卷。(2)按问题特征组卷。(2)按名称特征组卷。

(2)按时间特征组卷。(2)按地区特征组卷。(2)按通讯者特征组卷。

14、印章的种类、刻制、作用？

种类：领导人名章、专用章、公章、钢印、缩印、套印。

刻制：(1)国务院的印章：直径6厘米，国务院自制。

(2)各省市直辖市人民政府、国务院办公厅、国务院各部委印章：直径5厘米，

由国务院制发。

(3)正部级单位：直径5厘米；副部级单位：直径4.5厘米，由国务院制发。

(4)国务院直属事业单位印章：正部级直径5厘米，副部级直径4.5厘米，由国务院制发

(5)国务院议事协调机构、临时机构印章：直径5厘米，由国务院制发。

(6)国务院部委管理的国家局印章：直径4.5厘米，由国务院制发。

(7)国务院部委的外事司(局)印章：直径4.2厘米，由国务院制发。

(8)国务院部门的内设机构的所属事业单位，法定名称“中华人民共和国”：印章由国务

院制发。

(9)自治州、市和市辖区人民政府印章：直径4.5厘米，由省、自治区、直辖市人民政府

制发。

(10)地区(盟)行政公署的印章：直径4.5厘米，山省、自治区人民政府制发。

(11)乡(镇)人民政府印章：直径4.2厘米，由县级人民政府制发。

(12)驻外国的大使馆、领事馆的印章：直径4.2厘米，由外交部制发。

(13)企业、事业单位、社会团体的印章：直径不得大于4.5厘米，制发办法由公安部会

同有关部门另行规定。

作用：(1)权威作用(2)证明作用(3)标志作用

15、使用印章的要求？

原则上使用机关或事业单位的印章，要由本机关或单位的领导人审核签字。

(1)印章管理人员用印前要认真审核，明确了解用印的内容和目的，确认符合用印手续后，

(2)方可用印

(3)对需留存的材料应在加盖印章后，留有一份立卷归档。

(4)不得在空白凭证上加盖印章。

经过审查、登记后，即可按要求加盖印章。印章应加盖在落款的年、月、日处“齐年盖月”，

字迹端正、清晰。

16、印章的保管方法？

按照规定，正式印章、专用印章、钢印和手印等都应指定由机要工作人员和政治可靠的人

员保管。

按照保密要求，保管者不得委托人代盖印章，更不能自己随意带出办公室或交他人拿走使

用。

应将印章存放在安全、有保密设施的地方，尽量做到专柜保管。有条件的机关、单位，最

好放在保险柜里。

17、档案整理工作的内容和原则？

内容：<1>对接收与征集档案的整理：

(1)系统排列和编目(2)局部调理(3)全过程整理

<2>机关档案的整理：是机关文件的平时归卷与调整、文件组卷、案卷排列、案卷目

录的编制、档号的编写、局部案卷或保管单位的调整等项工作内容。文书档案的整

理，均以全宗为单位进行。

原则：(1)是集中统一地管理国家档案，维护档案的完整与安全原则。

(2)便于国家各项工作的利用原则。

(3)实行统一领导，分级管理原则。

(4)充分利用原有的整理基础原则。

(5)必须保持文件之间的历史联系原则。

18、档案整理工作的步骤？

(1)全宗(2)全宗档案的分类(3)立卷(4)案卷排列和案卷目录

19、全宗基本知识？

全宗：就是一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的档案的整体。

形成全宗的机关，称为“立档单位”。即全宗的构成者。一个机关就是一个立档单位。一个

立档单位形成的全部档案，就构成一个全宗。

构成全宗的条件：

(1)可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。

(2)是一个会计单位，或经济核算单位，自己可以编制预算或财务计划。

(3)设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

20、全宗类档案的分类？

<1>分类的一般方法：

(1)按文件的产生时间分类：年度分类法和时期分类法。

(2)按时间的来源分类：A.组织机构分类法B.作者分类法C.通信者分类法

(3)按文件的内容分类：A.问题分类法B.实物分类法C.地理分类法

(4)按文件的形式分类：A.按文件的种类B.按文件的制成材料分类C.按文件的形状分类

<2>全宗内档案的分类：

(1)年度----组织机构分类法

(2)组织机构----年度分类法

(3)年度----问题分类法

(4)问题----年度分类法

<3>常用档案分类法：

(1)在一个全宗之内，首先将档案分成党、政、工、团等，在每一部分中再进行分类整理。

(2)在全宗内，先将机关内最高机构和各单位的档案分别分成党、政、工、团若干部分，

再在每一部分中继续分类整理。

(3)全宗的档案首先按年度分类，在每一年度内的档案又分为党、政、工、团等若干部分，

在每一部分之内再继续分类。

(4)在全宗内，只分党政两大部分，或在每一年内分两大部分。

21、案卷排列与编目？

<1>案卷排列的方法：

(1)按照案卷所反映的工作上的联系来排列或按照案卷内容所反映的一定问题来排列。

(2)按照案卷所属的起止日期来排列。

(3)按文件的作者、收发文件机关以及文件内容所涉及的地区来排列。

(4)人事档案或监察、信访等按人头的案卷。

<2>案卷目录结构：包括封面、扉页、目次、序言、说明、简称表、案卷目录备考表。

案卷目录一般一式四份

作用：(1)固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序，最后定成卷案整理工作。

(2)介绍全宗内案卷的内容和成分，是查找利用档案最基本检索工具。

(3)是档案登记的基本形式，是统计和检查档案的重要依据。

22、档案检索工具的作用？

<1>桥梁作用<2>交流作用<3>管理作用

23、档案检索工具的种类？

工具种类：

<1>按体例分：(1)目录(2)索引(3)指南

<2>按载体形式分：(1)书本式检索工具(2)卡片式检索工具

(3)缩微式检索工具(4)机读式检索工具

<3>按功能分：(1)馆藏式检索工具(2)查找性检索工具(3)介绍性检索工具

24、档案提供利用的方式？

(1)阅览室(2)外借(3)制发复制本(4)展览(5)制发档案证明(6)参考咨询

25、档案保管？

档案保管：指根据档案的成分和状况所采取的存放和安全防护措施。

档案保管工作：第一.档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作。

第二.是档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中的一般的安全防护。

第三.是保护档案的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技

术处理。

26、秘密和保密工作，及保密工作的要求？

（1）秘密：指在一定时间仅限一定范围人员知悉，不准公开或不宜公开的信息和事物。

（2）保密工作：指从国家的安全和利益出发，将国家秘密控制在一定范围和时间内，防止泄

露以及被非法窃取利用所采取和一切必要的防范措施与手段。

（3）保密工作的要求：保守国家秘密的工作，实行积极防范，突出重点，既确保国家秘密，

又便于各项工作开展。

27、保密工作的方法？

<1>文件保密的方法：

(1)印制时，严格按照领导批准，份数执行，不多印多留。

(2)在各个环节都遵守文件登记制度。

(3)阅读秘密文件，只能在办公室或阅览室进行。

(4)递送文件必须有安全保障。

(5)秘密文件必须放在保密和有保障的库房或文件柜内。

(6)文件交接必须严格交接手续。

(7)文件要及时清查和清退

(8)办理完毕的秘密文件应及时立卷归档。

(9)销毁秘密文件时，必须登记造册，经领导批准。

<2>会议保密的方法：

(1)召开秘密程度较高的会议，会前应与保卫、保密部门联系共同采取安全保密措施。

(2)不在内外宾混住的宾馆，召开秘密会议。

(3)会前对会场的扩音、录音设备进行保密检查，不用无线话筒设备。

(4)会议文件，一律标明密级，统一编号，登记分发。

(5)会议期间应配制保密箱、柜和文件袋，指定专人负责管理。

(6)与会人员不得以任何形式对外泄露会议秘密内容。

(7)会议结束后，要对会议住地进行保密检查。

<3>办公设备保密的方法：

(1)明语通信不涉及秘密内容。

(2)通信密码严格遵守保密制度。

(3)报务人员严格遵守通信规定和纪律。

(4)不在电话中涉及秘密。

(5)堵塞计算机系统中的泄密漏洞。

<4>组织人事的保密方法：

(1)办公室人员不在和人交往和通信中泄露秘密。

(2)办公室人员不在公共场所谈论秘密。

(3)办公室人员不违规操作，保证文件秘密和会议机密。

28、接待工作的要求及技巧？

<1>人际交往的基本知识。

(1)秘书与领导是上下级关系，处于辅助与从属的地位。但在政治上是平等关系。

(2)秘书与同事是平等关系，与同事友好交往。

(3)秘书人员还应具备一定的社交能力，与外界保持良好的关系。做到：

第一.善于与各种不同年龄、文凭程度、工作经历的人交往，坦诚相见，真诚合作。

第二.懂得社交场合的各种程序，注重礼节，讲究仪表，举止文雅，彬彬有礼。

第三.善于运用交际手段和艺术。(握手、行礼、介绍、引见、让座、交谈)

第四.能妥善处理交际中的矛盾和冲突。

<2>接待工作求：

(1)热情周到。以热情诚恳的态度，处处替客人着想，事事为客人提供方便，尽可能满足

客人的需要和愿望。使客人产生一种宾至如归的亲切感。

(2)注重礼节。做到以理相待礼貌周全。

(3)内外有别。对内客接待，一般由接待单位自行确定接待的程序和方式。对外客接待，

按上级的统一规定，在外事部门统一管理和指导下开展接待工作。

(4)讲究实效。为来访客人的中心目的服务，使接待工作真正落到实处，使来访客人满意

而归。

<3>接待工作的技巧：

真诚、正确、敏捷、礼貌、亲切、公平。

29、接待礼仪规范？

<1>接待礼仪的基本知识：

(1)行为举止方面礼貌：站立，抬头挺胸，四指靠拢贴附在两腿旁边下巴轻收，心情愉悦

地看着对方。走路，抬头挺胸，目视前方双手自然摆动，走直线。坐，保持挺立浅

坐的姿势。

(2)握手的礼仪：

A.右手握手

B.握手一般以3秒为宜

C.上下级之间，上级先伸手后才能相握；长辈和晚辈之间，长辈伸手后晚辈才能伸手

相握；主人和客人之间，主人宜主动伸手；男女之间，女士先伸手，男士才能与之

相握。

D.握手时，年轻者对年长者，上级对下级都应稍次身相握。

E.有很多人同时握手时应按顺序进行。

<2>仪表方面礼貌：

A.和谐：仪表与场合相符。

B.整洁：干净

C.灵活性：装束应切合工作上的效率。服装应力求朴实，并注重品味，装束品佩带不能过

分华丽，画淡妆，发型以短、薄为主。鞋子，应是没有花式的中低跟鞋，并保持光洁。

<3>接待礼仪中的注意事项：

(1)见面介绍：要把被介绍职务、姓名说得准确、清楚。要按身份、年龄、性别情况介绍。

即先把身份低的年轻人介绍给身份高的，年纪长的；先把男士介绍给女士。要有礼貌

地用手示意，不能用手指点。递接名片时应用双手，不能倒递或反递名片。

(2)握手礼节：年轻者对年长者，应销销欠身。男士与女士握手时，只握女士的手指部分。

一般应由主人、年长者、身份高者、女士先伸手。男士在握手前应脱下手套。握手

时双目应注视对方，微笑致意。

30、电话应答技巧？

<1>接电话注意事项：

(1)正确：应掌握电话的类型和电话机的种类并且能正确地使用。

(2)有效：不浪费时间、不浪费电话费，在尽量少的通话时间内达到预期的效果。

(3)礼貌：指对通话人的尊重，使通话愉快，增加效果，促进人际关系的发展。

<2>电话的后续处理：

(1)留言：记录来电人的姓名、回电号码、来电时间和事项。

(2)文员司的留言，应下面朝下合放在上司的办公桌上，等他来回来就立刻告知。

(3)做电话记录时，字迹应清晰可辨。

(4)留言给别人，内容应简洁扼要，说明打电话的目的和要求，并告知回电对双方利益

的重要性

<3>接听电话要点：

(1)电话铃响二至四声就应接听。

(2)接到电话首先应传达必要的信息。说话清楚，语气热忱。

(3)如果上司不在办公室，文员询问来电者的姓名前，先告知他(她)要找的人不在。

(4)即使受到通话对方极大责难，也要保持礼貌和耐心。。

(5)即使结束时，应流露出很高兴接到对方来电的语气，用快乐的声音说“谢谢”。

<4>打出电话要点：

(1)文员打业务电话时，应首先自报家门。

(2)文员替上司拨通电话时，可以让要找的人先接电话，然后把上司叫来。

(3)应迅速回电，并督促上司最好在当天回复。

(4)如果已经回电，但没打通，切记要再联系。

(5)督促上司准时打电话给上级或要人、忙人。

(6)除非万不得已，文员不要打电话给行车中的人。

(7)通话时要仔细听对方在说什么。

(8)与一位很忙的人，开始长谈之前，应问对方是否方便，言简意赅地把话说清。

(9)不要在工作电话来的朋友闲聊。

(10)打国际电话必须注意各地区的时差。

(11)通话中，需要对方等待时应该说：“我去查看一下，请销等一下好吗？”

(12)文员替上司传达不利消息时，无论当这个信差有多么不舒服，你还是必须立即行动。

(13)文员传达上司的信息要有分寸。

31、会务工作

(1)会议含义：

是一种事先约定的有组织、有目的聚众会晤、议事或传递信息的行为过程，

是人们在社会生活中处理有关问题和一项经常性的活动形式。

(2)会议作用：

(1)进行决策、安排工作(2)交流意见、沟通情报(3)收集信息、反馈调节

(4)统一思想、协调行动(5)联络感情、塑造形象。

(3)会议分类：

第一类按会议规模会：(1)大型会(2)中型会(3)小型会

第二类按会议性质分：(1)法定性会议(党代会、人代会、职工代表大会)

(2)决策性会议(领导成员办公会、董事会)

(3)联席会议

(4)布置总结性会议

第三类会议内容分：(1)工作性会议(2)综合性会议(3)专业性会议(4)纪念性会议

(5)激励性会议(6)动员、誓师性会议

(7)竞技、表演性会议(体育、文艺、表演)(8)追悼会

第四类介绍几种企业内部及外部的重要会议：(1)工作会议(2)董事会(3)员工大会

(4)新闻发布会(5)展览会(6)联谊会

32、会务工作的执行：

会前准备工作：

(1)拟定会议方案：(1)召开会议背景或依据；

(2)会议的规模

(3)会议召开时间

(4)会议筹备班子的组成名单及分工

(5)请上级机关领导人到会并讲话建议

(6)大会发言材料的组织意见

(2)确定会议主题：

(3)准备会议材料：(1)与会议议题有关的各种统计资料

(2)与会议有关的意见、建议和要求

(3)与会议有关的各种背景资料

(4)会议议事是需要的论证性材料

(4)确定会议的组织形式：(1)确定会议的主持人、领导班子

(2)成立会议的工作机构

(3)确定与会范围和分组名单

(5)发会议通知：

一种是口头通知，一种是书面通知。要讲清会名、会期、时间、地点、议题及要求

(6)准备会议文件

(7)制作会议证件

(8)会场选择及布置

(9)会务用品的准备：

文具、纸张、簿册、记录、材料、文件袋、布置会场用品和简单的生活服务用品。

(10)准备工作的监督检查

33、企业会议成本计算公式：

K=2ABT+其它(交通费、住宿费、会务办公费之和)

K：会议成本A：该企业职业平均工资的三倍

B：为参加会议的人数T：会议时间的长度(小时)

34、会议文书工作？

<1>会议记录内容：

(1)会议基本情况

(2)会议的内容：(1)摘要记录(2)详细记录：可采用多人记录，综合整理，还可用录音方法

(3)签署：指在会议记录的右下方签上主持人和记录人的姓名

(4)做好会议记录应注意的几个问题：

A.对会议的内容忠实记录，对方针、政策、主要数据更要如实记录

B.要抓住发言的中心内容

C．会议结束后要及时整理

<2>会议简报：是对会议的简要报告，内容一般简明扼要。主要反映、交流会议的基本情况、

主要精神，引导会议发展。

(1)反映会议召开情况

(2)重要的或典型的会议发言摘要

(3)及时反映会议的决议、决定。写好会议简报应注意：一是迅速、二是要简明。

<3>会议纪要：是用于记载、传达会议议定事项和主要精神、要求与会单位共同遵守、执行

的公文。通常用三种方法写作：

(1)综合式，即将会议讨论、研究的问题加以综合概括；

(2)条款式，即将会议讨论、研究的问题进行分门别类将同一性质的问题归纳在一起，

再分务阐述；

(3)记录式，即将每个人发言按顺序把主要内容记录下来，真实地反映发言人的意见及

会议进程。

<4>会议文书处理：

收文----分发----阅读----收回----立卷。

1.会议文件编号；2.会议文件资料；3.会议文件的资料主卷归档；

4.会议文件立卷的范围：(1)会议正式文件(2)会议参考文件(3)会议上的各种发言稿

(4)各种记录稿、修正稿(5)会议各种简报、纪要、记事表；

(6)会议使用的各种证件及其它有关材料

35、办公用品的管理？

<1>办公用品管理原则

(1)建立完善的管理制度(2)保证机关工作的需要

(3)讲究节约，物尽其用(4)及时更新装备，促进机关工作标准化和现代化

<2>办公用品管理程序：(1)采购(2)验收入库(3)保管(4)保管(5)领用和发放(6)回收

36、企业统计基本知识？

<1>企业统计分类：(1)基本情况统计(2)信息反馈性统计调整(3)临时事件调整

(4)决策性调整(5)探索性调整(6)预测性调整

37、常用的统计分析手段？

<1>相对分析

(1)结构相对指标：(比重)=总体中的部分数值*100%

(2)比例相对指标=同一总体某一部分的数值/同一总体中另一部分的数值+100%

(3)比较相对指标：指同一时间的同类现象，在不同地区、单位之间的关系

比较相对指标=甲机构某一现象的水平/乙机构某一现象的水平*100%

(4)计划完成程度相对指标：即计划完成率，是实际完成数与计划数对比所比值。

计划完成程度相对指标=实际完成数/计划数*100%。

<2>动态分析：

(1)水平分析指标：A.发展水平B.平均发展水平C.增减量

(2)速度分析指标：A.发展速度B.增长速度

<3>相关分析：A.正相关B.负相关.